關(guān)于計算機(jī)技術(shù)與辦公室自動化的探究

陳玉勤

（河池市特種設(shè)備檢驗所 廣西河池市 547000）

關(guān)于計算機(jī)技術(shù)與辦公室自動化的探究

陳玉勤

（河池市特種設(shè)備檢驗所 廣西河池市 547000）

目前，在我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展下，辦公自動化軟件開始在社會各領(lǐng)域中被廣泛應(yīng)用起來。本文將以計算機(jī)軟件在辦公自動化管理中所產(chǎn)生的積極作用為根本，分析辦公自動化的管理現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的管理策略，目的是為了更好的提高企業(yè)的辦公自動化管理水平。

計算機(jī)軟件；辦公自動化；管理與應(yīng)用

1 引言

為了進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，提高企業(yè)辦公自動化的管理水平，已經(jīng)有越來越多的企業(yè)開始重視計算機(jī)軟件在辦公自動化管理上的應(yīng)用，同時構(gòu)建出符合自身發(fā)展特征的管理體系，推動企業(yè)合理利用計算機(jī)軟件技術(shù)來提高企業(yè)的工作效率。合理利用辦公自動化管理體系，將是未來企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。

2 辦公室自動化的概念

對于辦公室自動化的定義主要為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，能夠在各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中使得部分辦公業(yè)務(wù)更具靈活性，并將人跟技術(shù)設(shè)備相結(jié)合，構(gòu)成為某種辦公業(yè)務(wù)提供服務(wù)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，計算機(jī)技術(shù)以及各種新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，自動化辦公主要呈現(xiàn)出以下幾種特征：

（1）集成化，跟技術(shù)載體相結(jié)合，需要人為進(jìn)行活動的地方越來越少。作為辦公室自動化的核心所在，人機(jī)系統(tǒng)需要充分結(jié)合人和計算機(jī)，并相互運用。

（2）智能化，利用機(jī)器能夠完成一些簡單的具有智能型的勞動，并且計算機(jī)所做出的決定無任何的客觀因素存在，更多的是表現(xiàn)出數(shù)據(jù)的邏輯性，客觀性更強(qiáng)。

（3）綜合技術(shù)應(yīng)用，集視頻、數(shù)據(jù)傳輸、通信軟件于一體，輕松實現(xiàn)遠(yuǎn)距離辦公，極大節(jié)省了辦公成本，更是增加辦公自由度，無論身處何時何地都可以辦公。

3 計算機(jī)軟件在辦公自動化管理應(yīng)用中的積極作用

3.1 改善辦公環(huán)境，優(yōu)化辦公流程

以往的辦公設(shè)施大多都是單一的桌椅和文件，一旦工作量增加，則會變得凌亂不堪。隨著社會的發(fā)展和科技水平的提高，現(xiàn)代的工作環(huán)境和以往大不相同，主要原因在于計算機(jī)軟件的加入使得人們開始進(jìn)入自動化辦公的時代，人們利用計算機(jī)軟件技術(shù)可以把所需資料和文件全部錄入電腦設(shè)備中，從而有效提高了工作效率。這種高效率的應(yīng)用水準(zhǔn)，正是辦公自動化體系被廣泛應(yīng)用的主要原因，目前，辦公自動化體系有兩方面因素，分別是同步進(jìn)行和可越過性。

（1）同步進(jìn)行。同一項目中有不同的數(shù)據(jù)資料，人們可以利用計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)同步發(fā)送到各個部門中，由各個部門同步進(jìn)行分析處理，這樣不僅可以提高工作效率，還可以減少一定的工作時間。

（2）可越過性。有許多工作任務(wù)具有自由性強(qiáng)的特點，人們在利用計算機(jī)軟件時可以選擇性越過，不一定非要參與其中，因此，辦公自動化體系具有可越過性。

