淺談提升檔案管理的方法

崔順彩

望都縣人力資源和社會保障局

淺談提升檔案管理的方法

崔順彩

望都縣人力資源和社會保障局

企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，離不開檔案管理的重要支持，可以說檔案管理對企業(yè)的運行和發(fā)展具有深遠影響。只有確保檔案管理工作的科學(xué)性，與時俱進，滿足時代發(fā)展的需求，才能使檔案管理更能充分發(fā)揮自身的價值，促進企業(yè)管理水平的提升。此次研究主要是針對檔案管理的提升方法展開分析，希望能夠為相關(guān)人員提供一定的理論借鑒。

檔案管理；提升；措施

前言：

檔案管理工作屬于企業(yè)管理工作的重要組成部分，對于企業(yè)工作效率、工作質(zhì)量的提升具有至關(guān)重要的意義。因此，有必要對檔案管理工作提高重視程度，充分認識，開展規(guī)范有效的檔案管理工作，在提升管理效率的同時，也為企業(yè)經(jīng)濟效益的提升做出貢獻。

一、立足于法，搞好建章立制工作

檔案管理工作必須嚴格遵循法制化原則，如果企業(yè)想要提升檔案管理工作質(zhì)量，必須將依法治檔作為基礎(chǔ)，以此推進檔案管理制度化的實現(xiàn)。如今時期的檔案管理方式需要不斷進行改革和創(chuàng)新，主要是由于檔案種類、載體的多樣化、以及檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化等因素影響。檔案管理只有做到與時俱進，緊跟時代發(fā)展的步伐，才能夠滿足新形勢的要求，以此創(chuàng)建檔案管理工作的全新局面。檔案事業(yè)的完善發(fā)展，必須緊緊遵守依法治檔的方式，檔案管理只有實現(xiàn)了制度化，才能夠充分的發(fā)揮出檔案管理工作的應(yīng)用價值。在如今高速發(fā)展的社會環(huán)境中，檔案管理工作面臨著更多的困難和挑戰(zhàn)，不同的區(qū)域需要最大程度的利用當?shù)氐牧⒎?quán)限，構(gòu)建具有地方特色的檔案法律法規(guī)，從而推動檔案管理工作的順利進行，使檔案管理有法可依。

二、實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合

當今時期，正處于計算機技術(shù)和信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，在檔案管理工作中，也需要加強對現(xiàn)代化技術(shù)的使用，做到與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分結(jié)合，確保檔案管理工作能夠走上良性的發(fā)展道路。眾所周知，檔案管理工作比較系統(tǒng)化和復(fù)雜性，對于工作人員的專業(yè)能力要求較高，同時又要求檔案管理人員具有良好的服務(wù)意識，具有扎實熟練的現(xiàn)代化管理技能。檔案不僅包含著很多的指示，同時還記載大量的信息內(nèi)容，屬于非常寶貴的信息資源。但是必須認識到，檔案管理工作相當復(fù)雜而又繁瑣，勞動強度大，工作任務(wù)量較多，嚴重消耗工作人員的精力和體力。而利用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)，能夠有效提升檔案管理效率和管理質(zhì)量。利用高科技技術(shù)，可以根據(jù)文件形成的先后順序，進行檔案文件的打印，防止由于人為因素的影響而影響了歸檔工作，使計算機管理優(yōu)勢得到了充分的發(fā)揮，有效的降低了工作人員的任務(wù)量。在檔案管理過程中，還需要對檔案信息的系統(tǒng)化和組織化強化注意。利用計算機技術(shù)，在對搜索詞進行輸入和查找時，所搜索到的文件與事件具有密切關(guān)聯(lián)，不僅具有較高的準確性，有節(jié)省了實踐。通過此種方式，極大程度的利用了庫藏資源。但是需要強調(diào)的是，利用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理時，務(wù)必保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性。通過制定嚴密電子文件安全管理制度，設(shè)定具體的操作權(quán)限，根據(jù)人員職責(zé)、設(shè)備管理、以及信息安全等內(nèi)容，合理劃分電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限。還可以使用口令管理、電子簽章等新興技術(shù)，提高身份認證的精度。

三、加強檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

可以說，檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對于檔案管理工作的質(zhì)量具有直接性影響。所以，為保證檔案管理人員能夠滿足檔案管理工作的需求，必須加檔案管理人員的工作積極性和主動性，提高檔案管理人員的專業(yè)知識和管理技能。隨著檔案管理設(shè)備的不斷更新升級，檔案載體和檔案種類也日漸多樣化，管理措施也越發(fā)豐富，還需要檔案管理人員在管理操作技能、科學(xué)知識等方面加以注意。首先，提高認識水平，強化繼續(xù)教育。檔案管理人員的繼續(xù)教育，對于檔案事業(yè)的發(fā)展具有深遠的影響，有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量。此外，還需要加強對真正的檔案管理人員的培養(yǎng)。其次，加強制度建設(shè)，健全運行機制。通過構(gòu)建良性運行機制，有利于保證檔案工作人員的教育培訓(xùn)活動。管理制度主要包括統(tǒng)計、考評、獎勵等方面內(nèi)容，而通過建立獎懲制度，能夠使檔案管理人員出現(xiàn)危機感，有利于提升其工作態(tài)度和責(zé)任心，不斷強化自身的業(yè)務(wù)能力。最后，加強綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。組織開展多種多樣的教育培訓(xùn)活動，全面落實“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實效”的方針，堅持學(xué)以致用的理念。需要為檔案管理人員提供專業(yè)知識學(xué)習(xí)的機會，以此提升管理人員的綜合能力，檔案管理人員在學(xué)習(xí)、吸收和內(nèi)化專業(yè)知識，或者是全新的管理理念和管理方式時，能夠運用到實際工作中。檔案管理工作涉及到很多方面的內(nèi)容，比如說心理學(xué)、行為學(xué)等等，要求檔案管理人員能夠?qū)Υ朔矫嬷R進行補充。此外，還需要對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進行學(xué)習(xí)和鞏固，在檔案管理工作中普遍使用到現(xiàn)代化技術(shù)，檔案管理人員必須能夠靈活使用各種計算機技術(shù)和科技軟件，以此提升檔案管理工作效率。

四、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

企業(yè)中的任何一項工作，只有得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，才能夠順利開展。對于檔案管理工作，同樣如此，領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的認識和肯定，將會影響檔案管理工作的發(fā)展。所以，需要檔案管理人員積極發(fā)出自身工作熱性和積極性，增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取贏得領(lǐng)導(dǎo)的重視?？梢哉f，檔案管理人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量以及工作效率，直接影響到檔案工作的成果好壞。檔案管理人員首先需要加大檔案宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)能夠充分意識到檔案管理的重要性。其次，檔案管理人員本身需要具有較高的職業(yè)素質(zhì)，愛崗敬業(yè)，確保領(lǐng)導(dǎo)能夠滿意自己的工作，對工作成果給與肯定，從而獲取領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的支持。

總結(jié)：

綜上所述，提升檔案管理工作的方式有很多種，對于檔案管理工作最直接的接觸人員，必須對管理人員提高重視程度，定期組織培訓(xùn)教育活動，以此提升管理人員的專業(yè)知識和綜合技能，同時合理結(jié)合檔案管理和信息化技術(shù)，以此是檔案管理工作符合時代發(fā)展需求，提升管理工作的效率，不僅有效節(jié)省時間，而且推動了社會的向前進步發(fā)展。

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［3］宋燕.淺談企業(yè)檔案管理的方法與作用［J］.知識經(jīng)濟，2015（16）：114-115.