肇慶氣象行政許可檔案管理工作的規(guī)范化
——以防雷行政許可檔案管理為例

李厚偉，周靜，鄧龍，溫燕夢，陳明麗，梁紹強（肇慶市氣象局，廣東肇慶 526060）

肇慶氣象行政許可檔案管理工作的規(guī)范化
——以防雷行政許可檔案管理為例

李厚偉，周靜，鄧龍，溫燕夢，陳明麗，梁紹強（肇慶市氣象局，廣東肇慶 526060）

主要介紹了從2012年開始至今肇慶氣象行政許可檔案工作從不成熟逐步走向規(guī)范化管理發(fā)展的探索過程，針對氣象行政許可檔案管理工作中出現(xiàn)的問題提出了解決的措施：強化行政審批材料的收件處理，使用專門的申請材料印章提高行政審批工作效率；強化防雷裝置施工圖紙的后期制作，使其更加規(guī)范化、專業(yè)化；規(guī)范案卷內(nèi)的卷宗封面、目錄和封底內(nèi)容等項目，科學立卷，規(guī)范案卷裝訂；規(guī)范案卷入盒和統(tǒng)一管理。以防雷裝置設計審核和竣工驗收行政許可審批事項立卷歸檔工作為主線，展現(xiàn)了肇慶氣象行政許可檔案工作的方法。

氣象檔案；氣象行政許可；檔案管理；依法行政；防雷；肇慶市

氣象行政許可工作是氣象主管機構依法行使對社會的管理職能、保障經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項重要工作，也是依法行政、建設法治型社會、政府依法行政的重要內(nèi)容之一。氣象行政許可檔案是氣象部門依法實施氣象行政許可事項申請、受理、審查、許可決定、許可送達的過程中所形成的具有保存價值的文字、圖表等形式的記錄，是遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用的原則進行收集、整理所形成的檔案［1-3］。它能真實、客觀地反映出氣象行政許可工作的質(zhì)量和水平，更是日后在面對不可預知的行政復議和行政訴訟中需要提呈的最基本法定佐證材料，因此規(guī)范行政許可檔案很有必要。

2012年廣東省氣象局下發(fā)《關于進一步規(guī)范我省防雷裝置設計審核、跟蹤檢測和竣工驗收等有關工作的通知》，進一步規(guī)范廣東省區(qū)域內(nèi)防雷裝置的設計審核、跟蹤檢測和竣工驗收等有關工作，統(tǒng)一管理業(yè)務規(guī)程，它標志著廣東省防雷減災工作全面進入規(guī)范化管理年代，同時也對氣象行政許可工作中防雷裝置設計審核和竣工驗收提出了更高的要求?？v觀肇慶氣象行政許可工作，特別在行政許可檔案工作上，當時正處于亟需完善階段，工作開展壓力巨大。肇慶行政許可工作者通過不斷摸索，制定制度、建立標準、實踐操作、積極推廣等環(huán)節(jié)逐步建立起了具有肇慶特色的氣象行政許可檔案管理工作模式，促進氣象行政許可工作朝科學化、規(guī)范化方向發(fā)展。

1 規(guī)范化氣象行政許可檔案

1.1 強化對行政審批材料的收件處理

一份完整、符合法定形式、高質(zhì)量案卷的呈現(xiàn)，首先是從對申請材料的處理開始的，強化其完整性、合法性是必須首要考慮的問題。初期我們到消防、建設、規(guī)劃等部門學習對行政許可申請材料的處理方法和規(guī)則，總結他們的成功經(jīng)驗，然后根據(jù)氣象部門的實際情況，不斷完善收件和審件程序，優(yōu)化辦事流程。由于完備的證明文件材料是行政許可流程不可或缺的要素，所以須在確保不違反《行政許可法》和《防雷裝置設計審核和竣工驗收規(guī)定》的前提下增加證明文件的收取。例如在收取授權證明材料環(huán)節(jié)中增加了組織機構代碼證復印件（可提供工商營業(yè)執(zhí)照復印件或是證明函等方式）的收取，加強對建設單位及單位負責人的真實合法資料進一步核查核實；在設計審核階段，通過收取《建設工程規(guī)劃許可證》復印件，確定建構筑物的合法性和建構筑物準確的占地面積、建筑面積和高度等數(shù)據(jù)信息。

