論高校學(xué)籍管理中存在的問題及其對(duì)策

陳林芳

（莆田學(xué)院外國(guó)語學(xué)院，福建莆田351100）

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論高校學(xué)籍管理中存在的問題及其對(duì)策

陳林芳

（莆田學(xué)院外國(guó)語學(xué)院，福建莆田351100）

摘要：闡述學(xué)籍管理的重要性，探尋高校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀，分析學(xué)籍管理中存在的宣傳力度不夠、重要性認(rèn)識(shí)不足、在“以生為本”方面做的不夠及信息化應(yīng)用還不夠等四個(gè)問題，提出了新時(shí)期加強(qiáng)和完善高校學(xué)籍管理工作要大力宣傳學(xué)籍管理的重要性、提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、樹立“以生為本”的工作理念、加快信息化建設(shè)步伐等若干措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；高校；學(xué)籍管理

高校學(xué)籍是按照國(guó)家招生規(guī)定，學(xué)生被正式錄取后，經(jīng)過學(xué)校全面復(fù)查并入校辦理注冊(cè)手續(xù)后取得在該校學(xué)習(xí)資格的標(biāo)志。所謂學(xué)籍管理，是指學(xué)校依據(jù)國(guó)家教育行政部門頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定和學(xué)校制定的規(guī)章制度，利用現(xiàn)代科學(xué)手段對(duì)學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)到畢業(yè)整個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)督和管理。它是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，包括新生入學(xué)資格的審核和取得學(xué)籍，辦理學(xué)期注冊(cè)手續(xù)，課程的考核和成績(jī)的管理，學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)管理等等。在高等學(xué)校教學(xué)管理和學(xué)生管理中，學(xué)籍管理是一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，它對(duì)于保證人才質(zhì)量的培養(yǎng)，學(xué)生正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)，穩(wěn)定學(xué)校的正常教學(xué)秩序起到非常重要的作用。

新時(shí)期下，我國(guó)的高等教育已經(jīng)由精英教育階段步入大眾教育階段，招生數(shù)量不斷增加，生源結(jié)構(gòu)日趨復(fù)雜（如統(tǒng)招生、單招生、專升本學(xué)生、進(jìn)修生等），在新時(shí)代背景下高等教育改革蓬勃發(fā)展，提出了培養(yǎng)應(yīng)用型、創(chuàng)新型人才的教育理念與模式。高等教育的一系列飛速變化，對(duì)高校學(xué)籍管理提出了新的目標(biāo)和要求，改變傳統(tǒng)形式的學(xué)籍管理模式已經(jīng)迫在眉睫。

一、高校學(xué)籍管理中存在的問題

近年來，隨著我國(guó)高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)籍管理工作越來越專業(yè)化和復(fù)雜化。受傳統(tǒng)理念“重教育、輕管理”的影響，高校對(duì)學(xué)籍管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。筆者就我院學(xué)籍管理現(xiàn)狀向教師和學(xué)生陸續(xù)發(fā)放650份問卷，回收598份，回收率92%，有效問卷588份，有效率90.5%。具體調(diào)查存在如下問題：

（一）對(duì)學(xué)籍管理的宣傳力度不夠

學(xué)生學(xué)籍與每位學(xué)生的切身利益息息相關(guān)，但是部分老師和相當(dāng)一部分學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。［1］很多教師會(huì)認(rèn)為學(xué)籍管理跟自己沒有什么關(guān)系，都認(rèn)為那是教學(xué)管理部門的工作。有些教師對(duì)學(xué)生違規(guī)視而不見，甚至有的老師還會(huì)替學(xué)生隱瞞實(shí)情，這樣學(xué)籍管理制度根本沒有得到應(yīng)有的落實(shí)。另外在學(xué)籍管理過程中缺少學(xué)生的參與，很少有學(xué)生會(huì)主動(dòng)認(rèn)真地去了解學(xué)籍管理制度，同時(shí)學(xué)籍管理人員對(duì)學(xué)生各方面的了解也是相當(dāng)有限的。這種情況下導(dǎo)致個(gè)別學(xué)生會(huì)問：計(jì)算機(jī)考試不及格真的不能畢業(yè)嗎？對(duì)學(xué)籍管理規(guī)定的內(nèi)容學(xué)習(xí)不夠，了解不足，甚至有的學(xué)生考試作弊，受到記過時(shí)才后悔莫及。追究原因，最重要的一點(diǎn)是學(xué)籍管理制度的宣傳力度不到位造成的。被調(diào)查的師生真正了解什么是學(xué)籍管理的只有226人，占38.44%。這樣不僅影響學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，而且還會(huì)影響學(xué)籍管理真正目的的實(shí)現(xiàn)。

