淺析加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略

王保紅

開封市房屋登記管理中心

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淺析加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略

王保紅

開封市房屋登記管理中心

這些年，伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，國家政府接連出臺(tái)與事業(yè)單位改革相關(guān)的法律、法規(guī)、政策，并對(duì)現(xiàn)有的事業(yè)單位管理制度進(jìn)行了深化改革，這些直接的變化，給事業(yè)單位管理帶來重要的影響。正是基于此種形勢(shì)，筆者經(jīng)過多方調(diào)查研究，主要闡述事業(yè)單位人事檔案管理中存在的相關(guān)問題，并結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，給出相應(yīng)的完善措施，希望能夠促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理改革的順利進(jìn)行，促進(jìn)事業(yè)單位社會(huì)功能的發(fā)揮。

事業(yè)單位；人事檔案；管理；策略

引言

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理模式得到了進(jìn)一步的完善，雖然總體形勢(shì)不錯(cuò)，但大多數(shù)事業(yè)單位在立足于本職工作，發(fā)揮職能上的跟進(jìn)并不是很理想，這種情況的產(chǎn)生，并不是因?yàn)楸旧砉δ艿那啡?，而是因?yàn)楹芏嗍聵I(yè)單位，并沒有隨著社會(huì)環(huán)境變化，相應(yīng)的進(jìn)行功能和結(jié)構(gòu)的調(diào)整，由此，才造成事業(yè)單位不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展的大需求。在這種情形下，事業(yè)單位如果墨守成規(guī)，堅(jiān)持舊有模式不改變，正常功能發(fā)揮就會(huì)受到限制，進(jìn)而，在社會(huì)的發(fā)展的道路上，不要說推波助瀾，甚至拖后腿。正是由于這種原因，筆者在本文中，淺析加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略。

1 事業(yè)單位，人事檔案管理發(fā)揮著重要作用

在事業(yè)單位里面，人事檔案管理工作發(fā)揮著至關(guān)重要作用，只要運(yùn)行流暢，能夠幫助事業(yè)單位發(fā)揮自身職能，這主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

1.1 整合內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)

在事業(yè)單位的人事檔案中，包含著每一位員工的詳細(xì)信息及個(gè)人履歷，里面還包括學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)及工作期間受到的獎(jiǎng)懲等具體情況，同時(shí)，事業(yè)單位管理中，對(duì)工作人員進(jìn)行績效考核時(shí)，同樣可以根據(jù)人事檔案來保管，確保單位內(nèi)部績效考核過程中有理有據(jù)有節(jié)，相關(guān)過程公平公正公開；除此之外，人事檔案管理還可以提供依據(jù)，給工作人員的升遷、調(diào)離等變動(dòng)。舉個(gè)例子來說，可以依據(jù)員工的戶籍，將他們調(diào)整到住宅附近工作，便利員工開展工作和生活。同時(shí)，還能依據(jù)人事檔案中關(guān)于個(gè)人工作獎(jiǎng)懲情況，決定其是否可以升遷，也能夠及時(shí)清理、勸退工作不積極的人員。所以說，事業(yè)單位強(qiáng)化人事檔案管理，非常有助于優(yōu)化內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)的調(diào)整。

1.2 強(qiáng)化工作單位的內(nèi)控制度建設(shè)

在事業(yè)單位里，內(nèi)部控制建設(shè)包含眾多的內(nèi)容：人事管理、財(cái)務(wù)管理、日常工作安排以及人員管理等，足以確保事業(yè)單位的社會(huì)職能及作用的正常發(fā)揮，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)然，這里的所有一切，都離不開人事檔案的正常管理。強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理工作，就能促進(jìn)其他方案的正常管理，力保單位檔案管理工作順利開展。

同時(shí)，只要做好人事檔案的管理工作，就可以安排及管理相關(guān)人員的工作，實(shí)現(xiàn)提高人員工作積極性、提升工作效率的最終目的；事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)與人事檔案管理緊密聯(lián)合，所以，事業(yè)單位有必要強(qiáng)化人事檔案管理工作，才能確保事業(yè)單位改革的順利進(jìn)行。

2 現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，很多事業(yè)單位人事檔案管理工作并不是太理想，里面存在著很多的問題，這些問題沒有解決，不但影響檔案管理工作的順利開展，還會(huì)影響事業(yè)單位職能的正常發(fā)揮。

2.1 檔案管理工作不夠重視

當(dāng)前，很多事業(yè)單位開展人事檔案管理工作的時(shí)候，中普遍存在的一個(gè)現(xiàn)狀，就是對(duì)其不夠重，這在實(shí)際工作中，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，人事檔案的管理人員對(duì)自身工作認(rèn)識(shí)度不夠高，總是掉以輕心的認(rèn)為，人事檔案管理，就是日常瑣碎的整理、裝訂。只要不出現(xiàn)檔案丟失、泄密、混亂等突發(fā)情況，能夠?qū)⑾嚓P(guān)資料提供給檔案使用者就搞定了，總覺得工作本身沒有什么太大的價(jià)值，因此存在輕視的念頭，工作積極性始終不高；第二，人事檔案的工作人員及相關(guān)設(shè)備存在著一定問題，部分人員專業(yè)水準(zhǔn)較低，工作能力有限，加上相關(guān)設(shè)備不完善，不到位，直接影響到檔案信息化建設(shè)的正常展開，一旦成為麻木的理由，最終影響的，將是檔案管理工作的效率，對(duì)事業(yè)單位功能發(fā)揮產(chǎn)生一定的牽制。

