Excel軟件在教務(wù)管理工作中的綜合應(yīng)用研究

林芝怡

廣州松田職業(yè)學(xué)院

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Excel軟件在教務(wù)管理工作中的綜合應(yīng)用研究

林芝怡

廣州松田職業(yè)學(xué)院

教務(wù)管理工作是學(xué)校教育工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，它是保證學(xué)校教育教學(xué)機(jī)制正常合理運(yùn)行的樞紐，是學(xué)校教學(xué)秩序穩(wěn)定、教學(xué)質(zhì)量提高及教學(xué)改革推進(jìn)等多方面工作的重要保障，是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。本文主要從Excel對教務(wù)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的管理和Excel數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析在教務(wù)管理中的應(yīng)用方面進(jìn)行了闡述。

EXCEL；教務(wù)管理；圖形

在我們的日常教務(wù)管理工作中會(huì)遇到很多的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)起來也比較復(fù)雜，這無疑給我們帶來了更大的工作量，因此，我們就必須依靠計(jì)算機(jī)來解決問題，Excel在數(shù)據(jù)處理方面具有很強(qiáng)大的能力而且功能也豐富，除此之外還具有排序，查詢，統(tǒng)計(jì)等功能。存儲(chǔ)和處理大量的信息一般都是通過Excel實(shí)現(xiàn)的，Excel易于理解，也方便實(shí)用，是我們辦公的好助手。

一、Excel對教務(wù)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的管理

Excel在教務(wù)管理信息數(shù)據(jù)庫中主要用于在校學(xué)生的學(xué)籍信息，班級管理信息，和其他任課老師的綜合信息以及專業(yè)課程和相關(guān)檔案的管理。

目前幾個(gè)比較大的軟件平臺(tái)和數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，如果想在其數(shù)據(jù)庫中輸入大量的信息工作量是相當(dāng)大的，所以大部分平臺(tái)都提供了一個(gè)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出接口。Excel與大多數(shù)軟件相比，具有相對方便，易于理解等優(yōu)點(diǎn)，所以經(jīng)常為這些平臺(tái)提供數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出。

1 數(shù)據(jù)檔案的錄入和編輯管理

Excel中具有多種單元格數(shù)據(jù)類型，如會(huì)計(jì)專用，分?jǐn)?shù)，科學(xué)計(jì)數(shù)，特殊等，但實(shí)際在Excel中只保存三種類型的數(shù)據(jù)，文本（標(biāo)簽），公式和數(shù)值3種類別：（1）數(shù)值型數(shù)據(jù)，可以按照用于計(jì)算中的數(shù)值數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，包括數(shù)字，日期和時(shí)間等（2）文本（標(biāo)簽），我們將其歸類為單詞，字母，字符串和其他數(shù)據(jù)，他們只能被用來修改和編輯，不能為數(shù)字；（3）公式：Excel中的公式和函數(shù)。學(xué)生注冊信息，班級管理信息，和其他任課老師的綜合信息以及專業(yè)課程和相關(guān)檔案的管理，是教務(wù)信息管理的基礎(chǔ)管理。而在excel中輸入和編輯信息的時(shí)候可能會(huì)遇到一些問題，如輸入身份證和一些長字符串等，有可能會(huì)錯(cuò)誤顯示或者是數(shù)字顯示不全等情況。在這種情況下，需要轉(zhuǎn)換成文本格式輸入此信息，以確保不會(huì)因?yàn)檫@種小問題而影響數(shù)據(jù)輸入的正確性。

2 數(shù)據(jù)檔案中數(shù)據(jù)的查找功能

在大量的教務(wù)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)中，如果人工查找我們所需要的個(gè)別信息是非常困難的；Excel提供了查找的功能，它可以快速通過所定義的內(nèi)容搜索到我們所需要查找的信息并定位。

3 數(shù)據(jù)檔案中的復(fù)制、粘貼功能

在日常教務(wù)信息管理過程中，有時(shí)候人們需要對一些數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，粘貼操作。然而，在遇到復(fù)制公式，函數(shù)，或者設(shè)置了某些特定格式的數(shù)據(jù)時(shí)，從而就不能很好地使用復(fù)制粘貼操作了，如需要復(fù)制通過公式計(jì)算出來的每個(gè)科目的平均成績。Excel通過“復(fù)制性粘貼”功能就能解決此問題，可以在粘貼的位置點(diǎn)擊右鍵，選擇“選擇性粘貼”命令，然后在需要的地方粘貼選項(xiàng)（如“數(shù)值”選項(xiàng)）選中，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。最后我們就能通過“選擇性粘貼”來計(jì)算出每個(gè)科目的平均成績。

二、Excel數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析在教務(wù)管理中的應(yīng)用