（二）對(duì)學(xué)籍管理重要性的認(rèn)識(shí)不夠

1999年以后，我國(guó)的高校招生大力發(fā)展，我國(guó)的高等教育步入大眾化階段，它使更多青年人有了接受高等教育的機(jī)會(huì)，提高了勞動(dòng)者的整體素質(zhì)，極大地改善了國(guó)家未來的勞動(dòng)力水平和結(jié)構(gòu)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展積蓄了人才，也就是所謂的從“精英教育”向“大眾教育”轉(zhuǎn)變。［2］這種形勢(shì)的變化使得學(xué)籍管理者的工作量劇增，工作難度更加復(fù)雜。被調(diào)查的師生能真正了解學(xué)籍管理的重要性只有268人，占45.58%。目前學(xué)籍管理重要性認(rèn)識(shí)的不足主要體現(xiàn)在：（1）在許多高校中學(xué)籍管理人員往往身兼數(shù)職，同時(shí)肩負(fù)著日常教務(wù)管理、科研等其他方面的工作，學(xué)籍管理人員的工作十分繁瑣艱巨。（2）由于傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)上的偏見，學(xué)籍管理人員得不到應(yīng)有的重視，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理服務(wù)水平的機(jī)會(huì)極少。部分管理者甚至認(rèn)為學(xué)籍管理的工作只是簡(jiǎn)單的重復(fù)勞動(dòng)，只需維持教學(xué)工作的正常運(yùn)行即可，從而忽視了學(xué)籍管理人員的素質(zhì)問題。（3）缺乏科學(xué)規(guī)范的學(xué)籍管理制度，許多學(xué)校尚未建立健全相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理制度?，F(xiàn)行的學(xué)籍管理基本上由招生處、學(xué)生處、教務(wù)處、院系等多個(gè)部門參與，但由于各個(gè)部門之間信息交流不通暢、管理方法不統(tǒng)一，容易導(dǎo)致學(xué)籍管理工作權(quán)責(zé)不清，分工不明，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤與混亂。

（三）在“以生為本”方面做的還不夠

新時(shí)期下，“學(xué)校以教學(xué)為本，教學(xué)以教師為本，教師以學(xué)生為本”是現(xiàn)代教育和管理思想在高等學(xué)校的最新體現(xiàn)。將“以人為本，學(xué)生第一”的教育理念應(yīng)用到學(xué)籍管理工作中，始終把師生的利益放在第一位，全心全意關(guān)心學(xué)生的成長(zhǎng)，真心真意關(guān)愛學(xué)生的一切。但是在學(xué)籍管理過程中，部分院校的管理制度顯得過于嚴(yán)苛，比如，凡有下列情況之一者，不授予學(xué)士學(xué)位：在校學(xué)習(xí)期間，曾受過記過處分；在校學(xué)習(xí)期間，重修取得的學(xué)分?jǐn)?shù)累計(jì)達(dá)到學(xué)分的三分之一以上的。還存在部分院校，由于學(xué)生家庭比較困難，拖欠學(xué)費(fèi)，管理部門就在教務(wù)管理系統(tǒng)上設(shè)置“未交費(fèi)”，由此導(dǎo)致學(xué)生在教務(wù)系統(tǒng)上無法選課，大學(xué)英語四六級(jí)報(bào)名、重修報(bào)名等也因此無法進(jìn)行。這樣的種種行為不僅缺乏人文關(guān)懷，也與目前中國(guó)的法制精神、教育理念相違背。固然高校在管理過程中實(shí)行嚴(yán)格的制度是沒有錯(cuò)誤的，但是只有做到“以人為本，學(xué)生第一”，才能真正讓人信服。

（四）學(xué)籍管理的信息化應(yīng)用還不夠

傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理，一般采取紙質(zhì)版及人工化的管理，在填寫檔案時(shí)容易錯(cuò)填或漏填，導(dǎo)致信息缺失、更新滯后，嚴(yán)重影響學(xué)籍檔案的質(zhì)量水平。隨著近年來高校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模的影響，學(xué)校學(xué)生的學(xué)籍管理的信息量也在不斷增加，學(xué)籍管理人員的工作量增加了，管理的難度也加大了，所以高校學(xué)籍管理要實(shí)現(xiàn)信息化是非常有必要的。［3］在被調(diào)查的師生中，對(duì)加快學(xué)籍管理信息化的呼聲也是很高的，達(dá)到66.16%。許多高校雖然已經(jīng)建立了網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)，但在學(xué)籍管理部門與院系管理部門、相關(guān)行政管理部門與學(xué)生之間還未完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，很多高校在學(xué)分統(tǒng)計(jì)、選課、大學(xué)英語四六級(jí)報(bào)名等方面還處在半自動(dòng)化半手工操作階段，沒有一套行之有效的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，致使學(xué)籍管理工作效率低。

