Z高校收費管理中的問題與對策

徐春卉

摘要：本文結合Z高校收費管理的實例，分析并指出其在收費管理中存在的收費管理力度不強、收費方式存在不足、收費內(nèi)審工作配合不到位、收費系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準確、收費收據(jù)傳遞不科學、手工收費票據(jù)填寫不規(guī)范等問題。提出了要建立一套完整的收費管理體系；完善收費管理系統(tǒng)；加強校銀合作，積極創(chuàng)新收費方式等對策。本文的研究對完善Z高校的收費管理有著現(xiàn)實意義，同時對其他同類高校的收費管理也具有實踐性意義。

關鍵詞：高校 收費管理

隨著我國高校多渠道籌措教育經(jīng)費機制的確立，高校收費已經(jīng)成為高等教育經(jīng)費的一項重要來源。高校收費管理工作的好壞將會直接影響學校的運行和穩(wěn)定，是高校各項事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。

本文通過對Z高校收費管理中學生基礎信息的錄入、變更，學雜費、培訓費、考試報名費等費用的收取、管理，收費票據(jù)的管理，收費內(nèi)審工作等進行考察、分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。運用文獻研究、內(nèi)部控制原理和個案分析相結合的方法提出了相應的對策。

一、Z高校收費管理存在的問題

Z高校始建于上個世紀三十年代，從私立的助產(chǎn)學校，到省屬的衛(wèi)生學校，再到市屬國家級優(yōu)秀、省級示范性?？茖W校，幾十年來培養(yǎng)出了很多醫(yī)療事業(yè)上的精英，為祖國的醫(yī)護事業(yè)貢獻了不朽的業(yè)績。目前在校全日制學生六千余人，包括成人教育已經(jīng)近萬人。有全日制學宿費、教材費、培訓費、成人教育學費、自考助考班學費、考試報名費等十余個收費項目，在收費管理方面：

（一）收費管理力度不強

在2001年前，受學校規(guī)模的限制，學生收費是在暑期開學時由計財處全體人員一起集中收費，之后由出納員兼任學生收費工作。2001年計財處根據(jù)需要設立了專職收費出納員崗位。但就學校收費管理整體上來看，一直沒有專人或專門的機構對收費管理全面負責，導致各職能部門各行其是，溝通不暢，學籍變動、寢室變更等信息不能及時上傳；學生信息數(shù)據(jù)導入到計財處收費管理系統(tǒng)后是否正確和完整，也缺乏審核程序，不能夠保證收費系統(tǒng)中收費基礎信息的真實、準確。

（二）收費方式存在不足

目前學生繳納學宿費、教材費等金額較大的款項，以銀行代扣為主，還有銀聯(lián)卡繳費、銀行匯款、生源地貸款、高校助學貸款等形式，減少了現(xiàn)金繳費。但銀行代扣和刷卡繳費等只是一種收費方式，在銀行系統(tǒng)中還沒有形成真正的收費管理系統(tǒng)，與學校內(nèi)部的收費管理軟件不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)轉換及事后的對帳工作還相當繁瑣；學生信息變更、銀行卡款項不足或銀行卡丟失等，銀行就不能按期扣繳，使得收費時間延長，對賬任務加重。

此外，為了避免與銀行對賬再上繳財政專戶的繁瑣，課外培訓費、考試報名費等，采用的是現(xiàn)金集中繳費的形式。這樣學生就要持現(xiàn)金，利用課余時間在要求的期限內(nèi)繳費，校內(nèi)的提款機很多次因集中提現(xiàn)被提空，不得已學生還要出校門去取錢，給學生和收費都帶來了很大的不便和安全隱患。

（三）收費內(nèi)審工作配合不到位

2000年出納員以紅聯(lián)不入賬的手段妄圖私吞學生學費兩千余元，被及時發(fā)現(xiàn)，遏制了事件的發(fā)生。Z高校以此對收費管理環(huán)節(jié)進行了梳理，于次年2001年開始了收費專項內(nèi)審。審計各項收費標準是否符合國家規(guī)定，數(shù)額是否準確無誤，是否及時上繳財政專戶，是否及時送存銀行等。

