四大策略助HR掌控時段

張林強(qiáng)

新年伊始，HR手頭的工作漸漸多了起來，諸如上年度績效考核的總結(jié)，年終獎的評定與分配，全年人力資源狀況的盤點(diǎn)、總結(jié)與規(guī)劃，核心人才梯隊的建設(shè)，外部薪酬調(diào)查和內(nèi)部薪酬滿意度調(diào)查，本年度調(diào)薪計劃的落實(shí)等等，這些都是關(guān)系到全年人力資源管理工作順利推進(jìn)的重點(diǎn)任務(wù)，自然是一刻都耽誤不起。然而，當(dāng)頻頻接到公司老總臨時安排的工作后，原本已經(jīng)分身乏術(shù)的HR難免會在突發(fā)的任務(wù)面前顧此失彼。在此，筆者根據(jù)多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出HR掌控時間的四大策略，或許可以幫助廣大同仁從容應(yīng)對時間管理的難題。

策略一：調(diào)整時間分配原則

或許很多HR都會在全年中的某個固定時段感到有心無力。比如春節(jié)過后的3、4月份招聘季和9、10月份的校園宣講，還有年終歲尾的績效考核等。而年終績效、薪酬調(diào)整溝通、人事變動等也大都會在同一個時間段集中爆發(fā)。為了應(yīng)對這些工作，HR需要花費(fèi)大量的時間去落實(shí)相關(guān)方案的策劃、調(diào)研實(shí)施及方案調(diào)整建議等。因此，非常有必要預(yù)先做好這些周期性很強(qiáng)的工作預(yù)案，并將該計劃并入部門工作計劃中，以便部門員工調(diào)整安排自身工作計劃，確定計劃實(shí)施調(diào)整策略，確保各項(xiàng)工作按時間節(jié)點(diǎn)順利完成。

如果在平時，HR往往只會用小部分時間去思考“大方向”的事情，其它的大部分時間則用來完成常規(guī)工作，比如搭建人力資源管理體系、帶團(tuán)隊、把握人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施等；如果到了某些固定時間段，則要把“規(guī)劃”和“執(zhí)行”兩大部分工作的時間分配比例進(jìn)行調(diào)整，大幅增加規(guī)劃的時間。比如，在年初要用六成的時間來進(jìn)行梳理、分析全年人力資源狀況；在年中要重點(diǎn)進(jìn)行人才盤點(diǎn)；在年終要進(jìn)行人力資源管理體系評價、下一年人力資源發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃等大事情。這些工作無一不是要HR親自組織、策劃，甚至實(shí)施的，決不能因?yàn)槭诸^“臨時性”工作的增多而耽擱，一定要按期啟動。

策略二：善用“授權(quán)”做杠桿

上面提到的這些“大事件”，不可能都由一個人來完成。諸如人力資源的盤點(diǎn)、人力資源環(huán)境的內(nèi)外部審計以及人力資源管理體系的狀態(tài)，這些都需要通過團(tuán)隊的分工來完成。而人力資源的基本數(shù)據(jù)、員工狀態(tài)、能力素質(zhì)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)該在人力資源信息系統(tǒng)中保存，即便企業(yè)沒有e-HR系統(tǒng)，人事管理專員或者員工發(fā)展專員等也都會有相關(guān)信息及數(shù)據(jù)，只需指定負(fù)責(zé)人就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行完整、清晰的統(tǒng)計和分析；而人力資源供給需求分析則可由招聘與員工發(fā)展專員來完成；人力資源的管理體系的狀態(tài)則可由各模塊的專員進(jìn)行梳理和總結(jié)而獲得。

授權(quán)作為時間管理的杠桿，可以有效節(jié)約HR大量的時間，但能否保證質(zhì)量，還要看HR是否在日常工作中有計劃地對團(tuán)隊進(jìn)行針對性的培養(yǎng)和指導(dǎo)。所以說，HR的任何工作都是一環(huán)扣一環(huán)，需要靠平時碎片化協(xié)作的積累得以實(shí)現(xiàn)。同時，這種培養(yǎng)下屬的能力本身也是對HR的一項(xiàng)基本要求，那種凡事親力親為的HR顯然做不了掌控時間的高手。

對于HR來講，對“大事件”的授權(quán)不只限于信息整理和對現(xiàn)狀梳理，更重要的是鼓勵HR部門其他成員提出對現(xiàn)狀的分析、建議和改進(jìn)想法。實(shí)際過程中，

這些工作需要HR來分步分期組織實(shí)施，強(qiáng)調(diào)用獨(dú)立完成、團(tuán)隊研討的方式來進(jìn)行，目的是在完成團(tuán)隊年度自我總結(jié)分析的基礎(chǔ)上，共享信息，分享經(jīng)驗(yàn)，并為后續(xù)開展其他工作奠定基礎(chǔ)。

策略三：見縫插針做“功課”

雖然“大事情”的基本工作可通過團(tuán)隊授權(quán)來完成，但還有很多工作除了HR是無人可以替代的。因自身角色、在組織中的位置以及自身的專業(yè)視野和經(jīng)驗(yàn)，只有親自動手才能完成的專業(yè)程度極高的工作必須要盡早投入。

