辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

席小青

山西省婁煩公路管理段

辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

席小青

山西省婁煩公路管理段

文書檔案能夠客觀反映出某個(gè)社會(huì)、組織及團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)出現(xiàn)的問題、問題的改進(jìn)方案以及改進(jìn)成果等。因而檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中應(yīng)提高對(duì)其的重視程度，且應(yīng)采取相應(yīng)措施不斷提高檔案管理工作質(zhì)量，并提升整體工作效率。但是，在當(dāng)前的文書檔案收集與歸檔工作中仍然存在著一些問題?；诖耍恼戮娃k公室文書檔案收集與歸檔工作管理進(jìn)行簡要的分析，希望可以提供一個(gè)借鑒。

辦公室；文書檔案收集；歸檔工作管理

1.辦公室文書檔案收集

1.1 文書檔案收集的涵義

文書檔案的收集就是相關(guān)人員按照工作規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中的資料，集中到單位辦公室的檔案科室以進(jìn)行科學(xué)的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)；是決定檔案存在和發(fā)放的前提條件。

1.2 文書檔案收集工作的內(nèi)容與要求

辦公室文書檔案收集的主要工作就是檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔檔案的接收。在接收過程中，檔案人員應(yīng)達(dá)到以下工作要求：豐富和優(yōu)化檔案內(nèi)容；加強(qiáng)檔案室外工作的調(diào)查和指導(dǎo)；確保入室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；歸檔檔案應(yīng)當(dāng)齊全、完整。只有在達(dá)成這幾項(xiàng)要求的基礎(chǔ)上，才能達(dá)到檔案收集工作的“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、結(jié)構(gòu)合理、工作及時(shí)、體現(xiàn)特色”的總要求。

2.辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的現(xiàn)狀

2.1 工作人員對(duì)文書檔案的管理意識(shí)較差

過去，人們對(duì)辦公室文書檔案的工作的重視度不夠高，導(dǎo)致人們?cè)诠ぷ鲿r(shí)注意力集中較差，使得文書檔案的收集和歸檔等工作不到位。大部分檔案管理工作人員由于對(duì)文書檔案的管理意識(shí)較差，在工作中較為注重事業(yè)單位的一些紅頭文件，往往忽略較為普通的編號(hào)文件，大大降低了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺損、檔案失真以及檔案時(shí)間不連貫等現(xiàn)象。工作人員對(duì)文書檔案的管理意識(shí)缺失使得工作人員責(zé)任感低，增加了文書檔案管理和查閱的難度，從而使得文書檔案無法為公司的決策發(fā)揮作用，在一定程度上阻滯了公司的發(fā)展進(jìn)程。

2.2 公司對(duì)文書檔案的收集和歸檔力度不到位

當(dāng)前，由于檔案人員對(duì)文書檔案的收集及歸檔工作重視不夠以及歸檔力度不到位，導(dǎo)致出現(xiàn)許多文件資料丟失或缺損的情況。其具體原因有：歸檔模式不科學(xué)，目前仍多以文字檔案形式存檔，對(duì)電子文書檔案缺乏收集及歸檔的意識(shí)與經(jīng)驗(yàn)；文書檔案的收集和歸檔流程不規(guī)范，文件資料隨意擺放，混亂不堪，無法及時(shí)歸檔；文書檔案可靠性較差，部分單位或相關(guān)檔案部門通過模擬近幾年數(shù)據(jù)以應(yīng)付上級(jí)檢查，導(dǎo)致檔案文件的真實(shí)性與歷史性嚴(yán)重喪失；文書檔案缺乏連續(xù)性與完整性，如文件資料斷章、斷頁、缺單位落款公章、缺時(shí)間等。