二、加強(qiáng)和完善高校學(xué)籍管理工作

新時(shí)期下隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校改革日益深化，高校對(duì)學(xué)籍管理的科學(xué)化、制度化、程序化和現(xiàn)代化提出了更新和更高的要求。針對(duì)上述問題，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理工作：

（一）大力宣傳學(xué)籍管理的重要性

學(xué)籍管理規(guī)定不僅是高校學(xué)生在校期間的行為準(zhǔn)則，也是學(xué)籍管理人員與教師的工作依據(jù)。因此，宣傳學(xué)籍管理的重要性首先第一步要建立健全科學(xué)的規(guī)范的學(xué)籍管理制度。要遵循依法原則、學(xué)校特色原則、穩(wěn)定性和創(chuàng)新性相結(jié)合的原則，不斷推進(jìn)學(xué)籍管理制度具體化。第二，從學(xué)生著手，特別是從新生入學(xué)伊始，就要進(jìn)行學(xué)籍管理制度的宣傳和教育。要利用各種方式，大力宣傳學(xué)籍管理規(guī)定，比如舉辦培訓(xùn)班，對(duì)新生進(jìn)行學(xué)籍管理培訓(xùn)，之后組織學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理的規(guī)定進(jìn)行考試，不及格的學(xué)生要求補(bǔ)考，直到考試通過為止。同時(shí)還可以通過學(xué)校宣傳欄做學(xué)籍管理規(guī)定的相關(guān)宣傳，并分發(fā)給每個(gè)新生《學(xué)生手冊(cè)》和《高校學(xué)籍管理規(guī)定》，也可以開展知識(shí)競(jìng)賽等，組織學(xué)生深入學(xué)習(xí)學(xué)籍管理制度，掌握學(xué)籍管理規(guī)定內(nèi)容。第三，對(duì)學(xué)校各院系的領(lǐng)導(dǎo)、教師和教輔人員加大學(xué)籍管理規(guī)定的宣傳與培訓(xùn)。

（二）提升學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)籍管理人員是學(xué)籍管理工作的主要執(zhí)行者，工作復(fù)雜枯燥，責(zé)任重大。學(xué)籍管理工作和其他的管理工作是一樣的，是一項(xiàng)技術(shù)性和政策性極強(qiáng)的工作，它要求學(xué)籍管理人員必須具有很強(qiáng)的原則性、準(zhǔn)確性和計(jì)劃性，這是保證做好學(xué)籍管理工作的根本。本著“用人先育人”的原則，建立與之相應(yīng)的人才培養(yǎng)方案，給學(xué)籍管理人員提供更多的業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)。學(xué)校管理部門應(yīng)該每學(xué)期至少安排一次學(xué)籍管理人員到兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，召開工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，暢談各自在工作中的收獲和體會(huì)，及時(shí)總結(jié)工作的不足，汲取好的工作經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，也可以定期安排他們利用暑假進(jìn)修有關(guān)管理方面的課程，并將理論培訓(xùn)的內(nèi)容與實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合起來，提高自己的理論和業(yè)務(wù)水平。學(xué)校應(yīng)建立有效的崗位考核機(jī)制，挖掘?qū)W籍管理人員的工作潛能。每學(xué)年學(xué)校應(yīng)采取院系推薦，教務(wù)處根據(jù)一學(xué)年來學(xué)籍管理人員的各方面表現(xiàn)，進(jìn)行公平、公正、公開的全面考核，適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)那些表現(xiàn)突出的人員，而對(duì)那些表現(xiàn)較差者給予適當(dāng)?shù)呐u(píng)教育。這樣不僅能提高學(xué)籍管理人員的責(zé)任感，而且還能提高學(xué)籍管理者的整體素質(zhì)。

（三）樹立“以學(xué)生為本”的工作理念

學(xué)生是學(xué)籍管理和學(xué)籍服務(wù)的主要對(duì)象，學(xué)籍管理人員應(yīng)該樹立“一切以學(xué)生為本、一切為了學(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生的一切利益”［4］。新時(shí)期下高等教育已從傳統(tǒng)的應(yīng)試教育向素質(zhì)教育轉(zhuǎn)變，重視培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識(shí)和實(shí)踐能力的應(yīng)用型人才。這就要求高校學(xué)籍管理人員要樹立“以生為本”的教育理念，充分尊重學(xué)生的自主性和創(chuàng)造性。當(dāng)前，各院校正通過完善學(xué)分制、彈性學(xué)制、重修制度、轉(zhuǎn)專業(yè)制度等彈性化的手段，為學(xué)生的個(gè)性發(fā)展創(chuàng)造更加寬松的環(huán)境。俗話說：沒有規(guī)矩不成方圓。只有制定嚴(yán)謹(jǐn)、周密、周全的規(guī)章制度，學(xué)籍管理人員才能在處理問題時(shí)有法可依，有章可循，提高辦事效率。另外建議學(xué)籍管理人員通過召開學(xué)生座談會(huì)等多種形式，傾聽學(xué)生的心聲，了解學(xué)生在學(xué)籍方面存在的各種問題，進(jìn)而有針對(duì)性地解決問題，對(duì)于不符合規(guī)定無法辦理的事項(xiàng)要耐心地向?qū)W生解釋經(jīng)過和原委?？傊局皩W(xué)生的事就是自己的事”，在工作中及時(shí)為學(xué)生提供幫助和支持，最大限度地調(diào)動(dòng)和發(fā)揮學(xué)生的積極性和主動(dòng)性。

