淺談高速公路建設(shè)檔案管理

佟 國

吉林省高速公路管理局白城管理分局

淺談高速公路建設(shè)檔案管理

佟 國

吉林省高速公路管理局白城管理分局

近年來，高速公路項(xiàng)目建設(shè)檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，檔案資料在填寫環(huán)節(jié)缺乏真實(shí)性、項(xiàng)目建設(shè)檔案和工程建設(shè)之間缺乏協(xié)調(diào)性、高速公路項(xiàng)目建設(shè)檔案管理在執(zhí)行力度方面缺乏有效性等問題越來越突出，已經(jīng)對(duì)高速公路項(xiàng)目檔案建設(shè)檔案管理活動(dòng)的有效開展造成直接影響。在此背景之下，分析高速公路項(xiàng)目建設(shè)檔案管理問題。

高速公路；建設(shè)；檔案管理

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是貫穿整個(gè)建設(shè)與使用全過程的主線，同時(shí)也是建設(shè)項(xiàng)目工程的重要組成部分，高速公路建設(shè)項(xiàng)目主要是指工程從最初的項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、施工圖設(shè)計(jì)以及工程施工，中間變更設(shè)計(jì)，至最后工程交、竣工及運(yùn)，整個(gè)高速公路建設(shè)項(xiàng)目的過程中形成了大量與其相關(guān)的檔案資料，能夠準(zhǔn)確地、全面地反映出高速公路建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，為項(xiàng)目的運(yùn)營管理奠定基礎(chǔ)，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料在收集、整理以及歸檔管理時(shí)必須按照相關(guān)規(guī)定，保證其全面性與規(guī)范性，其管理和控制方式的好壞直接決定著建設(shè)項(xiàng)目管理的質(zhì)量，因此，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在高速公路建設(shè)整個(gè)過程和后期運(yùn)營都具有十分重要的作用。

1、概述

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是指，根據(jù)相關(guān)的項(xiàng)目檔案組卷的規(guī)定，系統(tǒng)地整理并歸檔公路建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生的相關(guān)文件材料［1］。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作參與了從項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)到竣工驗(yàn)收的全部過程，體現(xiàn)的是項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全和費(fèi)用管理的基本情況。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的功能體現(xiàn)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是可以提供有關(guān)工程建設(shè)質(zhì)量、領(lǐng)導(dǎo)決策、工作考察的書面依據(jù)和證明，對(duì)學(xué)術(shù)研究也有一定的促進(jìn)作用；另一方面是工程建設(shè)、維護(hù)、改造、管理的材料依據(jù)與歷史記錄。

2、高速公路建設(shè)檔案管理的工作流程

一是工作的總體要求。檔案文件形成于項(xiàng)目建設(shè)的全過程之中，對(duì)文件的產(chǎn)生、收集、整理分類和管理應(yīng)該指任相應(yīng)的管理人員負(fù)責(zé)，并將檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)的計(jì)劃中，進(jìn)行系統(tǒng)詳細(xì)地安排部署；二是資料收集。檔案管理的工作應(yīng)遵循時(shí)效性，并要保證其真實(shí)性，以便管理部門對(duì)工程建設(shè)進(jìn)行第一時(shí)間的監(jiān)督與指導(dǎo)，一般按照工程進(jìn)度進(jìn)行資料收集，由相關(guān)施工部門按照具體的管理?xiàng)l例進(jìn)行收集；三是文件整理與組卷。文件的整理與歸檔應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)要求：第一，在工程進(jìn)行前期應(yīng)根據(jù)文件材料的分類規(guī)范，建立科學(xué)合理、便于查找的材料歸檔原則；第二，建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)文件進(jìn)行匯總，并根據(jù)文件形成的時(shí)間或產(chǎn)生的建設(shè)階段等要素進(jìn)行組卷；第三，工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件應(yīng)該按照其原有形式進(jìn)行單獨(dú)組卷；第四，項(xiàng)目工程在建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件，應(yīng)由施工單位依據(jù)產(chǎn)生時(shí)間進(jìn)行組卷分類。而各種項(xiàng)目的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告應(yīng)按工程項(xiàng)目的分工進(jìn)行排序整理歸檔；第五，工程結(jié)束時(shí)由建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行工程決算和財(cái)務(wù)決算的匯總，同時(shí)施工單位還應(yīng)負(fù)責(zé)竣工圖紙的組卷，通常按單位分類進(jìn)行組卷；第六，項(xiàng)目統(tǒng)籌規(guī)劃的管理性文件應(yīng)按時(shí)間、建設(shè)程序、重要性的要素進(jìn)行排列組卷，設(shè)備類的文件應(yīng)按其購買簽收憑證、產(chǎn)品說明、設(shè)備安裝或調(diào)試以及后期的護(hù)理和維修進(jìn)行分類歸檔；第七，卷內(nèi)文件的格式要求一般是前為批復(fù)，后為請(qǐng)示；前為正文，后為附件；前為印件，后為定稿；前為原件，后為復(fù)制件；前為理論文件，后為依據(jù)文件。對(duì)配有圖片材料的文件，應(yīng)是文字在前，圖片靠后。竣工圖則按圖號(hào)或樁號(hào)排列；四是工程檔案的驗(yàn)收與移交。對(duì)于工程檔案的移交：工程檔案的移交工作應(yīng)注意以下幾點(diǎn)要求：在工程項(xiàng)目檔案通過專項(xiàng)驗(yàn)收后，應(yīng)在項(xiàng)目竣工90天內(nèi)將相關(guān)的資料文件移交給有關(guān)政府管理部門；在資料移交過程中應(yīng)做好工作記錄，以免遺漏或文件丟失；凡是涉及國建法律、管理?xiàng)l例或是科研成果、技術(shù)獎(jiǎng)項(xiàng)的工程項(xiàng)目，都應(yīng)該根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將檔案移交到交通部檔案館進(jìn)行保存［2］。