在審計過程中發(fā)現(xiàn)，Z高校收費存在入賬時間不及時、不準確的情況。如，08年的一筆電匯收費，當時未開收據(jù)，直接繳存，待09年開具票據(jù)后裝訂在了08年憑證中；再如，一筆09年末的宿費收入沒能及時入賬，在2010年的賬單中發(fā)現(xiàn)了該筆業(yè)務。到目前為止，仍有類似情況發(fā)生。收費員對收費內(nèi)審工作配合不到位，給內(nèi)審工作帶來了很大的麻煩，加大了內(nèi)審工作量。

（四）收費系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準確

Z高校是于1995年開始應用計算機系統(tǒng)進行收費管理。經(jīng)過幾代更新，2009年起應用的是網(wǎng)絡版的“強智”高校收費管理系統(tǒng)，它具有信息導入、收費查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印日報表等功能模塊，實現(xiàn)了收費管理的信息化、網(wǎng)絡化。

但在實際應用中，因系統(tǒng)軟件的自身設置，在學生信息有變動時系統(tǒng)中的基礎信息并不隨之變更，宿費標準、學籍情況仍以原始信息為準，導致收費匯總表中收費標準、欠費人數(shù)、欠費金額、應收款等數(shù)據(jù)不夠準確，不能作為收費內(nèi)審的依據(jù)。無奈之下Z高校經(jīng)常采用人工逐筆核對收費記賬憑證、收費存根及學生學費明細賬這種耗時耗力的內(nèi)審方法，大大增加了工作量，違反了成本效益及及時性原則。

（五）手工收費票據(jù)填寫不規(guī)范

機打收費票據(jù)，收費系統(tǒng)在收費前已就票據(jù)各個項目設置完成，收費時通過掃碼機或人工輸入學生學號及繳費金額，就能輸出一份填制完整的規(guī)范的收費票據(jù)。而在手工開具票據(jù)時，因學生收費一般都是大批量集中進行的，收費人為節(jié)省時間，在收費項目等信息欄中則能省就省，如各種考試報名費，統(tǒng)寫成“報名費”，經(jīng)辦人印章或簽字也很少體現(xiàn)，這樣就產(chǎn)生了責任不清等弊端，違反了明晰性原則。

（六）票據(jù)傳遞不科學

Z高校的收費票據(jù)一直有專人管理，設立了票據(jù)臺賬，對于收費票據(jù)的購入、領用、結余等情況都有詳細的記載。各種收費票據(jù)也是依照收費項目，按規(guī)定進行使用的。Z高校的收費票據(jù)是在票據(jù)管理人、使用人（收費出納員）、收費內(nèi)審人員三者之間進行傳遞的。傳遞過程如下：

第一步 使用人申請領用票據(jù)，票據(jù)管理人按需發(fā)放票據(jù)并登記票據(jù)臺賬，雙方簽字；第二步 使用人按月把使用過的票據(jù)存根和過期作廢等不再使用的票據(jù)交還給票據(jù)管理人，票據(jù)管理人整理票據(jù)并登記票據(jù)臺賬；如果是手寫的財政票據(jù)，收回時雙方簽字；第三步 票據(jù)管理人把收回的票據(jù)傳遞給收費內(nèi)審人員，由其進行審計；第四步 收費內(nèi)審人員在完成審計后，再把票據(jù)回傳給票據(jù)管理人。

就這個傳遞過程，我們看到在第二、三、四步中，除第二步手寫的財政票據(jù)存根，收回時當事人雙方驗收簽字外，其他環(huán)節(jié)均無當事人雙方共同驗收；機打票據(jù)存根回收時，只有票據(jù)管理人一人在整理、計數(shù)、記臺賬。這樣若某一環(huán)節(jié)丟失票據(jù)，就很難說清了，給票據(jù)的安全完整帶來隱患。

二、Z高校收費管理存在問題的分析

多年來，Z高校在教學、科研、文化建設等方面都取得了長足的發(fā)展。而在財務管理上還一直遵循著原有的模式，其管理體制已不適應學校的高速發(fā)展。本文就其收費管理上存在的諸多問題，從內(nèi)部控制的角度進行了分析。

（一）內(nèi)部環(huán)境分析

內(nèi)部環(huán)境一般包括治理結構、機構設置及權責分配、內(nèi)部審計、人力資源政策、企業(yè)文化等。是各單位實施內(nèi)部控制的基礎，決定了一個單位的總體基調(diào)，是內(nèi)部控制其他要素的基礎，直接影響員工的控制意識。

