淺談高校新校區(qū)基建檔案收集的難點(diǎn)和對(duì)策

秦 紅（廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院，廣西 南寧 530003）

淺談高校新校區(qū)基建檔案收集的難點(diǎn)和對(duì)策

秦 紅
（廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院，廣西 南寧 530003）

高校新校區(qū)建設(shè)規(guī)模大，投資金額大，建設(shè)項(xiàng)目多，產(chǎn)生的基建檔案多而復(fù)雜，基建檔案收集的難度相當(dāng)大。文章主要通過(guò)分析高校新校區(qū)基建檔案收集的難點(diǎn)問(wèn)題，提出了做好高校新校區(qū)基建檔案收集的科學(xué)管理對(duì)策。

高校；新校區(qū)；基建檔案；收集

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，國(guó)家對(duì)教育的投入逐年遞增，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，為了改善辦學(xué)條件，我國(guó)許多高校紛紛征地開始建設(shè)新校區(qū)。高校新校區(qū)建設(shè)規(guī)模大，投資金額大，建設(shè)項(xiàng)目多，建設(shè)周期長(zhǎng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，一所新校區(qū)建設(shè)投資金額一般是幾億或幾十億，占地面積幾百畝至上千畝，單體建設(shè)項(xiàng)目多達(dá)幾十個(gè)以上，建設(shè)持續(xù)10年或更長(zhǎng)時(shí)間。新校區(qū)建設(shè)會(huì)產(chǎn)生大量的基建檔案，這些基建檔案是新校區(qū)建設(shè)的原始資料，承載著新校區(qū)大量的信息，是新校區(qū)日后管理、維護(hù)的重要憑證，因此，一定要按國(guó)家相關(guān)規(guī)定認(rèn)真完成新校區(qū)基建檔案的收集。

1 高校新校區(qū)基建檔案收集的特點(diǎn)

高校新校區(qū)基建檔案收集就是把在新校區(qū)建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的，分散在學(xué)校各機(jī)構(gòu)以及各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等集中起來(lái)。它具有如下特點(diǎn)：

1.1 高校新校區(qū)基建檔案收集的數(shù)量大

大規(guī)模的新校區(qū)建設(shè)必將產(chǎn)生大量的基建檔案，基建檔案收集的數(shù)量大。首先是大量的以整個(gè)新校區(qū)為整體項(xiàng)目的前期工作材料，包括：上級(jí)有關(guān)文件、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境測(cè)評(píng)報(bào)告、勘察、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、征地、紅線圖、拆遷補(bǔ)償協(xié)議、原地形地貌的狀況和照片等。其次是大量的新校區(qū)每一個(gè)單體項(xiàng)目每一個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，包括設(shè)計(jì)、報(bào)建、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等文件材料。

1.2 高校新校區(qū)基建檔案收集的項(xiàng)目多

新校區(qū)建設(shè)相當(dāng)于建設(shè)一所新學(xué)校，一般學(xué)校里有的項(xiàng)目它都有，如：學(xué)生宿舍、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、辦公樓、圖書館、活動(dòng)中心、食堂、衛(wèi)生所、檔案樓以及各類運(yùn)動(dòng)場(chǎng)館、景觀工程等。在新校區(qū)建設(shè)中，通常是許多項(xiàng)目同時(shí)開工建設(shè)又同時(shí)竣工，建設(shè)工程項(xiàng)目一批緊接著一批，一批尚未完工另一批又開工建設(shè)了，同一時(shí)間里基建檔案收集的項(xiàng)目非常多。

1.3 高校新校區(qū)基建檔案收集持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)

高校新校區(qū)基建檔案收集隨著新校區(qū)建設(shè)的開始而開始，直到收集完新校區(qū)建設(shè)最后一個(gè)項(xiàng)目最后一份材料才算結(jié)束，這是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。雖然許多高校新校區(qū)建設(shè)抓時(shí)間趕進(jìn)度，建設(shè)不到五年就投入使用，但是后續(xù)仍有許多工程需要建設(shè)，邊使用邊建設(shè)是現(xiàn)在新校區(qū)的現(xiàn)狀，許多新校區(qū)開工建設(shè)至今已經(jīng)十多年了都還沒(méi)有全部完工，基建檔案收集持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)。

