淺談大數(shù)據(jù)時代下承德高校電子檔案管理存在的問題和對策*

王學娟，楊　陽，閆桂蓮（.承德醫(yī)學院，河北承德　067000；.河北旅游職業(yè)學院）

淺談大數(shù)據(jù)時代下承德高校電子檔案管理存在的問題和對策*

王學娟1，楊陽1，閆桂蓮2
（1.承德醫(yī)學院，河北承德067000；2.河北旅游職業(yè)學院）

大數(shù)據(jù)；高校；電子檔案：管理

當前，人們對“大數(shù)據(jù)”的關注度持續(xù)走高，未來學家阿爾文?托夫勒早在1980年3月出版的《第三次浪潮》中首次提出“大數(shù)據(jù)”，將其喻為“第三次浪潮的華彩樂章”[1]。具有大量、高速、多樣等特征的大數(shù)據(jù)，正在以一種獨特的方式和手段對海量數(shù)據(jù)進行深入挖掘和分析，從而獲取高價值的產(chǎn)品和服務等，并逐漸成為當前社會的一種新型能力，影響和變革著我們的生活、工作和思維。大數(shù)據(jù)時代的到來給社會各行各業(yè)帶來了深刻影響，傳統(tǒng)的生活生產(chǎn)方式受到?jīng)_擊，檔案工作也不例外。高校電子檔案是指高校在日常事務、教學、科研等過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件，如何管理好電子檔案，是高校檔案工作人員重要的發(fā)展方向。本文就大數(shù)據(jù)時代下承德高校電子檔案管理存在的問題進行分析，并提出了相應對策。

1　高校電子檔案管理的意義

高校電子檔案的來源分兩類，一類是由紙質檔案通過掃描或拍照等方式加工而成的電子檔案，一類是直接收集的電子文件[2]。第一種情況下形成的電子文件，一般的常用格式有tiff、jpg、pdf等；第二種情況收集的文件格式種類較多，有純文本文件、格式文件、圖像文件、圖形文件等。這些文件有些是通用文件格式，如txt、doc、excel等，有些是專用文件格式，必須使用專業(yè)軟件才能打開。研究高校電子檔案的管理，具有以下重要意義：

1.1加強電子檔案的管理，有助于提高檔案工作效率計算機及網(wǎng)絡信息技術的迅猛發(fā)展，不但為檔案整理提供了快捷的管理手段，而且為檔案利用提供了方便快速的途徑。信息化處理可以快速便捷地對文件信息進行收取、存儲、分類、統(tǒng)計和訪問，提高了準確性，有利于節(jié)省大量的人力物力[3]。電子檔案管理得當，可以免除翻閱紙質檔案及案卷目錄的困難，減輕檔案工作人員的勞動強度，加快查找檢索速度，進而提高檔案工作效率。

1.2加強電子檔案的管理，可以提高檔案服務質量高校檔案管理的目的是為高校教學、科研及日常工作事務等提供便捷高效的服務。隨著檔案信息化的發(fā)展建設，電子檔案應運而生。加強電子檔案的管理，使得查找相關檔案信息更加快速準確。通過對不同類型的資料進行有效的分類排序并及時歸檔錄入，便于查找搜索定位，進而提高檔案管理的服務質量。

1.3加強電子檔案的管理，跟上國家檔案工作的步伐國家檔案局中央檔案館在2002年印發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》(檔發(fā)[2002]8號)，明確指出要研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法。近年來，國家檔案局多次強調了電子檔案管理的重要性。因此，加強電子檔案的管理是執(zhí)行上級管理部門的重要指示，是完善檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。

2　承德高校電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

當前，高校檔案工作人員年齡相對老化，學歷層次參差不齊，業(yè)務素質及技術水平有限，而電子檔案管理對計算機操作水平的要求較高，這就使得高校電子檔案管理水平有限。通過對承德四所高校的實地調研，發(fā)現(xiàn)承德高校電子檔案管理主要存在以下問題：

2.1電子檔案管理意識薄弱檔案工作人員對電子檔案的收集歸檔意識不強，部門兼職檔案員意識不到電子文件歸檔的重要性，很多檔案都是只有紙質的，沒有注重電子文件的保存及管理。而檔案管理人員的管理意識直接影響著高校電子檔案管理的工作進程，這就使得高校電子檔案疏于管理，檔案信息化、數(shù)字化流于形式。

