后示范建設(shè)背景下的高職院校教學(xué)秘書工作思考與創(chuàng)新

許芬艷 王喜廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院

后示范建設(shè)背景下的高職院校教學(xué)秘書工作思考與創(chuàng)新

許芬艷 王喜
廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院

隨著國家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)不斷深入，教學(xué)秘書在高校教務(wù)教學(xué)管理中的重要性愈加凸顯。通過對(duì)后示范建設(shè)背景下高職院校教學(xué)秘書的角色認(rèn)知，教學(xué)秘書作為高職院校教學(xué)基層管理者、教學(xué)服務(wù)人員后分管領(lǐng)導(dǎo)的管理助手。教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在處理信息量增大，心理壓力大；工作難度加大，協(xié)調(diào)關(guān)系復(fù)雜；發(fā)展空間不夠，人員流動(dòng)性大等諸多問題和矛盾的制約。

后示范建設(shè)高職院校教學(xué)秘書

近年來，隨著國家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)，示范性高職院校在校企合作辦學(xué)體制、工學(xué)結(jié)合人才培養(yǎng)模式、自主招生、增強(qiáng)社會(huì)服務(wù)能力等方面進(jìn)行了有效的探索，出現(xiàn)了工學(xué)結(jié)合班、現(xiàn)代學(xué)徒制班、中職班、訂單式培養(yǎng)班，引領(lǐng)全國高職院校的改革與發(fā)展方向。在國家示范性高職院校建設(shè)的大背景下，教學(xué)秘書在高校教務(wù)教學(xué)管理中的重要性愈加凸顯。以筆者所在的學(xué)校為例，2016年3月順利通過了國家示范性骨干院校的驗(yàn)收，現(xiàn)進(jìn)入后示范建設(shè)階段，后示范建設(shè)和規(guī)范管理必然對(duì)教學(xué)秘書工作提出了更高的要求，為此，教學(xué)秘書要做好本職工作，必須與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新性開展工作。

一、后示范建設(shè)背景下高職院校教學(xué)秘書的角色認(rèn)知

在后示范國家高職院校建設(shè)中，教學(xué)秘書是高校教務(wù)教學(xué)管理中的重要組成部分，也是高職院?；鶎拥慕虒W(xué)管理者、教學(xué)管理服務(wù)人員、教學(xué)分管領(lǐng)導(dǎo)的參謀者和教學(xué)管理助手，主要職能是教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理、教學(xué)檔案管理等。高職院校教學(xué)秘書是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用，其工作的好壞直接或間接地影響到學(xué)院的教學(xué)的正常運(yùn)行和質(zhì)量的提高。

以教學(xué)秘書的日常工作為例，從學(xué)生方面分析：編制新生名冊(cè)、編排班級(jí)、訂購教材、制定不同專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃、安排課程、安排學(xué)生考試與考查、打印學(xué)生成績單等，均屬于教學(xué)秘書教學(xué)管理的職責(zé)范疇，從教師方面分析，課程表的制定及變化、教師工作量的統(tǒng)計(jì)、教師教學(xué)質(zhì)量的測評(píng)等一系列教學(xué)工作。

目前，我校實(shí)行校、院（系）二級(jí)管理模式，學(xué)校教學(xué)管理主要體現(xiàn)在宏觀計(jì)劃、規(guī)劃和方向的制定發(fā)布；二級(jí)院（系）則既是辦學(xué)的主體，又是辦學(xué)的基礎(chǔ)。準(zhǔn)確把握教學(xué)秘書的角色定位，提高教學(xué)秘書的素質(zhì)水平，是實(shí)現(xiàn)院（系）教學(xué)管理規(guī)范化的重要保證。因此，重視教學(xué)秘書工作，對(duì)于維護(hù)高校教學(xué)秩序，加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的意義。

二、后示范高職院校建設(shè)教學(xué)秘書工作創(chuàng)新的必要性

在后示范高職院校建設(shè)中，教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)受到諸多問題和矛盾的制約。過去那種簡單認(rèn)為教學(xué)秘書僅是簡單的重復(fù)性工作，在工作過程中也不需要用很多腦力，只要心細(xì)，把領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)傳達(dá)到教師和學(xué)生本人就完成了任務(wù)。這種觀念明顯具有陳舊性和滯后性，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)示范性高職院校教學(xué)管理的需要。正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書隊(duì)伍面臨的問題，深入分析問題背后深層次的原因，提出合理可行的解決對(duì)策，對(duì)于推進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）處理信息量增大，心理壓力大