3.2 管理成本降低

企業(yè)在辦公期間，對辦公用品的需求量非常大，這對企業(yè)來說是一項巨大開銷。如果企業(yè)運用計算機(jī)軟件對辦公自動化進(jìn)行管理與應(yīng)用，那么將會有效降低企業(yè)的管理成本。計算機(jī)軟件在應(yīng)用過程中，不僅可以提高企業(yè)的工作效率，還可以為企業(yè)減少一些不必要的工作流程，同時節(jié)約了用紙，為我國的環(huán)境保護(hù)作出了巨大貢獻(xiàn)。目前，辦公自動化從兩個方面降低了企業(yè)成本，分別是辦公成本和交通成本。

（1）辦公成本。自辦公自動化體系應(yīng)用以來，各企業(yè)開始減少紙張的使用，節(jié)約了辦公成本。比如企業(yè)中各部門之間的溝通與協(xié)作，完全不需要用紙張來傳送信息，僅通過計算機(jī)軟件即可完成，這種方式不僅節(jié)省時間，還能在一定程度上減少用紙的需求。

（2）交通成本。有許多企業(yè)規(guī)模較大，在辦理業(yè)務(wù)過程中，由于受區(qū)域限制的影響，必須要乘坐交通工具才能完成資料交接，這對企業(yè)來講也是一筆不小的開支。但自從開始應(yīng)用辦公自動化體系后，企業(yè)在進(jìn)行資料交接時就可以通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)，從而會給企業(yè)減少一定的交通成本。

3.3 辦公自動化管理的現(xiàn)狀分析

雖然計算機(jī)軟件應(yīng)用到辦公自動化管理后取得了顯著效果，但事實上它的應(yīng)用程度并不高，不僅給企業(yè)帶來了一定的資源浪費，還在一定程度上減少了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。具體問題分析如下：

3.3.1 企業(yè)員工缺乏計算機(jī)技能

目前，有許多企業(yè)為了順應(yīng)社會的發(fā)展，大量引進(jìn)各種計算機(jī)軟件，并應(yīng)用到辦公自動化管理中，但是在應(yīng)用過程中卻不注重培養(yǎng)企業(yè)員工的計算機(jī)操作水平，雖然有部分企業(yè)定期舉行員工計算機(jī)技能培訓(xùn)，但也大多流于形式，不注重員工的實踐能力，從而造成企業(yè)員工因缺乏辦公自動化的操作能力，而無法完成實際工作任務(wù)，從而影響了企業(yè)的工作效率。企業(yè)在培訓(xùn)中因花費了較多費用卻沒有得到實際回報，這對企業(yè)來說無疑是一種浪費。另外，企業(yè)員工因缺乏相應(yīng)的計算機(jī)安全管理技能，從而給企業(yè)的重要文件帶來了一定的安全隱患。

3.3.2 部分計算機(jī)軟硬件配置不合理

有許多企業(yè)為了提高辦公自動化管理的應(yīng)用程度，盲目購置一些不符合標(biāo)準(zhǔn)的軟硬件設(shè)備，雖然投入了大量資金，但卻不符合企業(yè)的實際狀況，從而造成一定的浪費。還有一些企業(yè)為了降低投資成本，直接購買盜版軟件，這種方式給辦公自動化管理帶來了安全隱患，同時也得不到相應(yīng)的售后保障服務(wù)。這些現(xiàn)狀都會給企業(yè)帶來不同程度的經(jīng)濟(jì)損失，從而降低了計算機(jī)軟件在辦公自動化管理中的積極作用。

4 加強(qiáng)企業(yè)辦公自動化管理的策略

4.1 加強(qiáng)對辦公自動化和計算機(jī)技術(shù)的結(jié)合和投入

我國辦公自動化還存在著一定的滯后性，還有很多的新興產(chǎn)品未能夠進(jìn)入到辦公室內(nèi)，因而企事業(yè)單位要注重辦公自動化硬件以及軟件的投入，就宏觀角度而言，能夠有效提高團(tuán)體的工作效率，帶來豐厚的匯報，若沒有硬件的支持，則辦公自動化難以充分的被利用。

4.2 合理選擇軟硬件

選擇軟件和硬件時要從實際出發(fā)，盡管國外的軟件比國內(nèi)軟件的性能要好的多，但其價格要貴的多，并且應(yīng)用的環(huán)境之間存在差異也會倒是軟件的實際使用效率有所降低，因此，選擇軟件和硬件時要對國內(nèi)計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用環(huán)境以及工作中的具體要求情況進(jìn)行綜合的考慮，并充分掌握軟件硬件的各方面的優(yōu)劣情況，不斷完善辦公化。

