如何做好電子文件歸檔管理工作

托爾遜古麗

摘 要 本文對(duì)塔城地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局電子文件歸檔調(diào)研的基礎(chǔ)上，探討檔案前電子文件貴檔案管理工作中普遍存在的與需要解決的問題，并給出了相應(yīng)的解決辦法

關(guān)鍵詞 電子文件 歸檔

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息時(shí)代的到來，電子文件歸檔管理已成為檔案部門必須解決的新課題。筆者以塔城地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局工作為例，對(duì)此進(jìn)行一些探討。

為了適應(yīng)塔城地區(qū)人力資資源和社會(huì)保障局信息化工作需要，規(guī)范電子文件的歸檔與管理工作，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。確保電子文件的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用，塔城地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局從2015年3月6日-2015年9月13日對(duì)電子文件歸檔工作進(jìn)行了調(diào)研?，F(xiàn)將調(diào)研情況陳述如下，并對(duì)其中存在的問題提出解決的辦法

1塔城地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局電子文件歸檔的現(xiàn)狀

地區(qū)人社局地區(qū)級(jí)以上有3個(gè)局屬下級(jí)單位，每年都要形成 干部任免、 公務(wù)員招錄、事業(yè)單位招聘、職稱、工資、醫(yī)療保險(xiǎn)，失業(yè)保險(xiǎn)，養(yǎng)老保險(xiǎn)，等文書檔案9000件。全區(qū)流動(dòng)人員檔案8913件，全區(qū)企業(yè)職工檔案4716件，全區(qū)大中專畢業(yè)生檔案6306件，為了科學(xué)規(guī)范管理這些檔案，專門成立了檔案室，檔案室的所有檔案基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理，編制了案卷目錄，卷內(nèi)目錄，專題索引等檢索工具，為了盡快適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息需求，我局先后開發(fā)《塔城地區(qū)黨政機(jī)關(guān)電子公文交換系統(tǒng)》，《新源文書檔案管理系統(tǒng)》等檔案管理軟件，是新疆省地區(qū)級(jí)單位中較早利用計(jì)算機(jī)管理信息的單位。經(jīng)過多年的努力，我局應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)水平有了顯著地提高。現(xiàn)已錄入計(jì)算機(jī)的檔案案卷目錄和文件級(jí)目錄信息7萬多條，我局的計(jì)算機(jī)檔案管理工作現(xiàn)處在管理檔案目錄信息的階段，文件的全文管理尚處在起步階段，隨著電子政務(wù)辦公協(xié)同等網(wǎng)絡(luò)辦公的逐漸深入，各單位已普遍使用計(jì)算機(jī)編輯、打印和收發(fā)文件，每年都有大量的電子文件產(chǎn)生。但這些已經(jīng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤上的電子文件，多數(shù)未能妥善保存；有的雖有保存，但缺乏統(tǒng)一科學(xué)合理的管理辦法，難以進(jìn)行有效的管理，造成人力、財(cái)力和信息資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致已產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件有流失的危險(xiǎn)。

2電子文件管理存在的問題

（1）沒有把電子文件收集齊全進(jìn)行集中保管。有各種原因，許多部門還未能把紙質(zhì)文件的電子版集中統(tǒng)一保存起來。加強(qiáng)現(xiàn)有電子文件的收集保存工作，一方面避免將來重復(fù)進(jìn)行數(shù)字化工作，有利于檔案的檢索查詢；另一方面積累電子文件和電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為將來電子文件實(shí)行單軌制運(yùn)行的管理創(chuàng)造條件

（2）數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和電子文檔不能夠一一形成對(duì)比，已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)對(duì)的數(shù)據(jù)條目已經(jīng)合并到檔案室輸數(shù)據(jù)庫中，如果再將這些文件進(jìn)行歸檔，容易出現(xiàn)重歸、漏歸、錯(cuò)歸的現(xiàn)象。

（3）當(dāng)前的檔案管理軟件對(duì)電子文件的管理存在一些問題，比如文檔一體化管理特別是網(wǎng)絡(luò)辦公中形成的文件實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理尚有許多功能需要完善。

3需要解決的問題

3.1確定電子文件的歸檔范圍

（1）各單位通過電子政務(wù)上辦公發(fā)的電子文件；

（2）個(gè)辦公業(yè)務(wù)科室在工作中辦公協(xié)同中形成的電子文件；

（3）多媒體化電子文件。

3.2規(guī)范電子文件的管理

隨著電子文件在檔案工作中的比例逐年增多，管理電子文件成為檔案管理工作中的一個(gè)新課題。現(xiàn)在每個(gè)人的計(jì)算機(jī)中存在大量的文件，這些文件是本單位嘎鄉(xiāng)工作的真實(shí)記錄，是本單位非常有價(jià)值的信息。由于缺乏對(duì)電子文件的規(guī)范科學(xué)管理，這些文件基本上處于順其自然的狀態(tài)，難以發(fā)揮其價(jià)值。

由于計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，操作失誤、病毒感染、硬件的故障等因素都會(huì)使電子文件丟失或損毀。并且由于電子文件的數(shù)量巨大，即使沒有真正的丟失，它也會(huì)淹沒在各個(gè)計(jì)算機(jī)中，無法得到有效的利用。

根據(jù)國家的標(biāo)準(zhǔn)，電子文件的管理就有章可循但具體實(shí)現(xiàn)也需要有具體方法，我們認(rèn)為有幾個(gè)方面的情況需要用戶注意。

3.2.1歸檔要求

文件形成部門應(yīng)定期將符合歸檔條件電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理規(guī)定將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。

3.2.2鑒定

（1）電子文件的鑒定工作應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限；

（2）歸檔前由文件形成單位對(duì)電子文件的真實(shí)性和有效性進(jìn)行檢查，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《電子文件移交、驗(yàn)收檢驗(yàn)登記表》；

（3）電子文件的歸檔范圍參照國家紙質(zhì)文件材料規(guī)定執(zhí)行，同時(shí)還應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)；

（4）電子文件保管期限和密級(jí)的劃分，參照國家紙質(zhì)文件材料規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限與內(nèi)容信息的保管期限一致。

3.2.3歸檔時(shí)間

邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

3.2.4檢測(cè)

電子文檔歸檔工作時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

3.2.5歸檔

電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔進(jìn)而分兩步進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔時(shí)先進(jìn)行邏輯歸檔，然后再定期完成物理歸檔。

（1）邏輯歸檔；

（2）物理歸檔；

（3）電子檔案的保存載體，優(yōu)先順序?yàn)椋褐蛔x光盤、一次性光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；

（4）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等；

（5）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件；

（6）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》；

（7）需要永久、長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。

電子文件管理工作是當(dāng)前檔案部門面臨的一個(gè)重要發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們要有勇于創(chuàng)新的精神抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，責(zé)無旁貸地做好電子文件管理工作。