淺談如何做好檔案收集工作

文/喬瑋

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淺談如何做好檔案收集工作

文/喬瑋

0　前言

檔案是各單位在各項活動的直接記錄資料，是重要的信息資源和記錄。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，不管哪個單位的檔案資料都必須如期提交本單位的檔案室管理，誰都不能據(jù)為己有。但是由于種種原因，很多單位的檔案收集工作并沒有按相關的規(guī)定真正執(zhí)行，有的單位檔案工作根本未擺到應有的位置。因此，要想把檔案的收集工作做好，最重要的是增強檔案管理工作的法律意識，采取有效辦法，解決檔案的歸檔意識淡薄問題，使檔案管理工作制度化和規(guī)范化的要求落到實處，同時，檔案管理人員也必須積極、主動，開拓創(chuàng)新。本文就怎樣做好檔案的收集工作談一些看法和建議。

1　提高檔案認識是做好檔案收集工作的條件

檔案收集工作是檔案管理工作的前提基礎工作，要想能夠做好檔案收集工作，就必須認識到檔案管理工作的重要性，只有高度重視檔案收集工作，才能做得更加健全和規(guī)范，更好地保證檔案收集的完整性，為單位的管理工作提供保障和服務。

對科研單位來說，要建立健全項目檔案管理制度，才能保證科研項目結題材料及單位的核心資料收集得齊全、完整和準確，才能更好地保證單位檔案管理工作的有序進展，這也是一種單位管理責任的意識。要做好檔案收集工作，就要把檔案管理工作納入單位發(fā)展的整體規(guī)劃中，認真做好宣傳檔案工作的基本知識，增強廣大科研人員的法制觀念，依法治檔，從而使領導和科研人員充分認識到科研檔案的價值，提高歸檔意識及歸檔的自覺性，才能更好地貫徹實施科研管理工作。

通常，檔案收集工作做得好的單位，其檔案工作者都是具有對檔案的高度認識；檔案收集工作差的單位，其檔案收集工作者肯定是缺乏檔案意識的。也就是說，對檔案意識的認識程度直接關系到檔案收集的好壞。

現(xiàn)時期，科研單位的學術交流及科研活動日益頻繁，這些都反映著某一特點工作階段的內(nèi)容。如果檔案管理人員沒有高度的檔案意識，就可能會造成反映這些活動內(nèi)容的材料丟失，一個對檔案意識敏感的人，會隨時注視著本單位發(fā)生的一切事情、發(fā)展方向及應采取的措施，這是做好檔案收集工作的必要條件和基本保證。

2　領導的重視是做好檔案收集工作的根本保證

按照《檔案法》等相關規(guī)定，各單位要有一位主管領導分管檔案工作；每個部門應配備一至二名（專）兼職人員，負責檔案的收集、分類整理和立卷歸檔工作，要有一名負責人監(jiān)督檢查；檔案室也要對各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督。要想檔案收集工作能夠有序進行，領導的重視程度是關鍵，只要領導帶頭，做好榜樣，檔案收集難的事情就會迎刃而解，檔案收集工作也會順利進行。從而建立起一個有領導、有分工、有監(jiān)督，職責明確的有機體系，為檔案收集工作提供了堅強有力的根本保證。

此外，每個單位領導也應充分考慮到（專）兼職檔案管理人員的辛苦，理解和支持他們，并調(diào)動他們的積極性，進一步增強他們的責任心和無私奉獻的精神，并督促各部門將在工作中形成的資料收集完整、齊全，主動將資料移交至檔案室歸檔保管。

3　組織形式多樣的宣傳活動，提高歸檔意識

自筆者做檔案管理工作那天起，檔案收集難的呼聲也就年復一年地出現(xiàn)?？墒钦f起檔案收集難的原因，卻總是離不開領導的不重視和宣傳力度不夠，以及社會公眾對檔案意識不夠強。很多人對檔案的利用價值非常缺乏認識和了解，歸檔意識比較淡薄，因而對在工作中或在各項活動中形成的各種資料不知該如何整理歸檔，有的明知道要歸檔，但為了自己利用的方便，而不向檔案室移交；甚至有的單位領導外出開會、考察或辦事而形成的文件資料，回到單位時也不移交歸檔，等到了退休、調(diào)離或離任時，這些重要的文件資料也就任之流失；也有的單位很多資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用；有些單位或部門負責人，不但不按規(guī)定及時歸檔，甚至將資料據(jù)為己有。以上種種現(xiàn)象大有存在，嚴重地影響檔案的利用和收集工作。

