圖書館規(guī)劃制訂的科學(xué)性評(píng)價(jià)

柯 平

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圖書館規(guī)劃制訂的科學(xué)性評(píng)價(jià)

柯 平

在我國圖書館界廣泛討論如何制訂“十三五”規(guī)劃以及各圖書館開展“十三五”規(guī)劃編制實(shí)踐過程中,有一個(gè)十分突出的問題,即以什么來判斷是否完成了一個(gè)合格的圖書館規(guī)劃。經(jīng)過系統(tǒng)的圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃理論研究,我認(rèn)為,我國圖書館規(guī)劃編制已經(jīng)從經(jīng)驗(yàn)制訂階段進(jìn)入到科學(xué)制訂階段,因此,科學(xué)性評(píng)價(jià)成為圖書館規(guī)劃制訂評(píng)價(jià)的首要標(biāo)準(zhǔn)。

1 規(guī)劃定位的科學(xué)性評(píng)價(jià)

2008年以前,我通過對(duì)圖書館管理的研究發(fā)現(xiàn),國外圖書館普遍制訂規(guī)劃并按規(guī)劃進(jìn)行業(yè)務(wù)管理；而我國只有少數(shù)圖書館有規(guī)劃,且這些規(guī)劃在圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展中并不起作用,大多成了“應(yīng)付上級(jí)任務(wù)”“紙上談兵”“擺設(shè)”而已。自2008年以來,通過國家社會(huì)科學(xué)基金重點(diǎn)項(xiàng)目“公共文化服務(wù)體系中的圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃模型與實(shí)證研究”（項(xiàng)目編號(hào):08ATQ001）的深入研究［1］發(fā)現(xiàn),我國與國外在圖書館管理上的最大差距就是戰(zhàn)略管理的差距。這一差距不僅僅是我國在圖書館規(guī)劃方面重視不夠、起步晚、數(shù)量少等表面現(xiàn)象,更為重要的是,有一個(gè)根本的問題存在,即是“為規(guī)劃而規(guī)劃”還是“為管理而規(guī)劃”的問題,進(jìn)而體現(xiàn)出規(guī)劃在管理中的地位問題。

關(guān)于“規(guī)劃”的認(rèn)識(shí),按照科學(xué)的理解,國外的“Planning”有著豐富的內(nèi)涵,包括過程、方法、結(jié)果、理念、行動(dòng)等。美國公共圖書館協(xié)會(huì)（PLA）從1980年起編制公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃指南,即《公共圖書館的規(guī)劃程序》（A Planning Process for Public Libraries,1980）、《公共圖書館規(guī)劃與功能設(shè)計(jì):選項(xiàng)與程序指南》（Planning and Role Setting for Public Libraries: A Manual of Options and Procedures,1987）、《面向結(jié)果的計(jì)劃:公共圖書館的轉(zhuǎn)型過程》（Planning for Results: A Public Library Transformation Process,1998）、《新版面向結(jié)果的計(jì)劃:條理化方法》（The Planning for Results: A Streamlined Approach,2001）。這四版指南強(qiáng)調(diào)規(guī)劃既是一個(gè)“程序”或“過程”,也要面向“結(jié)果”。因此,國外的圖書館規(guī)劃普遍被認(rèn)為是圖書館管理的重要內(nèi)容,規(guī)劃嵌入到管理流程中,與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合,并通過實(shí)施達(dá)到規(guī)劃應(yīng)有的目的,即管理與結(jié)果。

隨著國外圖書館規(guī)劃發(fā)展進(jìn)入成熟期,圖書館規(guī)劃更加突出“實(shí)施”和“戰(zhàn)略”兩個(gè)關(guān)鍵特性。從PLA編制的《面向結(jié)果的戰(zhàn)略規(guī)劃》（Strategic Planning for Results,2008）、《為結(jié)果而實(shí)施:行動(dòng)起來,你的戰(zhàn)略規(guī)劃》（Implementing for Results: Your Strategic Plan in Action,2009）這兩版新指南看出:一方面,規(guī)劃必須以實(shí)施為導(dǎo)向；另一方面,規(guī)劃必須以戰(zhàn)略為導(dǎo)向。

從國內(nèi)外圖書館規(guī)劃文本看,國外普遍稱之為“戰(zhàn)略規(guī)劃”,而我國圖書館規(guī)劃文本一般稱為“發(fā)展規(guī)劃”。為什么我們的“十二五”規(guī)劃、“十三五”規(guī)劃名稱就不能用“戰(zhàn)略規(guī)劃”呢？雖有國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)整體規(guī)劃環(huán)境的影響,但這不僅僅是名稱上的差距,主要還是源于圖書館界缺乏對(duì)于規(guī)劃的科學(xué)認(rèn)識(shí),最根本的是定位上的差距。