2 高校新校區(qū)建設(shè)基建檔案收集的難點(diǎn)問(wèn)題

2.1 高校新校區(qū)基建檔案收集管理不夠規(guī)范

高校新校區(qū)建設(shè)中，為了更快的將工程投入使用，學(xué)校組建成新校區(qū)建設(shè)指揮部，指揮部人員主要由基建、后勤、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門的同志組成，由指揮部統(tǒng)一指揮協(xié)調(diào)新校區(qū)建設(shè)工作。在新校區(qū)建設(shè)中，領(lǐng)導(dǎo)往往只注重抓進(jìn)度，忽視對(duì)新校區(qū)建設(shè)中所產(chǎn)生文件資料的收集管理，沒(méi)有及時(shí)落實(shí)基建檔案收集的人員及其責(zé)任，沒(méi)有具體的工作要求、規(guī)章制度等，形成的基建文件材料亂堆亂放，一旦新校區(qū)建設(shè)指揮部的使命完成后，隨即解散，那么就會(huì)有相當(dāng)一部分基建檔案資料會(huì)隨工作人員分散到多個(gè)部門中，不及時(shí)收集會(huì)出現(xiàn)資料丟失、無(wú)法補(bǔ)救的嚴(yán)重后果。

2.2 高校新校區(qū)基建檔案收集的涉及面廣

高校新校區(qū)建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，高校新校區(qū)以整個(gè)校區(qū)的總體建設(shè)為主線，多個(gè)建筑同時(shí)開工，并在一個(gè)連續(xù)的施工期后同時(shí)竣工。新校區(qū)基建檔案收集的涉及面很廣，在學(xué)校內(nèi)部涉及基建部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、后勤部門、審計(jì)部門等多個(gè)部門；在學(xué)校外部基建檔案涉設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)單位、監(jiān)理單位、施工單位為主體的工程建設(shè)網(wǎng)絡(luò)體系；在施工建設(shè)中基建檔案收集還涉及到規(guī)劃、城建、設(shè)計(jì)、消防、勘察、質(zhì)量監(jiān)察以及土建等多個(gè)專業(yè)工作環(huán)節(jié)?？梢?jiàn)，新校區(qū)基建檔案收集是一個(gè)龐大的網(wǎng)絡(luò)體系，工程項(xiàng)目多，涉及單位多，文件材料專業(yè)復(fù)雜，收集質(zhì)量難控制。

2.3 高校新校區(qū)基建檔案收集交錯(cuò)復(fù)雜

高校新校區(qū)建設(shè)從開始到完成要經(jīng)歷幾個(gè)大階段，同時(shí)又包括許多子階段。新校區(qū)建設(shè)前期的前期材料都是以整個(gè)校區(qū)作為項(xiàng)目研究對(duì)象的，開工后，大量的單體建筑開工建設(shè)，單體建筑作為一項(xiàng)獨(dú)立的工程項(xiàng)目在整個(gè)施工建設(shè)過(guò)程中都會(huì)用到前期材料，新校區(qū)前期材料在收集的過(guò)程中利用率高，多次重復(fù)利用容易損壞、遺失，影響基建檔案收集的質(zhì)量。其次，各單體項(xiàng)目啟動(dòng)后，學(xué)校常常把建筑功能相同的項(xiàng)目合并成組團(tuán)，以組團(tuán)的模式開展建設(shè)管理工作，如：統(tǒng)一開展前期工作，統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一報(bào)建、統(tǒng)一招投標(biāo)等，甚至統(tǒng)一簽訂合同。于是出現(xiàn)一些項(xiàng)目的前期文件材料有合有分，但在開工建設(shè)后，所形成的施工材料卻按項(xiàng)目獨(dú)立分開，交錯(cuò)復(fù)雜，收集分類難度大。

2.4 新校區(qū)基建檔案收集項(xiàng)目名稱混亂

基建檔案收集是以項(xiàng)目名稱為單位進(jìn)行收集并整理立卷的。在新校區(qū)建設(shè)中，由于多棟建筑同時(shí)齊頭并進(jìn)，常常會(huì)出現(xiàn)設(shè)計(jì)單位、施工單位、建設(shè)單位對(duì)工程項(xiàng)目的稱謂不統(tǒng)一或前后不一的情況。例如，廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院新校區(qū)食堂，在規(guī)劃設(shè)計(jì)階段已經(jīng)命名為7-1食堂、7-2食堂，但在施工中，大家為了方便管理，就按1#食堂、2#食堂來(lái)叫，而工程竣工交付使用后，校園管理部門卻又重新命名為“知恩閣”、“品味軒”。這種名稱混亂，必然會(huì)給基建檔案收集帶來(lái)不必要的麻煩。

