關(guān)于文書檔案管理存在的問題及應對對策分析

杜建越

佛山市三水區(qū)疾病預防控制中心

關(guān)于文書檔案管理存在的問題及應對對策分析

杜建越

佛山市三水區(qū)疾病預防控制中心

隨著電腦的普及以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代的文書檔案管理在單位中占據(jù)了更加重要的位置。如如何利用信息化手段對文書檔案進行有效、規(guī)范的管理是當前檔案管理人員的研究熱點。本文首先針對當前疾控中心文書檔案的重要性進行了簡單描述，其次剖析文檔管理存在的問題，最后針對性提出相關(guān)的解決對策，其中領導的重視，加大軟硬件一體化建設是做好文檔管理工作的基礎。疾控中心只有不斷加大檔案設施的投入，才能不斷向規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向邁進，為疾病防控的相關(guān)決策提供更好的數(shù)據(jù)支撐。

文書檔案；管理；問題；對策

一、文書檔案管理工作的重要性

疾控中心文書檔案是上級領導及部門的公文、醫(yī)院的重大事件和活動的最原始的資料。因此文檔管理工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性很強的工作。特別是在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，文檔管理工作是否順利進行直接關(guān)系到單位各項工作能夠長足發(fā)展。文檔管理在很多方面都能夠體現(xiàn)出單位活動的深度與廣度，疾控中心的文書檔案是對單位各項活動的客觀記錄，它具有真實性和客觀性，反映了對事業(yè)活動的真實記錄；文檔管理無論是電子版本還是紙質(zhì)版本，都具有很大的參考性，能夠為單位在未來更好的開展社會活動提供更多的科學的經(jīng)驗。

二、文檔管理的問題

1.沒有注重管理，缺乏有效性

在單位領導的思想觀念中，檔案管理工作是很重要的，這種重要性僅僅體現(xiàn)在其他相關(guān)的部門進行文檔查閱的時候能夠提供相關(guān)的證明即可。而所使用的檔案管理設施相對落后，缺乏專業(yè)人員以及管理資金，使得檔案管理實際水平不高，沒有及時收集以及整理部分重要檔案，沒有對重要性的資料進行有效的統(tǒng)計分析，不能為領導的決策提供及時、可靠的數(shù)據(jù)支撐。

2.檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率較低

單位對檔案信息資源開發(fā)不足，目前的檔案利用僅僅停留在查閱資料上，未對檔案信息進行深層次的開發(fā)和利用， 檔案服務能力有待進一步加強，檔案的利用率有待進一步提升。

3.沒有充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢

隨著互聯(lián)網(wǎng)、計算機技術(shù)、信息化技術(shù)的推廣和應用，在單位檔案管理中應用新技術(shù)已經(jīng)成為必然趨勢。然而單位由于投入有限，導致現(xiàn)代化管理一直無法推行，檔案管理不能實現(xiàn)共享和信息傳遞，制約著工作的效率。

4.疾病控制進度與歸檔進度不同步

由于各種原因，導致一些重點防控的疾病，比如登革熱、手足口等重點防控的疾病的檔案收集渠道多且不及時等原因，導致檔案收集的信息滿足不了疾病防控中心決策的需要。疾病防控中心對該類疾病的傳播范圍、傳播方向的預計具有滯后性，不能及時、準確做出疾病的有效防控。

針對問題的對策分析

提高對檔案管理的重視程度。提高對檔案管理的重視程度，需要在單位內(nèi)加強宣傳，通過多種方式積極調(diào)動庫存檔案資源并加以利用。比如進一步對檔案進行有效、可靠、及時的統(tǒng)計分析，對單位的年度工作總結(jié)、本單位的疾病防控對策提供數(shù)據(jù)支撐。

推行現(xiàn)代化管理。企業(yè)要不斷增加資金投入，引進現(xiàn)代化管理設備和技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)和媒體實現(xiàn)信息的網(wǎng)上傳遞、共享，除此之外，可以針對相關(guān)的疾病防控目標，根據(jù)重點疾病防控要求，對重點的疾病設置自動化的跟蹤以及預警機制，提升疾病防控的效率和質(zhì)量。

注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。單位的檔案管理不僅是保證檔案數(shù)據(jù)的真實，還需要提升管理人員的工作效率以及數(shù)據(jù)處理和分析的能力。在現(xiàn)代化技術(shù)的推廣應用下，企業(yè)要做好人員選拔和培訓，注重對檔案人員素質(zhì)能力的提高，根據(jù)檔案管理實際要求鼓勵管理人員參加繼續(xù)教育，在必要的情況下，單位可建立起定期培訓制度，確保管理人員能夠按照規(guī)定、有目的、有計劃地參與學習，并樹立他們的服務意識和全局觀念，引導其更好地完成工作。

