化工企業(yè)檔案管理與電子信息技術(shù)的應(yīng)用

李 寧，韓 靜，蘇子恒

（沈陽理工大學(xué)，遼寧沈陽 110000）

化工企業(yè)檔案管理與電子信息技術(shù)的應(yīng)用

李 寧，韓 靜，蘇子恒

（沈陽理工大學(xué)，遼寧沈陽 110000）

進(jìn)入21世紀(jì)，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于生活的各個領(lǐng)域，為了實現(xiàn)檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量的提升，越來越多的化工企業(yè)開始在檔案管理的過程中使用電子信息技術(shù)。結(jié)合信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點，探討在化工企業(yè)檔案管理的過程中應(yīng)用電子信息技術(shù)的方法以及措施。

化工企業(yè)；檔案管理；電子信息技術(shù)；應(yīng)用

1 信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點

1.1 呈現(xiàn)信息化發(fā)展趨勢

傳統(tǒng)的工作環(huán)境下，檔案的管理都是采用人工管理的方式，而在信息技術(shù)環(huán)境下，針對于檔案的管理呈現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢。無論是對于檔案信息的整理，還是針對于檔案的編排以及管理都是采用信息化的手段，這樣不僅可以提升工作效率，還可以降低工作的錯誤率，進(jìn)而實現(xiàn)工作質(zhì)量的提升，促進(jìn)化工企業(yè)的發(fā)展。

1.2 流程更加規(guī)范化

傳統(tǒng)的管理環(huán)境下，針對于檔案的管理都是采用人工記錄的方式，雖然也可以保證信息的準(zhǔn)確性，但是針對于管理流程，卻存在不規(guī)范的特點。而如今，在信息化技術(shù)的支撐下，針對于檔案的管理更加規(guī)范化，大家不再采用書寫記錄的方式，而是根據(jù)事先設(shè)定好的人為指令自動、隨時的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整，并且在填寫信息的過程中，都是一部一部按照指令執(zhí)行，進(jìn)而實現(xiàn)流程的規(guī)范化和嚴(yán)謹(jǐn)化。

2 電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析

2.1 實現(xiàn)管理觀念的轉(zhuǎn)變

若想實現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，首先應(yīng)該做的就是實現(xiàn)管理人員管理觀念的轉(zhuǎn)變，而若想實現(xiàn)管理人員管理觀念的轉(zhuǎn)變，最有效地方法就是對員工展開培訓(xùn)工作，借助于培訓(xùn)工作的開展一方面可以讓大家了解到什么是信息技術(shù)，信息技術(shù)的特點是什么以及在檔案管理的過程中應(yīng)用信息技術(shù)具有哪些益處，進(jìn)而實現(xiàn)管理人員思想觀念的轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，實現(xiàn)信息化管理理念的提升；除此之外，可以采用外派學(xué)習(xí)的方式，到一些比較先進(jìn)的化工企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法，進(jìn)而實現(xiàn)自身管理理念的轉(zhuǎn)變。

2.2 實現(xiàn)員工計算機(jī)技能的培養(yǎng)以及提升

若想實現(xiàn)檔案的信息化管理，除了要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念以外，還要實現(xiàn)員工計算機(jī)技能的培養(yǎng)以及提升，我們知道，大多數(shù)的檔案的管理人員都是一些年紀(jì)比較大的老員工，這些老員工雖然具備很豐富的管理經(jīng)驗，但是信息技術(shù)技能卻不是很強(qiáng)。檔案的管理需要涉及到多種信息設(shè)備：包括掃描儀、相機(jī)、攝影機(jī)等等。因此，應(yīng)開展一定的計算機(jī)培訓(xùn)工作，借助于培訓(xùn)工作的開展提升大家的計算機(jī)能力，并且還要對員工進(jìn)行考核，只有考核通過的人員才可以正式開展信息化管理工作，進(jìn)而實現(xiàn)員工的計算機(jī)技能的培養(yǎng)以及提升。

2.3 實現(xiàn)檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的提升

檔案管理數(shù)字化發(fā)展既具有一定的好處，同時也具有一定的弊端。我們都知道，信息化的管理模式，無論是檔案的記錄、儲存還是查詢都方便了很多，但是與此同時，檔案管理的風(fēng)險也提升了很多，因此信息技術(shù)環(huán)境下，可以實現(xiàn)電子文件的分享以及傳輸，因此，這就要求檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)一定要高，這樣才可以保證信息的安全性，防止員工個人信息的泄露。

3 結(jié)束語

綜上所述，我們發(fā)現(xiàn)，在信息技術(shù)的幫助下，化工企業(yè)檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)數(shù)字化以及規(guī)范化發(fā)展趨勢，針對于信息技術(shù)在化工企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用還有很長的路要走，因此相關(guān)的企業(yè)應(yīng)該想辦法實現(xiàn)員工的良好管理，進(jìn)而促進(jìn)信息技術(shù)與化工企業(yè)檔案管理工作的結(jié)合，希望本文相關(guān)的一系列的建議以及措施可以為化工企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展帶來一定的幫助。

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[2] 王利超.淺談電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案天地，2010，（11）：52-53.

[3] 肖詩浩.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].硅谷，2011，（12）：137.

[4] 焦其云.淺談電子信息技術(shù)在檔案管理中的運用[J].中國科技縱橫，2010，（14）：100.

Archives Management and Application of Electronic Information Technology in Chemical Enterprises

Li Ning，Han Jing，Su Zi-heng

in twenty-first Century，the field of information technology has been widely used in life，in order to realize the efficiency of archives management work and improve work quality，more and more chemical companies began using electronic information technology in the process of archives management.Next，combined with the characteristics of archives management under the background of information technology，this paper discusses the methods and measures of applying electronic information technology in the process of archives management of chemical enterprises.

chemical enterprise；archives management；electronic information technology；application

G271；F426.7

B

1003-6490（2016）11-0074-01

2016-11-12

李寧（1995—），男，河北滄州人，本科在讀，主要研究方向為通信工程。