提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

馮躍萍

（吉林省地礦測繪院，長春130062）

提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

馮躍萍

（吉林省地礦測繪院，長春130062）

檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的整體發(fā)展有著十分重要的作用。對(duì)檔案進(jìn)行全面的管理，不僅是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案內(nèi)容的整理和完善，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)提升的重要途徑，對(duì)于單位的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。當(dāng)前，管理工作越來越傾向于信息化的管理方式，因此，如何做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，成為事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化

1 檔案管理信息化的意義

一方面，通過信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，能夠使檔案信息內(nèi)容以數(shù)據(jù)的形式保存下來，這對(duì)于檔案管理工作而言是非常重要的。數(shù)據(jù)化的管理方式能夠提升檔案管理的準(zhǔn)確性，在一定程度上規(guī)避由于傳統(tǒng)檔案管理形式帶來的人為影響，這對(duì)檔案工作來說是非常重要的，也不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)。因此，利用信息化的數(shù)據(jù)形式能夠規(guī)避檔案中的錯(cuò)誤，提升檔案的整體水平和標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，在檔案管理工作中，利用信息化的檔案管理方式，有利于提高檔案管理工作的效率，對(duì)于檔案管理工作水平的提升是有重要幫助的。從這個(gè)角度來說，傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于人力管理的成本要求比較高，對(duì)于管理人員來說，這種工作方式帶來的壓力比較大，負(fù)擔(dān)沉重。實(shí)行信息化檔案管理后，檔案管理人員可以參與到數(shù)據(jù)化、信息化的管理工作模式中，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和規(guī)范，電子化的運(yùn)行方式大大縮短了檔案管理工作需要耗費(fèi)的時(shí)間，提升了工作的準(zhǔn)確性，保障了工作的質(zhì)量。因此，開展檔案管理信息化工作，也能在很大程度上實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)水平的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化開展中存在的問題

2.1 事業(yè)單位檔案管理信息化的硬件設(shè)施支持不足

硬件設(shè)施建設(shè)是指在信息化實(shí)現(xiàn)的過程中，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的硬件設(shè)備保障，包括數(shù)據(jù)化的管理設(shè)備等，是支持單位檔案管理工作順利開展的重要設(shè)施。當(dāng)前，在事業(yè)單位檔案信息化管理方面，很多事業(yè)單位內(nèi)部缺乏足夠的資金用于支持檔案信息化管理工作的開展，主要表現(xiàn)在信息化檔案管理設(shè)備采購資金不足，現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施陳舊老化，已經(jīng)不能很好地滿足信息化檔案管理工作開展的要求。在信息化檔案管理工作中，信息化管理的設(shè)備是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化管理的重要支撐，但是目前這方面仍存在明顯的欠缺和不足。

2.2 事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)于信息化管理的認(rèn)識(shí)存在不足

在事業(yè)單位檔案管理工作的開展過程中，除了要有專業(yè)的檔案管理工作設(shè)備，檔案管理工作人員對(duì)于信息化工作開展的認(rèn)識(shí)也是非常重要的，只有具備了更加專業(yè)的檔案管理工作認(rèn)識(shí)，才能在檔案管理工作中全面踐行信息化的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，提升管理能力。

從目前事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展情況來看，在很多事業(yè)單位中，檔案管理工作人員對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)比較守舊，檔案管理工作思維和工作意識(shí)還停留在比較傳統(tǒng)的管理思想角度上，這與檔案管理工作人員的工作特點(diǎn)有很大關(guān)系，很多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作人員的要求不高，工作考核標(biāo)準(zhǔn)寬松，直接影響了檔案管理人員管理思維的形成和管理思想的全面發(fā)展。此外，檔案管理人員思想意識(shí)不到位，在很多事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理人員年齡普遍偏大，這些管理人員對(duì)于檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)已經(jīng)固化，改變空間不大，對(duì)于接受新的信息化檔案管理工作方法，在思想認(rèn)識(shí)方面還存在很多不足。

