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    檔案館建設(shè)的必要性

    2016-03-15 02:47:58章維倩
    科技與創(chuàng)新 2016年3期
    關(guān)鍵詞:檔案服務(wù)質(zhì)量檔案館

    章維倩

    摘 要:開發(fā)區(qū)在我國已推廣20多年,在其建設(shè)過程中,產(chǎn)生了大量的檔案資料——文書檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案(其中包括路、橋)、土地出讓檔案、地籍檔案、房產(chǎn)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案和信訪檔案等。檔案館是信息社會發(fā)展的重要組成部分,其社會地位也在不斷提高,而且它還是保存和積累國家檔案財富的重要機(jī)構(gòu),具有傳播檔案信息和宣傳教育等功能,因此,相關(guān)部門要高度重視其建設(shè)工作。簡要介紹了檔案館的相關(guān)內(nèi)容,探討了其建設(shè)的必要性,分析了其建設(shè)要點(diǎn),以期為日后的相關(guān)工作提供參考。

    關(guān)鍵詞:檔案館;檔案;服務(wù)質(zhì)量;資源利用率

    中圖分類號:G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A DOI:10.15913/j.cnki.kjycx.2016.03.028

    檔案是對歷史工作的真實(shí)記錄,它是國家的重要財富之一,所以,其建設(shè)工作至關(guān)重要。

    1 檔案館

    檔案館是公益性的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu),它的存在就是為了實(shí)現(xiàn)更好的社會效益,其基本職能就是收集、整理和保存“社會記憶”,儲備相關(guān)知識。因此,要正確認(rèn)識其作用。從檔案特點(diǎn)及其所具備的特殊性來看,檔案利用工作不可急功近利,而且檔案價值是通過其利用率體現(xiàn)出來的,所以,要科學(xué)、合理地開發(fā)檔案信息資源,為社會各界提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

    2 建設(shè)的必要性

    2.1 解決檔案容量增長和發(fā)展的問題

    檔案館是收集和保管各種檔案、資料的重要機(jī)構(gòu),它可以為社會各界提供良好的服務(wù)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,各種檔案數(shù)量不斷增多,給檔案管理工作增加了難度。為了確保檔案接收和保管工作能夠順利進(jìn)行,相關(guān)部門要不斷加大檔案館的建設(shè)力度,擴(kuò)大其容量,從而使其更好地為社會工作服務(wù)。另外,在此過程中,還要提高檔案館的抗災(zāi)能力,以確保檔案資源的安全。

    2.2 滿足服務(wù)需求

    在建設(shè)檔案館時,要實(shí)現(xiàn)“四位一體”。檔案館主要是由檔案展覽廳、服務(wù)大廳、文件查閱中心和電子閱覽室等組成。但是,受場地和其他條件的制約,很多檔案館都沒有達(dá)到這一要求。隨著人們對檔案查詢、利用要求的提高,相關(guān)部門必須要增加服務(wù)項目,努力提高服務(wù)質(zhì)量。建設(shè)新的檔案館,不僅能改善服務(wù)窗口的工作條件,還能提高其服務(wù)水平。

    2.3 實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化管理

    隨著我國科技的迅猛發(fā)展,在管理檔案時,要拋棄傳統(tǒng)的管理模式,逐步朝著信息化和現(xiàn)代化管理的方向發(fā)展。信息化和現(xiàn)代化的檔案管理對檔案的保存環(huán)境提出了更高的要求。因?yàn)闄n案館的用房比較少、面積小,所以,檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房與標(biāo)準(zhǔn)要求不符,沒有配備齊全的專用設(shè)備,導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善,各個單位與部門之間不能建立良好的數(shù)據(jù)連接,極大地影響了檔案保護(hù)工作,使得管理工作和利用工作與信息技術(shù)的要求不符。因此,為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化,必須要建設(shè)與國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案館。

    3 對檔案館建設(shè)的幾點(diǎn)建議

    3.1 堅持依法治檔

    作為法治國家,為了保證檔案管理工作能夠有法可依、有法必依,我國必須要制訂相關(guān)的法律法規(guī),比如,檔案利用條例、信息公開規(guī)定和保密規(guī)定等,從而保證檔案館工作的健康發(fā)展。

