OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)的分析和設(shè)計(jì)

■苗 燕

OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)的分析和設(shè)計(jì)

■苗 燕

辦公自動化是單位信息化工作的重要步驟。本文首先引入了辦公自動化系統(tǒng)的概念、功能框架，之后分析了辦公自動化系統(tǒng)核心組件公文流程的概念和特點(diǎn)，從功能角度設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)收發(fā)文系統(tǒng)。最后，本文總結(jié)了當(dāng)前辦公自動化系統(tǒng)和收發(fā)文流程的不足和未來發(fā)展趨勢。

信息化 自動化 辦公 公文流轉(zhuǎn)

研究背景

在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，單位內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)、會議管理、日程管理、車輛調(diào)度等協(xié)同辦公事務(wù)成為眾多單位的頑疾，雖然消耗了大量的人力和物力，但是各項(xiàng)事務(wù)的發(fā)展往往事與愿違。

隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在單位的信息化建設(shè)中依托信息技術(shù)， 建立辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System，以下簡稱OA系統(tǒng)），不僅可以統(tǒng)一接口，加速單位的公文流轉(zhuǎn)和辦理，擴(kuò)大信息來源，提高辦公質(zhì)量和辦事效率，而且對于會議、日程、車輛調(diào)度等眾多協(xié)同辦公效率有了極大的提升，可以充分挖掘企業(yè)員工的潛能、發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)設(shè)備的效能、做好 “管理事物、搞好服務(wù)”的工作，改善對外形象。

OA系統(tǒng)介紹

OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是針對單位內(nèi)部的辦公流程，為了實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部協(xié)同辦公自動化，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，使辦公業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，使公文處理、文件文獻(xiàn)管理、人事管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，使辦公流程規(guī)范化、制度化，并能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的支持。特征如下：

＞創(chuàng)新行政管理

＞多級業(yè)務(wù)協(xié)同

＞陽光透明審批

＞快速響應(yīng)聯(lián)動協(xié)作

＞降低行政和信息化成本

＞提高辦公效率

概括來說，OA系統(tǒng)可以分為以下功能模塊：

多級組織一體化管理：對多級組織 （省、 市、縣、鄉(xiāng)） 實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一組織和用戶的一體化管理，構(gòu)建跨單位、跨地域、跨層級的業(yè)務(wù)協(xié)作和信息共享模式，支持云模式的用戶注冊管理。

協(xié)同門戶：靈活定義的多空間展示，不同的單位、部門及個(gè)人空間展現(xiàn)不同的信息和功能；多主題展示，對于不同的應(yīng)用主題，如黨務(wù)、考勤等展現(xiàn)不同的應(yīng)用、報(bào)表等組件。

公文管理：規(guī)范的流轉(zhuǎn)格式，靈動的審批流程，信息的安全傳輸。

協(xié)同工作 （審批事項(xiàng)）：審批制度規(guī)范化、流程圖形可視化、意見震蕩留痕。

還有會議目標(biāo)、績效管理、文檔管理、移動互聯(lián)、文化建設(shè)、報(bào)表和分析等模塊。

從OA系統(tǒng)的使用過程來看，系統(tǒng)架構(gòu)大致分為兩種：C/S結(jié)構(gòu)的客戶端架構(gòu)和B/S結(jié)構(gòu)的Web技術(shù)架構(gòu)。

（1）C/S結(jié)構(gòu)

即客戶端/服務(wù)器模式，客戶端和服務(wù)器端的實(shí)現(xiàn)功能各有不同?？蛻舳说某绦蚴轻槍τ脩糸_發(fā)的用來完成具體業(yè)務(wù)的程序，服務(wù)器端主要提供數(shù)據(jù)處理、邏輯運(yùn)行、數(shù)據(jù)共享、并發(fā)控制等管理工作機(jī)制。開發(fā)時(shí)分別對客戶端和服務(wù)器兩邊進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，具有編碼相對容易、操作簡便的優(yōu)點(diǎn)，但是客戶端處理信息量大，負(fù)擔(dān)較重，當(dāng)有需求變更或者系統(tǒng)修改時(shí)難度較大。

（2）B/S結(jié)構(gòu)

即瀏覽器/服務(wù)器模式，針對C/S結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)而改進(jìn)的模式。有兩層架構(gòu)的B/S和三層架構(gòu)的B/S的模式，常用的為三層架構(gòu)，由邏輯分離的表示層、功能層和數(shù)據(jù)層構(gòu)成。表示層向客戶提供數(shù)據(jù)展示以及提供應(yīng)用接口，功能層實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫連接和業(yè)務(wù)處理等具體的邏輯應(yīng)用，數(shù)據(jù)層負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的管理。B/S架構(gòu)是目前OA系統(tǒng)的主流架構(gòu)。

