談企業(yè)人事檔案提供利用工作的注意事項(xiàng)

孫 平

吉林建設(shè)項(xiàng)目管理有限公司

談企業(yè)人事檔案提供利用工作的注意事項(xiàng)

孫 平

吉林建設(shè)項(xiàng)目管理有限公司

人事檔案主要形成于人事管理活動(dòng)中，詳細(xì)記錄了一個(gè)人的經(jīng)歷、工作能力以及思想品德等內(nèi)容，是證明個(gè)人資歷與學(xué)歷的重要文件材料。本文將著重分析探討企業(yè)人事檔案提供利用工作，以期能為以后的實(shí)際工作起到一定的借鑒作用。

企業(yè)；人事檔案；提供利用

1、人事檔案的具體作用

人事檔案在勞動(dòng)用工管理中的作用主要體現(xiàn)在以下兩方面：其一，對(duì)于用人單位而言，人事檔案為人才信息的來(lái)源及重要載體。通過(guò)檔案，不僅可以對(duì)員工以往的工作經(jīng)歷有一個(gè)清楚的了解，而且還能對(duì)其品德素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等情況展開(kāi)考核，從而為選賢舉能、知人善用提供可靠依據(jù)，在人力資源的開(kāi)發(fā)以及人才的選拔、培養(yǎng)中發(fā)揮出了關(guān)鍵性的作用。其二，對(duì)于員工個(gè)人而言，人事檔案有著非常強(qiáng)的法律效用以及其他材料所不具備的原始憑證作用，是其實(shí)現(xiàn)就業(yè)、職稱評(píng)比、離退休手續(xù)以及各種社會(huì)保險(xiǎn)辦理的重要依據(jù)。

2、企業(yè)人事檔案提供利用方式及管理

2.1 增強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)

檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在當(dāng)今知識(shí)突飛猛進(jìn)的今天，檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整重新定位，要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉(cāng)庫(kù)保管員的形象，在繼承埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)精神的同時(shí)，不妨多一點(diǎn)敏捷和睿智，多一點(diǎn)膽魄與果斷，多一點(diǎn)創(chuàng)開(kāi)拓，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案創(chuàng)造出更豐富的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就是要求檔案工作人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力服務(wù)意識(shí)。檔案人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，大膽改革，敢于向傳統(tǒng)的條條框框和管理模式挑戰(zhàn)，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案員在掌握檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟的同時(shí)，須掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理辦法。比如企業(yè)從事人事檔案的管理人員，要掌握勞動(dòng)工資、職稱評(píng)定和崗位責(zé)任制等知識(shí)；綜合檔案人員更要掌握各類檔案的來(lái)龍去脈，要有更大的知識(shí)量。因此，檔案工作人員不僅應(yīng)熟悉各種檔案管理規(guī)定、保密工作、財(cái)務(wù)、技術(shù)等各類檔案的產(chǎn)生過(guò)程，及時(shí)準(zhǔn)確收集資料，科學(xué)管理，總結(jié)編纂等等，具有包括思想政治素質(zhì)和文化業(yè)務(wù)素質(zhì)的綜合素質(zhì)，而且有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和奮發(fā)進(jìn)取精神。只有這樣檔案的利用服務(wù)工作才能跟上社會(huì)的發(fā)展，才能在新的經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮檔案部門的工作優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)作出更大的貢獻(xiàn)。

2.2 主動(dòng)推送檔案信息

一方面，可以提高檔案部門在企業(yè)的地位。另一方面，可以充分開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息，最大限度提高檔案的利用效率。應(yīng)當(dāng)注意的是，在推送信息前，要對(duì)目標(biāo)部門做充分的調(diào)查，以確保推送的檔案信息真正發(fā)揮效用。

2.3 逐步實(shí)施企業(yè)數(shù)字檔案館工程

2010年6月，國(guó)家檔案局辦公室下發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中指出：數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和資源利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。逐步實(shí)施企業(yè)數(shù)字檔案館工程，建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，將企業(yè)現(xiàn)存的檔案通過(guò)掃描、拍照等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，通過(guò)相應(yīng)的接口與OA、ERP等信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔，使企業(yè)相關(guān)的信息資源通過(guò)數(shù)字檔案館平臺(tái)進(jìn)行集成，以達(dá)到企業(yè)信息資源的整合，便于企業(yè)檔案用戶利用相關(guān)信息資源。

2.4 利用新時(shí)代傳播媒介——微信公眾平臺(tái)

微信公眾平臺(tái)在檔案提供利用上的便利之處。第一，即時(shí)提供在線咨詢，隨時(shí)為用戶提供所需檔案信息，且可提供文字、圖畫、聲音等多種形式的檔案信息，能使檔案用戶獲得全方位檔案提供利用服務(wù)，使其滿意度顯著提升，檔案提供利用效率提高。第二，即時(shí)發(fā)布館藏最新信息。利用微信公眾平臺(tái)可以即時(shí)發(fā)布最新歸檔或收集的檔案信息，告知企業(yè)檔案用戶館藏最新動(dòng)態(tài)，使館藏檔案信息與用戶檔案需求二者保持即時(shí)“聯(lián)系”。

2.5 組建“大檔案團(tuán)隊(duì)”

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，企業(yè)要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息管理就要做到以下幾個(gè)方面首先，整合企業(yè)數(shù)據(jù)能力，對(duì)企業(yè)人事信息檔案進(jìn)行有效的管理其次，挖掘數(shù)據(jù)的背后價(jià)值和準(zhǔn)確制定行動(dòng)綱領(lǐng)的能力最后是行動(dòng)時(shí)精確、快速地能力。企業(yè)大檔案的數(shù)據(jù)建立，為企業(yè)人事信息檔案管理帶來(lái)了很大的方便。因此，企業(yè)要建立專業(yè)的信息管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)企業(yè)人事檔案信息進(jìn)行管理，需要有各學(xué)科門類的頂級(jí)專家學(xué)者、資深的人力資源從業(yè)人員、精英、數(shù)據(jù)分析高手等共同構(gòu)成。根據(jù)各個(gè)學(xué)科的不同特點(diǎn)和院校的下一步發(fā)展計(jì)劃，首先進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，其次有人事檔案信息為我們提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)，最后為了促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略和制定培養(yǎng)，優(yōu)化設(shè)置課程，此外還要根據(jù)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析組建一支科研團(tuán)隊(duì)。通過(guò)分析員工的基本信息，可以了解到員工的年齡層次、學(xué)歷水平、男女比例等信息，在現(xiàn)階段，想要做到這些還十分簡(jiǎn)單，隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，相信會(huì)取得良好的成果，通過(guò)分析員工的科研成就，可以清楚地了解到企業(yè)的整體上的科技水平?？蒲袌F(tuán)隊(duì)的建立可以從各個(gè)方面保障企業(yè)的持續(xù)健康的發(fā)展。

總而言之，企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也具有十分重要的作用，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化與企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化是相輔相成、互相促進(jìn)的。這就要求我們?cè)谝院蟮膶?shí)際工作中必須對(duì)其實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步研究探討。

[1]紀(jì)洪杰.淺析企業(yè)人事檔案提供利用工作的注意事項(xiàng)[J].現(xiàn)代交際，2013，05：49.

[2]王玉鵬.新形勢(shì)下我國(guó)企業(yè)人事檔案管理研究[D].山東大學(xué)，2008.

[3]符瑩瑩.基于HRM的企業(yè)人事檔案工作改革探索[D].山東大學(xué)，2010.

[4]王書(shū)平.我國(guó)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[A]..檔案管理與利用——方法技術(shù)實(shí)踐[C]，2013：6.