2.2 檔案管理制度不完善

人事檔案管理工作要想順利開展，必須有配套的制度規(guī)范，可是，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況來看分析，個(gè)別事業(yè)單位人事檔案管理制度并不完善，在實(shí)際工作中，相關(guān)制度并沒有落實(shí)到位，從而造成出現(xiàn)一人多職的情況；個(gè)別單位只有檔案查閱制度，沒有制定相應(yīng)的規(guī)范管理；還有一些單位沒有完善的監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制，耽誤了人事檔案管理工作的實(shí)施成效。

2.3 檔案管理信息化程度太低

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展促進(jìn)信息化技術(shù)水平的提升，很多事業(yè)單位人事檔案管理工作中正在不斷推廣、普及及深化信息化技術(shù)水平，從而影響到檔案管理的真實(shí)效率。但根據(jù)實(shí)際情況來看，目當(dāng)前，很多事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平比較低，單位配置的電腦，僅僅用于打印檔案目錄，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，更沒有網(wǎng)上查詢及檢索功能。這種情況的產(chǎn)生，造成人力資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，增加了人為錯(cuò)誤出現(xiàn)的概率性，直接影響檔案管理工作效率。

3 事業(yè)單位人事檔案管理工作的強(qiáng)化措施

通過以上的分析，不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作對(duì)一個(gè)單位的正常運(yùn)營非常重要，非常有必要采取一定的措施，來做好檔案管理工作，這也正是事業(yè)單位亟需解決的現(xiàn)狀。筆者將結(jié)合實(shí)際工作，通過多年的經(jīng)驗(yàn)分析，來提高檔案管理的方法。

3.1 提高專業(yè)水平

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的模式的得到改革，原先的管理模式，很難適應(yīng)新的工作要求。當(dāng)然，身為事業(yè)單位檔案管理部門的直屬或者分管領(lǐng)導(dǎo)，也要根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展，不斷更新檔案管理知識(shí)，確保自己率先掌握先進(jìn)的檔案管理理念，才能保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。同時(shí)，也可以結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際狀況，可以讓主管或者分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)法律、法規(guī)的培訓(xùn)教育，多閱讀以小額新時(shí)期政策、檔案知識(shí)方面的數(shù)據(jù)，同時(shí)，加強(qiáng)內(nèi)控制度的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理專業(yè)水平，促進(jìn)管理效率的提升。

3.2 強(qiáng)化工作人員的素質(zhì)

單位的人事檔案管理工作，對(duì)工作人員有著較高的技術(shù)要求，正是因?yàn)槿绱?，事業(yè)單位才要不斷引入高技術(shù)人才，同時(shí)提高相應(yīng)的薪酬待遇；不斷強(qiáng)化內(nèi)部人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。

當(dāng)今社會(huì)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展促進(jìn)管理模式的改革，原先的管理模式，很難適應(yīng)新的要求。其次，還要通過請(qǐng)進(jìn)來，走出去的方法，不斷的引進(jìn)復(fù)合型的人才，不斷地優(yōu)化檔案管理的人才隊(duì)伍；此外，要善于向其他先進(jìn)的單位學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善既有的擋案管理體系。

3.3 做好信息化建設(shè)

單位的人事檔案管理工作，要加大信息技術(shù)的投入和使用力度。一方面，要要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)的輔助系統(tǒng)，例如DA、ERP、人事檔案管理系統(tǒng)等；另一方面，還要做好設(shè)備的維護(hù)和系統(tǒng)的日常更新工作；此外，還要不斷加大對(duì)人事檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)力度，使他們?cè)谌粘９ぷ髦袉幔軌蚴炀毑僮骱驼莆沼?jì)算機(jī)，對(duì)于一些簡單故障能夠自行維修。

3.4 提高重視程度

事業(yè)單位中，想要提高人事檔案管理工作的效率，就需要提高重視程度。實(shí)際工作中，可以通過宣傳檔案管理工作的重要性，提高相關(guān)工作人員內(nèi)心對(duì)檔案管理工作的重視程度、支持力度，讓他們深感責(zé)任重大；同時(shí)，事業(yè)單位要適當(dāng)增加檔案管理的資金保障，確保檔案管理工作中可以引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)裝備，不斷提高方案管理工作效率；除了這些因素，事業(yè)單位還需要做好獎(jiǎng)懲機(jī)制的建設(shè)，提高檔案管理工作人員工作熱情和積極性，穩(wěn)步提高事業(yè)單位管理工作的績效。

4 結(jié)束語

這些年，伴隨著市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)入了新的發(fā)展里程碑。無論在任何情況下，做好單位的人事檔案管理工作，都是很有必要的，而且是必不可缺的，這是任何部門無法取代的。在單位里面，為了確保復(fù)雜環(huán)境中，事業(yè)單位應(yīng)有功能的精準(zhǔn)發(fā)揮，給黨和社會(huì)廣大人民民眾提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就需要不斷的調(diào)整人事檔案管理策略。所以，在實(shí)際工作中，國家需要不斷加大事業(yè)單位人事檔案管理工作的改革力度，認(rèn)真聽取相關(guān)專業(yè)人士的具體指導(dǎo)意見，徹底發(fā)揮事業(yè)單位給社會(huì)與民眾服務(wù)的作用及優(yōu)質(zhì)效能，不斷推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展，早日實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)目標(biāo)。干好這項(xiàng)工作，中國夢(mèng)，更加美好！

［1］關(guān)莉.人事檔案管理若干問題的思考［J］.人力資源管理.2016（02）：112.

［2］何芳蘭.試論醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對(duì)策［J］.辦公室業(yè)務(wù).2016（01）：101.

［3］謝智莉.事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境［J］.赤子（上中旬）.2015 （21）：26.

王保紅，1967年出生，1989年開封市體育學(xué)校畢業(yè)，1996年開封大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)，1989年9月至今在開封市房屋交易登記管理中心工作。