公文流轉(zhuǎn)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

公文應(yīng)用全面源于手工公文處理過程，結(jié)合柔性和剛性的流程機(jī)制和集團(tuán)化組織模型，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)公文的數(shù)字化和無紙化，確保公文的安全、準(zhǔn)確、 快速。

如圖1所示，公文流轉(zhuǎn)主要分為發(fā)文管理、公文交換和收文管理3個(gè)模塊。

（一）發(fā)文管理

提出各部門經(jīng)發(fā)文的業(yè)務(wù)需求。即有各部門發(fā)起發(fā)文流程，經(jīng)部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)且由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，做封發(fā)，做審核或?qū)徟?，做發(fā)文。具體方案流程如圖2所示。

關(guān)鍵崗位權(quán)限及操作說明：

封發(fā)： 蓋章，打印，回退。

文字審修：核稿修訂、簽審修意見，回退。

審核：核稿修訂、簽審核意見，文單簽批，回退。

公文流轉(zhuǎn)：多級會簽，傳閱，知會， 回退。

審簽：核稿修訂、簽審簽意見，文單簽批。

審批：簽審批意見，文單簽批。套紅：套紅

（二）公文交換

在封發(fā)時(shí)選擇交由單位公文收發(fā)員或者部門公文收發(fā)員進(jìn)行公文交換。公文收發(fā)員交換會自動生成公文交換單，核實(shí)一下主送單位和抄送單位。如果公文封發(fā)范圍需要改變，某些單位不能發(fā)送公文，或者送往單位長時(shí)間未簽收，分發(fā)人可以選擇公文撤銷，撤銷送往該單位的公文。如果簽收公文時(shí)發(fā)現(xiàn)公文的發(fā)布范圍有誤，可以填寫意見并做回退處理。

（三）收文管理

收文登記涉及兩類登記：登記電子公文、登記紙質(zhì)公文。登記發(fā)送后公文首先按照設(shè)定好的固定流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，首先由文書復(fù)核，完成公文文單、正文的檢查，無誤后進(jìn)行批示，之后登記人根據(jù)批示意見進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在紙質(zhì)文檔上進(jìn)行簽批時(shí)需要公文流轉(zhuǎn)人員將紙質(zhì)簽批掃描件作文附件上傳至公文文單中，作為領(lǐng)導(dǎo)簽批依據(jù)。具體收文方案流程圖如圖3。

關(guān)鍵崗位權(quán)限及操作說明：

登記： （收文發(fā)起權(quán)限）基本信息填寫，掛接正文，插入附件。

復(fù)核：簽字，回退。

批示：簽批示意見，文單簽批。

文書流轉(zhuǎn)：多級會簽，傳閱，知會，回退。

OA系統(tǒng)發(fā)展中須改進(jìn)的問題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的提升，OA系統(tǒng)功能完備性和處理事務(wù)的效率較之前已經(jīng)有了很大提升，但是目前還存在一些提升之處。

對OA內(nèi)涵理解不夠，重硬輕軟。國內(nèi)的單位在使用OA系統(tǒng)時(shí)，經(jīng)過初期的建設(shè)后，往往認(rèn)為OA系統(tǒng)的關(guān)鍵在于使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和高科技的設(shè)備，對于人的因素考慮較少。實(shí)際上硬件只是其中的一部分，能否通過OA系統(tǒng)改進(jìn)現(xiàn)有的管理制度，改進(jìn)員工處理日常事務(wù)的效率觀念，規(guī)范化辦事流程，能否對已有信息的再利用才是使用OA系統(tǒng)的價(jià)值所在。

工作流定義不夠靈活。工作流是OA系統(tǒng)最核心的功能，也是對傳統(tǒng)辦公模式的一種重大改變。目前很多辦公自動化軟件的工作流模塊在設(shè)計(jì)流程時(shí)步驟固化，在應(yīng)對復(fù)雜事務(wù)時(shí)靈活性不夠，使工作流程無法適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化。

個(gè)性化缺乏。傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)由于功能固定，操作和使用都較簡單容易。但是隨著其功能的不斷增強(qiáng)，事務(wù)的不斷復(fù)雜化，同一組織中不同部門可能對OA系統(tǒng)的要求不同，同一個(gè)事務(wù)可能根據(jù)實(shí)際和處理人的改變而發(fā)生變化，這就需要OA系統(tǒng)能夠滿足個(gè)性化的需求，能夠通過個(gè)性化的設(shè)置多樣化的實(shí)現(xiàn)流程的流轉(zhuǎn)。

手寫簽批。對于目前的收發(fā)文審批而言，一般領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣于純手寫批示，但是當(dāng)前的OA系統(tǒng)對于支持手寫批示的留痕、位置都還有一定的限制和要求。在未來的發(fā)展中，在硬件設(shè)備的支持和軟件系統(tǒng)的處理上，需要對此有所改善。

（作者單位：天津市信息中心）

責(zé)任編輯：劉桂素