淺談電子會計檔案管理

王 輝

(唐山市就業(yè)服務(wù)局，河北 唐山 063000)

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淺談電子會計檔案管理

王 輝

(唐山市就業(yè)服務(wù)局，河北 唐山 063000)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和管理要求的不斷提高，會計手工操作正在逐步被會計電算化所取代，而會計檔案的管理也隨著信息化的發(fā)展發(fā)生了根本性變化。電子化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、聯(lián)系密切，它代表著未來會計規(guī)范化的方向。

會計電算化；傳統(tǒng)形式會計檔案；電子會計檔案；會計規(guī)范化方向

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和管理要求的不斷提高，會計手工操作正在逐步被會計電算化所取代，而會計檔案的管理也隨著信息化的發(fā)展發(fā)生了根本性變化。會計人員借助信息化的手段，建立起了無紙化信息共享資源，原來手工記賬紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代。

傳統(tǒng)會計檔案包括原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬以及報表等會計核算紙質(zhì)材料。一個單位每個會計期間的會計檔案都要按一定的要求排列，連同各種附件定期加具封面，裝訂成冊，耗費了大量的時間和空間，查找十分不便，又易于毀壞。實行會計電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，電子化會計檔案包括電子化會計憑證、賬簿和報表等數(shù)據(jù)，相應(yīng)電算化環(huán)境下的計算機(jī)系統(tǒng)軟件、財務(wù)軟件及其開發(fā)文檔等內(nèi)容。

電子化會計檔案的載體不是傳統(tǒng)的紙張而是磁性介質(zhì)，因而具有體積小、質(zhì)量輕等特點，但與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電子化會計檔案管理工作依賴于計算機(jī)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強(qiáng)，人們可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看到會計信息，而電子化會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。同時，會計電算化后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案還保留著，這兩種介質(zhì)檔案，其保存手段、保管條件都不一樣，為管理工作也帶來難度。因此，電子化會計檔案的保管除檔案柜、計算機(jī)、磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等硬件設(shè)施外還要借助電腦軟件技術(shù)支持才能得以完成。

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位最重要的檔案資料之一。與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電子化會計檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。電子化會計檔案因其會計信息的數(shù)字化，便于日常條件查詢、統(tǒng)計分析、報表制作等，大大提高了會計檔案的利用效率，而且還便于實現(xiàn)會計信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)的整合，使會計檔案信息資源共享，但同時也加大了會計檔案被篡改、泄密及破壞的風(fēng)險，因為電子化會計檔案是存儲在計算機(jī)或其他存儲介質(zhì)上的電子檔案，極易通過互聯(lián)網(wǎng)或其他方式傳播，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時，電子化會計檔案由于其高度集中性，給一些惡意篡改數(shù)據(jù)的人提供了可乘之機(jī)，而且電子化會計檔案被篡改后不易留下痕跡，難以追究責(zé)任人并使數(shù)據(jù)恢復(fù)原狀，這就使得電子化會計檔案存在了一定的安全隱患。

根據(jù)財政部印發(fā)的《會計檔案管理辦法》通知(財會字[1998]32號)精神，各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)按照歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管；采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。目前，我國電子化會計檔案管理的工作基本上還處在起步階段。大部分單位只建立有傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，雖然已分類造冊，但部份會計賬簿、會計憑證、會計報表等會計檔案全宗號、目錄號、案卷號不齊全，還談不上電子化會計檔案的管理工作；有一部分單位實行會計電算化系統(tǒng)中打印的紙質(zhì)會計檔案和電子化會計檔案備份數(shù)據(jù)并存歸檔，檔案的利用只是針對紙質(zhì)會計檔案，因為檔案管理部門缺乏會計電算化的硬軟件條件，電子化會計檔案備份數(shù)據(jù)無法使用。

多數(shù)單位還未建立適合自身管理需要的電子化會計檔案管理制度實施細(xì)則，也沒有統(tǒng)一管理電子化會計檔案的標(biāo)準(zhǔn)。財政部印發(fā)的《會計檔案管理辦法》通知中提到，具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。單位會計檔案是一種專門檔案，涉及會計和檔案管理兩個方面的專業(yè)知識。電子化會計檔案管理人員既要懂會計專業(yè)知識，又要懂得檔案業(yè)務(wù)知識，還要懂計算機(jī)操作知識，負(fù)責(zé)電子化會計檔案立卷歸檔工作，但許多單位都缺乏電子化會計檔案管理專門人員。

