圖書館發(fā)展規(guī)劃的效用問題

方家忠

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圖書館發(fā)展規(guī)劃的效用問題

方家忠

從“十二五”到“十三五”,雖然制訂并實施發(fā)展規(guī)劃的圖書館越來越多,但仍然有相當強的聲音質(zhì)疑規(guī)劃的效用。廣州圖書館制訂并組織實施了“十二五”規(guī)劃,又在2015年編制完成了“十三五”規(guī)劃,從我們的立場看規(guī)劃的效用是毋庸置疑的,我們也希望越來越多的圖書館利用規(guī)劃這個管理工具。當然,利用的前提是認同。筆者試圖結(jié)合廣州圖書館的實踐,就規(guī)劃管理的最基本問題——發(fā)展規(guī)劃的效用問題,談談個人看法。

一、發(fā)展規(guī)劃有沒有用？

廣州圖書館于2009—2010年,在新館工程建設后期,用時11個月,制訂“十二五”發(fā)展規(guī)劃。此后,作為管理的主要工具,持續(xù)組織實施。2015年對實施效果進行評估,總體結(jié)論是效用顯著。評估認為,“十二五”規(guī)劃成為廣州圖書館有效利用新館歷史性機遇的重要抓手,與新館建筑互為表里,“重新定義圖書館”,推動圖書館實現(xiàn)服務結(jié)構(gòu)調(diào)整、服務效益提升和轉(zhuǎn)型發(fā)展。廣州圖書館的案例說明:一,發(fā)展規(guī)劃能發(fā)揮顯著作用；二,在面臨大的變化、挑戰(zhàn)、尤其是機遇時,發(fā)展規(guī)劃是一個有效的管理工具；三,管理者或圖書館希望有所作為時,發(fā)展規(guī)劃是一個科學的管理工具。廣州圖書館“十二五”規(guī)劃的實施效果主要體現(xiàn)在:

一是構(gòu)筑多樣化服務新框架。既強化傳統(tǒng)文獻流通借閱服務,又構(gòu)建多領域、多層面交流服務；豐富和拓展傳統(tǒng)服務,按大眾化、分眾化、對象化、主題化的邏輯層層細分,形成由基礎服務、主題服務、對象服務、交流服務等四大部分構(gòu)成的多樣化服務體系。

二是形成多元文化服務新特色。界定傳統(tǒng)與本土文化、世界多元文化、現(xiàn)代都市文化三個部分,搭建主題服務框架。設立廣州人文館、家譜查詢中心、廣州大典研究中心、廣州非物質(zhì)文化遺產(chǎn)常設展等,展示與傳播傳統(tǒng)與本土文化；設立多元文化館、語言學習館等,開展多元文化推廣項目與語言培訓項目,豐富世界多元文化；設立創(chuàng)意設計館、休閑生活館、多媒體鑒賞區(qū)、廣州國際紀錄片節(jié)展示服務中心等,倡導現(xiàn)代都市文化。

三是獲得突出的服務效益與社會影響,發(fā)揮新的社會作用。服務傳播與閱讀推廣效應顯著,重構(gòu)圖書館與政府、社會的關系,使圖書館展現(xiàn)出城市窗口的新形象,成為城市新的文化地標。廣州圖書館新館因開展了大量多層面的交流活動,傳播視角、主題大為拓寬,傳播主體從以圖書館為主拓展到各參與主體,傳播的廣度、深度均大大增強,在公眾個體、多群體中形成良好口碑,在公眾、大眾媒體、政府三個輿論場均獲得良好影響。大眾媒體的宣傳,參與群體、組織及公眾個體利用自媒體的報道,使圖書館經(jīng)常出現(xiàn)在公眾視野中,發(fā)揮了強大的服務傳播與閱讀推廣效應,廣大公眾慕名而來,更多的群體、組織尋求與圖書館合作。