作為HR，除了例行的日常工作，還有更多臨時性的事情，諸如要參加各種會議、臨時招聘或裁員等，這時就得學(xué)會見縫插針。只要平時稍有空閑時間，就要抓緊時間“充電”：看同行、看同業(yè)、看內(nèi)部；觀人、觀心、觀事兒；一點(diǎn)一點(diǎn)地梳理、思考并學(xué)習(xí)。結(jié)合本企業(yè)特點(diǎn)和行業(yè)特性，大致梳理出具有季候性特征的人力資源管理策略和應(yīng)對辦法：比如本企業(yè)何時為招聘旺季，何時又面臨員工離職高峰，什么時間段加班較多等等。

善于見縫插針的HR，無論臨時工作怎樣突然，都不會因該做的事沒有做而緊張焦躁，且在充分準(zhǔn)備的大事情中，能夠在企業(yè)各種決策中給出科學(xué)而有見地的建議，出色地履行人力資源部門的使命。

策略四：為團(tuán)隊協(xié)作爭取信任

不少HR在工作中都有這樣的體會，無論怎樣合理安排時間，工作內(nèi)容總是有增無減，而有效時間卻剛性到底。由此我們就需要換一個角度來思考，即以空間換時間，以時間換時間。

首先來看以空間換時間。在HR全年的工作安排中，有些時候各個部門間信息交換比較集中、各種決策交鋒頻繁，所有部門都非常忙碌，各種會議和工作安排密集，人力資源相關(guān)工作也是如此。HR不妨在這個時間段，借助信息交換和各部門往來頻繁的機(jī)會，把人力資源部門的工作情況和全年大致的工作周期介紹給其它部門，以此爭取更多的理解和支持，引導(dǎo)各部門在人力資源管理方面的參與和信息反饋。

再看以時間換時間。充分利用發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，無論是電子郵件、企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)還是微博、微信，都是人力資源可以服務(wù)企業(yè)各部門快捷、有效的工具，人們對這些平臺的接受程度也越來越高。諸如調(diào)研問卷、信息反饋表單，甚至一整套標(biāo)準(zhǔn)的績效考核、薪酬調(diào)整流程等都可以通過這些平臺來完成。由此可以節(jié)省出一部分的時間去處理非程序性或計劃外的工作。對于HR來講，未來的人力資源管理必然是向企業(yè)內(nèi)部提供更多個性化的服務(wù)與支持，這意味著要讓團(tuán)隊利用先進(jìn)的管理渠道、工具和方式來提高工作效率，把自己從常規(guī)事務(wù)性工作中解脫出來，從而做出更多具有創(chuàng)新性、能給企業(yè)帶來更多價值的事情。這些都需要HR開動腦筋，對自身與團(tuán)隊的時間碎片進(jìn)行探索式的管理和應(yīng)用。 責(zé)編/寇斌

十個實(shí)用的時間管理方法

定制生活目標(biāo)，按照重要程度排序

為你的生活制定目標(biāo)，如果你一直漫無目的地生活，那現(xiàn)在是需要設(shè)計一個目標(biāo)的時候了。如果你有太多的目標(biāo)，那就認(rèn)真地管理它們。你生活中的每一個領(lǐng)域都需要目標(biāo)，比如工作、健康等。

集中精力完成最重要的任務(wù)

有了目標(biāo)后，就要制訂完成目標(biāo)的計劃及如何實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。如果你的目標(biāo)是健康，那你就要考慮每天如何堅持煅煉身體。

每時每刻銘記最重要的目標(biāo)

如果你的目標(biāo)過多，那么就每天優(yōu)先完成最重要的五個目標(biāo)。最好把這五個目標(biāo)列出優(yōu)先順序。

用金錢衡量時間

如果你知道你的一小時值多少錢，時間管理就會變得容易得多。

不要太執(zhí)著于完美

人人都想把每一件事做得完美無缺。但是，過于追求完美只會浪費(fèi)時間。在適當(dāng)?shù)臅r候放手不是一件壞事。

為每個任務(wù)設(shè)置一個時限

如果你通常要花三個小時完成一項(xiàng)任務(wù)，那么，你可以把完成其它任務(wù)的時限也設(shè)置成三小時。你會驚奇地發(fā)現(xiàn)，在規(guī)定時限內(nèi)你還可以完成更多任務(wù)。

試著為每天的工作制定時間表

每天早上上班前，專門為今天的工作制定時間表，這樣你會更快地完成工作。

將大目標(biāo)轉(zhuǎn)換成小任務(wù)分別完成

你可以將每個目標(biāo)分成幾個步驟完成，這樣你就可以很快地達(dá)成目標(biāo)。

可以將某項(xiàng)任務(wù)交給別人

如果你有更緊迫的事情要做，可以將很重要又費(fèi)時的工作托付給他人幫忙，比如瀏覽工作郵件。

給每個步驟制定時限

工作時限很重要。如果一個工作任務(wù)下達(dá)時，上司沒有給你規(guī)定時限，那么你也應(yīng)該設(shè)定一個時限，你將會為自己變得如此高效率而驚奇。