會計電算化后檔案部門接收保管的檔案與傳統(tǒng)的實體檔案相比，內(nèi)容、數(shù)量、種類、載體等更多、更復(fù)雜。會計電算化所產(chǎn)生的一系列數(shù)據(jù)是重要的會計信息資源，只有通過對其進(jìn)行科學(xué)、合理的管理和保護(hù)，才能更好地發(fā)揮其作用，為利用者提供更加方便、快捷的服務(wù)。面對會計電算化給檔案工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者必須更新觀念，適應(yīng)變化的速度和節(jié)奏，適應(yīng)變化的對象和內(nèi)容，敏銳地發(fā)現(xiàn)變化的動向，捕捉變化的契機(jī)，促進(jìn)電子會計檔案工作的改革與創(chuàng)新。要有創(chuàng)新的觀念和意識，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式(定期接收、歸檔管理)，形成由被動變主動的新的檔案工作理念。要形成對電子化會計資料從一開始就進(jìn)行檔案化管理的理念。檔案化管理主要是指電子化會計資料的前期管理，即電子化會計資料歸檔之前的管理，也就是通常所說的“前端控制”，這是我們必須要建立的科學(xué)的檔案管理理念。

要保證電子化會計檔案的真實性、完整性和可靠性，必須要把好電子會計信息資料來源關(guān)。由于電算化會計數(shù)據(jù)具有易變性的特點，檔案管理部門必須在會計檔案的孕育和形成階段進(jìn)行干預(yù)，檔案管理部門要為財會部門設(shè)計來源數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模型、定義來源數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)核心元素，在來源數(shù)據(jù)中將電子會計資料的形成、處理和利用過程真實地記錄下來。同時，在來源數(shù)據(jù)中把電子會計資料形成的背景信息記錄下來，從而更加清晰地掌握電子會計資料形成的來龍去脈，更好地實施整理、鑒定、著錄等環(huán)節(jié)，進(jìn)而有效地判斷并實現(xiàn)電子會計資料的價值，保證電子化會計檔案的真實性、完整性和可靠性。

與所有的電子文件一樣，電子化會計檔案也具有動態(tài)性、系統(tǒng)依賴性、可操作性等特點。電子化會計檔案在其形成及管理過程中，不可避免地面臨被刪除、不可讀、感染病毒等各種風(fēng)險。因此，檔案部門要在日常管理中經(jīng)常性地加強(qiáng)電子會計檔案的風(fēng)險教育工作，一方面要對電子會計檔案管理人員開展風(fēng)險教育，另一方面也要對財會人員進(jìn)行風(fēng)險教育。通過教育，使電子會計檔案管理各相關(guān)人員及部門認(rèn)識到電子會計檔案風(fēng)險的客觀性、普遍性及危害性，做好風(fēng)險防范和應(yīng)對工作，確保電子會計檔案的安全。

電子化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、聯(lián)系密切，它代表著未來會計規(guī)范化的方向。電子化會計檔案產(chǎn)生和發(fā)展的過程，也是突破傳統(tǒng)會計檔案觀念，對現(xiàn)行會計檔案理論和方法不斷提出新問題新挑戰(zhàn)的過程。電子化會計檔案如何由核算型向管理型、決策型轉(zhuǎn)變等問題都值得我們進(jìn)一步探討。

A Brief Introduction to Electronic Accounting Files Management

WNAG Hui

(Tangshan Employment Service Agency, Tangshan Hebei 063004)

With the rapid development of information technology and the increasing requirements for management, accounting manual operation is gradually replaced by computerized accounting, and accounting files management has changed fundamentally with the development of information technology. A computerized accounting file, as part of the accounting files, is in conjunction with traditional forms of accounting files, and it represents the future direction of accounting standardization.

accounting computerization; traditional accounting files; electronic accounting files; the direction of accounting standardization

2016-03-02

王輝(1965- )，女，大學(xué)，唐山市就業(yè)服務(wù)局講師，研究方向：就業(yè)政策宣傳、創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)。

F232

A

1671-3974(2016)03-0060-02