對(duì)通信光纜建設(shè)項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性問(wèn)題的探討

田煜

摘 要：準(zhǔn)確性是項(xiàng)目檔案質(zhì)量的靈魂，對(duì)項(xiàng)目日后的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建等工作具有決定性影響。文章結(jié)合中國(guó)聯(lián)通河南省分公司通信光纜建設(shè)項(xiàng)目檔案管理及驗(yàn)收工作實(shí)踐，對(duì)項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性的衡量標(biāo)準(zhǔn)、判別方法、保障措施進(jìn)行分析探討，以豐富項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而提升管理效率和效果。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；準(zhǔn)確性；標(biāo)準(zhǔn)；方法；措施

由于通信光纜線路多屬于隱蔽工程，受不可抗力、人為因素破壞后，搶修工作對(duì)通信光纜建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目檔案”）的依賴性很大，項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性對(duì)其搶修效果往往具有決定性影響。項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性有無(wú)衡量標(biāo)準(zhǔn)？如何判別項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性？怎樣在項(xiàng)目檔案形成時(shí)保障其準(zhǔn)確性？筆者結(jié)合項(xiàng)目檔案管理及驗(yàn)收工作實(shí)踐，進(jìn)行分析探討。

1 衡量標(biāo)準(zhǔn)

1.1 依據(jù)性。依據(jù)性是項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性的前提，項(xiàng)目建設(shè)的醞釀、決策、立項(xiàng)、可研等過(guò)程都不是隨心所欲的，而是一個(gè)有理有據(jù)、環(huán)環(huán)相扣、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的過(guò)程，每一個(gè)建設(shè)階段或?qū)I(yè)都應(yīng)有相應(yīng)的批復(fù)文件、會(huì)議紀(jì)要、合同、協(xié)議等作為建設(shè)依據(jù)，以確保建設(shè)過(guò)程的合法性、合理性。因此，項(xiàng)目檔案也必須真實(shí)反映這一客觀過(guò)程，準(zhǔn)確體現(xiàn)事物的來(lái)龍去脈，以避免項(xiàng)目成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。

1.2 完整性。完整性是項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性的保障，不完整的項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性便無(wú)從談起。只有從立項(xiàng)到竣工投產(chǎn)各階段，從線路、設(shè)備、工藝各專業(yè)都形成完整的項(xiàng)目檔案，并滿足以下三個(gè)條件方能稱得上完整：一是歸檔文件應(yīng)辦理完畢，各項(xiàng)內(nèi)容填寫完整，不缺項(xiàng)漏項(xiàng)；二是載體形態(tài)完整，在確保紙質(zhì)檔案完整的基礎(chǔ)上，查看照片、錄音帶、錄像帶、光盤等各種載體形態(tài)的檔案資料，與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的電子文檔，以及與項(xiàng)目有關(guān)的實(shí)物檔案等是否完整；三是法定手續(xù)完備，項(xiàng)目檔案的完整性不能忽視其印章、簽字等法律手續(xù)，責(zé)任人的全稱或通用簡(jiǎn)稱、簽字日期及簽署意見(jiàn)不能隨意省略，應(yīng)清楚、規(guī)范、完整。

1.3 一致性。一致性是項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性的核心，只有整套項(xiàng)目檔案反映的內(nèi)容與線路、配套設(shè)備、建筑物、構(gòu)筑物、隱蔽工程等竣工時(shí)的實(shí)際概貌一致，并隨改、擴(kuò)建活動(dòng)及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行相應(yīng)變更和補(bǔ)充，與實(shí)物保持持續(xù)一致性，方能體現(xiàn)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性。具體來(lái)講，項(xiàng)目檔案的一致性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.3.1 設(shè)計(jì)文件與建設(shè)目標(biāo)的一致性。建設(shè)目標(biāo)反映項(xiàng)目建設(shè)單位的業(yè)務(wù)需求、投資額度、建設(shè)規(guī)模、預(yù)期效益等，設(shè)計(jì)文件應(yīng)與建設(shè)目標(biāo)保持一致，在設(shè)計(jì)說(shuō)明、概預(yù)算、施工圖等方面不應(yīng)與建設(shè)目標(biāo)出現(xiàn)較大偏差，除非建設(shè)目標(biāo)發(fā)生變化，也不宜進(jìn)行過(guò)多設(shè)計(jì)變更。