廣州圖書館新館自2012年底部分開放、2013年中全面開放以來,服務效益十分顯著:截至2015年底,接待訪問量、外借文獻量、注冊用戶量分別達到1669萬人次、2062萬冊次、102萬人, 2015年日均接待用戶19, 597人次、外借文獻24, 014冊次、注冊用戶990人,創(chuàng)造了我國公共圖書館服務的紀錄,躋身世界公共圖書館前列。同時,社會影響廣泛:2012、2013年連續(xù)兩年入選“廣州市入載地方志十件大事”,2014年入選“新型城市化”戰(zhàn)略實施代表性事件,2015年微信服務號傳播力在廣東省1772個政務微信中排名第五。

四是在爭取政府保障方面成效顯著。突出表現(xiàn)在:信息資源購置經(jīng)費得到有力保障,2012年大幅增加1000萬經(jīng)費,2013年跨上3000萬臺階,年新增各類資源達50萬冊件以上；2012年起推進公共圖書館立法工作,2015年《廣州市公共圖書館條例》頒布實施,圖書館服務體系建設得到立法保障、完成制度設計,在法律層面上正式確立了廣州圖書館作為區(qū)域中心圖書館的地位；圖書館公共服務職能不斷得到強化,2013年廣州國際紀錄片節(jié)展示服務中心落戶,2014年與市委外宣辦、市政府新聞中心合作建立“廣州之窗”城市形象推廣廳,2015年廣州大典研究中心掛牌成立等。

二、發(fā)展規(guī)劃如何發(fā)揮效用？

使發(fā)展規(guī)劃發(fā)揮效用的過程就是實施規(guī)劃管理的過程。規(guī)劃管理是一項系統(tǒng)工程,是過程管理,需要在規(guī)劃制訂、組織實施、評估優(yōu)化等環(huán)節(jié)予以認真組織。

在規(guī)劃制訂環(huán)節(jié),需要運用SWOT分析等方法研究圖書館所處環(huán)境與自身實際情況,收集參考案例與標桿圖書館信息,研究理論與行業(yè)發(fā)展趨勢等不同層面問題。而其中又需要抓住幾個核心問題,包括:（1）機遇分析,即機遇是什么及如何抓住機遇?！敖M織的重點必須放在機會上”,把握住機遇、實現(xiàn)跨越式發(fā)展是規(guī)劃管理最核心的目標。廣州圖書館“十二五”規(guī)劃的最大作用,就是很好地把握住了新館建成開放這一歷史性機遇。（2）規(guī)劃定位。就一般圖書館而言,發(fā)展規(guī)劃是戰(zhàn)略規(guī)劃與系統(tǒng)規(guī)劃的結(jié)合。對于面臨變化較多及第一次制訂發(fā)展規(guī)劃的圖書館而言,戰(zhàn)略規(guī)劃的成份偏重；而對于進入穩(wěn)定發(fā)展階段的圖書館而言,系統(tǒng)規(guī)劃的比例更重一些。廣州圖書館“十二五”與“十三五”規(guī)劃的主要區(qū)別即在于此。（3）問題導向,即面臨的主要問題及解決辦法。（4）圖書館使命或發(fā)展領域的界定,它們在規(guī)劃中發(fā)揮著承上啟下的作用,需要優(yōu)先研究定位。

應該說,制訂發(fā)展規(guī)劃是一項科研性和實踐性都很強的工作,需要有堅實的科研支撐、對實踐領域問題的深入分析和各方面意見的廣泛吸收。這需要圖書館具有雄厚的科研實力或者借助外力的方法,并注重程序規(guī)范。廣州圖書館制訂“十二五”“十三五”規(guī)劃都采用館校合作的模式,與中山大學資訊管理學院團隊合作,充分利用高校雄厚的科研實力、豐富的科研項目管理經(jīng)驗以及長期深耕本土的優(yōu)勢。當然,圖書館自身一定要發(fā)揮主體作用,需要對自身實踐、經(jīng)驗、問題等開展深入的分析研究,形成明確的認知和判斷。實踐證明,館校合作是一種行之有效的方法。在持續(xù)實踐中,圖書館也會逐步積累經(jīng)驗,建立起相應的研究力量和人才隊伍。