所謂的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)就是基于研究目標(biāo)和要求，運(yùn)用科學(xué)的方法，對客觀事物活動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)查，整理，分析。這個(gè)過程是教務(wù)管理工作中的重中之重，如何能夠達(dá)到對數(shù)據(jù)進(jìn)行快速，方便，準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)分析，從而使對管理和教學(xué)中產(chǎn)生的問題能夠快速地得到解決，這是體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。

1 常用數(shù)據(jù)分析在教務(wù)管理工作中的應(yīng)用

在一般情況下，排序、篩選、分類匯總以及數(shù)據(jù)透視圖等在excel中都是屬于比較常用的數(shù)據(jù)分析方式。教務(wù)管理員可以按照不同的字段進(jìn)行分類，對在數(shù)據(jù)表中的相應(yīng)數(shù)據(jù)單個(gè)或多個(gè)字段進(jìn)行篩選，從而可以快速地找到我們所需要的信息。如當(dāng)我們想要了解不同專業(yè)的同一課程的成績時(shí)，我們就可以按照從高分到低分進(jìn)行排序，這樣我們就能夠很容易且準(zhǔn)確地了解成績排列情況。在日常教務(wù)管理過程中我們經(jīng)常會(huì)遇到一大堆的數(shù)據(jù)，當(dāng)我們想要從這一大堆的數(shù)據(jù)中找到我們想要的某個(gè)數(shù)據(jù)時(shí)，我們就可以按照我們所需要的信息在表格中進(jìn)行篩選，當(dāng)篩選結(jié)束以后我們就可以找到我們所需要的數(shù)據(jù)信息，而其他數(shù)據(jù)信息就會(huì)被隱藏起來，這樣可以讓管理者更加清晰明了地對數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，excel中的高級篩選功能還可以對更多更為復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行按照不同的條件篩選分析，從而得到我們所需要的信息。

在Excel的篩選功能中，我們可以從大量的數(shù)據(jù)中找到我們所需要的數(shù)據(jù)信息，但在對相同數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)其功能相對較弱。然而，這時(shí)我們就可以使用分類匯總功能了，分類匯總可以對相同數(shù)據(jù)段進(jìn)行求平均值和求和等操作。數(shù)據(jù)透視表是一種交互式報(bào)表，可以按照不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并且可以快速地對表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，從而可以使教務(wù)管理員迅速直觀對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

2 圖表圖形在教務(wù)管理中的應(yīng)用

一些比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)在Excel圖表中，可以使數(shù)據(jù)看起來更加醒目，便于解讀和理解。教務(wù)管理員可以使用各種不同類型的圖形圖表來對不同的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更直觀的數(shù)據(jù)分析?？梢杂弥螆D分析每個(gè)專業(yè)人數(shù)的分布情況，可以用折線圖分析課程中各分?jǐn)?shù)段所占比例，還可以用餅分圖來分析最近幾年招生率和就業(yè)率等情況。雖然這些圖表生動(dòng)，容易理解，但如果在繪制過程中操作不當(dāng)，很容易產(chǎn)生幻想，造成失誤。因此，我們在對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置和繪制時(shí)，一定要明確數(shù)據(jù)的來源以及對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的目的。

3 利用分析工具庫進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

Excel不僅提供了一個(gè)非常強(qiáng)大的公式計(jì)算功能還提供了強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析模塊，分析工具庫模塊。通過它的擴(kuò)展可以添加分析工具庫模塊，它是Excel中的插件模塊。通過此模塊的分析可以快速方便地為我們分析方差、標(biāo)準(zhǔn)差和相應(yīng)的回歸統(tǒng)計(jì)。如不同老師對相同課程的成績進(jìn)行分析?？梢允菇虅?wù)管理員快速，輕松地對教學(xué)質(zhì)量等相關(guān)信息進(jìn)行分析，以便做出更好的管理和決策。

三、結(jié)束語

綜上所述，雖然Excel操作簡單、易學(xué)易用，但是我們不能停留在Excel簡單應(yīng)用上，不能只盯在技巧或者單個(gè)問題的解決方法上面，而應(yīng)自覺深入學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn)，系統(tǒng)掌握Exce，與教務(wù)管理的實(shí)際相結(jié)合，靈活運(yùn)用。只有這樣，才能提高教務(wù)管理人員數(shù)據(jù)處理和信息管理能力，從而適應(yīng)教務(wù)管理信息化發(fā)展的要求。

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［2］周雙戀，劉遠(yuǎn)芳，陳秀蘭.Excel中利用VBA進(jìn)行學(xué)院教務(wù)管理研究［J］.電腦知識(shí)與技術(shù)，2015，18：211-214.

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