讓檔案信息資源為電力企業(yè)發(fā)展服務(wù)

張新波

（國網(wǎng)遼寧省電力有限公司電力科學(xué)研究院，遼寧 沈陽 110006）

讓檔案信息資源為電力企業(yè)發(fā)展服務(wù)

張新波

（國網(wǎng)遼寧省電力有限公司電力科學(xué)研究院，遼寧 沈陽 110006）

實現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理科學(xué)機制的目標，要通過檔案管理人員實現(xiàn)其自身的職業(yè)理想，提升服務(wù)意識和服務(wù)標準，不斷發(fā)展和完善檔案開發(fā)利用的方式，使檔案信息資源更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

檔案信息資源；職業(yè)理想；管理方式；管理標準；開放利用方式

在電力科學(xué)研究院向服務(wù)型院所轉(zhuǎn)型的今天，面向電力企業(yè)來開發(fā)檔案信息資源、并在此基礎(chǔ)上提供科學(xué)、合理的服務(wù)，已成為電力科研院所檔案工作應(yīng)重點關(guān)注的問題。檔案工作的職責是要“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”。作為電力企業(yè)的檔案工作者，要為電力企業(yè)保存、開發(fā)檔案信息資源，并為之提供高效、科學(xué)的服務(wù)，成為企業(yè)歷史、文化的承載者和傳播者。通過努力，讓企業(yè)主管、全體員工關(guān)注檔案工作，形成一套科學(xué)的管理機制。

1 明確服務(wù)宗旨、樹立正確的服務(wù)理念

要實現(xiàn)檔案信息資源的合理利用，檔案管理人員應(yīng)先明析自身理想全面實現(xiàn)的價值取向。每項事業(yè)都有一種無形的社會精神氣質(zhì)作為精神力量來予以支撐，沒有這一支撐，任何事業(yè)都難以成功。這種精神氣質(zhì)，就是這一事業(yè)的社會理想［1］。就某一職業(yè)來說，就是這一職業(yè)的職業(yè)理想。檔案部門通過以下幾方面來實現(xiàn)其職業(yè)理想。

a.明確服務(wù)宗旨

檔案部門作為電力企業(yè)信息資源的服務(wù)部門，其職業(yè)意義是服務(wù)好企業(yè)，而不是充當這個企業(yè)的管理角色，這種職業(yè)錯位嚴重阻礙了檔案管理工作的開展與完善，更別提實現(xiàn)其自身職業(yè)理想。要真正做好檔案信息資源建設(shè)并做好檔案信息資源服務(wù)工作，實現(xiàn)自身的職業(yè)理想，就必須轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，樹立“以服務(wù)為主”的職業(yè)宗旨，而不是“以管為主”的職業(yè)宗旨［2］。從服務(wù)的對象來看，要全面地服務(wù)于企業(yè)和有需要的個人；從服務(wù)的公平性來看，要公平、公正地服務(wù)于所有用戶，而不能把利用者分為三六九等，重對“公”，輕對“私”，損害弱勢群體的利益；從檔案信息資源建設(shè)來看，改變“以藏為本”的檔案價值取向，走到“以用為本”的檔案信息資源建設(shè)上來，使館藏為利用服務(wù)、為利用建設(shè)。

b.樹立正確的服務(wù)理念

電力企業(yè)的檔案管理部門作為的信息服務(wù)機構(gòu)，要樹立起服務(wù)于電力企業(yè)的職業(yè)理想，逐步實現(xiàn)由“以服務(wù)權(quán)力為主”到“以服務(wù)權(quán)利為主”的觀念轉(zhuǎn)變。改變內(nèi)向封閉的價值取向，樹立起以服務(wù)于電力企業(yè)為職業(yè)理想的外向開放型價值取向。一方面，在檔案信息資源建設(shè)時不要把注意力只放在關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)層面的政務(wù)信息資源上，而是要擴大視野，關(guān)注整個企業(yè)，把反映企業(yè)情況的所有檔案信息資源納入到檔案收集范圍中來。時刻銘記保留企業(yè)的所有記憶是電力企業(yè)檔案工作者的神圣職責。另一方面，在日常利用過程中，不應(yīng)該把服務(wù)利用獻媚于領(lǐng)導(dǎo)、職能部門，而要公平、熱情地對待每一位來訪者，急他們之所需，知他們之所想。讓他們的“權(quán)利”訴求得到滿足，應(yīng)該成為檔案工作者為其服務(wù)的首要任務(wù)，樹立起“以權(quán)利為主”的服務(wù)理念。

