Word“郵件合并”在科技工作中的應(yīng)用

沈曉慶

摘 要：在日常的科技工作中，如科技進(jìn)步獎(jiǎng)項(xiàng)目簡(jiǎn)介表填寫(xiě)、科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū)制作等，常常會(huì)有繁瑣的數(shù)據(jù)表需要處理，同時(shí)又需要短時(shí)間內(nèi)將這些數(shù)據(jù)制作成大量的信函、獲獎(jiǎng)證書(shū)及Word文檔。面對(duì)如此繁多而單一的數(shù)據(jù)，Word郵件合并功能提供了這樣的數(shù)據(jù)管理功能，既高效又可靠。

關(guān)鍵詞：郵件合并 數(shù)據(jù)源 科技工作 工作效率

中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）11（a）-0023-02

1 郵件合并適用范圍

Word郵件合并功能在日常的辦公工作中有著廣泛的應(yīng)用。通常滿足以下兩個(gè)條件就可以使用郵件合并的功能。

條件一：數(shù)量較大、可以批量處理的數(shù)據(jù)；

條件二：這些需要制作的文檔的內(nèi)容可分為為固定部分和可變部分，例如科技進(jìn)步獎(jiǎng)簡(jiǎn)介表中的項(xiàng)目名稱、主要完成內(nèi)容、任務(wù)來(lái)源、鑒定單位等都是固定的部分；而具體的項(xiàng)目名稱、主要完成單位、內(nèi)容簡(jiǎn)介就屬于可變的部分。其中可變的部分是在數(shù)據(jù)表中有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄。可變部分內(nèi)容通過(guò)Excel工作表、Access數(shù)據(jù)表等合并過(guò)來(lái)。

Word郵件合并通常是以Excel作為創(chuàng)建數(shù)據(jù)源文檔，通過(guò)Word和Excel共同完成的。所以用戶有相關(guān)的數(shù)據(jù)源也是使用郵件合并功能的必備條件。

2 郵件合并工作原理

2.1 固定部分的準(zhǔn)備主文檔

主文檔是表格、證書(shū)或信函中不變、共有的內(nèi)容。

2.2 可變部分的準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源文檔

數(shù)據(jù)源文檔是與主文檔合并的獲獎(jiǎng)個(gè)人、集體和工作單位。也就是數(shù)量較大、可以批量處理的數(shù)據(jù)。

2.3 完成合并文檔

合并功能是將數(shù)據(jù)源文檔的內(nèi)容插入到主文檔中，完成合并，即將可變的部分插入到固定部分中。

3 郵件合并基本過(guò)程

3.1 建立主文檔

“主文檔”是指固定內(nèi)容的文檔主體，比如科技進(jìn)步獎(jiǎng)簡(jiǎn)介表中的項(xiàng)目名稱、主要完成內(nèi)容、任務(wù)來(lái)源、鑒定單位等或科技統(tǒng)計(jì)工作榮譽(yù)證書(shū)上的文字等內(nèi)容不變的字樣。啟動(dòng)Word2003，輸入主文檔上的固定文體（如嘉獎(jiǎng)內(nèi)容、落款單位、日期等），設(shè)計(jì)證書(shū)樣式，并進(jìn)行格式（頁(yè)面、字體、段落等）設(shè)置，以“科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū).doc”命名保存；

3.2 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源文檔

數(shù)據(jù)源是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，是主文檔中可變的內(nèi)容部分。這些數(shù)據(jù)源表格可以是Word表、Excel表或Access表。在實(shí)際科技工作中，數(shù)據(jù)源通常已準(zhǔn)備好，比如制作科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū)中的獲獎(jiǎng)個(gè)人或獲獎(jiǎng)集體的基本信息（姓名、性別、所屬單位）等。

數(shù)據(jù)源文檔中的數(shù)據(jù)字段完整性、邏輯性，均是郵件合并能否順利進(jìn)行的必要條件，在繼續(xù)郵件合并之前，要理清數(shù)據(jù)源中的字段是否能夠和科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū)（主文檔）中的內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，并要求數(shù)據(jù)表中的第一行應(yīng)該包含字段名稱，每個(gè)字段的名稱應(yīng)是不重復(fù)且唯一的；每行應(yīng)提供有關(guān)主文檔中的特定項(xiàng)的信息。

3.3 將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

主文檔和數(shù)據(jù)源都已準(zhǔn)備好后，就需要將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔中。表格中的記錄行就是主文件生成的份數(shù)。合并操作過(guò)程利用“郵件合并向?qū)А卑床襟E完成即可。

4 應(yīng)用實(shí)例——批量制作科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū)

4.1 建立主文檔

啟動(dòng)Word2003，輸入主文檔上的固定文體（如嘉獎(jiǎng)內(nèi)容、落款單位、日期等），設(shè)計(jì)證書(shū)樣式，并進(jìn)行格式（頁(yè)面、字體、段落等）設(shè)置，以“科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū).doc”命名保存。

4.2 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

啟動(dòng)Excel2003，通過(guò)制作獲獎(jiǎng)個(gè)人與集體的信息表，檢查表格內(nèi)字段是否完整和，以“科技統(tǒng)計(jì)工作者信息表.xls” 命名保存。

4.3 在主文檔“科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū).doc”中插入合并域

運(yùn)行“科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū).doc”，單擊“工具”菜單，選擇“信函與郵件” ——> “郵件合并”，按照“郵件合并”頁(yè)面的向?qū)瓿煽萍甲骺萍冀y(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū)的批量制作。

“郵件合并”頁(yè)面的向?qū)Ь唧w步驟如下：首先，選取開(kāi)始文檔類型，點(diǎn)擊“信函”按鈕；其次，選擇開(kāi)始設(shè)置信函，由于主文檔前期已建好，正在主文檔中進(jìn)行郵件合并，所以點(diǎn)擊選取“使用當(dāng)前文檔” ；再次，選取收件人，選擇“使用現(xiàn)有列表”，單擊“瀏覽”，找到“科技統(tǒng)計(jì)工作者信息表.xls”數(shù)據(jù)源，單擊“確定”；第四，撰寫(xiě)信函，在主文檔中需要輸入“個(gè)人信息姓名”的位置選取“其他項(xiàng)目”，在彈出的“插入合并區(qū)域”對(duì)話框中選取“個(gè)人信息姓名”選項(xiàng)，重復(fù)上述操作，將“工作單位”插入，最終完成所需信息的合并；第五，預(yù)覽信函，預(yù)覽所有的合并證書(shū)，查看效果；最后，完成合并，預(yù)覽完成后，點(diǎn)擊“下一步”，然后可以打印合并證書(shū)。

4.4 科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū)的打印

在使用“Word郵件合并”功能，完成科技統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)證書(shū)的批量制作后，點(diǎn)擊合并到打印機(jī)進(jìn)行批量打印，從而打印出所需的獲獎(jiǎng)證書(shū)。

5 結(jié)語(yǔ)

利用Word郵件合并功能，不僅大大減少了科技工作中工作量，而且還可以推廣到其他涉及郵件合并的工作事務(wù)中，能起到事半功倍的作用。與此同時(shí)，該功能也為充分利用辦公技巧解決實(shí)際問(wèn)題提供了啟示，更好地提高了辦公效率。

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