2.3 事業(yè)單位檔案管理工作培訓(xùn)力度存在不足

如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，從一定程度上來講，考驗(yàn)的也是事業(yè)單位內(nèi)部管理層對(duì)于檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)是否到位，這種認(rèn)識(shí)表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，從軟件設(shè)施的培養(yǎng)角度，事業(yè)單位對(duì)檔案信息化管理工作開展是否具備高度的培養(yǎng)能力。如今，事業(yè)單位內(nèi)部管理層對(duì)檔案信息化管理工作的認(rèn)可程度不高，管理層對(duì)信息化的重視水平有限，直接影響了事業(yè)單位信息化工作的全面開展，因此，從這個(gè)角度來說，事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開展面臨的各種問題和阻礙得不到及時(shí)有效的解決。第二，從事業(yè)單位對(duì)檔案信息化管理工作開展的支持程度角度而言，在事業(yè)單位內(nèi)部，缺乏全面的檔案信息化管理工作相關(guān)培訓(xùn)，無論是技術(shù)方面的培訓(xùn)，還是管理思想方面的培訓(xùn)，都是很多事業(yè)單位發(fā)展中存在的短板。而從培訓(xùn)角度來說，對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理工作開展各種培訓(xùn)，也是提升信息化檔案管理工作軟實(shí)力的重要手段。

3 開展事業(yè)單位檔案信息化管理工作的對(duì)策分析

3.1 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入

要想更好地推進(jìn)檔案管理的信息化工作，基礎(chǔ)硬件設(shè)施一定要到位，需要事業(yè)單位內(nèi)部提供更加豐富的資金，用于購置相關(guān)檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備。在單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)預(yù)算方面，應(yīng)增加對(duì)專業(yè)信息化設(shè)備的投入，全面評(píng)估單位內(nèi)部的發(fā)展情況，對(duì)單位的設(shè)備需求有一個(gè)基本的把握，為檔案管理信息化的開展提供更加有針對(duì)性的檔案管理設(shè)施。

3.2 細(xì)化對(duì)檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位內(nèi)部要有針對(duì)性地對(duì)檔案管理信息化工作進(jìn)行考核，提高對(duì)檔案管理工作人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展情況，進(jìn)行進(jìn)一步的考核設(shè)計(jì)。在考核標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定過程中，要注重將信息化檔案管理工作情況納入檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，通過這種方式，能在一定程度上激發(fā)檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的全面認(rèn)識(shí)，提高工作人員對(duì)檔案管理的重視程度，在思想上對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培養(yǎng)。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的培訓(xùn)工作

培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的另一個(gè)重要手段，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理工作的信息化缺乏先進(jìn)的技能培訓(xùn)和管理思想培訓(xùn)工作，未來，單位要注重從這些方面加大力度。一方面，要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的信息化技能培訓(xùn)，從技術(shù)角度提升工作人員的能力，進(jìn)而提升檔案管理的工作水平。另一方面，從管理思想的角度，要不斷對(duì)管理人員進(jìn)行思想培養(yǎng)。

4 結(jié)語

檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)還在不斷推進(jìn)，未來，事業(yè)單位要更加重視檔案的信息化管理工作，從多角度提升檔案管理的信息化水平。

［1］粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略［J］.東方企業(yè)文化，2013，（16）：128-129.

［2］項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)［J］.科技資訊，2013，（30）：214-216.

［3］陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究［J］.赤子（上中旬），2015，（07）：144.

Strategies of enhancing record management informatization of institutions

FENGYue-ping
（Mineral Surveyingand MappingInstitute ofJilin Province，Changchun 130062，China）

Record management has a very important role for overall development of institutions.Comprehensive management of archives can not only perfect records of institutions，but also raise the standard of records management，which has an great significance for long-term development.Currently，management has increasingly inclined to information management.Therefore，informatization management has become the focus content of institutions'record management.

Institutions；Record management；Informatization

G275.9

A

1674-8646（2016）13-0138-02

2016-05-12

馮躍萍（1979-），女，吉林公主嶺人，助理館員，學(xué)士，從事事業(yè)單位檔案管理研究。