2 提升服務(wù)意識、服務(wù)能力和服務(wù)水平

“三分技術(shù)，七分管理，十二分數(shù)據(jù)”，說明現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)離不開科學(xué)、有效、系統(tǒng)的管理和信息數(shù)據(jù)的支撐。然而，現(xiàn)行的電力企業(yè)檔案管理大多還只是停留在守攤、看堆這一服務(wù)水平上，這是電力企業(yè)行政體制和多年來形成的檔案管理部門內(nèi)斂的工作作風所導(dǎo)致的。要做好電力企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就要提升檔案部門的服務(wù)意識、服務(wù)能力和服務(wù)水平，主要從如下工作做起。

a.改變管理方式

多年來受傳統(tǒng)行政因素的影響，檔案管理機構(gòu)的工作效率無法有效發(fā)揮，極大地限制了檔案服務(wù)于企業(yè)的工作效果。檔案的基本工作為收集、整理、鑒定、銷毀、利用、保管等工作環(huán)節(jié)，這是立足于檔案業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)，以檔案信息資源生命周期為基點，精確安排具體工作內(nèi)容的檔案管理方式，這種傳統(tǒng)的管理模式無論從資源配置、組織協(xié)調(diào)，還是人員配置上都有較強的優(yōu)勢。但這種管理方式在解決生產(chǎn)與資源等方面還是存在明顯不足，需要引入新的管理方式，即程式化管理。程式化管理將有利于理順各環(huán)節(jié)之間的隔閡，可以使檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)部流程得到優(yōu)化，各環(huán)節(jié)之間得以融合，實現(xiàn)豐富各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)涵的目的，有助于真正做到面向電力企業(yè)開展各項工作。2014年本企業(yè)實現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，通過在線歸檔充實了傳統(tǒng)的收集環(huán)節(jié)，在線歸檔作為電子文件檔案化的必要途徑，在具備檔案收集基本功能的基礎(chǔ)上，通過對電子文件數(shù)據(jù)抽取、數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一化等技術(shù)手段，通過辦公自動化平臺，實現(xiàn)檔案收集、整理、統(tǒng)計、檢索，將檔案收集、整理、保管、利用等傳統(tǒng)管理模式程式化管理，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、流程化和精細化，大大提高了工作效率。

b.提升管理標準

1983年國家檔案局成立了檔案工作標準化領(lǐng)導(dǎo)小組［3］來規(guī)范檔案管理機構(gòu)的管理水平，國家檔案局先后制定了多條檔案工作標準。但受社會大背景的影響，近年來，這些關(guān)于檔案的法律、法規(guī)、文件難以在實際工作中執(zhí)行，難以在檔案管理實際工作中形成較強的指導(dǎo)，導(dǎo)致＂標準不準＂。電力企業(yè)檔案管理涉及科研、基建、設(shè)備、財務(wù)、文書、人事檔案，檔案管理標準涉及門類多，涉及范圍廣。為了使檔案行業(yè)標準的執(zhí)行得以強化，一方面，每年國家檔案局、地方、電力系統(tǒng)各檔案主管部門都組織若干次檔案政策、法規(guī)、標準的學(xué)習(xí)班、職業(yè)技能競賽，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)的形式，提高本行業(yè)業(yè)務(wù)工作相關(guān)法規(guī)、標準的認知度。另一方面，上級主管部門通過對檔案工作考核評價的形式，對各單位執(zhí)行檔案法律、標準的情況進行適時考評，在管理層面上形成約束機制，打消自以為擁有現(xiàn)代辦公技術(shù)、設(shè)備，檔案管理就已經(jīng)達到了標準化管理的錯誤認識?？傊?，就是要遵照檔案行業(yè)標準，使檔案工作標準完全融入到檔案日常工作中，融入到企業(yè)管理流程中，避免日常管理工作與執(zhí)行標準脫節(jié)的現(xiàn)象。

3 發(fā)展、完善開發(fā)利用的方式

時代在發(fā)展，對檔案工作也提出了新的挑戰(zhàn)，建立一套適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案資源管理模式，可以促進企業(yè)良性發(fā)展。在新時期對檔案信息資源進行開發(fā)利用，既要重視已經(jīng)積累的經(jīng)驗、傳統(tǒng)的開發(fā)利用方式，也要發(fā)展、完善新興的開發(fā)利用方式［4］。