3 做好高校新校區(qū)建設(shè)基建檔案收集的對(duì)策

3.1 建立高校新校區(qū)基建檔案收集管理網(wǎng)絡(luò)體系

高校在新校區(qū)建設(shè)指揮部成立之初，就應(yīng)該建立基建檔案收集管理規(guī)章制度，設(shè)立新校區(qū)基建檔案員，建立以新校區(qū)基建檔案收集管理網(wǎng)絡(luò)體系：新校區(qū)建設(shè)指揮部的總工程師或副總工程師是負(fù)責(zé)人，基建檔案管理員負(fù)責(zé)新校區(qū)基建檔案收集，指揮部各部門積極配合，及時(shí)將形成的文件材料移交給基建檔案員，基建檔案員將收集的文件材料按項(xiàng)目整理立卷歸檔。具體如下：（1）采購(gòu)部門將在組織項(xiàng)目招投標(biāo)及談判環(huán)節(jié)形成的有關(guān)資料在招投標(biāo)工作完成后移交基建檔案員收集整理；（2）建設(shè)部門在實(shí)施項(xiàng)目前期報(bào)建和施工管理過(guò)程中形成的有關(guān)資料移交基建檔案員收集整理；（3）后勤處在承擔(dān)改、擴(kuò)建及修繕等項(xiàng)目過(guò)程中形成的有關(guān)資料在項(xiàng)目完成后移交基建檔案員收集整理；（4）審計(jì)處組織基建項(xiàng)目的竣工結(jié)算審核完成后移交結(jié)算審核報(bào)告等材料給基建檔案員收集整理；（5）財(cái)務(wù)處辦理工程款項(xiàng)的實(shí)際支付，付款后移交付款佐證材料給基建檔案員；財(cái)務(wù)處編制財(cái)務(wù)決算及辦理固定資產(chǎn)上報(bào)和入賬手續(xù)固定資產(chǎn)入賬后移交決算資料給基建檔案員。最后工程項(xiàng)目結(jié)（決）算工 作全部完成后，由基建檔案員負(fù)責(zé)移交給學(xué)校檔案室。

3.2 嚴(yán)把高校新校區(qū)建設(shè)各階段基建檔案收集的質(zhì)量關(guān)

高校必須要明確在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同中應(yīng)有檔案形成、積累、整理和移交的要求，在工程項(xiàng)目各驗(yàn)收環(huán)節(jié)中相關(guān)責(zé)任人應(yīng)檢查驗(yàn)收項(xiàng)目檔案資料，嚴(yán)把各階段基建檔案收集的質(zhì)量關(guān)。

（1）前期報(bào)建階段。負(fù)責(zé)前期工作的各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要及時(shí)將前期工作產(chǎn)生的文件材料移交給指揮部基建檔案員收集，并認(rèn)真檢查審核文件是否準(zhǔn)確，基建檔案員要做好基建檔案的分類、立卷、編碼、登記等工作。

（2）施工階段。工作重點(diǎn)主要是以單個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目施工單位的資料員針對(duì)施工文件的收集，學(xué)校項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和基建檔案員要檢查施工單位資料員收集的文件是否齊全、準(zhǔn)確，是否按照建筑工程文件編制標(biāo)準(zhǔn)。

（3）竣工驗(yàn)收階段。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)竣工驗(yàn)收材料收集和催繳，重點(diǎn)審查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確等，從而確保整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目基建檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，然后移交基建檔案員收集。

3.3 建立高校新校區(qū)基建檔案室

高校新校區(qū)建設(shè)應(yīng)成立基建檔案室，以解決新校區(qū)建設(shè)中文件資料多、收發(fā)文多、開工建設(shè)的項(xiàng)目多、資料利用率高等問(wèn)題。新校區(qū)基建檔案應(yīng)設(shè)在校本部的基建部門，任命基建部門工作人員為基建檔案員，配備日常工作所需的辦公設(shè)備及用品，為新校區(qū)基建檔案收集提供有利條件和充足的空間?；n案室應(yīng)建立新校區(qū)基建檔案管理辦法、收發(fā)文管理辦法、查借閱管理辦法等，規(guī)范基建檔案管理的同時(shí)，提高大家對(duì)基建檔案收集的意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到基建檔案收集的重要性，在今后建設(shè)中產(chǎn)生更為規(guī)范的文件資料，為確保新校區(qū)基建檔案收集更為系統(tǒng)、完整創(chuàng)造良好前提條件。

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The difficulties and countermeasures of collection of the capital construction files in the new campus of universities

In a new campus, because of the large construction scale, high investment and a large number of projects, the capital construction archives are more complex and more difficult to collect. This paper will analysis the difficulties in the collection of the new campus construction files, and then puts forward some scientific management countermeasures for the collection of the new campus construction files.

university; new campus; construction archives; collection

G275

A

1008-1151(2016)12-0105-02

2016-11-10

秦紅（1968－），廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案副研究館員，研究生學(xué)歷，研究方向?yàn)闄n案管理。