2.3 文書檔案的收集及歸檔不全面

在進(jìn)行辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作過程中，常出現(xiàn)文件收集不全面的情況。由于資料內(nèi)容廣泛且來源繁雜，同時(shí)參考價(jià)值重要，若出現(xiàn)文件材料遺留他人或他部門，將會(huì)導(dǎo)致收集困難，增加檔案人員歸檔工作的難度。此外，由于部分文書檔案管理人員為兼職人員，對(duì)文書檔案的整理及歸檔工作缺乏充足的時(shí)間、精力及經(jīng)驗(yàn)，或其他各種原因，最終導(dǎo)致文書檔案材料等無法及時(shí)有效的收集全面。

3.辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的改進(jìn)措施

3.1 構(gòu)建文書檔案管理體系

在辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展過程中應(yīng)注重強(qiáng)調(diào)對(duì)文書檔案管理體系的構(gòu)建，并在體系內(nèi)容制定過程中針對(duì)歸檔模式不規(guī)范的問題設(shè)定相應(yīng)的管理原則，且要求檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中嚴(yán)格按照管理原則來執(zhí)行，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。此外，在文書檔案管理體系構(gòu)建過程中基于各部門職能的基礎(chǔ)上明晰其歸檔范圍也是至關(guān)重要的，因而應(yīng)強(qiáng)化對(duì)其的有效落實(shí)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)

首先要求機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)施管理工作的過程中應(yīng)定期安排檔案管理人員參加專業(yè)化的培訓(xùn)項(xiàng)目，繼而促使其在培訓(xùn)過程中能強(qiáng)化自身責(zé)任心及使命感，且將其合理地融入文書檔案管理中，提升整體工作效率。其次，由于辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施的過程中強(qiáng)調(diào)了對(duì)兼職人員的引進(jìn)，因而在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)單位在實(shí)施管理工作的過程中應(yīng)積極開展兼職檔案員培訓(xùn)行為，最終由此提升其專業(yè)化水平，并避免返工情況的發(fā)生。再次，基于培訓(xùn)活動(dòng)開展的基礎(chǔ)上，利用會(huì)議的形式明晰歸檔范圍、歸檔質(zhì)量等信息也是非常必要的，因而應(yīng)提高對(duì)其的重視程度。

3.3 做好檔案宣傳工作

第一，機(jī)關(guān)單位等領(lǐng)域在實(shí)施管理工作的過程中應(yīng)注重以簡報(bào)編制及檔案編研等形式來擴(kuò)大檔案工作的宣傳力度，并引導(dǎo)檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中可提升自身文書檔案管理意識(shí)，最終更為積極地投入到工作崗位中，且達(dá)成文書檔案宣傳目標(biāo)。第二，為了擴(kuò)大文書檔案宣傳范圍，要求領(lǐng)導(dǎo)基層應(yīng)注重通過對(duì)多媒體技術(shù)的應(yīng)用來提升宣傳力度，且由此規(guī)范檔案管理人員管理手段，即引導(dǎo)其定期核查檔案室?guī)觳貎?nèi)容等，繼而由此避免文書檔案收集與歸檔中材料不真實(shí)問題的凸顯，提升文書檔案的整體利用率。第三，在檔案宣傳工作開展過程中強(qiáng)調(diào)對(duì)文書檔案作用的宣傳也是非常必要的，因而應(yīng)提高對(duì)其的重視程度。從以上的分析中即可看出，文書檔案宣傳工作的開展有助于傳統(tǒng)管理模式中問題的解決，因而應(yīng)強(qiáng)化對(duì)其的落實(shí)，形成高水平文書檔案管理目標(biāo)。

結(jié)束語

文書檔案作為反映行政管理活動(dòng)的重要記錄，其收集及歸檔工作是辦公室管理工作的關(guān)鍵。因此，需要從構(gòu)建文書檔案管理體系、加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)等途徑入手，來應(yīng)對(duì)辦公室文書檔案管理中凸顯出的問題，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。

[1]劉子晗.探索辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].黑龍江科技信息，2016，25：196.

[2]瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，22：70.

[3]黃黎明.談文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理[J].才智，2014，11：313.