隨著示范性院校建設(shè)不斷深入，特別是以專業(yè)建設(shè)為重點(diǎn)來加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，使學(xué)校、學(xué)院（系）的工作重心及權(quán)力下放，學(xué)校教學(xué)管理由過去的直接管理轉(zhuǎn)換成為宏觀管理，形成以二級(jí)院（系）為主的二級(jí)管理模式。一些學(xué)校把原來屬于教務(wù)處的教學(xué)管理任務(wù)下放到二級(jí)學(xué)院（系）完成，二級(jí)院（系）的教學(xué)自主空間增大，任務(wù)也隨之加重。

以筆者所在學(xué)校為例，學(xué)生人數(shù)已經(jīng)超過2萬人，教師的數(shù)量也隨著學(xué)生的增加而增加，而教學(xué)秘書的編制并沒有增加，使得教學(xué)秘書任務(wù)更加繁忙。個(gè)別高職院校教學(xué)管理方法滯后，未建立現(xiàn)代教務(wù)信息管理系統(tǒng)，甚至沿用傳統(tǒng)筆和紙的管理方式，這大大增加了教學(xué)秘書的日常工作量。同時(shí)，由于教學(xué)秘書工作的忙碌、繁雜。教學(xué)管理工作任務(wù)具有集中性、突發(fā)性等特點(diǎn)，這讓教學(xué)秘書疲于應(yīng)付教學(xué)管理部門下達(dá)的各項(xiàng)教學(xué)管理事務(wù)和日常管理事務(wù)，使得教學(xué)秘書經(jīng)常日夜加班。如果某一環(huán)節(jié)出錯(cuò)，將影響整個(gè)教學(xué)秩序，長期高度緊張的工作狀態(tài)使得教學(xué)秘書的心理壓力過大，容易產(chǎn)生失誤，給身心健康帶來不利影響。

（二）工作難度加大，協(xié)調(diào)關(guān)系復(fù)雜

后示范高職院校建設(shè)要求不斷深化內(nèi)涵建設(shè)，為了適應(yīng)示范性高職院校的建設(shè)，教學(xué)秘書需積極參與到本院（系）或者教學(xué)管理部門組織的專業(yè)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地、課程體系和教學(xué)改革等項(xiàng)目建設(shè)中去。這就要求教學(xué)秘書適應(yīng)和把握國內(nèi)外高等職業(yè)教育發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和示范高職院校建設(shè)的成果，不斷更新職業(yè)教育工作理念。

后示范性高職院校需要改革體制機(jī)制。隨著后示范性建設(shè)的深入，過去學(xué)校及職能部門制定的規(guī)章制度作為二級(jí)院（系）進(jìn)行管理運(yùn)作的依據(jù)，已經(jīng)不能適應(yīng)示范建設(shè)的要求。二級(jí)院（系）亟需新建一套新的體制機(jī)制。教學(xué)秘書作為二級(jí)院（系）領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，是制度的規(guī)范化建設(shè)的重要參與者，需要做大量的調(diào)研工作和信息收集，與社會(huì)各界聯(lián)系更加頻繁。教學(xué)秘書主動(dòng)與社會(huì)交流機(jī)會(huì)增加，需要進(jìn)行縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和左右協(xié)調(diào)工作。這都對(duì)教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)溝通能力提出了挑戰(zhàn)，要求教學(xué)秘書必須具備更高的素質(zhì)。

（三）發(fā)展空間不夠，人員流動(dòng)性大

教學(xué)秘書屬于行政編制，又屬于教輔人員，走教育教學(xué)管理路線。對(duì)于行政管理人員而言，職務(wù)的高低將直接影響薪酬待遇，行政人員的崗位津貼是按照行政級(jí)別來分發(fā)的，而職務(wù)的晉升的通道相當(dāng)狹窄。雖然教學(xué)秘書在二級(jí)院（系）管理中充當(dāng)指導(dǎo)者、組織者、協(xié)調(diào)者、服務(wù)者等多種角色，但其工作量大，責(zé)任壓力大、工作難以量化、考核和評(píng)價(jià)難以客觀，因而在績效考核、職稱職務(wù)晉升、進(jìn)修培養(yǎng)等方面與專業(yè)教師存在很大的差距。特別是待遇低、晉升難嚴(yán)重影

教學(xué)秘書來源多樣性是加劇了人員流動(dòng)，教學(xué)秘書的來源不確定，素質(zhì)參差不齊，有的是優(yōu)秀留校畢業(yè)生，有的是社會(huì)上招聘，還有的由專業(yè)教師或管理部門的人員兼任，來源多樣化。因?yàn)楣ぷ鞣爆?，人員的流動(dòng)性也非常大，新上崗的人員往往沒熟悉工作流程就得上崗，還有很多人剛熟悉崗位的工作便轉(zhuǎn)崗或跳槽，給教學(xué)部門和教務(wù)管理部門帶來很多困難。這種人員來源的多樣化和工作的流動(dòng)性，給整個(gè)教學(xué)秘書隊(duì)伍帶來了很多不穩(wěn)定的因素。