（四）加快學(xué)籍管理的信息化建設(shè)步伐

隨著高校辦學(xué)模式的不斷擴(kuò)大，學(xué)籍管理的信息量不斷增加，學(xué)籍管理人員必須耗費(fèi)很多時(shí)間和大量的精力來處理具體工作，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了現(xiàn)代教育的發(fā)展，必須建立電子信息化管理、教務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全校資源共享。高校管理工作信息化程度的高低是衡量一個(gè)高校管理水平的重要標(biāo)志。［5］目前許多高校正致力于建立和完善教務(wù)管理系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和校園網(wǎng)進(jìn)行學(xué)籍管理，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，加強(qiáng)教學(xué)單位之間的信息交流，提高工作效率。例如，就教師而言，利用賬號(hào)和密碼登入系統(tǒng)，可以進(jìn)行學(xué)生的成績(jī)錄入、學(xué)生論文修改，也可以在教務(wù)系統(tǒng)上辦理調(diào)、停課。同時(shí)教師可以在“天空教室”建立課程檔案，給學(xué)生布置作業(yè)，并與學(xué)生進(jìn)行互動(dòng)交流等。就學(xué)生而言，可以利用教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行選課以及大學(xué)英語四六級(jí)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、重修考試的報(bào)名等等。學(xué)生隨時(shí)可以上網(wǎng)查詢自己的成績(jī)、所得學(xué)分、選課情況、注冊(cè)情況等。而教學(xué)秘書則可以在教務(wù)系統(tǒng)上排課、安排考試，管理學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)、審查畢業(yè)生資格等。當(dāng)然，學(xué)籍管理的信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，這要求各高校引進(jìn)專業(yè)的信息化設(shè)備、加大人力管理，有計(jì)劃有步驟地實(shí)現(xiàn)信息化的管理方式。

三、結(jié)語

高校學(xué)籍管理工作體現(xiàn)了學(xué)生在學(xué)階段的各種變化，是學(xué)院了解、掌握學(xué)生基本情況的主要途徑，也是對(duì)學(xué)生管理工作研究和決策的重要依據(jù)。學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)艱巨的、繁瑣的、政策性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)管理工作，做好學(xué)籍管理工作，能夠更加有效促進(jìn)校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)，提高教育教學(xué)質(zhì)量。新時(shí)期下面對(duì)教學(xué)改革的不斷發(fā)展，我們要認(rèn)真研究學(xué)籍管理中出現(xiàn)的新問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以高度的敬業(yè)精神，提高學(xué)籍管理人員的管理水平，做好高校學(xué)生學(xué)籍管理工作。

參考文獻(xiàn)：

［1］許曉玲.加強(qiáng)高校學(xué)籍管理工作探析［J］.瓊州學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（6）：57-58.

［2］肖玉梅.高等教育行政管理學(xué)［M］.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2013：281-282.

［3］管偉巍.高校學(xué)籍管理存在的問題與對(duì)策［J］.遼寧行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（12）：123-124.

［4］馬亞平.“以生為本”理念下高校學(xué)籍管理工作探析［J］.佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（1）：148-149.

［5］朱則慶.新形勢(shì)下如何做好高校學(xué)籍管理［J］.南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（2）：95-96.

（責(zé)任編輯：陳虹）

On Problems in the Status Management and Their Countermeasures

CHEN Linfang

（School of Foreign Languages，Putain University，Putian，F(xiàn)ujian 351100）

Key words：new period；college；status management

Abstract：This paper first expounds the importance and the present situation of the student status management，and then it points out its shortage in the four aspects：propaganda；understanding of the importance；student-based idea and information technology.Last the paper puts forward several countermeasures to strenthen and improve the university student status management：Endeavor to propaganda the importance of student status management in the new period；promote the service quality of staff members，build student-based idea and speed up the pace of information construction and so on.

中圖分類號(hào)：G472.4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-2109（2016）04-0090-04

收稿日期：2016-02-22

作者簡(jiǎn)介：陳林芳（1966-），女，漢族，助理研究員，主要從事教學(xué)管理方面研究。