油田檔案管理工作觀念和方法的創(chuàng)新

高雯　代達(dá)琪　張廣鳳

1 油田檔案管理的意義及目的

檔案是一個(gè)組織或企業(yè)發(fā)展的詳細(xì)記錄，是油田企業(yè)管理系統(tǒng)不可或缺的部分，對企業(yè)未來的發(fā)展意義重大。新項(xiàng)目的啟動(dòng)、新油井的開發(fā)依賴于以往的經(jīng)驗(yàn)，檔案記錄了企業(yè)各項(xiàng)工作內(nèi)容和工作總結(jié)，對油田企業(yè)的快速發(fā)展有著推動(dòng)作用。因此，檔案不僅要有翔實(shí)的記錄，而且要能準(zhǔn)確地調(diào)出使用，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。筆者通過近幾年檔案管理的工作實(shí)踐，總結(jié)了一些自己的看法和建議。

2 油田檔案管理存在的問題

2.1 觀念上對檔案管理工作重視不夠。各級領(lǐng)導(dǎo)甚至檔案管理人員普遍認(rèn)為檔案管理工作可有可無。主要表現(xiàn)在沒有收集檔案和歸檔的意識，并且歸檔不規(guī)范。這樣，一方面無法追溯檢查工作中出現(xiàn)的問題，另一方面無法積累工作經(jīng)驗(yàn)，不利于企業(yè)的長久發(fā)展。另外，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員學(xué)歷水平普遍偏低，專業(yè)知識缺乏，檔案管理工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 檔案管理流程不規(guī)范。目前很多油田企業(yè)檔案流程不規(guī)范、老舊，沒有實(shí)際的操作價(jià)值，檔案管理人員靠自己的經(jīng)驗(yàn)整理檔案。這些不規(guī)范的工作方式使檔案保存雜亂，對以后的檔案調(diào)出和利用帶來很大的麻煩。

2.3 檔案管理技術(shù)落后?，F(xiàn)代信息及技術(shù)飛速發(fā)展，檔案推行數(shù)字化管理后，使存儲和利用更便捷。但仍有部分油田企業(yè)采用紙質(zhì)等實(shí)體歸檔和調(diào)檔的檔案管理方法，自動(dòng)化程度不高，效率極低。

3 油田檔案管理觀念和方法的創(chuàng)新

3.1 增強(qiáng)油田檔案管理意識。包括：檔案收集整理意識、檔案遞交意識、檔案查閱意識、檔案數(shù)據(jù)分析意識等，這些并不是只有檔案管理人員才該有的意識。檔案室就如同圖書館，充分利用檔案可以減少新項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備時(shí)間，在實(shí)施過程中也能少走彎路。只有讓人們意識到檔案對他們工作的價(jià)值，他們才能從思想上重視檔案管理工作。

3.2 規(guī)范檔案管理體系。首先，健全檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行管理。其次，完善檔案管理流程。目前油田企業(yè)檔案管理流程混亂，可由專業(yè)人員參照國際先進(jìn)的檔案管理體系進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。最后，加強(qiáng)對檔案的利用，要提高檔案的利用率，就要積極了解各部門的檔案需求，為其提供及時(shí)便利的檔案服務(wù)，逐漸建立起檔案管理部門和各部門間的信息的流通與互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

3.3 加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。在信息爆炸的時(shí)代，能否快速存儲并調(diào)用需要的信息對一個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)至關(guān)重要。首先，應(yīng)繼續(xù)推進(jìn)檔案的數(shù)字化。很多油田企業(yè)已經(jīng)搭建了資源共享平臺，對檔案進(jìn)行了統(tǒng)一化管理。但在數(shù)字化進(jìn)程中遇到的一些困難，比如電子文檔易被改動(dòng)等，仍需進(jìn)一步規(guī)范。然后，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化檢索。檔案管理可以參照現(xiàn)代化圖書館的建設(shè)方法對檔案館進(jìn)行升級改造，這樣可以大大提高檔案利用率。最后，應(yīng)該對檔案進(jìn)行深入利用，聘用專業(yè)化統(tǒng)計(jì)分析人才，對企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行大規(guī)模分析，為企業(yè)的生產(chǎn)提供數(shù)據(jù)支撐，助力企業(yè)發(fā)展。

總之，油田檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，對企業(yè)的發(fā)展非常重要，一定要重視檔案的收集和利用。檔案管理，不僅要收好存好檔案，關(guān)鍵是能否用好檔案，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，怎樣處理并使用檔案中的重要信息值得每一位檔案管理人員深思。