另外，教學(xué)秘書隊(duì)伍還普遍存在其他問題：教學(xué)秘書的工作條件不完善，教學(xué)秘書的專業(yè)知識(shí)缺乏，教學(xué)秘書的工作創(chuàng)新能力不夠，教學(xué)秘書的付出與回報(bào)相對(duì)失衡，教學(xué)秘書的心理不適現(xiàn)狀等。

面對(duì)上述種種問題，后示范高職院校教學(xué)秘書工作按照原來的機(jī)械式、簡單聽從領(lǐng)導(dǎo)指令的傳統(tǒng)工作思維，已不能滿足當(dāng)前工作的需要。這需要教學(xué)秘書擁有創(chuàng)新思維觀念，創(chuàng)新管理方法，牢固樹立為教師服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)，為教學(xué)服務(wù)的工作理念，確保二級(jí)院系教學(xué)工作的順利推進(jìn)。

三、后示范高職院校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新的對(duì)策

（一）培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，建立現(xiàn)代教務(wù)信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)。培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。隨著后示范建設(shè)的深入，教學(xué)秘書應(yīng)該深入學(xué)習(xí)貫徹教育部十六號(hào)文件精神，特別對(duì)高職院校的專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)該有深刻的理解，在觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極開動(dòng)腦筋，對(duì)工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作方法有自己獨(dú)立的思想和語言。要敢于采用新方法、新觀點(diǎn)，突破原有條條框框，利用現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)更快更好的做好工作。

建立現(xiàn)代教務(wù)信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這是高校領(lǐng)導(dǎo)管理、教師教學(xué)與科研重要管理工具。通過各種網(wǎng)絡(luò)信息收集、組合及共享等交換方式，利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進(jìn)行篩選、綜合及處理，獲得教學(xué)活動(dòng)中的各種信息，建立現(xiàn)代教育信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)。教學(xué)秘書利用現(xiàn)代教務(wù)信息管理系統(tǒng)，可以向各級(jí)、各類教育管理部門及社會(huì)有關(guān)部門傳送與反饋，使各種高校的教務(wù)管理工作的指導(dǎo)性文件得到安全、準(zhǔn)確、高速交流，最終達(dá)到教學(xué)管理手段現(xiàn)代化的目的。

教學(xué)秘書要積極學(xué)習(xí)新的辦公軟件或技術(shù)。隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展，信息化的教學(xué)管理模式將代替手工時(shí)代，教學(xué)秘書的工作方式和服務(wù)手段也要發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變，要適應(yīng)新形勢，掌握新技術(shù)，提高工作效率，熟悉Windows操作系統(tǒng)、Office文字和數(shù)據(jù)處理軟件、學(xué)校教學(xué)管理系統(tǒng)等外，還應(yīng)該掌握最新信息通信工具，如QQ群、微信群，建立學(xué)院的教學(xué)QQ群、微信群等，提高信息傳遞的效率，注重工作的時(shí)效性。通過教學(xué)管理系統(tǒng)，如教師調(diào)課管理等，讓日常事務(wù)更加便捷，使教學(xué)管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。從而讓自己從重復(fù)性的工作中解脫出來，更好地為學(xué)校師生服務(wù)。

（二）提高創(chuàng)新能力，尋求高效協(xié)作的方法。隨著后示范建設(shè)的不斷深入，高職教育體制的不斷改革，教學(xué)秘書必須適應(yīng)新的形勢，提高工作創(chuàng)新能力，深刻認(rèn)識(shí)高等職業(yè)教育全面提高教學(xué)質(zhì)量的重要性和緊迫性。加強(qiáng)高職教育理論的研究，在人才培養(yǎng)模式、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、課程體系革和教學(xué)方面有更深刻的理解，突破原有的觀念，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，敢于采用新方法，利用現(xiàn)代化的技術(shù)和管理模式解決新問題。

教學(xué)秘書作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，需要參與教學(xué)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，經(jīng)常與學(xué)校教學(xué)職能部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院教師、教學(xué)督導(dǎo)專家和本學(xué)院學(xué)生聯(lián)系，需要掌握現(xiàn)代溝通技能，提升協(xié)調(diào)能力，才能解決教學(xué)中遇到的各種難題。教學(xué)管理協(xié)調(diào)是多層次、全方位的，對(duì)上要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對(duì)下要為教師、學(xué)生服務(wù)，橫向與其他職能部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，上傳下達(dá)，溝通左右，聯(lián)系內(nèi)外，調(diào)動(dòng)師生積極性，用集體的力量創(chuàng)造性地完成教學(xué)工作。

