淺談水利工程檔案管理的作用及其措施

伯金輝

山東省煙臺(tái)市牟平區(qū)瓦善水庫管理所

淺談水利工程檔案管理的作用及其措施

伯金輝

山東省煙臺(tái)市牟平區(qū)瓦善水庫管理所

水利工程檔案是水利工程管理工作中的重要組成部分，其不僅對已建成的水利工程有著重要的影響，并且對于后來的水利工程建設(shè)及維護(hù)也有著重要的指導(dǎo)意義。本文簡述了水利工程檔案的特點(diǎn)，對水利工程檔案的主要作用以及加強(qiáng)水利工程檔案管理的措施進(jìn)行了論述分析。

水利工程；檔案管理；特點(diǎn)；作用；措施

水利工程檔案是全面記錄整個(gè)水利工程建設(shè)的有效方法，其不僅全面的記錄整個(gè)水利工程的整體，還詳細(xì)的記錄水利工程施工過程中的步驟。使得水利工程檔案成為了全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。所以，水利檔案的有效管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，為后人在水利工程使用、維修、擴(kuò)建、改建的過程中，提供了必不可少的指導(dǎo)和依據(jù)。

1　水利工程檔案的特點(diǎn)

水利工程檔案特點(diǎn)主要體現(xiàn)在。（1）水利工程檔案具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)，并且由于水利工程本身的復(fù)雜性和綜合性，對其周邊的生態(tài)環(huán)境、農(nóng)業(yè)發(fā)展、工業(yè)發(fā)展都有很廣泛的影響，因此水利工程檔案也具有多元性和綜合性的特點(diǎn)。（2）水利工程檔案是從水利工程施工前期的準(zhǔn)備，到具體施工以及施工完成后質(zhì)量檢查的一個(gè)完整記錄?；谒こ汰h(huán)境因素等客觀條件的不同，影響著施工整體進(jìn)度，一般而言，普通的江河護(hù)坡工程、小型閘電站新建及改建、鎮(zhèn)村組河道疏浚等小型工程，只需要幾個(gè)月或者更短的時(shí)間，但是，假如遇到大型的河道工程、水庫等的建設(shè)，就需要數(shù)年，甚至更長的時(shí)間才能完成。因此水利工程檔案還具有長期性的特征。

2　水利工程檔案的主要作用

結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為水利工程檔案的作用主要體現(xiàn)在：（1）水利工程檔案對水利單位日常的工作考查中起著參考作用。在水利單位內(nèi)部的質(zhì)量審核或者是外審中，便可以通過對水利工程檔案的查看，清楚地了解到水利單位的工作程序和建設(shè)是否合格。并且，水利單位也可以以水利工程檔案為參考資料和依據(jù)，擬定計(jì)劃、總結(jié)工作、設(shè)計(jì)水利工程。水利工程檔案看似對水利工程建設(shè)沒有多大的關(guān)系，但是實(shí)際上卻對整個(gè)水利工程系統(tǒng)有著深刻的影響。過去人們對水利檔案資料的管理不甚重視，甚至經(jīng)常被忽略，導(dǎo)致很多原始的檔案出現(xiàn)了破舊、泛黃等問題。如今，人們逐漸認(rèn)識(shí)到水利工程檔案的重要性，開始注重對水利工程檔案的管理。（2）水利工程檔案是檢查水利工程質(zhì)量，查明事故原因的依據(jù)。水利工程檔案對于整個(gè)水利工程的建設(shè)情況都有著詳細(xì)的記錄，從整個(gè)工程施工前期的準(zhǔn)備，到最后工程完工都全面記錄其中。在進(jìn)行水利工程的質(zhì)量鑒定過程中，通過這些檔案就可以得到比較全面的、詳細(xì)的資料，成為了全面鑒定水利工程質(zhì)量的依據(jù)。并且，當(dāng)工程出現(xiàn)問題時(shí)，觀測漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊的，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。（3）水利工程檔案為后人改建、擴(kuò)建或者維修提供了完備的資料。水利工程在使用的過程中，難免會(huì)出現(xiàn)一定的問題或者漏洞，或者由于周圍客觀環(huán)境的改變，而面臨著改建或擴(kuò)建的問題。這些問題的解決直接關(guān)系到水利工程的使用問題和效益問題。有了詳細(xì)的、完備的水利工程檔案，這些問題便可以得到很好的解決。有了水利工程檔案作為指導(dǎo)，過程后期的維修、改建或者擴(kuò)建都可以在此基礎(chǔ)上比較輕松的完成。