圖書館規(guī)劃的科學(xué)定位建立在圖書館規(guī)劃的理論研究基礎(chǔ)之上,面向戰(zhàn)略的規(guī)劃要求對(duì)圖書館未來和發(fā)展前景進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè),把握?qǐng)D書館業(yè)務(wù)發(fā)展的大方向；而面向?qū)嵤┑囊?guī)劃要求規(guī)劃基于當(dāng)前業(yè)務(wù),將目標(biāo)和任務(wù)分解到圖書館的全部業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,從而使規(guī)劃付諸行動(dòng)。這樣,規(guī)劃就成為管理的“牛鼻子”。這樣的定位將改變我國圖書館管理的既有模式,從依靠“制度”“技術(shù)”等的業(yè)務(wù)管理,發(fā)展到由宏觀和微觀兩層次組成的管理新格局:宏觀上依靠“戰(zhàn)略規(guī)劃”進(jìn)行業(yè)務(wù)管理,微觀上依靠“制度”“技術(shù)”進(jìn)行業(yè)務(wù)管理。

2 規(guī)劃流程的科學(xué)性評(píng)價(jià)

按照規(guī)劃的科學(xué)定位,規(guī)劃是一個(gè)過程。這個(gè)過程是一個(gè)邏輯過程,它遵從某種規(guī)律。因此,要進(jìn)行流程管理,漸進(jìn)式地推進(jìn)規(guī)劃的制訂。對(duì)規(guī)劃流程的科學(xué)性評(píng)價(jià),可以從以下五個(gè)方面進(jìn)行:

（1）科學(xué)的規(guī)劃階段

圖書館的規(guī)劃過程是否分階段進(jìn)行,各階段是否保持連續(xù)性,關(guān)系到規(guī)劃工作能否科學(xué)有序開展。國家重點(diǎn)項(xiàng)目組經(jīng)過理論與實(shí)證研究,建立了流程模型,將規(guī)劃過程分為四個(gè)階段:戰(zhàn)略規(guī)劃啟動(dòng)與準(zhǔn)備；戰(zhàn)略規(guī)劃分析；戰(zhàn)略規(guī)劃制訂與發(fā)布；戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施與評(píng)價(jià)。如果以戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施為分水嶺,前三個(gè)階段可概括為戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施前。在戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)施前進(jìn)行的戰(zhàn)略規(guī)劃評(píng)價(jià),主要是評(píng)估戰(zhàn)略規(guī)劃制訂過程和內(nèi)容,以判斷其合理性及其對(duì)圖書館的價(jià)值,目的在于從本源上控制戰(zhàn)略規(guī)劃成效［2］。而實(shí)施之后進(jìn)行的評(píng)價(jià),往往以戰(zhàn)略規(guī)劃書設(shè)定的目標(biāo)體系為根據(jù),對(duì)照實(shí)施結(jié)果,從而對(duì)實(shí)施成效進(jìn)行把握和調(diào)控［3］。

（2）科學(xué)的組織領(lǐng)導(dǎo)

在戰(zhàn)略規(guī)劃的制定與實(shí)施過程中,規(guī)劃必須要有科學(xué)的組織領(lǐng)導(dǎo)。國外圖書館界一直認(rèn)為圖書館規(guī)劃制定的主體不應(yīng)僅僅限于圖書館內(nèi)部的員工（包括館長、各部門負(fù)責(zé)人）,更應(yīng)該有更多的利益相關(guān)者參與,特別是專門的咨詢專家參與。然而,在我國,無論是“十二五”規(guī)劃,還是“十三五”規(guī)劃制訂,大多是圖書館本館員工自行制訂,少數(shù)圖書館引入了上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)、同行相關(guān)部門以及讀者的參與。只有極少數(shù)圖書館（如廣州圖書館、東莞圖書館）引入了與大學(xué)聯(lián)合制訂的方式。對(duì)圖書館規(guī)劃的組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行評(píng)價(jià),可從兩個(gè)層面進(jìn)行:一是戰(zhàn)略規(guī)劃宏觀層面的組織領(lǐng)導(dǎo),看是否成立專門的戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì),其成員是否有相當(dāng)?shù)拇硇?同時(shí)明確圖書館理事會(huì)或圖書館委員會(huì)的規(guī)劃職能,避免以圖書館館務(wù)會(huì)替代戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)的做法；二是戰(zhàn)略規(guī)劃微觀層面的組織領(lǐng)導(dǎo),看是否成立了戰(zhàn)略規(guī)劃小組或戰(zhàn)略規(guī)劃編制機(jī)構(gòu),其成員是否有相當(dāng)?shù)拇硇?同時(shí),處理好編制小組與戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)、規(guī)劃組織與圖書館業(yè)務(wù)部門之間的分工協(xié)作。

