淺析醫(yī)院檔案電子化管理和利用

孫繪婷

鄂爾多斯市第二人民醫(yī)院

淺析醫(yī)院檔案電子化管理和利用

孫繪婷

鄂爾多斯市第二人民醫(yī)院

隨著近些年來我國經(jīng)濟(jì)文化事業(yè)的不斷向前發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)也得到了較之前來說更多的關(guān)注與重視。在醫(yī)院中對于科研檔案是十分重視的，檔案在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的背景下，科研檔案已經(jīng)形成了新型的電子化管理。本文主要論述的是當(dāng)前醫(yī)院檔案電子化管理的現(xiàn)狀，并提出了與之相適應(yīng)的利用措施，以期能為日后的醫(yī)院檔案管理做出一定貢獻(xiàn)。

醫(yī)院檔案；電子化管理；電子化利用；措施

一、醫(yī)院檔案電子化管理的必要性

縱觀當(dāng)前醫(yī)院在檔案電子化方面的管理情況，不難發(fā)現(xiàn)的是主要呈現(xiàn)以下幾個現(xiàn)狀：

第一，當(dāng)前對檔案原件的保護(hù)措施較之前來說越來越多，主要是利用計算機(jī)的掃描功能，來實(shí)現(xiàn)對各種不同紙質(zhì)的檔案或圖片進(jìn)行數(shù)字化處理技術(shù)，這樣能夠更加有利于電子文件的保存和利用，還對檔案的原件起到一個保護(hù)的作用，可以有效的避免檔案原件在頻繁使用的過程中產(chǎn)生些許破損，還能夠有效的降低檔案丟失后產(chǎn)生的信息短缺等消極情況。

第二，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化可以在很高程度上實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的提高。計算機(jī)擁有強(qiáng)大的處理信息的功能，不單單能夠?qū)崿F(xiàn)對各種不同資料進(jìn)行備份和整理，還能有效縮短對二次文獻(xiàn)的加工，有效的提高對文獻(xiàn)的管理效率和利用率。

第三，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的合理配置。通過檔案的電子化管理，能夠有效的實(shí)現(xiàn)對檔案資料的共享，還可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部各個部門之間人員對不同檔案資料的查看，這樣極大的提高了檔案資料的查閱和適用范圍，有效的為醫(yī)院檔案的使用價值提供了保證。

二、醫(yī)院檔案電子化管理的發(fā)展現(xiàn)狀與不足

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)欠缺

雖然說當(dāng)前的醫(yī)院已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了對檔案電子化的管理，但是多數(shù)醫(yī)院仍然處于對這種模式的初級階段。主要表現(xiàn)為：在醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建造方面還存在欠缺，有很多高技術(shù)含量的軟件沒有及時配置，這樣就會影響醫(yī)院辦公系統(tǒng)的更新進(jìn)度，會給醫(yī)院電子化管理檔案的進(jìn)程產(chǎn)生阻礙影響。［1］另外，一些醫(yī)院在于電子化管理檔案所需要的配套設(shè)施上仍存在不健全的狀況，這些會導(dǎo)致醫(yī)院檔案電子化管理的工作受到阻礙，也會極大限值醫(yī)院電子化的管理。

（二）電子化管理不夠規(guī)范

醫(yī)院要想有效實(shí)現(xiàn)對檔案的電子化管理，務(wù)必要重視相關(guān)的規(guī)定和制度，對檔案管理體系進(jìn)行管理和完善，有效提高醫(yī)院檔案電子化的利用率。根據(jù)醫(yī)院檔案電子化的管理實(shí)際情況，可以發(fā)現(xiàn)的問題即，一些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范在實(shí)際應(yīng)用中并不能滿足對信息化的管理，更不能滿足當(dāng)前數(shù)字化的發(fā)展要求。

三、醫(yī)院檔案電子化管理的有效利用

在對我國當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展實(shí)際情況進(jìn)行分析后發(fā)現(xiàn)，在醫(yī)院檔案電子化管理方面需要從以下幾個方面著手。