2.2電子文件收集、整理、歸檔不全由于電子文件管理意識相對薄弱，有的部門形成的電子文件打印輸出后沒有從系統(tǒng)導出電子文件進行保存，有的部門電子文件起草完成之后直接打印成紙質文件，紙質文件歸檔后電子文件就無人管理，這些都會導致電子文件檔案管理的相對滯后。究其原因，主要是各立檔單位電子文件的收集范圍不明確。雖然國家出臺了電子檔案的相關規(guī)范，但針對高校電子檔案的標準不明確，電子檔案管理沒有形成規(guī)范的管理模式。如果電子文件的收集范圍沒有明確，沒有明晰哪些電子文件必須存檔、哪些可以不必存檔，執(zhí)行力就會削弱。

2.3電子檔案管理中的安全問題凸顯隨著計算機設備的更新?lián)Q代，過時的電子檔案存放格式使得電子檔案無法打開利用，這就會造成檔案信息的損害和丟失，嚴重損害了信息利用者的利益。當今大數(shù)據(jù)時代，各種病毒木馬對計算機的攻擊與入侵，使得一些機密的電子檔案在傳輸過程中可能會被病毒感染，電子檔案系統(tǒng)也可能被黑客攻擊，從而危害電子檔案信息的安全。由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，數(shù)據(jù)被他人盜取、篡改的事件時時發(fā)生，這些都對電子檔案的管理提出了很大挑戰(zhàn)。

3　加強高校電子檔案管理的有效措施

3.1提高檔案工作人員的素質和信息技術水平高校應注重加強檔案工作人員的思想政治教育，提升檔案工作人員的職業(yè)道德水平。要積極開展關于檔案工作人員的思想政治教育活動，以提高他們工作的積極性，并敦促他們愛崗敬業(yè)。要加強對檔案工作人員的相關技能培訓，在提高檔案工作人員業(yè)務水平的同時，提高他們掌握現(xiàn)代化技術的水平，進而滿足高校電子檔案管理工作的需要。

3.2建立“雙套制”模式，確保重要信息完整檔案的“雙套制”是指電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。高校應加強檔案管理的基礎工作，提高電子檔案管理的安全性，采用“雙套制”模式可保證在電子數(shù)據(jù)丟失時能有原始檔案的支持?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，即要求檔案工作人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術，熟練運用電腦及現(xiàn)代信息技術，否則無法完成電子文檔的形成和保管。根據(jù)各類檔案的內(nèi)容特點采取相應的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才能實現(xiàn)重要信息的完整保存，不至于浪費人力、物力和財力。

3.3注重網(wǎng)絡存儲設備和電子檔案的安全性大數(shù)據(jù)時代下，檔案工作人員必須對電子檔案及其管理系統(tǒng)做好日常安全防護工作。嚴把電子檔案存儲材料的質量關，提高存儲載體的使用壽命。與此同時,要配備專門人員對檔案管理系統(tǒng)進行管理與維護，防止病毒或黑客的侵入。通過加強網(wǎng)絡防火墻、信息認證等方法阻隔病毒的侵入，同時也要進行階段性存儲備份[4]。加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全密鑰管理，做好系統(tǒng)的安全防護工作。

總之，電子檔案是伴隨著檔案信息化建設發(fā)展產(chǎn)生的全新事物，在當前互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的形勢下，大數(shù)據(jù)思維給電子檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。承德地區(qū)高校的檔案管理部門應加強交流與學習，及時溝通，努力使高校電子檔案管理工作邁上新臺階。

[1]何振，楊文，唐思慧，等.大數(shù)據(jù)時代檔案學教育的新常態(tài)與實踐拓展[J].檔案學研究，2016，(1)：117-123.

[2]仇立.電子檔案的標準格式[J].城建檔案，2011（，6）：35-36.

[3]劉妍.論如何加強電子檔案的管理與利用[J].辦公室業(yè)務，2015，(12)：85，69.

[4]張彬.關于電子檔案在檔案管理中的意義研究[J].電子技術與軟件工程，2015，(17)：206.

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1004-6879（2016）06-05357-03

* 承德市社科聯(lián)課題（H20162006）

（2016-01-28）