在組織實施階段,規(guī)劃管理要體現(xiàn)出系統(tǒng)性、整體性的突出特點。由于發(fā)展規(guī)劃界定了一段時期內(nèi)新的愿景、使命、目標、行動方案,因此需要圖書館進行資源重組,以實現(xiàn)這些新的目標和使命。重組工作包括內(nèi)設組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、崗位資源配置、人力資源配置（聘任）、具體業(yè)務組織實施和業(yè)務流程調(diào)整等,并且需要在實施過程中形成新的制度環(huán)境、組織文化與人才隊伍。這是一個持續(xù)的、不斷提升的過程。廣州圖書館“十二五”規(guī)劃的實施遵循了這些程序。在組織實施過程中,為配合新館開放我們還在總體規(guī)劃的基礎上制訂了新館實施規(guī)劃、對外文化交流等專項規(guī)劃。廣州圖書館“十三五”規(guī)劃已于2015年11月制訂完成,現(xiàn)在也正按上述步驟予以實施。

評估優(yōu)化伴隨著規(guī)劃實施的整個過程,也是新一輪規(guī)劃組織制訂的起點。“十二五”時期,廣州圖書館因內(nèi)外環(huán)境、條件的變化以及自身認知的深化,發(fā)展規(guī)劃的內(nèi)容在實施過程中經(jīng)歷了不少的調(diào)整。因管理經(jīng)驗不足等原因,這些調(diào)整主要體現(xiàn)在實踐領域,并未及時地形成相關文本。但在組織制訂“十三五”規(guī)劃時,廣州圖書館組織了系統(tǒng)的評估,并將評估意見全部吸收到了新的規(guī)劃文本中。

三、發(fā)展規(guī)劃的普適性

應該說,情況越復雜,發(fā)展規(guī)劃的價值就越突出。那么這是否意味著小型、穩(wěn)定發(fā)展的圖書館就不需要發(fā)展規(guī)劃呢？

這首先要從發(fā)展規(guī)劃的任務、性質(zhì)和價值去看。發(fā)展規(guī)劃的主要任務是選擇方向、擬定目標并設計如何達成。發(fā)展規(guī)劃是科學思維的結(jié)果,具有系統(tǒng)性、長期性、戰(zhàn)略性等多重屬性,具有明確方向、凝聚共識、社會宣傳等多重價值。因此可以說,只要有管理活動的存在,發(fā)展規(guī)劃就有其效用。管理活動,不論是傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理還是現(xiàn)代的科學管理,在本質(zhì)上都是系統(tǒng)的思維與實踐活動。實際上,只要有管理工作,就有規(guī)劃管理的存在。而隨著對管理要求的提高,管理工作日益走向規(guī)范化、專業(yè)化,發(fā)展規(guī)劃正是這樣一個可借以走向管理規(guī)范化、專業(yè)化的工具。發(fā)展規(guī)劃就是以科學系統(tǒng)研究為支撐,應對變化、把握機遇與未來的管理工具。可以說,發(fā)展規(guī)劃與圖書館的規(guī)模及面臨的問題無關,只要管理者真正重視管理,并愿意運用發(fā)展規(guī)劃這個管理工具,它就一定能發(fā)揮效用。

20世紀80年代以來,發(fā)展規(guī)劃成為很多國家圖書館行業(yè)應對挑戰(zhàn)、把握未來的工具,并成為圖書館管理規(guī)范化和專業(yè)化的重要標志。當前,我國正處在深化改革開放和社會轉(zhuǎn)型發(fā)展時期,圖書館事業(yè)發(fā)展面臨重大機遇,同時又面臨諸多不確定性因素,因此發(fā)展規(guī)劃與規(guī)劃管理總體上具有重大和現(xiàn)實的意義。

（方家忠 研究館員 廣州圖書館館長）

收稿日期：2016-01-11