加強重點預防疾病防控過程中各種檔案資料的收集工作。單位在重點預控疾病防控過程中需要注意到以下幾點：①及時性。各階段形成的文檔資料，要隨著防控過程及時收集，并要有針對性地收集。②準確性。保證各過程的資料數(shù)據(jù)口徑的統(tǒng)一，確保數(shù)據(jù)的準確性。③規(guī)范性。檔案管理人員應該要求相關(guān)的填報單位對重要指標進行規(guī)范的填報，確保數(shù)據(jù)分析的可行性。

三、加強檔案信息資源的開發(fā)，提升檔案利用率

通過檔案網(wǎng)站發(fā)布開放檔案信息、提供檔案利用是檔案信息資源開發(fā)利用的新形式；通過建立“數(shù)字化”檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立具有特色的疾病防控專題分析模塊。①網(wǎng)絡環(huán)境下的檢索方式.利用網(wǎng)絡技術(shù)，檔案信息被制作成網(wǎng)頁，通過網(wǎng)站上網(wǎng)傳輸，用戶只要在搜索欄中填入所查檔案的相關(guān)信息，可以通過網(wǎng)絡方便而容易地查到檔案信息，在時間上大大提高了檔案的時效性。另外，檔案部門還可以從網(wǎng)上搜集有關(guān)的網(wǎng)站網(wǎng)址，對其檔案信息進行著錄標引，建立網(wǎng)上檔案檢索體系，使眾多的網(wǎng)址和網(wǎng)上檔案信息條理分明，便于使用，從邏輯上將分散在全國各地的檔案信息資源聯(lián)系起來，形成一個內(nèi)容豐富、門類繁多的信息集成系統(tǒng)，從根本上解決了檔案分散性的問題。②網(wǎng)絡環(huán)境下的編研方式.紙質(zhì)檔案原件全文數(shù)字化是使檔案信息數(shù)據(jù)上網(wǎng)運行的前提條件，又是網(wǎng)絡環(huán)境下開發(fā)檔案信息資源的基礎，在此基礎上才能對檔案信息進行分類，建立檔案數(shù)據(jù)庫和檔案查詢系統(tǒng)。檔案的全文數(shù)字化就是將各種形式的檔案信息，如文字、圖象、聲音、動畫等，以數(shù)字記錄的方式全部存儲在光盤或磁帶等磁性載體上或計算機硬盤上，并通過計算機網(wǎng)絡再現(xiàn)這些信息的過程。③建立“數(shù)字化”檔案信息數(shù)據(jù)庫，加強重點專題的模塊分析。在檔案信息數(shù)字化的基礎上，單位檔案部門根據(jù)不同的專題建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)庫不應該是簡單的檔案信息存儲系統(tǒng)，它應該是對數(shù)字化的檔案信息進行深入加工和組合之后形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學分類組合。它以按照檔案保管單位形成全宗數(shù)據(jù)，可以按照不同的業(yè)務、疾病防控的重要性程度等領域形成各個領域的專業(yè)數(shù)據(jù)，按照檢索的層次可以分為目錄數(shù)據(jù)、索引數(shù)據(jù)、文獻數(shù)據(jù)或全文數(shù)據(jù)等等。這樣，可以方便擁護查詢檔案，不僅提高查全率和查準率，提高信息的有序性、完整性、可理解性；還可以有效提高疾病防控中心對重點專題的模塊進行有效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和建模分析，大大提升檔案資源的利用率。

四、結(jié)束語

總而言之，文書檔案是單位最重要的信息資源，也是單位進行科學、有效、及時決策的基礎。在信息化、網(wǎng)絡化、計算機快速發(fā)展的時代背景下，單位必須注重對檔案管理，提高檔案管理工作人員的能力，擺脫原來的工作模式，積極發(fā)揮檔案管理的效力，提升檔案管理利用率，促進單位的管理和決策的及時性、有效性。

［1］周國新.試論文書檔案管理工作的相關(guān)創(chuàng)新［J］.東方企業(yè)文化，2014（03）.

［2］吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究［J］.企業(yè)改革與管理，2016（3）.

［3］ 魏秀芳.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策探討［J］.檔案工作，2016（05）.

杜建越，1971年6月生，女，漢族，廣東佛山人，大專，檔案管理員，從事檔案管理工作，研究方向是檔案管理的信息化、檔案信息的統(tǒng)計分析方法。