3.1 重視傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用方式

a.要做好檔案信息查詢工作。查詢工作是檔案利用的基礎(chǔ)工作，通過檢索、查詢，實現(xiàn)利用檔案的目的。檔案工作者要編制不同功能的檢索工具，使檔案目錄齊全，以滿足不同利用者的需求。

b.加強編研工作。編研工作是檔案工作開發(fā)利用的深層次加工，是提供利用的有力手段。做好編研工作是檔案工作的難點，也是檔案工作的最高境界。

c.選取合適的編研方向。要根據(jù)所藏檔案的特點，確定編研題目，這樣可以最大限度地滿足企業(yè)需要，避免人力物力浪費，同時獲得企業(yè)關(guān)注，潛移默化地提高全體員工的檔案意識。如《院志》的編寫，通過調(diào)用建院60多年來的文書檔案，全面展示了60多年的光輝歷程。

d.把聯(lián)合編研作為檔案編研的主要方式。原則上講，檔案部門是檔案開發(fā)利用的主體，但檔案部門的人力物力和所掌握的信息資源是有限的，通過和其它部門合作，可以優(yōu)勢互補，保證開發(fā)利用的質(zhì)量。2013年，通過和鍋爐所的合作，編寫了《遼寧調(diào)兵山煤矸發(fā)電有限責任公司2號鍋爐能耗試驗分析》，闡述了影響鍋爐熱效率及煤耗的主要因素及幅度，并對問題進行了說明與分析，給出了解決問題的合理化建議。

e.編研工作既要重視創(chuàng)新，也要強調(diào)實用，要突出本單位的特點，這樣可使編研成果很好地融入到科技發(fā)展中［5］。

3.2 開展新的檔案開發(fā)利用方式

近年來，電視媒體在各行各業(yè)均已被廣泛運用，并起著很好的傳播作用。和傳統(tǒng)的開發(fā)利用方式相比，電視媒體的優(yōu)勢在于突破了時空的限制，擴大了影響力。把這兩者結(jié)合并靈活運用，也是企業(yè)檔案開發(fā)利用的有效途徑。從聲像檔案管理的角度出發(fā)，為配合每年的院職工代表大會和各專業(yè)所的業(yè)務(wù)工作，近幾年來，聲像組拍攝、編制了大量的電視專題片，詳實記錄了企業(yè)在改革發(fā)展與科研生產(chǎn)工作中點點滴滴，這些真實的記錄最終變成聲像檔案的一部分被保管起來。事實證明，這種以電視專題片的形式呈現(xiàn)出的企業(yè)發(fā)展歷程是行之有效的表現(xiàn)方式。在這個過程中，檔案的權(quán)威性賦予了電視專題片的厚重感和歷史感，又通過電視的藝術(shù)性提升了檔案信息的生動性和趣味性，彌補了檔案信息分散、零碎、文字生澀難懂的缺點，有利于檔案信息的廣泛傳播和檔案價值的充分展現(xiàn)［6］。

4 結(jié)束語

做為電力企業(yè)檔案的管理者和工作者，就是要以實現(xiàn)自身的職業(yè)理想為目的，盡力開發(fā)檔案信息資源，讓檔案信息資源為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

［1］李明杰，付廣華.中國圖書館社會理想的歷史演進及現(xiàn)實困境［J］.圖書情報知識，2006，27（5）：30－35.

［2］周林興，周振國.面向社會的檔案信息資源規(guī)劃實現(xiàn)機制研究［J］.檔案學(xué)通訊，2013，35（5）：11－15.

［3］戴 峰.檔案標準化工作的科學(xué)管理［J］.中國檔案，2000，50（11）：24－25.

［4］許 元.檔案信息資源開發(fā)利用方式的探索及思考［J］.檔案學(xué)通訊，1997，19（4）：6－10.

［5］李財富，張驍勇.新時期歷史檔案開發(fā)利用研究［J］.檔案學(xué)研究，2016，38（1）：67－71.

［6］陳 潔.歷史檔案開發(fā)利用的新視角［J］.浙江檔案，2012，35（8）：21－23.

Using Archives Information Resources for Development of Electric Power Enterprise

ZHANG Xinbo
（Electric Power Research Institute of State Grid Liaoning Electric Power Co.，Ltd.，Shenyang，Liaoning 110006，China）

Management scientific mechanism of electric power enterprise is by professional ideal of archive management staff，increase of service awareness and standard，development and perfection of achieve exploration and utilization modes.This is a good way to pro?vide archives information resources for enterprise development.

archives information resources；professional ideal；management mode；management standard；open utilization ways

G271

A

1004－7913（2016）12－0054－03

張新波（1964），女，學(xué)士，副研究館員，從事檔案管理工作。

2016－09－20）