檔案服務(wù)外包有了新選擇

王芳+席云霄

塵封的檔案，是折疊的光陰，是儲存人類記憶的“黑匣子”，埋藏著無數(shù)秘密，記錄著人類邁向文明的軌跡。隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和普及，那些曾被當(dāng)成“故紙堆”的檔案必將散發(fā)出自有的光芒，如此，檔案的收集、整理、保存、數(shù)字化等基礎(chǔ)性工作至關(guān)重要。而服務(wù)外包無疑成為政府、企事業(yè)單位輕松駕馭浩繁卷帙的明智選擇。

密集高聳的貨柜整齊地排列在巨大的倉庫中，森嚴(yán)而神秘。如果不是介紹，你可能會誤以為進(jìn)入了集裝箱碼頭。日前，《經(jīng)濟(jì)》記者參觀了位于河北燕郊經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的申江萬國數(shù)據(jù)信息股份有限公司——國內(nèi)規(guī)模最大的全內(nèi)資檔案托管寄存服務(wù)商。軟硬件設(shè)施齊備，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)、安全高效的規(guī)章和細(xì)節(jié)，令人印象深刻。公司董事、副總裁朱峰林宏向記者介紹，申江萬國為客戶提供卓越的全流程文檔業(yè)務(wù)流程外包服務(wù)。目前已有金融、保險(xiǎn)、律所、設(shè)計(jì)院、社保等多個(gè)領(lǐng)域的大客戶，委托其進(jìn)行長期檔案托管、檔案整理與數(shù)字化服務(wù)、大數(shù)據(jù)整合挖掘服務(wù)以及電子數(shù)據(jù)容災(zāi)備份等業(yè)務(wù)?！按髷?shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案工作已無法滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，政府提倡推廣購買服務(wù)，但服務(wù)外包發(fā)展初期仍面臨一些行業(yè)難題，亟待解決?！?img alt="" src="https://cimg.fx361.com/images/2017/01/17/jiji201608jiji20160825-1-l.jpg" style="">

檔案存儲供需矛盾加大

習(xí)近平總書記早在浙江工作時(shí)就指出，“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要”。

而業(yè)務(wù)檔案與我們每個(gè)人都息息相關(guān)，去銀行辦理業(yè)務(wù)每一張簽字的單據(jù)要保存15年、去醫(yī)院看病住院的病案需保管30年、房屋按揭貸款協(xié)議、購房協(xié)議、壽險(xiǎn)合同需永久保管……這些“無比重要”的檔案短時(shí)間內(nèi)不能銷毀。

隨著文件的增多，庫房資源成為檔案管理存儲的瓶頸。據(jù)統(tǒng)計(jì)，“十一五”末，我國的館藏檔案量已接近4億卷，以每卷3厘米厚度計(jì)算，我國的館藏檔案能把長江從源頭至入?？诖a個(gè)來回。而我國檔案正以每5年40%速度遞增。

隨著城市的擴(kuò)張，檔案保存條件也受到越來越多的掣肘?！皳?jù)我所知，不少醫(yī)院的病歷檔案存放在條件簡陋的地下室，成本高不說，霉變，鼠患、暴雨倒灌、火災(zāi)等隱患長期存在?！鄙杲f國副總裁譚偉介紹，“另一方面，由于管理不到位，一些機(jī)構(gòu)的檔案保管處于混亂無章狀態(tài)。有家銀行百分之四十的檔案都找不到，由于提供不了完整的證據(jù)鏈，在打官司時(shí)蒙受了巨大損失。因此，檔案對于金融、保險(xiǎn)、證券、律師、會計(jì)師、設(shè)計(jì)院、醫(yī)院、社保、醫(yī)保這些行業(yè)和個(gè)人尤為重要，需要更加專業(yè)的保存與管理?！?/p>

此外，受真實(shí)性、安全性的約束，國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定，我國檔案實(shí)行紙制公文與電子公文的存儲載體互聯(lián)歸檔，即“雙套制”，這導(dǎo)致我國相當(dāng)數(shù)量的檔案館因館庫“脹庫”，而自建庫房必然要承擔(dān)巨大的硬件投資與管理成本，因此，采取低成本的外包方式無疑成為優(yōu)選。

