淺談檔案管理

李志能

佛山市三水區(qū)公路局公路管養(yǎng)中心

淺談檔案管理

李志能

佛山市三水區(qū)公路局公路管養(yǎng)中心

檔案是一種原始記錄，它見證各種事實(shí)關(guān)系，反映一個(gè)單位的歷史面貌。檔案信息化、一體化是新時(shí)代的特征。我們要加快知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，要不斷“充電”，不斷補(bǔ)充“能量”，以求適應(yīng)新時(shí)代的要求。

檔案；管理；業(yè)務(wù)指導(dǎo)；信息；素質(zhì)

1　檔案概述

什么是檔案？《中華人民共和國檔案法》為檔案作了定義：指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄，是歷史的第一手資料。它見證各種事實(shí)關(guān)系，反映一個(gè)單位的歷史面貌。從外觀上看，檔案并不是新產(chǎn)生的事物，而是由有形成檔案可能的原始記錄材料轉(zhuǎn)化而來的，不僅具有歷史使命，還具備責(zé)任感。

2　檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的有條不紊、井然有序是十分重要的。

3　業(yè)務(wù)指導(dǎo)

3.1提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)

檔案記錄著本單位的各種活動(dòng)，其中蘊(yùn)藏著大量的有關(guān)本單位的經(jīng)濟(jì)、政治、文化等信息，對(duì)本單位回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有著不可或缺的作用。同時(shí)，檔案管理作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對(duì)檔案的接收工作做的不及時(shí)，就會(huì)使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對(duì)日后的使用帶來困難。因此，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員務(wù)必要提高警惕，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使本單位的資料檔案的管理有序。

3.2檔案管理的指導(dǎo)人員要加強(qiáng)自身的常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)

管理人員要時(shí)刻注意自己的職責(zé)是指導(dǎo)與監(jiān)督而不是參與具體的工作。平時(shí)要多在如何加強(qiáng)自身的指導(dǎo)藝術(shù)上下功夫，例如：可以在網(wǎng)上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網(wǎng)絡(luò)中一些專業(yè)的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術(shù)，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項(xiàng)常規(guī)性、基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，搞好每年的年度立卷工作，對(duì)鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規(guī)范化目標(biāo)管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導(dǎo)人員可以組織對(duì)新到的人員進(jìn)行一個(gè)短期的培訓(xùn)以增強(qiáng)他們的專業(yè)技能，減少因業(yè)務(wù)不熟練而造成的錯(cuò)誤。

3.3指導(dǎo)人員要對(duì)本檔案室的檔案工作情況做到心中有數(shù)

指導(dǎo)人員在加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)還要對(duì)本館室的檔案做到心中有數(shù)，不能只是提高自身而忽略對(duì)基本工作的落實(shí)。對(duì)于工作中存在的問題要根據(jù)國家和省檔案主管部門出臺(tái)的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和辦法及時(shí)提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。對(duì)于因?yàn)橛捎诶斫獠煌斐傻膯栴}，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會(huì)對(duì)“一事”理解掌握不準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)“一文一卷”的做法，針對(duì)這種情況，就要求指導(dǎo)人員及時(shí)利用年度立卷檢查、案卷質(zhì)量抽查等各種機(jī)會(huì)做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯(cuò)誤做法。

3.4建立完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理

檔案工作具有點(diǎn)多、面廣、線長的特點(diǎn)，目前大多數(shù)檔案館室都面臨著人手不足，經(jīng)費(fèi)短缺的困境。建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時(shí)也是“國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”項(xiàng)目建設(shè)的客觀要求。所謂檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網(wǎng)絡(luò)體系。通過檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利發(fā)展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經(jīng)驗(yàn)、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創(chuàng)建電子檔案管理時(shí)，要選拔那些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)好的工作人員，組成專門的指導(dǎo)與管理部門，以便從組織上保證這項(xiàng)技術(shù)含量高、復(fù)雜難度大的工作能夠準(zhǔn)確落實(shí)。

3.5指導(dǎo)人員要注意語言藝術(shù)

