淺談醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及改進措施

杜瑩瑩

淄博市精神衛(wèi)生中心（淄博市第五人民醫(yī)院）

淺談醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及改進措施

杜瑩瑩

淄博市精神衛(wèi)生中心（淄博市第五人民醫(yī)院）

近年來我國社會經(jīng)濟發(fā)展速度比較快，并且檔案管理工作的重要性日漸凸顯，在提升醫(yī)院工作質量方面具有十分重要的意義。本文從檔案管理的內(nèi)涵和重要性出發(fā)，從當前醫(yī)院檔案管理工作開展的實際情況入手，總結醫(yī)院管理工作問題，結合實際工作經(jīng)驗，對醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析，提出改進醫(yī)院檔案管理的工作方式，以供參考。

醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀及改進措施

醫(yī)院檔案管理質量與醫(yī)院發(fā)展息息相關，是一種全面保存高價值文字的一種記錄方式，可以幫助醫(yī)院工作人員更好的完成工作計劃，為高層管理者決策提供真實的依據(jù)，指導工作人員完成各項工作。

1.醫(yī)院檔案管理工作質量差的原因

1.1檔案管理工作人員個人綜合素質低下

檔案管理，需要一只專業(yè)化的隊伍。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于精神病醫(yī)院的特殊性，大部分檔案管理工作人員的個人素質都比較低，這一情況體現(xiàn)在理論知識與文化程度等多個方面，和當前時代發(fā)展背景相差甚遠。整體表現(xiàn)在專業(yè)知識陳舊、個人學習能力不足以及知識結構合理性差等方面。而且從事檔案管理工作的人員學歷也比較低［1］，外語掌握能力差，沒有專業(yè)化的高端人才，各個院校畢業(yè)的大學生，醫(yī)院檔案管理專業(yè)的人才寥寥無幾。很多醫(yī)院的檔案管理人員并非檔案類專業(yè)畢業(yè)或者醫(yī)學類畢業(yè)。這些問題都嚴重影響了當前醫(yī)院檔案管理工作的正常開展，也阻礙了醫(yī)院的未來發(fā)展。

1.2檔案管理整體水平偏低，檔案的安全性差

只重視醫(yī)療水平的提升而忽略了對檔案管理水平的提高，這是多少醫(yī)院在管理上存在的通病。淄博市精神衛(wèi)生中心（淄博市第五人民醫(yī)院）始建于1966年，建院時間長，房屋設施不足，現(xiàn)有床位700張，更多的用房用來保障醫(yī)療使用，致使行政辦公用房簡陋，而作為重要的檔案存放場地也就不夠規(guī)范，使用面積達不到規(guī)定標準，缺少一些檔案管理的必備設備，沒有配置專用掃描儀、復印機等，管理技術趨于落后，檔案的檢索還是手工操作，這些都不同程度地制約了檔案管理工作的發(fā)展。再加上對檔案保存方式的不恰當，整體拉低了檔案的安全性。

1.3網(wǎng)絡信息技術使用效率低

檔案管理數(shù)字化要求程度比較高，傳統(tǒng)的檔案管理模式和當前社會發(fā)展的要求相違背，所以必須要以數(shù)字化的形式來改進檔案管理方式。檔案管理數(shù)字化技術的不斷發(fā)展，使電子文檔使用幾率越來越高，不論是從載體的形式來看［2］，還是從歸檔的方式來看，與傳統(tǒng)工作模式的差距都是比較大的。電子文件原始記錄性的明確以及電子文檔是否可以作為檔案來使用，在檔案界廣受爭議。這些問題是影響電子檔案發(fā)展的關鍵點，而且電子文件的整理以及電子文件排序技術、檔案信息安全保護技術、計算機病毒清理、防護技術等，也是比較難掌握的，如果不能妥善處理這些問題，會影響到醫(yī)院檔案管理的長遠發(fā)展。想要從根本上解決這些問題，提升信息化程度，就必須要從科學的角度出發(fā)，使檔案管理可以和現(xiàn)代化技術相互結合。