服務(wù)外包專業(yè)高效

為了解決社會服務(wù)中日益突出的供給矛盾，黨的十八屆三中全會提出，推廣政府購買服務(wù)。國家檔案局前局長楊冬權(quán)也提出，各級檔案部門要對全部事務(wù)進(jìn)行研究，把可向社會購買的事務(wù)性管理服務(wù)，從由檔案工作人員進(jìn)行，改為購買服務(wù)的方式進(jìn)行，積極穩(wěn)妥地推廣購買服務(wù)。

北京一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位就因檔案人員、庫房緊張，技術(shù)缺乏等問題，嘗試將部分檔案的保管、整理、數(shù)字化等工作以有償服務(wù)的形式外包給社會上的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，既解決了單位的難題，又減輕了檔案工作人員的工作強(qiáng)度。

在國外，政府購買社會服務(wù)已被廣泛接受，被認(rèn)為是一種提升社會服務(wù)質(zhì)量與效率的途徑。美國的商業(yè)性檔案管理機(jī)構(gòu)非常普及，稱之為“文件中心”，其他如英國的“中間檔案館”、前蘇聯(lián)的“機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案館”、馬來西亞的“文件服務(wù)中心”，它是一種獨(dú)立于機(jī)關(guān)之外，具有社會化、信紙化和專業(yè)化為一身的半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)，具有保管、服務(wù)和處置等職能。

以申江萬國為例，專業(yè)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢在于其軟硬件的齊備。

朱峰林宏向參觀的《經(jīng)濟(jì)》記者介紹，申江萬國總部基地是嚴(yán)格按照國家《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的甲級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)、施工和驗(yàn)收的獨(dú)立建筑，墻體結(jié)構(gòu)、承載要求和低碳環(huán)保嚴(yán)格按照國家檔案建筑標(biāo)準(zhǔn)。雙層鋼結(jié)構(gòu)中夾防火阻燃材料，地面也涂有阻燃涂料。中央空調(diào)和新風(fēng)除濕系統(tǒng)，保持一定溫度和濕度，在防火、防震、防水、隔熱、防雷等方面具有良好的性能優(yōu)勢。超高壓細(xì)水霧滅火系統(tǒng)可有效防止文件遭水浸濕的風(fēng)險(xiǎn)。此外在防潮、防塵、防鼠、防光、防盜、防蟲等方面也配備專業(yè)的設(shè)施，車輛GPS定位、24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)、人臉和指紋識別等專業(yè)的保密技術(shù)，保障檔案的安全。

而在沈陽、上海、廣州、成都、武漢、哈爾濱，申江萬國還在自有土地上建有自主產(chǎn)權(quán)的數(shù)據(jù)管庫基地。土地總面積620畝，管庫總面積37萬平方米、管庫結(jié)構(gòu)活載12KN/m2，全部采用鋼制導(dǎo)軌式密集柜和貨架存儲。大規(guī)模經(jīng)營為客戶節(jié)省了大量成本。

在軟件方面，檔案保存具有非常嚴(yán)格的保密體系，從入庫開始到日常的維護(hù)保存，申江萬國都遵循嚴(yán)格的規(guī)章制度，同時(shí)全國統(tǒng)一互聯(lián)互通的共享運(yùn)營平臺擁有自主開發(fā)的運(yùn)營管理系統(tǒng)，在線管理、查詢、在線視頻監(jiān)控、定制開發(fā)……為客戶提供專業(yè)的管理和精準(zhǔn)高效的服務(wù)。