（一）樹立現(xiàn)代化觀念，不斷創(chuàng)新

在當(dāng)前信息技術(shù)不斷向前發(fā)展的大背景下，檔案電子化管理已經(jīng)成為一種進(jìn)步的必然結(jié)果，這樣能夠有效的完成醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，還能有效的實(shí)現(xiàn)對管理水平的多種需求。［2］因此，醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)方面已經(jīng)成為了主要內(nèi)容，必須要樹立起現(xiàn)代化的觀念，加強(qiáng)對醫(yī)院管理理念的創(chuàng)新，只有這樣才能有效的實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化，還能對醫(yī)院內(nèi)部檔案管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行重組，最終實(shí)現(xiàn)對電子化管理的創(chuàng)新。另外，根據(jù)醫(yī)院運(yùn)行的具體情況，加強(qiáng)對不同工作內(nèi)容中涉及到的資料進(jìn)行整合與處理，這樣能夠有效的保證醫(yī)院檔案資料的準(zhǔn)確性。

（二）注重技術(shù)水平提升

要想將醫(yī)院檔案電子化管理的效用轉(zhuǎn)化到最大，就需要在日常管理工作中注意對基礎(chǔ)設(shè)施的完善，增加對醫(yī)院管理工作的技術(shù)投入，還要加強(qiáng)相關(guān)工作人員技術(shù)能力的掌握。

第一，要加大對硬件的投入。為了能夠加大對醫(yī)院內(nèi)部硬件的投入，就要選擇質(zhì)量高、性能佳的設(shè)備。使用與之相適合的配套設(shè)備，減少工作環(huán)境中的電磁干擾或輻射，只有這樣才能有效實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案電子化的高效率。

第二，要加大對軟件的投入。在醫(yī)院內(nèi)部使用適合當(dāng)前階段的辦公軟件，加強(qiáng)對通用性較強(qiáng)的管理軟件的使用，只有這樣才能有效實(shí)現(xiàn)對檔案管理的自動化管理，才能有效提高醫(yī)院的整體管理水平。

第三，要加強(qiáng)對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的維護(hù)，在工作中使用適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，這樣能為醫(yī)院檔案的電子化管理提供良好的運(yùn)行環(huán)境，最終達(dá)到對硬件和軟件雙方面運(yùn)行過程中的維護(hù)與保障。

（三）加強(qiáng)對管理機(jī)制的完善

在對醫(yī)院檔案電子化管理的使用過程中，電子文件的歸檔是其中一項(xiàng)難度較大、要求較高的工作，在這個過程中務(wù)必要按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行，確定能夠在醫(yī)院實(shí)際運(yùn)行的背景下，將各種檔案進(jìn)行不同的分類，主要目的是為了能夠讓各個部門及時查閱到所需資料。這樣一來不難發(fā)現(xiàn)的是，在檔案電子化管理的過程中要注重對管理機(jī)制的完善，將管理的責(zé)任落實(shí)在相關(guān)負(fù)責(zé)人身上，在使用的過程中要制定相關(guān)的考核機(jī)制，主要目的是避免電子文件產(chǎn)生丟失等情況。當(dāng)前看來，需要加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)與建設(shè)，要講提高管理工作人員的個人技能與素養(yǎng)變成長效機(jī)制。［3］只要這樣才能真正有效的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案電子化的管理工作，也只有這樣才能在長遠(yuǎn)發(fā)展中不斷實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體效益的增長。

綜上所述，在當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大背景下，醫(yī)院要想提高可持續(xù)發(fā)展技能和效果，就要在日常工作中加強(qiáng)檔案的電子化管理。之所以要這樣做，主要原因就在于這樣可以提高醫(yī)院的管理水平，還可以促進(jìn)醫(yī)院整體效益的提高。所以說，在整個電子化管理實(shí)踐的過程中，務(wù)必要將現(xiàn)代管理理念應(yīng)用到工作中，加強(qiáng)對檔案管理的建設(shè)與完善，將當(dāng)前現(xiàn)金的信息技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而在最大程度上促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的快、健康發(fā)展。

［1］曹劍峰，丁琳，蘇曉英.醫(yī)院科研檔案電子化管理探討［J］.醫(yī)院管理論壇，2013（09）.

［2］朱少丹.談醫(yī)院檔案電子化管理的存在問題及對策［J］.廣東檔案，2010（04）.

［3］伍文娟.醫(yī)院檔案電子化管理的思考［J］.蘭臺世界，2015（26）.

孫繪婷（1985-），女，漢族，內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯市鄂托克前旗人，任職于鄂爾多斯市第二人民醫(yī)院，助理館員。研究方向：醫(yī)學(xué)檔案管理。