1.4檔案內(nèi)容界定存在問題

如果不能準確的界定檔案管理工作內(nèi)容，會導致工作范圍不夠明確。近年來社會科技與經(jīng)濟的不斷發(fā)展，提升了檔案內(nèi)涵與檔案的外延，二者都在不斷變化，這一點在醫(yī)院表現(xiàn)的比較明顯。檔案管理工作范圍已經(jīng)從傳統(tǒng)的文書檔案管理、照片檔案管理中走出來，發(fā)展到當下的科研檔案管理、膠片管理與病理切片管理中。計算機技術的發(fā)展提升了檔案管理工作效率，但是對于納入檔案管理的內(nèi)容要求不夠明確，所以各大醫(yī)院可以根據(jù)院內(nèi)的實際情況來管理。

2.醫(yī)院檔案管理工作的改進方式

2.1提升工作人員素質

如果要保證醫(yī)院綜合檔案管理工作可以正常開展，首先就要提升檔案管理工作意識。醫(yī)院方面可以利用一些手段與活動來提升檔案管理工作人員個人主觀意識，這些意識可以體現(xiàn)在許多方面。首先是提升宣傳力度，利用開展各種活動的方式來提升醫(yī)院內(nèi)部所有工作人員對檔案管理工作開展的認知程度，使其能夠認識到檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中起到的作用。其次是要以主觀的方式來整理收集更加精確的數(shù)據(jù)，并為醫(yī)院高層決策人員提供更加具有價值的檔案數(shù)據(jù)，并加深醫(yī)院高層領導對檔案管理工作的認識程度。最后要構建相應的獎懲制度，可以將績效考核和工作人員的日常工作相關聯(lián)，提升其工作的積極性、主動性。

2.2提升檔案電子化建設管理工作質量

科學技術的不斷發(fā)展，為醫(yī)院綜合檔案管理工作的開展提出了更高的要求。電子檔案是當前時代背景下檔案管理最為關鍵的內(nèi)容之一，醫(yī)院為了提升檔案管理工作質量，要詳細的按照電子檔案管理流程以及相應的規(guī)定工作，提升電子檔案綜合管理力度［3］使其更加符合醫(yī)院工作開展的情況。也可以通過改進電子文檔歸檔制度的方式來規(guī)范檔案格式，在此過程中，通過先進化的工作技術來提升電子文檔真實性、完善性，保證醫(yī)院健康發(fā)展。

2.3構建信息化網(wǎng)絡

檔案管理工作的信息化發(fā)展方向是不可逆轉的，并且檔案管理現(xiàn)代化也是不可避免的。新時代檔案管理工作人員，必須要具有超時代的意識，熟練掌握計算機基本操作技巧和操作知識，學會如何構建檔案數(shù)據(jù)庫，保證工作效率。工作人員還要不斷的提高計算機在檔案采集方面、檔案著錄方面以及檔案檢索方面的工作質量，保證檔案傳輸?shù)恼ｉ_展，提升整體服務強度?？梢詫n案方面的工作內(nèi)容輸入到計算機中，不僅能夠節(jié)約場地，同時還可以更快速度的進行檢索，提升了檢索的效率，保證檢索質量，讓要使用檔案的工作人員不需要耗費太多的時間和精力就能找到自己想要的檔案資料，保證了檔案的真實性。檔案管理工作人員也可以通過利用電腦技術等方式，讓檔案更加快速高效的傳輸，改進檔案管理方式，使其成為醫(yī)院發(fā)展的支柱。

結束語

社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，提升了醫(yī)療市場競爭激烈程度，所以作為醫(yī)院來說，想要在激烈的市場發(fā)展中博得一席之地，就必須要通過各種方式清楚的認識到自身工作存在的問題，不斷的學習、創(chuàng)新、改進傳統(tǒng)工作模式。以當前檔案管理工作開展的實際情況來看，要改進檔案管理工作方式，就必須要從上文提出的層面扎實做好各項工作，更好地為醫(yī)院管理、醫(yī)療教學及科研服務，最終全面的提升醫(yī)院檔案管理工作效率。

［1］陳偉光.新時期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的幾點思考［J］.辦公室業(yè)務，2012，01：19+21.

［2］張進香.新形勢下加強醫(yī)院檔案管理和服務的幾點思考［J］.城建檔案，2014，06：79-80.

杜瑩瑩（1979-），女，漢，山東省淄博人，本科，職稱：中級館員，研究方向：檔案管理從事的工作：檔案管理。