檔案編研工作在檔案信息開(kāi)發(fā)中的重要作用

□孫其智 趙 琨 宋亞凈 馬述江

檔案編研工作在檔案信息開(kāi)發(fā)中的重要作用

□孫其智 趙 琨 宋亞凈 馬述江

本文分析了檔案編研工作的主要特點(diǎn)及其在檔案信息開(kāi)發(fā)中的重要作用。

檔案編研；檔案信息；信息開(kāi)發(fā)

編研工作是檔案利用的重要組成部分，是對(duì)感性、孤立的檔案信息的理性升華，是檔案部門向社會(huì)提供利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。在開(kāi)展檔案利用時(shí)，檔案原件會(huì)被重復(fù)使用，不可避免的會(huì)對(duì)檔案造成損傷。而以編研成果提供檔案利用時(shí)，客觀上延長(zhǎng)了檔案壽命，能夠更好地保護(hù)檔案史料。孤立、零散的檔案信息通過(guò)編研，其編研成果價(jià)值相對(duì)原檔案價(jià)值會(huì)成倍放大，具有較強(qiáng)的存史、資政功能。

1.編研在檔案信息開(kāi)發(fā)中的作用

1.1 檔案信息開(kāi)發(fā)的含義

開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源是檔案部門永恒的主題。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，如何利用信息化手段高效地實(shí)現(xiàn)水利建設(shè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和管理工作，把檔案的資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為更大的業(yè)務(wù)效益和經(jīng)濟(jì)效益，是我們面臨的新任務(wù)、新課題。檔案信息資源開(kāi)發(fā)，就是檔案部門通過(guò)科學(xué)手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行多層次的加工、整理，將蘊(yùn)藏于檔案信息資源中有價(jià)值、適應(yīng)利用者需求和社會(huì)發(fā)展需要的各類信息挖掘出來(lái)，同時(shí)避免了重復(fù)建設(shè)造成的不必要浪費(fèi)。檔案信息開(kāi)發(fā)，一般包括對(duì)檔案信息的收集、整理、儲(chǔ)備、輸出等。為了便于檔案利用，可以采取多種方式方法，而各種方式方法都有各自的作用和局限性。如目錄、索引等檢索工具，只對(duì)查找檔案有重要作用，但利用者看不到檔案內(nèi)容，還不能提供檔案的原文，而原件借閱又受到時(shí)間、地點(diǎn)等條件的限制，不可能同時(shí)滿足廣大利用者的需要。而檔案編研工作作為一種提供檔案的手段，發(fā)揮了它的獨(dú)到之處。

1.2 檔案編研的含義

檔案編研工作是有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息的重要手段。檔案編研工作是更深層次開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的一項(xiàng)科學(xué)性、專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。它主要是為滿足檔案利用者各方面工作活動(dòng)的實(shí)際需求，對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行系統(tǒng)地整理編纂并予以公布、或者對(duì)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行分析，得出一定的有參考價(jià)值的結(jié)果，提供給利用者利用。

1.3 編研工作能科學(xué)、系統(tǒng)地提供檔案文獻(xiàn)

隨著社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)等各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，檔案利用與檔案之間保管分散、數(shù)量浩大、內(nèi)容龐雜的矛盾現(xiàn)狀愈加突出。檔案編研工作可以為廣大利用者提供便利條件，做到主動(dòng)、積極地為各方面服務(wù)，不再受制于時(shí)間、地點(diǎn)的約束。檔案數(shù)量豐富，內(nèi)容繁雜，同一專題的檔案保存在不同的全宗、類別、年代之中，利用者要利用某一專題檔案非常困難，查找、借閱的工作量非常大。開(kāi)展檔案編研工作，按照一定的專題把檔案資料進(jìn)行整理加工，按專題編纂成冊(cè)出版公布，就可以使各方面的讀者很方便地獲得他們所需要的檔案信息，節(jié)省了大量的人力物力。編研工作可以為利用者提供相對(duì)集中、可靠、完整、系統(tǒng)的材料，便于讀者理解和閱讀。

1.4 檔案編研是充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的重要途徑

信息資源共享，是指檔案室的檔案信息能同時(shí)為多個(gè)使用者使用，使同一信息能為更多用戶服務(wù)。通過(guò)深層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編研檔案成果，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)，契合了當(dāng)代社會(huì)信息化發(fā)展的時(shí)代需要。

2.檔案編研工作的特點(diǎn)

2.1 針對(duì)性強(qiáng)

編研工作是主動(dòng)提供檔案利用的一種有效方式。編研工作輸出檔案信息的對(duì)象是利用者，利用者需要的，就是編研工作應(yīng)該做的，根據(jù)本單位建設(shè)的需要，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)檔案信息。

2.2 便于保護(hù)檔案原件

檔案原件易于破損，檔案編研工作可以減少對(duì)檔案原件的翻檢次數(shù)，避免因檢閱次數(shù)過(guò)多造成的破損，也可以同時(shí)為各方面提供利用，達(dá)到廣泛服務(wù)的目的。檔案室應(yīng)加強(qiáng)檔案編研工作，努力將檔案中大量、豐富的信息資源開(kāi)發(fā)出來(lái)，及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為水利建設(shè)服務(wù)，使檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為實(shí)用價(jià)值。

3.檔案編研的方法

編研工作可以采取多種多樣的方式輸出檔案信息。編研方法很多很活，如編大事記、文件匯編、會(huì)議簡(jiǎn)介、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人歷屆任職表、組織機(jī)構(gòu)沿革、參考資料，以及發(fā)表研究性文章，還可發(fā)辦刊物等等。編研形式很多，可以多卷集，也可以小冊(cè)子，既可以全編，也可以選編，既可以綜合，也可以分專題等?？傊?，檔案編研方法靈活，方式多種多樣。因此，可以利用其主動(dòng)性的優(yōu)點(diǎn)，根據(jù)目的、條件和利用對(duì)象對(duì)檔案信息進(jìn)行編研。

目前，檔案編研正在朝著社會(huì)化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化、電子商務(wù)化的方向發(fā)展。我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案信息及其編研成果的作用，為水利建設(shè)事業(yè)發(fā)展搞好服務(wù)，逐步完善水利建設(shè)事業(yè)的檔案信息化建設(shè)?！?/p>

2016-09-10

孫其智，男，漢族，河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，檔案員。

趙 琨，女，漢族，河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，檔案員。

宋亞凈，女，漢族，河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，高級(jí)工程師。

馬述江，男，漢族，河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，正高級(jí)工程師。