同時(shí)，人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新、課程設(shè)置更新、專業(yè)深化整合，使得各教學(xué)專業(yè)之間的必須要相互協(xié)作，作來實(shí)現(xiàn)教學(xué)的目的，使得教學(xué)秘書之間得聯(lián)系交流更加緊密，由于教學(xué)秘書的工作職責(zé)大體相同，應(yīng)定期組織教學(xué)秘書進(jìn)行交流座談，探討工作過程中的共性問題和難題，應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)秘書之間思想交流，相互協(xié)商、協(xié)助，避免走彎路、走錯(cuò)路，工作也可保持一致性。

（三）營造教學(xué)秘書實(shí)踐創(chuàng)新的優(yōu)良工作環(huán)境。高校管理的核心是教學(xué)管理工作，校為教學(xué)秘書的創(chuàng)新提供一個(gè)良好教學(xué)改革環(huán)境，為教學(xué)秘書創(chuàng)新管理、改革提供主動(dòng)創(chuàng)新、自由發(fā)揮的空間，提供良好的政策。

提高教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)水平。學(xué)校要鼓勵(lì)和創(chuàng)造條件讓教學(xué)秘書和教學(xué)人員一樣有機(jī)會(huì)外出深造，包括學(xué)歷進(jìn)修和技能進(jìn)修。除了學(xué)歷的提升，教學(xué)秘書需要不斷業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，參加與專業(yè)技能相關(guān)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)、教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用等各項(xiàng)培訓(xùn)，對(duì)具體工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，改善工作方式，提高工作效率。不定期出資讓教學(xué)秘書參加全省的或全國的教學(xué)管理交流會(huì)議，到具備更高管理水平的特色院校去交流學(xué)習(xí)，通過外出取經(jīng)，提升自我工作能力。

拓展職業(yè)發(fā)展空間是激勵(lì)教學(xué)秘書的關(guān)鍵。教學(xué)秘書屬于教輔人員，必須考慮教學(xué)秘書的晉升途徑與通道，讓教學(xué)秘書隊(duì)伍能夠吸引更多的優(yōu)秀人才，好用且留得住，特別是80后和90后教學(xué)秘書，更看重個(gè)人興趣和自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。教學(xué)秘書平時(shí)多忙于瑣碎的教學(xué)管理工作，加班加點(diǎn)是常有的事，也沒有很多的時(shí)間及精力來鉆研科研學(xué)術(shù)，考慮其工作的特殊性，在評(píng)優(yōu)評(píng)先或者職稱評(píng)聘的時(shí)候，對(duì)于教學(xué)秘書應(yīng)該制定一定的政策給予傾斜，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷。

制定合理的薪酬制度激勵(lì)教學(xué)秘書群體提高工作績效。教學(xué)秘書又屬于行政編制，行政人員的崗位津貼是按照行政級(jí)別來分發(fā)，職務(wù)的高低將直接影響薪酬待遇。因而，要提高教學(xué)秘書的經(jīng)濟(jì)待遇，并且其薪資待遇應(yīng)該與相同職稱、相同學(xué)歷、相同工齡的其他教學(xué)人員對(duì)等，盡可能體現(xiàn)勞動(dòng)付出與報(bào)酬間的平衡。

在后示范建設(shè)的中，高職院校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書工作的地位及重要性，建設(shè)一支高素質(zhì)、可持續(xù)發(fā)展的教學(xué)秘書隊(duì)伍，發(fā)揮其在穩(wěn)定教學(xué)秩序、深化教學(xué)改革、發(fā)展內(nèi)涵建設(shè)、提高教學(xué)質(zhì)量等方面的重要作用，全面推進(jìn)國家示范性高職院校的建設(shè)。

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許芬艷（1985.4-）女，湖南湘潭人，廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院講師，研究方向：會(huì)計(jì)、教學(xué)管理；王喜（1978.2-）男，廣東茂名人，廣東科學(xué)俄技術(shù)職業(yè)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，講師，研究方向：思想政治教育、教育管理。響了工作熱情和工作積極性。大多教學(xué)秘書認(rèn)為個(gè)人的價(jià)值觀沒有得到很好的體現(xiàn)，使得教學(xué)秘書感到前途渺茫，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠，造成人員流動(dòng)性大。