Z高校管理層對收費管理重視程度不夠，沒有形成一個系統(tǒng)的管理與協(xié)調(diào)機制，沒有專人或專門的機構對收費管理全面負責，使其內(nèi)部治理結構存在缺陷：職能部門各行其是、溝通不暢，收費系統(tǒng)軟件信息不準確，內(nèi)審要求落實不到位等，員工控制意識薄弱影響了工作效率。

（二）風險與控制分析

Z高校雖然在一些大項目收費上采用了銀行代扣和刷卡繳費等非現(xiàn)金收款方式，但很多其他收費則采用的是現(xiàn)金集中繳費的形式?，F(xiàn)金收費，僅僅是為了避免與銀行對賬再上繳財政專戶的繁瑣，卻忽略了給學生及收費管理帶來的安全隱患。Z高校應增強理念、提高風險意識，避免因目前沒有發(fā)生問題而麻痹大意，加大產(chǎn)生舞弊的概率。根據(jù)成本效益的原則，遏制潛在風險帶來的好處，會比其采用方便靈活的方法積極堵塞漏洞所付出的成本要更大。

Z高校的收費系統(tǒng)軟件實現(xiàn)了收費管理的信息化、網(wǎng)絡化，具有一定的先進性，但因其存在的先天不足，導致其反映的數(shù)據(jù)信息不夠準確，給內(nèi)審工作造成了障礙，內(nèi)控風險加大。考慮更換軟件系統(tǒng)的成本，應采用自身修訂、改造的方法，提高軟件適合程度，適應工作需要。

票據(jù)傳遞不科學，給票據(jù)的安全完整帶來隱患。但如果每一次交接都要進行雙方驗收，幾百幾千上萬張票據(jù)重復的清點，就會使票據(jù)管理工作量突增幾倍，很顯然這不是解決問題的最好方法。建議從崗位設置的角度考慮，在不違反“制衡性”的原則下，減少收費票據(jù)傳遞的環(huán)節(jié)，提高效率，保證安全。

（三）信息與溝通分析

Z高校因為控制環(huán)境的缺陷，信息與溝通體系不健全，造成了各職能部門各行其是，溝通不暢，變更信息不能及時上傳，缺乏審核程序，導致收費系統(tǒng)中數(shù)據(jù)不能及時更新，影響工作效率。按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的要求，在完善收費系統(tǒng)軟件的同時，應“建立信息與溝通制度，明確內(nèi)部控制相關信息的收集、處理和傳遞程序，確保信息及時溝通，促進內(nèi)部控制有效運行”，加強對信息系統(tǒng)開發(fā)與維護，充分發(fā)揮信息技術在信息與溝通中的作用，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并加以解決，保證信息的真實性、及時性、有效性、安全性。

（四）內(nèi)部監(jiān)督分析

內(nèi)部監(jiān)督是對內(nèi)部控制的有效性進行監(jiān)督，是實施內(nèi)部控制的重要保證。Z高校在收費管理上有自己的控制要求，但因收費入賬不及時、收費系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準確等原因，使其要求沒有落實到位，使監(jiān)督在一定程度上失靈，效果不佳，形成內(nèi)部控制運行缺陷。手工收費票據(jù)填寫不規(guī)范，也是內(nèi)審工作不到位，缺乏監(jiān)督的表現(xiàn)。

Z高校應對建立與實施內(nèi)部控制的情況進行常規(guī)、持續(xù)的監(jiān)督檢查，定期評價內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，把可能發(fā)生的錯誤與舞弊依靠內(nèi)部控制的力量杜絕在萌芽狀態(tài)。

三、完善Z高校收費管理的對策

（一）建立一套完整的收費管理體系

根據(jù)《內(nèi)部控制應用指引——組織架構》，高校應設置專人或專門機構對全校的收費管理工作負責，制定詳細的收費管理工作流程，統(tǒng)一組織，明確系辦、學生處等各部門的職責權限，形成各司其職、各負其責、相互制約、相互協(xié)調(diào)的工作機制，使收費管理工作具有系統(tǒng)性和權威性。定期對組織架構設計與運行的效率和效果進行全面評估，發(fā)現(xiàn)存有缺陷的，應當進行優(yōu)化調(diào)整。

（二）完善收費管理系統(tǒng)