指導(dǎo)人員主要的交往對(duì)象是檔案管理人員，因此在指導(dǎo)時(shí)要注意語言的藝術(shù)性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準(zhǔn)確傳達(dá)給對(duì)方，使對(duì)方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時(shí)要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時(shí)，要有針對(duì)性，做到簡練、準(zhǔn)確，做到對(duì)下屬的工作要心中有數(shù)，不能空口亂說；同時(shí)，還要注意個(gè)人的形象，堅(jiān)持服務(wù)第一，奉獻(xiàn)至上，言必行，行必果的原則。

3.6指導(dǎo)人員的管理手段要與時(shí)俱進(jìn)

社會(huì)不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導(dǎo)人員的指導(dǎo)手段要圍繞檔案工作的基本職能與時(shí)俱進(jìn)，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。例如，化以前的紙質(zhì)檔案收藏為如今的網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案的利用率；加強(qiáng)與其他檔案館的聯(lián)系，汲取他人長處，補(bǔ)充本館的不足，從而促進(jìn)本館的發(fā)展。

4　檔案管理信息數(shù)字

隨著計(jì)算機(jī)的普及，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引入，我們現(xiàn)在已有非常成熟的檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理規(guī)范化與一體化，積極開展網(wǎng)上查詢服務(wù)，最大限度地提高利用的效果和質(zhì)量。這樣一來既節(jié)約能源、節(jié)省時(shí)間，又和國際接軌，做到無紙化辦公、綠色環(huán)保。這需要我們熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，更加強(qiáng)調(diào)應(yīng)用機(jī)密等級(jí)，應(yīng)用的保密措施能夠和數(shù)據(jù)機(jī)密性配套。我們要比前輩們?cè)谵k公條件上更快捷，以前辦公是用手抄，光查找工具就有什么卷內(nèi)目錄、案卷目錄、文號(hào)目錄、全引目錄等等，工作量極大，又特別繁重。尤其1992―2003年的檔案有十大類分類，查找起來更難。而現(xiàn)在查找一份文件，輕輕一點(diǎn)擊計(jì)算機(jī)就可以了，實(shí)在太方便了。

5　檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案管理工作是枯燥、乏味的，怎樣變乏味為生動(dòng)和激情，從而促進(jìn)檔案管理工作的更好發(fā)展是每一個(gè)檔案管理工作人員應(yīng)該思考的問題。提到哪行哪業(yè)都要說到人員素質(zhì)，素質(zhì)決定了思想的高度，決定了工作的質(zhì)量。敬業(yè)是最基本的要求。檔案管理人員要在工作中發(fā)現(xiàn)問題，并提出解決方案，還要有勇敢的探索精神，不滿足于前人的經(jīng)驗(yàn)，不滿足于目前的成績。檔案管理人員必須熟悉本工作的各個(gè)流程，對(duì)各個(gè)門類的檔案都要有所研究，對(duì)各種載體檔案的管理方法都要了然于胸，要根據(jù)新形勢、新要求，對(duì)舊有的管理模式有所突破，創(chuàng)造屬于自己的一套管理方法。我們所處的時(shí)代是一個(gè)日新月異的時(shí)代，每天都會(huì)出現(xiàn)新情況，我們要有求實(shí)創(chuàng)新的精神，在熟悉的檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)新規(guī)律，扎實(shí)、有效、開拓性地開展工作。

總之，每個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)都要常常更新，檔案管理工作人員亦是。除了要補(bǔ)充知識(shí)以外，還要虛心向身邊從事過這個(gè)工作的老同事取經(jīng)，實(shí)踐出真知，借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)可以讓自己少走彎路。向身邊的人學(xué)習(xí)，向同行學(xué)習(xí)，向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，向社會(huì)學(xué)習(xí)，只有不斷地學(xué)習(xí)，檔案工作才會(huì)在新世紀(jì)有個(gè)飛躍性的突破。

［1］王秀芳，李春英.《淺談如何做好檔案指導(dǎo)工作》.

［2］張桂蘭. 檔案人員能力建設(shè)的若干思考［J］.山西檔案.2013（05）