在對申請材料收取、審查過程中，為了提高行政審批工作效率，創(chuàng)新制作一批用于處理申請材料的印章，也強化了對這些印章的使用。同時，在辦理行政許可審批中，采用了一些有效措施確保申請材料的規(guī)范化，加強了對申請材料完整性和合法性的確認。例如除提交材料為原件外，其他申請材料均須嚴格要求加蓋建設單位公章，對申請材料進行確認；對提交的復印件材料全部加蓋使用用途印章或由申請人親筆注明用途，保障申請人單位的合法權益和強化對案件辦理人的保護作用；對申請人身份證復印件及防雷施工單位資質(zhì)復印件、施工人員資格證復印件必須雙方當面核對原件后加蓋專門設計的核對章，由申請人和案件辦理人簽名確認，確保核件程序的合法性。

1.2 強化防雷裝置施工圖紙的后期制作

制作防雷裝置施工圖紙檔案是在立卷過程中占據(jù)時間最多、工作量最大、難度極高的環(huán)節(jié)。由于提交的圖紙資料大部分都是形狀不一、零散雜亂、美觀性差，所以不利于立卷歸檔和查閱。通過對圖紙進行邊緣裁切和標準折疊等處理，制成圖紙案卷，便于存檔查閱。為了使圖紙檔案更加規(guī)范化、專業(yè)化，結合本單位檔案室容量管理的要求，決定對防雷裝置施工圖紙同時采取不裝訂折法和裝訂折法2種方式，標準為10張圖紙以內(nèi)的采用裝訂折法立卷裝訂成冊；超過10張圖紙的采用不裝訂折疊法，附于主案卷后形成一體。

1.3 科學立卷和案卷裝訂

立卷和案卷裝訂環(huán)節(jié)嚴格按照檔案規(guī)則進行科學操作，在意見書送達之后，嚴格規(guī)定了必須在5個工作日內(nèi)完成立卷歸檔工作。案卷總體順序遵循文件的形成時間規(guī)律，申請材料在前面，申請材料受理和意見書制作所產(chǎn)生的文件在后面。案卷加入卷宗封面、卷內(nèi)目錄表和封底內(nèi)考表內(nèi)容項目，使案卷符合完整、統(tǒng)一的要求。

案卷制作主要依照以下步驟：第一，要制作卷宗封面和封底內(nèi)考表，其中卷宗封面，內(nèi)容包括檔案號、卷名、行政許可審批事項、編號、設定依據(jù)、實施機關、申請單位、申請內(nèi)容、受理日期、辦結日期、辦案人、審核人員、立卷日期和保管期限等。第二，歸檔文件逐件按次序編目錄，目錄內(nèi)容設置審批事項基本信息、件號、件名、頁數(shù)、備注等項目。對入卷文件材料，必須去除一切金屬物和鉛筆痕跡，對于破損文件須進行必要修復，大型紙張材料折疊成豎向A4尺寸，橫向紙張材料頂端對齊裝訂線，程序完成后進入案卷裝訂環(huán)節(jié)。第三，案卷裝訂時須對齊右端及底端，裝訂所用封皮和封底內(nèi)考表用無酸紙標準封脊類型A4紙張，整體案卷采用三點一線打孔標準裝訂法，線材使用標準卷裝蠟棉線，符合永久性保管期限檔案要求。對于采用裝訂折疊法的圖紙，參照城建檔案館圖紙入卷方法，獨立裝訂成冊，案卷左端須加入圖紙裝訂墊條，加量至與右端保持同等厚度為宜，為符合實際需要及兼顧美觀性，圖紙案卷封面和封底加入250 g無酸A4紙進行加固，使案卷整體達到均勻平整穩(wěn)固，方便入盒存檔和日后查閱。

1.4 規(guī)范案卷入盒和統(tǒng)一管理

盡最大可能采用了高質(zhì)量和符合檔案制作規(guī)定的檔案用品進行檔案的后期制作。為最大限度保證檔案整齊美觀及符合單位檔案室容量管理要求，統(tǒng)一采用50 mm厚度盒脊的標準無酸紙檔案盒存放案卷，為保證質(zhì)量，從專業(yè)檔案用品供應商處進行采購，確保檔案可以永久保管。盒脊和檔案盒封面貼條采用無酸紙打印、整齊裁切后用白乳膠粘貼，盒脊貼條內(nèi)容包括全宗號、類別、檔案號、保管期限、盒號等；檔案盒封面包括入盒案卷的一些基本信息，如檔案號、事項編號、建設單位、建設項目、施工單位、實施行政許可機關、檔案編制日期等。制作完成后的案卷，按照案卷自然產(chǎn)生先后順序入盒，滿盒后入裝次盒，依此類推，同時編定盒號，整齊排列。

當全年度檔案全部完成后，編制當年行政許可檔案目錄清單，同時形成電子檔案清單，并逐盒逐卷檢查登記完畢后，由立卷人、檢查人、移交人、接收人簽名確認，在次年3月份前整體移交局檔案室分類編號入柜存放，進行妥善保管和供日后的查閱使用。