首先，根據(jù)《內(nèi)部控制應用指引——信息系統(tǒng)》，對現(xiàn)行的收費管理軟件進行完善，確保在功能、性能、控制要求和安全性等方面符合需求。制定各模塊子系統(tǒng)的具體操作規(guī)范，建立信息系統(tǒng)變更管理流程，并嚴格遵照執(zhí)行；及時跟蹤、發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運行中存在的問題，確保信息系統(tǒng)按照規(guī)定的程序、制度和操作規(guī)范持續(xù)穩(wěn)定運行。避免因系統(tǒng)軟件問題產(chǎn)生數(shù)據(jù)不準，對收費情況具有便捷地統(tǒng)計、檢索、分析功能，為內(nèi)審及收費管理工作提供有效數(shù)據(jù)。其次，充分開發(fā)、利用校內(nèi)網(wǎng)絡平臺，使學生通過校園一卡通，既能對自己的基礎信息進行查詢核對，又能隨時了解自己的繳費情況。

（三）積極創(chuàng)新收費方式

高校應加強與銀行的合作，借助強大的網(wǎng)絡平臺，研制開發(fā)一套具備共享性、多功能、有安全保障的網(wǎng)絡收費管理系統(tǒng)軟件。即實現(xiàn)銀行網(wǎng)與校園網(wǎng)的對接，使銀行數(shù)據(jù)與學校收費管理平臺相鏈接，實現(xiàn)收費信息的共享，減少中間環(huán)節(jié)，減輕與銀行對賬的工作量，有利于學校隨時掌握繳費的動態(tài)信息。

新、老學生均可根據(jù)交費通知，在全國任何銀行網(wǎng)點交費，也可通過網(wǎng)銀、支付寶、微信交費平臺、刷卡繳費、銀行代扣等方式，使學生不受時點、地點的限制，完成學費、住宿費、考試報名費等各項目的繳費。銀行及學校的收費管理系統(tǒng)均可隨時對學生的交費情況進行統(tǒng)計、分析、核實，真正實現(xiàn)靈活、安全、便捷的電子網(wǎng)絡交費，真正實現(xiàn)“零現(xiàn)金”收費。

（四）加強收費內(nèi)審工作的力度

學校收費管理軟件應與日常賬務處理軟件相配套，便于收費票據(jù)、金額按期及時入賬，確保賬單、總賬與明細賬相符，使收費內(nèi)審工作順利完成，保證資金的安全，提高工作效率。

同時對收費票據(jù)的使用、書寫也要按照財政票據(jù)管理規(guī)則進行審計，以此避免因票據(jù)使用和書寫不規(guī)范產(chǎn)生的弊端，減少管理漏洞。

（五）票據(jù)傳遞安全化

在收費出納員按月把使用過的票據(jù)存根和不再使用的票據(jù)交還給票據(jù)管理人時，應附一份由收費系統(tǒng)輸出的票據(jù)使用月報表，票據(jù)管理人根據(jù)報表整理接收票據(jù)，無誤后登記票據(jù)臺賬，雙方當事人簽字。

建議調(diào)整崗位設置，票據(jù)管理與收費內(nèi)審由一人承擔，或由票據(jù)管理人協(xié)同審計人員一起進行收費內(nèi)審，減少收費票據(jù)傳遞的環(huán)節(jié)，提高效率的同時，保證收費票據(jù)的安全完整。

高校只有通過對內(nèi)（校內(nèi)各職能部門）對外（銀行）通力合作，建立起完整的收費管理體系，加強內(nèi)部控制與監(jiān)督，預防收費過程中的各種違規(guī)和差錯，及時、準確、足額地完成收費工作，保證收費資金的安全，才能保障高校教學、科研等各項高教事業(yè)的順利完成。

參考文獻：

[1]朱清，曾漢民等.最新高校財務管理執(zhí)行標準與審計監(jiān)督控制全書[M].中國教育出版社.2010年9月

[2]王攀娜.高校收費管理中有關問題及其措施的探討.中國論文下載中心.2009（3）

[3]閆世剛，張華.財務內(nèi)部控制制度在高校收費管理中的應用[N].通化師范學院學報.2008年12月

[4]胡永梅.高校收費管理存在的問題與對策[J].教研教改.2009.1（中旬刊）

[5]李明洋.高校收費管理工作中的問題及對策研究[J].中國商界.2010 年 8 月總第 204 期

[6]財政部 證監(jiān)會 審計署 銀監(jiān)會 保監(jiān)會關于印發(fā)《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》的通知.財會[2010]11號

[7] 財政部 證監(jiān)會 審計署 銀監(jiān)會 保監(jiān)會關于印發(fā)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的通知. 財會[2008]7號