檔案服務(wù)市場有待完善

我國檔案社會服務(wù)市場處于起步階段，仍存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

政策指導(dǎo)細(xì)則有待明確。盡管中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中提出了“規(guī)范并支持社會力量參與檔案事務(wù)”的要求，各地對政府購買檔案公共服務(wù)已經(jīng)進(jìn)行了有益的嘗試和實(shí)踐。但在實(shí)際工作中，由于缺乏理論研究和政策指導(dǎo)，檔案管理的社會服務(wù)還沒有統(tǒng)一規(guī)范的準(zhǔn)入門檻，有關(guān)檔案管理服務(wù)的業(yè)務(wù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)還沒出臺。檔案工作哪些領(lǐng)域的公共服務(wù)可以通過購買的方式解決，購買多少，如何購買，尚未做出明確界定。國有企業(yè)外包檔案托管仍缺少明確的政策指導(dǎo)，不敢自作主張。同時(shí)在市場上選擇檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，缺乏完善的項(xiàng)目選擇機(jī)制，政府購買檔案服務(wù)所需的資金沒有列入財(cái)政預(yù)算。因此，需要檔案主管部門研究制定政府購買檔案公共服務(wù)的相關(guān)財(cái)政與財(cái)務(wù)管理辦法，確保政府購買檔案服務(wù)資金的制度化安排和規(guī)范化運(yùn)行。

市場發(fā)育不成熟。從事檔案服務(wù)的機(jī)構(gòu)和人員良莠不齊，既有國有企業(yè)也有民營企業(yè)，既有設(shè)施完備、資金雄厚的大型企業(yè)，例如在行業(yè)中實(shí)現(xiàn)首家新板掛牌的申江萬國，也有房無一間的皮包公司，甚至一些外資企業(yè)仍舊違反我國禁止外資介入檔案服務(wù)行業(yè)，低價(jià)招標(biāo)。同時(shí)，檔案社會服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)育不成熟，市場不夠活躍。與社會需求還有一定距離，發(fā)展緩慢，數(shù)量不多，實(shí)力不夠強(qiáng)。同時(shí)，一些檔案社會服務(wù)機(jī)構(gòu)中專業(yè)人才緊缺，全國檔案專業(yè)畢業(yè)生每年不超過2000人。高端的檔案管理員年薪達(dá)到三四十萬元仍供不應(yīng)求。因此，政府應(yīng)發(fā)揮企業(yè)在檔案科技創(chuàng)新方面的作用，允許、提倡并鼓勵(lì)企業(yè)承接檔案科技研究項(xiàng)目和檔案標(biāo)準(zhǔn)的研制，參與檔案科技創(chuàng)新，促進(jìn)檔案科技創(chuàng)新發(fā)展。規(guī)范并支持檔案中介機(jī)構(gòu)、有關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)提供檔案管理技術(shù)、設(shè)施、勞務(wù)等服務(wù)，倡導(dǎo)企業(yè)、社會組織和個(gè)人依法設(shè)立檔案事業(yè)發(fā)展基金，激活社會資源，服務(wù)檔案搶救、保護(hù)和開發(fā)利用。

監(jiān)管體系不建全。盡管檔案可以委托保管，但各級黨委、政府、檔案所屬單位仍是檔案安全的第一責(zé)任主體。檔案行政管理部門應(yīng)通過行政監(jiān)管、行業(yè)學(xué)會的自律與監(jiān)督、社會公眾和媒體等對檔案進(jìn)行多方位的監(jiān)督。

需要積極轉(zhuǎn)變觀念。一些檔案服務(wù)需求迫切的企事業(yè)單位，雖然知曉自管檔案成本高、管理水平低，安全性差，但仍擺脫不了舊有的觀念，有的甚至擔(dān)心外包后原有崗位人員無處安置，但其實(shí)這些都可以通過管理方式的轉(zhuǎn)變加以解決。因此相關(guān)單位需要轉(zhuǎn)變觀念，在法律政策允許下，勇于實(shí)踐，將一些具體事務(wù)交由社會組織承擔(dān)，并加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)檢查，以緩解檔案部門人少事多的矛盾。

未來，檔案的大門將更加開放，檔案與信息系統(tǒng)相互交織，深度融合；收集和利用的進(jìn)程將大大加快，將朝著社會化、多元化、開放性和先進(jìn)性發(fā)展。檔案在促進(jìn)企業(yè)科學(xué)決策、積淀知識、預(yù)測發(fā)展的價(jià)值必將更加顯現(xiàn)。