淺談企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

李 芳

山東新和成藥業(yè)有限公司

淺談企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

李 芳

山東新和成藥業(yè)有限公司

檔案管理是我國文獻信息管理系統(tǒng)的重要組成部分，保存歷史的原貌、反映歷史事實，也是為社會實踐服務，對館藏、科技、文件、人事、圖書等內(nèi)容進行有效地管理、記錄在案。新時期，對檔案管理提出了不斷創(chuàng)新和完善管理的要求，也對檔案管理人員的素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)。本文闡述了檔案管理的重要性及其作用，分析當前檔案管理存在的現(xiàn)象，探索在新時期檔案管理不斷創(chuàng)新與完善的新路子和新方法，充分提高檔案管理的利用率。

檔案管理；企業(yè)；創(chuàng)新；完善

近年來，企業(yè)檔案管理工作取得了長足進展，但依然存在很多問題，如檔案管理意識薄弱、檔案使用頻率不高、檔案人員素質(zhì)低下、檔案信息化建設(shè)滯后等，嚴重限制了檔案價值的發(fā)揮。在當前國家大力提倡創(chuàng)新的大背景下，企業(yè)必須提高對檔案管理的重視程度，不斷提升檔案管理的質(zhì)量和水平，為企業(yè)開展科技創(chuàng)新活動提供有力的檔案信息支持。

1 企業(yè)檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案使用頻率不高

現(xiàn)階段，多數(shù)企業(yè)能夠正視檔案的采集與保存工作，但對于檔案的使用卻缺乏足夠重視，很多企業(yè)檔案在經(jīng)過簡單的分類整理后就被存放到檔案室或上傳至數(shù)據(jù)庫中，之后就將其束之高閣，鮮少有人問津。實際上，檔案的真正價值并不僅僅在于記錄，更在于參考和借鑒，如果檔案一經(jīng)形成，就被永久性地封存起來，從而失去其原有的意義。

1.2 檔案信息化建設(shè)滯后

當前，除了一些大型企業(yè)之外，很多中小企業(yè)的網(wǎng)站建設(shè)才剛剛起步，檔案信息化建設(shè)更是嚴重滯后。同時，企業(yè)檔案信息系統(tǒng)未與其他部門的信息系統(tǒng)進行有效銜接，很多檔案的采集、移交依然依賴于手工操作，而不能通過信息化途徑自動完成。此外，企業(yè)缺乏專業(yè)的信息化檔案管理人才，對于檔案信息化的理解還停留在計算機操作的初級層面上，這限制了檔案信息系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

2 企業(yè)檔案管理工作當中的發(fā)展與創(chuàng)新

2.1 引進科技化

企業(yè)檔案科技化是企業(yè)信息管理的必經(jīng)之路。檔案信息是非常重要的信息資源，當今互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，企業(yè)檔案也要跟上時代的步伐，把企業(yè)檔案科技化，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案一般都是用紙張，書裝成冊，然后再把檔案分類的儲藏在檔案柜里。這樣的儲存方法會出現(xiàn)很多的問題，比如耗費紙張比較多，占地空間大，往往為了檔案就要準備幾個屋子的地方存放，尋找起來更是麻煩，要翻閱大量的無效檔案，才可以尋找到自己所需要的檔案，如果把企業(yè)檔案信息化，這樣一來，幾臺電腦就可以解決企業(yè)檔案的儲藏問題，企業(yè)可以把信息放到安全的網(wǎng)絡(luò)云上去，再利用局域網(wǎng)管理企業(yè)信息檔案，這樣，不僅占地小，更是方便查找，需要用檔案的使用者，在電腦上輸入所需檔案的時間就可以輕而易舉的尋找到自己所需的檔案，不僅方便，而且對檔案管理人員更是方便了管理。

2.2 推進檔案數(shù)字化進程，加快實現(xiàn)信息資源共享

加快辦公室檔案數(shù)字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)計劃，并加強檢查和監(jiān)督，確保能有序開展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作。要加大投入，在單位各級檔案部門形成協(xié)作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強化單位在檔案信息資源產(chǎn)生過程中的主體責任。加快實現(xiàn)檔案信息資源共享。單位應嚴格依據(jù)國家新出臺的標準，把技術(shù)壁壘打破，統(tǒng)一建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進單位及時融合網(wǎng)上辦公應用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)上實現(xiàn)檔案信息的生成、整理與歸檔，使電子檔案信息的入口保持暢通。同時，加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。

2.3 管理手段創(chuàng)新

在當今社會，先進的技術(shù)設(shè)備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域。檔案工作也是如此：要實現(xiàn)計算機檔案管理，達到檔案管理現(xiàn)代化的要求，檔案部門必須配備必要的計算機檔案管理專業(yè)人才。當前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術(shù)的應用，即檔案計算機管理。電子計算機以其高速運算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。一些專家認為：計算機的產(chǎn)生和應用，就好像紙張的發(fā)明一樣，其對人類科學文化的發(fā)展產(chǎn)生巨大的推動作用。機讀文件在文件載體形式中所占的比重將會越來越大。雖然不會完全取代紙張，但紙質(zhì)文件必然會越來越少，電子文件也越來越廣泛地被認識和使用，成為勢不可擋的歷史潮流。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學會利用現(xiàn)代化檔案管理手段——檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進行電子文件的制作、使用和維護。

3 結(jié)束語

檔案管理是一種傳統(tǒng)的管理活動。在信息高度發(fā)達的傳媒時代，檔案管理在遵循原有管理方式的基礎(chǔ)上，可以實現(xiàn)新的突破。新的方法和新的管理可以增強檔案管理的有效性，可以從手段上提高檔案管理的重要突破。積極探求檔案管理的新方法是時代的要求，是檔案工作發(fā)展的要求，是社會文化進步的要求。創(chuàng)新檔案管理需要多方面的力量共同合作，在檔案專業(yè)的各個環(huán)節(jié)形成統(tǒng)一的合力，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、科學化、現(xiàn)代化。

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