（3）科學(xué)的方法與工具運(yùn)用

規(guī)劃是一個(gè)研究過程,要運(yùn)用科學(xué)的工具與方法。PLA戰(zhàn)略規(guī)劃指南1998年第三版,專門增加SWOT作為公共圖書館內(nèi)外環(huán)境掃描的工具。Pacios對(duì)公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃文本調(diào)查發(fā)現(xiàn),有11. 4%的戰(zhàn)略規(guī)劃文本專門為SWOT分析設(shè)有一章［4］。戰(zhàn)略規(guī)劃應(yīng)通過預(yù)測(cè)可能的問題減少不確定性,而SWOT正是幫助識(shí)別圖書館威脅和未來機(jī)會(huì)從而允許圖書館不斷改變以有效適應(yīng)變化的一種方法。Cervone也認(rèn)為SWOT為圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃制定者提供了一個(gè)明確圖書館問題和機(jī)會(huì)的機(jī)制與方法［5］。此外,在Matthews的《面向管理者的圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃與管理》一書中,列出了對(duì)圖書館規(guī)劃有益的規(guī)劃方法,如情景規(guī)劃、博弈論、決策分析、系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)模型等,以及平衡計(jì)分卡、績效棱鏡和3R績效等管理工具［6］。在我國進(jìn)行規(guī)劃評(píng)價(jià)時(shí),主要看規(guī)劃過程是否運(yùn)用了科學(xué)的工具或方法,進(jìn)而考察運(yùn)用工具與方法的科學(xué)性和有效性。

（4）科學(xué)的預(yù)測(cè)

戰(zhàn)略規(guī)劃是面向未來的,如果沒有對(duì)未來的預(yù)測(cè),就不可能獲知圖書館的發(fā)展方向,也不可能設(shè)計(jì)出符合未來方向的總體目標(biāo)和具體任務(wù)。能否做出科學(xué)的預(yù)測(cè),是關(guān)系戰(zhàn)略規(guī)劃成敗的關(guān)鍵問題。在評(píng)價(jià)圖書館規(guī)劃時(shí),除了檢查規(guī)劃在預(yù)測(cè)過程中是否以科學(xué)的理論為指導(dǎo),還要看規(guī)劃是否有定性和定量的預(yù)測(cè)。這主要是為了避免過去憑經(jīng)驗(yàn)判斷未來的走向,或者模糊地估計(jì)目標(biāo)值的做法,比如簡單給出一個(gè)五年期藏書增長量、讀者借閱量等而不考慮各種可變因素的影響。

（5）戰(zhàn)略的科學(xué)性

圖書館的戰(zhàn)略制定包括擬定圖書館愿景和使命,確定圖書館所面臨的外部機(jī)會(huì)與威脅,明確內(nèi)部優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)、建立長期目標(biāo),提出供選擇的戰(zhàn)略以及選擇具體的戰(zhàn)略方案。根據(jù)Riggs的研究［7］,圖書館戰(zhàn)略制定應(yīng)當(dāng)遵守五個(gè)準(zhǔn)則:（1）戰(zhàn)略制定必須具有選擇性,并能夠正式執(zhí)行；（2）戰(zhàn)略制定必須能實(shí)現(xiàn)復(fù)雜問題的簡單化,使更多人員了解圖書館的發(fā)展；（3）戰(zhàn)略制定必須要根據(jù)使命、愿景和價(jià)值觀等,形成由計(jì)劃、期限、實(shí)施方法等組成的完整體系；（4）戰(zhàn)略制定必須與日常管理緊密結(jié)合；（5）戰(zhàn)略制定必須要有各工作流程的管理者和部門領(lǐng)導(dǎo)參與。這些準(zhǔn)則可以作為我國評(píng)價(jià)“十三五”規(guī)劃戰(zhàn)略的基本要求。

3 規(guī)劃文件的科學(xué)性評(píng)價(jià)

任何一個(gè)圖書館的規(guī)劃制訂工作,最后呈現(xiàn)的結(jié)果都是規(guī)劃文本。經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn),國外規(guī)劃文本大多有鮮明的主題,如英國國家圖書館2015—2023年戰(zhàn)略規(guī)劃的主題是“鮮活的知識(shí)”［8］,澳大利亞莫納什大學(xué)圖書館2015年度戰(zhàn)略規(guī)劃的主題是“轉(zhuǎn)換學(xué)術(shù)”［9］。而且在規(guī)劃名稱和內(nèi)容中,更加強(qiáng)調(diào)新的概念組合如“過渡性戰(zhàn)略規(guī)劃”（Transitional Strategic Plan）［10］、“戰(zhàn)略動(dòng)議和目標(biāo)”（Strategic Initiatives and Goals）［11］、“戰(zhàn)略成效和戰(zhàn)略”（Strategic Outcomes and Strategies）［12］。