4.3 加強(qiáng)與高校的合作

為了能夠使得辦公自動化在各行各業(yè)中有所進(jìn)步，則可以細(xì)致的對行業(yè)以及工作的具體要求進(jìn)行了解，此外，由于計算機(jī)人員對于軟件的掌握程度各不相同，因此要做好相應(yīng)工作人員的培訓(xùn)工作，提高辦公人員對軟件的操作熟練程度，確保企事業(yè)單位內(nèi)部系統(tǒng)有足夠安全的物理環(huán)境，能夠?qū)τ嬎銠C(jī)病毒進(jìn)行查殺和防治，一些日常運營中出現(xiàn)的小毛病可以解決。

4.4 保持對新技術(shù)的敏感性和可接受性

當(dāng)前云平臺辦公的應(yīng)用并不是十分廣泛，中小公司能大膽利用這種新技術(shù)，帶來的便宜可能會超乎想象，云平臺對于個人計算機(jī)的性能需求不大，這會給小微企業(yè)的發(fā)展帶來助力。與此同時，辦公室工作人員更要經(jīng)常關(guān)注新技術(shù)，不要拒絕新技術(shù)，雖然帶來很大的學(xué)習(xí)成本，但是對于整個企業(yè)和單位來講，長遠(yuǎn)的利益是不容忽視的。

4.5 加大計算機(jī)的應(yīng)用管理力度

企業(yè)在使用計算機(jī)軟件時，要全面掌握辦公自動化的管理及應(yīng)用方向，這樣不但可以把計算機(jī)應(yīng)用到數(shù)據(jù)管理中，還能夠合理分析相關(guān)數(shù)據(jù)，從而把企業(yè)各部門中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整合，使辦公自動化的作用最大限度的體現(xiàn)出來，達(dá)到信息資源高效利用的目的。與此同時，企業(yè)還要加大資金的投入力度，完善辦公自動化的管理系統(tǒng)，從而更好地規(guī)劃出企業(yè)的未來發(fā)展藍(lán)圖。

4.6 注重對企業(yè)員工的技能培訓(xùn)

在社會的快速發(fā)展下，計算機(jī)技術(shù)的更新速度也在逐漸加快，因此企業(yè)要加大對員工計算機(jī)技能的培訓(xùn)力度，全面提高企業(yè)員工的計算機(jī)操作水平。另外，企業(yè)中的管理人員也要具備熟練的操作技能，分析并總結(jié)各種數(shù)據(jù)的能力。對于企業(yè)的工作人員來說，他們不僅要有獨立操作各種數(shù)據(jù)的能力，還要掌握與計算機(jī)軟件相關(guān)的維護(hù)知識，同時要了解一定的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，只有注重對企業(yè)員工的知識培訓(xùn)，并保證計算機(jī)軟件在辦公自動化管理中的安全性能，才能真正把計算機(jī)軟件中的作用發(fā)揮出來。

5 結(jié)束語

總而言之，為了進(jìn)一步提高我國在國際市場中的競爭地位，則務(wù)必要不斷加強(qiáng)在辦公自動化管理中應(yīng)用計算機(jī)軟件的力度，不斷創(chuàng)新計算機(jī)辦公軟件，以便在國際競爭中站穩(wěn)腳跟，促進(jìn)我國社會的可持續(xù)發(fā)展。

[1]賈 斌，張洪剛.基于轉(zhuǎn)折角點的車輛遮擋分離算法[J].軟件，2012，33（12）：122～125.

[2]陳萌.計算機(jī)軟件在實現(xiàn)當(dāng)前企業(yè)辦公自動化管理上的應(yīng)用[J].軟件，2013，34（11）：103.

TP317.1

A

1004-7344（2016）23-0265-02

2016-6-2

陳玉勤（1980-），女，壯族，廣西東蘭人，助理工程師，大專，主要從事辦公室報告錄入工作。