3、高速公路工程檔案控制管理

3.1 高速公路項(xiàng)目獲得立項(xiàng)是高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案存在的首要條件。交通運(yùn)輸局檔案工作人員必須隨時(shí)跟蹤工程請(qǐng)示的批復(fù)情況，對(duì)文件進(jìn)行收集完善，如工程建設(shè)前期從方案研究至工程立項(xiàng)直至項(xiàng)目的環(huán)境評(píng)估報(bào)告、初步設(shè)計(jì)批復(fù)等。

3.2 工程竣工檔案是高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案中的重頭戲，要成立由專兼職檔案員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，組織施工監(jiān)理技術(shù)負(fù)責(zé)人和檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)對(duì)各階段的文件資料按照標(biāo)準(zhǔn)從工程原始資料開始進(jìn)行收集歸檔整理；落實(shí)完善檔案工作責(zé)任制，將檔案工作與對(duì)施工監(jiān)理單位的考核掛鉤，提高施工監(jiān)理單位對(duì)檔案工作的重視和工作積極性，把檔案管理工作納入整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)管理的全過程；在做好資料收集歸檔的同時(shí)，通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備，完成綜合類和竣工圖表類原圖的數(shù)字化，并且運(yùn)用檔案管理軟件，使工程建設(shè)中產(chǎn)生的大量資料通過檔案管理軟件可以迅速查找并且看到電子原圖，在收集整理紙質(zhì)類資料的同時(shí)，重視聲像資料的收集，對(duì)重要會(huì)議、重要部位、關(guān)鍵工序的施工控制等方面進(jìn)行攝影攝像，從而形成工程直觀的影像資料。

3.3 高速公路工程質(zhì)量，對(duì)于高速公路來說是最為重要的部分，質(zhì)監(jiān)檔案是交通建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作的真實(shí)記錄，是質(zhì)量監(jiān)督工作的重要依據(jù)，質(zhì)監(jiān)站制定檔案管理制度，嚴(yán)格按照省、市交通建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理辦法對(duì)質(zhì)檢檔案進(jìn)行整理歸檔，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程質(zhì)量監(jiān)督工作目標(biāo)管理。同時(shí)重視聲像資料的收集，對(duì)工程重要部位、關(guān)鍵工序等方面進(jìn)行攝像，形成重要的照片檔案。

綜上所述，高速公路項(xiàng)目建設(shè)檔案管理實(shí)踐活動(dòng)無疑是確保工程項(xiàng)目得以順利施工的重要手段，而為了提升高速公路項(xiàng)目建設(shè)檔案管理整體水平，需要相關(guān)部門與機(jī)構(gòu)創(chuàng)建檔案管理專項(xiàng)責(zé)任機(jī)制、合理調(diào)整項(xiàng)目建設(shè)檔案和工程建設(shè)之間的協(xié)調(diào)性，并且給予檔案編制定期檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)高速公路項(xiàng)目建設(shè)檔案管理實(shí)踐活動(dòng)存在價(jià)值的有效提升，從而為施工企業(yè)以及國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

［1］楊凌波，計(jì)媛媛.工程總承包項(xiàng)目的檔案管理［J］.工程與建設(shè)，2008，22（4）：579-580.

［2］郭海霞.檔案信息是高速公路運(yùn)營管理的依據(jù)［J］.山西檔案，2013，S1：86-87.

［3］趙艷莓.對(duì)高速公路工程檔案管理的思考［J］.檔案天地，2012，06：58.