2 討論

在行政許可檔案工作探索歷程中，除了學習和融合專業(yè)檔案工作知識和經(jīng)驗外，還總結出適合現(xiàn)階段的工作模式，不斷改善檔案管理工作中的不足，并對加強氣象行政許可檔案工作有了進一步的認識。

2.1 提高對行政許可檔案工作重要性的認識

長期以來，由于防雷工作的粗放式發(fā)展，造成一些基層單位對行政許可檔案工作的重要性認識不到位，對防雷行政許可檔案的內(nèi)容、格式、管理等沒有統(tǒng)一的規(guī)定，各地防雷行政許可審查內(nèi)容不一致，檔案管理模式也不盡相同。有的缺少完善的管理制度，有的檔案存放條件不符合要求，有的檔案沒有固定的管理人員，從而不能全面、完整記載和反映行政許可的全部內(nèi)容［4］。因此，亟需提高對行政許可檔案工作的重要性的認識，盡快制定完善的行政許可檔案管理工作制度，確保氣象行政許可工作的健康有序開展。

2.2 切實提高行政許可檔案的質(zhì)量

行政許可檔案質(zhì)量反映了氣象行政許可工作的質(zhì)量，關系到行政復議、行政訴訟的法律佐證的真實與否。因此，氣象行政許可工作人員要具有高度的責任心，做好申請資料的審查工作，做到資料齊全、完整，符合法定形式，確保審批文書適用于法律依據(jù)，符合法定程序［4］。因此應通過制定嚴格規(guī)范的行政許可審批辦理流程、檔案實施規(guī)則和案卷評比考核辦法等制度和形式，對行政許可檔案的內(nèi)容、格式、管理、人員、考核等各方面統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一管理，并嚴格執(zhí)行到位，以點帶面，促進行政許可案卷的質(zhì)量提升。

2.3 加強對行政許可工作人員專業(yè)培訓

提高行政許可工作人員防雷專業(yè)知識、法律法規(guī)知識、專業(yè)工作素養(yǎng)水平，這是提高行政許可檔案質(zhì)量的前提條件。行政許可檔案管理工作要有相應的業(yè)務知識和技術手段來保證，沒有扎實、全面的業(yè)務知識，就很難對實際工作中遇到的問題進行全面客觀的判斷和分析，也無法制作出高質(zhì)量的檔案。因此，加強行政許可工作人員的專業(yè)知識培訓，打造學習型的行政許可工作隊伍，是提高行政許可檔案管理工作的精兵強將之路。

2.4 著眼未來盡快建立行政許可電子檔案

在未來的檔案工作中，電子檔案全面或部分取代紙質(zhì)檔案的時代必然來臨，而電子檔案在保護環(huán)境、減少資源浪費、占用空間小等方面有突出優(yōu)點，在保存、查閱和使用方面的便利性更是紙質(zhì)檔案無法比擬的，應盡早制定計劃，開展行政許可電子檔案建設工作，為未來多元化的檔案工作奠定基礎。

從2012年開始至今，在短短3年的氣象行政許可檔案工作探索過程中，肇慶氣象行政許可工作者深入學習研究檔案法、檔案規(guī)則，同時不斷與檔案工作先進單位、檔案工作專業(yè)人士加強交流學習，尋找適合于現(xiàn)階段的檔案工作管理模式，以人之長補己之短，不照搬他人的模式，而是另辟蹊徑，在大家認為枯燥無味的檔案工作中，開拓創(chuàng)新，給肇慶氣象行政許可檔案工作注入新鮮活力，制作出了不一樣的氣象行政許可檔案。嚴謹、規(guī)范、統(tǒng)一、美觀，高標準，高要求是我們行政許可檔案工作的目標和要求，也是我們得以堅持并為之付出不懈努力的基本理念所在。

［1］中華人民共共和國檔案法（1988-01-01）［S］.

［2］中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則［S］.（2001-01-01）.

［3］林常青，李嘉，林春.防雷裝置設計審核和竣工驗收行政許可檔案管理的思考［J］.氣象與減災研究，2011，34（3）：68-71.

［4］張豐.水務行政許可檔案管理模式和方法探討［J］.上海水務，2009，25（2）：50-52.

P49

A

10.3969/j.issn.1007-6190.2016.05.013

2015-09-01

李厚偉（1979年生），男，本科，工程師，主要從事應用氣象和行政服務審批等工作。E-mail：103380243@qq.com

李厚偉，周靜，鄧龍，等.肇慶氣象行政許可檔案管理工作的規(guī)范化［J］.廣東氣象，2016，38（5）：54-56.