因此，我們要認認真真地通過各種渠道和方法大力宣傳《檔案法》等的相關規(guī)定，增強大眾的法制觀念，依法治檔，依時歸檔，認真宣傳檔案工作的基本知識，使我們的各級領導及相關人員認識到檔案的利用價值，以提高歸檔意識的自覺性。在此基礎上明確責任、建章立制，使“按時歸檔，依法治檔”落到實處。更加充分認識到檔案工作是管理工作的重要組成部分，是功在當代，利在千秋的光輝事業(yè)。

4　加強檔案專業(yè)知識培訓，提高檔案人員的整體素質

因檔案工作人員中多數(shù)都是兼職做的，在各自的工作崗位也時有變動，很多新的兼職人員都沒有系統(tǒng)地學習檔案專業(yè)知識，對單位的檔案整理立卷工作不了解。這樣就要求工作人員必須系統(tǒng)地認真學習、掌握檔案管理的基礎知識和基本技能。但也有一些單位的檔案管理人員既穩(wěn)定又具有一定的檔案專業(yè)知識，那就需要及時補充一些新技能、新方法。因此，也就很有必要定期或不定期地對檔案管理人員進行業(yè)務專題培訓，加強對檔案管理人員的專業(yè)技術繼續(xù)教育。一是結合檔案管理工作的發(fā)展需求，有針對性地進行專業(yè)培訓教育；二是為適應崗位發(fā)展的需要，學習相關領域的知識，開闊視野，增強技能；三是豐富檔案專業(yè)技術繼續(xù)教育的類型和形式，應根據(jù)各層次人員的情況，確定學習內(nèi)容（如：邀請檔案專業(yè)的老師進行短期培訓）。有計劃、有組織地外出參觀學習，互相交流工作經(jīng)驗，以提高檔案管理人員的操作能力和業(yè)務技能。因此，檔案管理人員不僅要有較好的檔案專業(yè)知識，也必須要有相關專業(yè)基礎知識。只有重視知識上的更新，才能從實踐中發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才，才能使檔案管理人員的素質始終處于最佳狀態(tài)，以適應新形勢下不斷發(fā)展的檔案事業(yè)需求。

5　建立健全的歸檔制度和激勵機制

做好檔案的收集工作，是做好單位資料的統(tǒng)一歸檔、集中管理的工作。在各項工作中所能產(chǎn)生的資料都不得以部門或個人據(jù)為己有，必須集中由檔案室統(tǒng)一管理，這就是“歸檔制度”。建立健全的檔案歸檔制度是做好檔案收集工作的基礎和起點，也是積累國家寶貴財富的根本保證。有了健全的歸檔制度，才能使歸檔工作有據(jù)可依。明確了歸檔要求和歸檔范圍，也就能確定了哪些資料該歸，哪些資料不該歸，這就要我們在各自的工作中隨時整理和收集，決不放走任何一份有利用價值的資料，保證歸檔立卷的質量和水平?？傊?，健全了歸檔制度，才能使歸檔工作更加規(guī)范，更好地保證資料收集的完整性和關聯(lián)性，更進一步地推動檔案收集工作的開展。

每個單位都必須建立嚴格的檔案管理制度，經(jīng)常開展總結評比工作。對檔案收集完整齊全、案卷質量好的業(yè)務部門，要給以表彰，并與年終考核、職稱評審等掛鉤；對檔案殘缺、不完整的業(yè)務部門，要懲處具體經(jīng)管人員和部門負責人；對撤銷合并的機構，必須要交清本部門的全部檔案才可以辦理其他手續(xù)。這樣，才能更好地推動檔案收集工作的有序開展。

6　積極營造輕松愉快的工作環(huán)境

大多數(shù)檔案管理人員都是兼職做檔案工作的，各自都還有其他的工作任務，如果要他們保證按質、按量、按時完成歸檔立卷工作，肯定會有一定的難度。因此，這就需要得到更多人的理解和尊重，并盡力幫助他們。在對案卷的處理和歸檔時間的限定上給予相應的協(xié)調(diào)，要細致、耐心地做好說服工作，并取得他們的配合和理解。對前來查找檔案的有關人員，在服務上要做到主動熱情、耐心和及時，盡量做到和聲細氣，禮貌待人。這樣，才能有一種輕松愉快的工作環(huán)境，使利用者愿意歸檔和愿意查檔。

檔案工作是一項功在當代、利在千秋的最基礎性的工作，隨著社會的進步和科學的發(fā)展，檔案也會越來越顯出其特有的利用價值，對檔案管理工作也就提出了越來越高的要求。而這一切的基礎和前提，就是做好檔案的收集工作，檔案收集工作的好壞會直接影響整個檔案管理工作的水平。所以，檔案的收集工作是檔案管理工作的起點，進一步完善和加強檔案收集工作是當務之急。

作者簡介：喬瑋（1966-），女，會計師，大專，任職于廣東省林業(yè)科學研究院，從事會計工作。