    3.2 走開放的道路

    在具體工作中,要不斷提高工作人員服務(wù)大局的意識,培養(yǎng)他們服務(wù)群眾的能力,貫徹落實(shí)政府部門提出的要求,為社會各界提供質(zhì)量高、層次深的信息產(chǎn)品和服務(wù)。另外,還要不斷強(qiáng)化檔案在經(jīng)濟(jì)、政治、文化和社會文明建設(shè)等方面的服務(wù)水平。為了改善民生,檔案信息資源共享是一項非常重要的工程,它可以提供高質(zhì)量的跨館服務(wù)。

    3.3 建設(shè)數(shù)字檔案館

    各地要將數(shù)字檔案館建設(shè)工作納入信息化建設(shè)規(guī)劃中。在工作過程中,要建設(shè)數(shù)字檔案館和示范數(shù)字檔案室等,不斷推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè),逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館室一體化和館際一體化。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時,重要部門的檔案要全部進(jìn)行數(shù)字化掃描,構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫——在計算機(jī)中輸入案卷級目錄,構(gòu)建案卷級目錄的相關(guān)數(shù)據(jù)庫;在計算機(jī)中輸入文書檔案、照片檔案和現(xiàn)行文件等各種文件級目錄,構(gòu)建文件級目錄的相關(guān)數(shù)據(jù)庫。為了實(shí)現(xiàn)檔案館的信息化建設(shè),不僅要建設(shè)檔案網(wǎng)站,提高信息開發(fā)和服務(wù)能力,還要做好三網(wǎng)并進(jìn)工作,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。同時,檔案館還要建立局域網(wǎng),并與廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)連接,構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站,不斷提高其社會功能。

    3.4 建設(shè)專業(yè)隊伍

    在建設(shè)檔案館的過程中,人始終是其中的重要因素——不管是什么服務(wù)工作,都要由人完成。為了保證檔案館的建設(shè),必須要組建一支專業(yè)的檔案管理隊伍,并引入競爭機(jī)制,采取競爭上崗的方式,以保證工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。同時,在工作過程中,還要組織他們參加培訓(xùn),不斷提高他們的道德素養(yǎng)和專業(yè)技能,從而建設(shè)一支專業(yè)技能高、愛崗敬業(yè)的隊伍。

    3.5 檔案館的功能建設(shè)

    檔案館的功能建設(shè)主要體現(xiàn)在以下幾方面:①做好資源建設(shè)工作。工作人員要樹立超前意識,對于會在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會事業(yè)中有較大利用價值的檔案,要打破接收界限,提前接收,充分發(fā)揮其作用。同時,還要擴(kuò)大征收范圍,針對重要工程、活動和有特色的人物等,要及時收集相關(guān)檔案。如果有必要,還要提前做好歸檔指導(dǎo)工作,以保證歸檔材料的完整性。②提高編研水平。要加大人力、物力和財力方面的投入,創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,確保編研工作能夠順利進(jìn)行。為了提高材料質(zhì)量,要充分利用館藏檔案資料,針對其中的難點(diǎn)和熱點(diǎn)編纂相關(guān)資料,從而更好地為社會、經(jīng)濟(jì)服務(wù)。③建設(shè)愛國教育基地。在保證檔案安全的基礎(chǔ)上,各檔案館要結(jié)合決策參考、展覽教育、社會課堂和信息傳播利用等方面的需求調(diào)整用房,構(gòu)建檔案展廳,結(jié)合史實(shí)將當(dāng)?shù)貧v史面貌和成就等展示出來,以方便人們了解歷史。④建設(shè)現(xiàn)行文件的相關(guān)查閱中心。對于現(xiàn)行文件,要深化其利用、服務(wù)等相關(guān)工作,不斷擴(kuò)大接收范圍,加大接收力度,改善服務(wù)設(shè)施,提升其服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

    4 結(jié)束語

    綜上所述,檔案館是具有公益性的機(jī)構(gòu)。在新形勢下,檔案館建設(shè)必須要符合社會發(fā)展需求,充分展現(xiàn)其服務(wù)能力。因此,要結(jié)合具體情況,做好檔案館的建設(shè)工作。

    參考文獻(xiàn)

    [1]邱翠.我國檔案館發(fā)展現(xiàn)狀與趨勢研究[J].學(xué)理論,2014(22):181-182.

    [2]杜恒琪.把握檔案館建設(shè)上的主動權(quán)[J].中國檔案,2012(12):44.

    [3]梁洪毓.淺議信息時代的檔案館建設(shè)[J].黑龍江史志,2014(7):145.

    〔編輯:白潔〕

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