相比之下,我國規(guī)劃文本不僅缺乏主題,而且在結(jié)構(gòu)上也比較隨意,沒有科學(xué)的要求。因此,我們編制的《我國圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃編制指南（征求意見稿）》［13］提出了規(guī)劃文本的標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)。從格式上,規(guī)劃文本由三個(gè)部分組成:一是說明部分,即前言（前言主要包括館長致辭、內(nèi)容提要、執(zhí)行概要等）；二是主體部分,即主要構(gòu)成要素；三是是輔助部分,即附錄（包括各種數(shù)據(jù)分析表格、參考文獻(xiàn)目錄、規(guī)劃參與人員目錄等）。從要素上,規(guī)劃文本構(gòu)成要素有兩類:一類是必備要素,主要包括愿景、使命、目標(biāo)、任務(wù)、行動(dòng)計(jì)劃五個(gè)要素；另一類是可選要素,包括價(jià)值觀、環(huán)境掃描、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、保障措施、評(píng)價(jià)等輔助要素,以及回顧總結(jié)、發(fā)展方向、指導(dǎo)思想、各部門分工等具有中國特色的要素。

對(duì)于規(guī)劃文本的評(píng)價(jià),從科學(xué)性來要求,一是新穎性,包括內(nèi)容新穎,特色鮮明；形式新穎,富有吸引力。二是完整性,包括重點(diǎn)突出,必要附件；結(jié)構(gòu)完整,邏輯性強(qiáng)。一份可信的文本應(yīng)同時(shí)具備精確性和可信性,在具體行文中盡量多使用具體的定量數(shù)據(jù)。具有說服力的文本就是說服人們相信圖書館是重要的資源中心,值得人們支持。尤其是使用一些定量數(shù)據(jù)進(jìn)行表述時(shí),要使數(shù)據(jù)更為清晰、令人可信,如“持有圖書館證的居民將增加15%”就不如“圖書館證的居民數(shù)量將從41, 000增加到47,000”更令人信服。三是簡明性,包括:內(nèi)容明晰,語言簡潔；圖表規(guī)范,表述一致。用盡可能少的文字表達(dá)更多的意思,避免冗余。一份清晰的文本要容易讀懂和理解,使用的語言應(yīng)是較為簡單、為讀者熟悉的詞匯,不要涉及太多專深詞匯,對(duì)縮寫的詞匯在第一次出現(xiàn)時(shí)應(yīng)注明全稱。

然而,規(guī)劃文本僅僅是公眾常見的規(guī)劃文件。從科學(xué)的角度看,一個(gè)完整的規(guī)劃過程,要求所有的文件必須要有科學(xué)依據(jù)。為了更清晰地呈現(xiàn)圖書館的具體目標(biāo)、任務(wù)與詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃,通常沒有在文本中對(duì)應(yīng)說明每一目標(biāo)、任務(wù)、行動(dòng)的具體理由,包括目標(biāo)值的計(jì)算、具體計(jì)劃的背景、具體行動(dòng)的可行性分析。而這些內(nèi)容體現(xiàn)在文本之前的重要文件——研究報(bào)告和討論文件中。研究報(bào)告實(shí)際上就是對(duì)規(guī)劃文本的必要性與可行性進(jìn)行論證,是詳細(xì)地反映研究過程的重要成果,與規(guī)劃文本形成“姊妹篇”。研究報(bào)告的科學(xué)性也直接影響到規(guī)劃文本的科學(xué)性。

總體來說,圖書館規(guī)劃文件是一個(gè)邏輯體系,由一個(gè)研究性文件和三個(gè)操作性文件組成。操作性文件包括:總體規(guī)劃文本、專項(xiàng)規(guī)劃文本和年度實(shí)施計(jì)劃。在評(píng)價(jià)規(guī)劃文件時(shí),既要有系統(tǒng)觀針對(duì)整體的全面評(píng)價(jià),也要有要素觀針對(duì)具體文件的專門評(píng)價(jià)。

參考文獻(xiàn)

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13柯平，等.圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃研究［M］.北京：社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2014：508-545.

（柯平 教授 南開大學(xué)商學(xué)院信息資源管理系）

收稿日期：2016-01-12