3　加強(qiáng)水利工程檔案管理的措施

3.1做好檔案整理收集工作

提高水利工程建設(shè)管理水平是實(shí)現(xiàn)有效管理水利工程檔案的重要途徑和方法。并且由于水利工程檔案的各種特點(diǎn)，導(dǎo)致了水利工程檔案的收集難、歸檔難等問題。要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，針對水利工程檔案收集難的問題，在對不同的工程建設(shè)時(shí)，需要采取不同的收集方式。對于過程周期短的，形成檔案材料快的工程，采取追蹤收集的方式，及時(shí)收集過程信息，這樣才能保證檔案資料的齊全。而對于過程建設(shè)周期長的則采用分階段收集的方式，并且在此期間也要加強(qiáng)檔案的催收，這樣，才能避免原始材料的損失。提高水利工程檔案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改進(jìn)。傳統(tǒng)的，在保存電子檔的水利工程檔案的同時(shí)，還會(huì)存以紙質(zhì)的檔案作為備份，這樣，就會(huì)造成一定程度上的資源的浪費(fèi)。針對這一點(diǎn)，我們在進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)水利工程檔案電子化的同時(shí)，可以減少對紙質(zhì)檔案的采用，備份的也采取電子檔的形式。在改進(jìn)了傳統(tǒng)水利工程檔案管理的弊端和問題的基礎(chǔ)上，便進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案的有效管理。

3.2加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范建設(shè)

檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對水利工程檔案進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

3.3明確水利工程檔案管理的責(zé)任制

水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，明確水利工程檔案的管理責(zé)任制。并且，大型的，有條件的水利單位最好派遣專業(yè)的人員單獨(dú)負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，管理人員與其他人員各司其職，分工合作。這樣確定水利工程檔案管理的責(zé)任制，不僅方便與檔案的管理，并且，如果檔案出現(xiàn)了問題，那么也可以直接找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。有了責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，負(fù)責(zé)檔案管理的人員也會(huì)更加的盡心盡力做到有效管理。

3.4推動(dòng)水利工程檔案的信息化管理

過去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最大的不便，是不易保存，因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙張損壞、泛黃、紙質(zhì)粉化等問題，這些問題都會(huì)直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，并且導(dǎo)致檔案價(jià)值和作用的減少。所以，推動(dòng)水利工程檔案的電子化是一件很重要的事情。實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的電子化不僅在整理檔案時(shí)少了很多問題，而且，電子檔案可以更長久的保存，不用擔(dān)心會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)損壞、泛黃等問題損壞檔案的價(jià)值和作用。并且，電子檔案保存更方便，查閱時(shí)也相對更簡單容易點(diǎn)。

3.5提高水利工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人才是提高檔案管理水平的關(guān)鍵，水利工程檔案管理要樹立大人才觀，針對在具體管理中對人才的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的觀念，在具體的人才建設(shè)中樹立整體觀念和動(dòng)態(tài)觀念，才可能取得人盡其才、才盡其用的效果。并且需要通過各種渠道，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)工作。依托高等院校培養(yǎng)高水平的管理人才和研究開發(fā)型人才，借助科研院所拓寬人才培訓(xùn)渠道，進(jìn)行在職檔案人員的繼續(xù)教育。

4　結(jié)束語

水利工程檔案管理是對水利工程檔案進(jìn)行全方位的管理，根據(jù)其特點(diǎn)和大體的分類進(jìn)行整理，把管理細(xì)致化、全面化，并通過對水利工程檔案的有效管理，最大化地實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的真正價(jià)值。加強(qiáng)水利工程檔案的有效管理，對于整個(gè)水利工程的建設(shè)和管理都具有重要的意義。

［1］李艷君，水利檔案工作重要性及對策探討［J］，黑龍江史志，2013

［2］劉志戀，淺談水利檔案的特點(diǎn)與管理［J］，城市建設(shè)理論研究 2014

［3］谷春香，信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作淺析［J］，農(nóng)業(yè)與技術(shù)，2013