1.3.2 招標(biāo)文件與建設(shè)合同的一致性。投標(biāo)單位只有對(duì)招標(biāo)文件的全部?jī)?nèi)容進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)應(yīng)答，并符合招標(biāo)文件的要求，否則就不可能中標(biāo)。因此，招標(biāo)文件作為簽訂建設(shè)合同的重要依據(jù)，其內(nèi)容應(yīng)與建設(shè)合同的內(nèi)容保持一致，除非根據(jù)《合同法》第七十七條雙方協(xié)商一致可以變更合同外，不能出現(xiàn)背離招標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的合同。

1.3.3 竣工文件與工程概貌的一致性。只有竣工文件與工程概貌保持完全一致，才能作為工程管理、維護(hù)、改擴(kuò)建的依據(jù)，否則“如果圖物不一，建筑物管理和維修就會(huì)瞎子摸魚(yú)、到處碰壁、處處開(kāi)挖，造成極大浪費(fèi)，甚至造成斷水、斷電、斷氣和安全事故，造成重大損失”。[1]這種一致性體現(xiàn)在：①光纜、通信設(shè)備等的數(shù)量與設(shè)計(jì)文件標(biāo)注的數(shù)量相一致；②設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、供應(yīng)商、產(chǎn)地、批次與實(shí)際相符；③光纜、設(shè)備等的布放位置，相互間的方位關(guān)系與實(shí)際一致，做到圖物相符；④各種主材、輔材的品種、質(zhì)量、理化性能與效用同竣工文件一致，否則會(huì)造成實(shí)際使用壽命與設(shè)計(jì)壽命不符。

1.3.4 財(cái)務(wù)決算與概預(yù)算的一致性。概預(yù)算是依據(jù)建設(shè)目標(biāo)對(duì)投資額度的估算，在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中可能存在一定的偏差，但誤差率應(yīng)控制在一定的范圍內(nèi)，不能有計(jì)劃外支出、變相支出等不合理支出，投資額度調(diào)整應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批，保持工程竣工決算與概預(yù)算基本一致。

2 判別方法

2.1 日期校驗(yàn)法。日期校驗(yàn)法是根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的要求，通過(guò)查看項(xiàng)目檔案的成文日期，判斷項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性的方法。其一是通過(guò)項(xiàng)目檔案的成文日期判斷建設(shè)過(guò)程是否違背正常建設(shè)流程，比如開(kāi)工日期早于施工合同簽訂日期，試運(yùn)行日期早于完工日期等，上述成文日期的相互矛盾，說(shuō)明建設(shè)流程的相互顛倒和混亂，必將為項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性埋下隱患。其二是通過(guò)項(xiàng)目檔案的成文日期判斷項(xiàng)目建設(shè)與檔案編制工作是否同步進(jìn)行，如果項(xiàng)目檔案形成日期晚于對(duì)應(yīng)的建設(shè)進(jìn)度，說(shuō)明項(xiàng)目檔案的編制存在事后補(bǔ)缺的嫌疑，特別對(duì)于隱蔽工程來(lái)說(shuō)，事后編制的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性將令人難以信服。

2.2 按圖索驥法。按圖索驥法是指根據(jù)項(xiàng)目檔案記錄的某項(xiàng)內(nèi)容判斷與之相關(guān)聯(lián)的其他內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確的方法。如根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單，去查看設(shè)計(jì)變更的依據(jù)及審批流程是否合理，施工文件是否做出了相應(yīng)的修改，竣工文件是否與工程概貌一致等，根據(jù)線索判斷與之相關(guān)的一系列項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中常用的方法之一。

2.3 重點(diǎn)排查法。重點(diǎn)排查法是汲取同類建設(shè)項(xiàng)目在檔案準(zhǔn)確性管理方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)容易出現(xiàn)問(wèn)題的地方進(jìn)行重點(diǎn)排查，并進(jìn)行補(bǔ)充完善的方法。重點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：①隱蔽工程檔案的準(zhǔn)確性；②進(jìn)行設(shè)計(jì)變更、施工組織方案調(diào)整的竣工檔案的準(zhǔn)確性；③有不良記錄的參建單位形成的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性；④對(duì)涉及技術(shù)保密和專利內(nèi)容的項(xiàng)目檔案，因擔(dān)心失密、泄密容易造成項(xiàng)目檔案不完整、不準(zhǔn)確；[2]⑤竣工測(cè)試檔案的準(zhǔn)確性，測(cè)試內(nèi)容、方式、結(jié)果、人員、日期等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不能隨意簡(jiǎn)稱或省略。

2.4 竣工測(cè)量法?？⒐y(cè)量法是對(duì)照建設(shè)項(xiàng)目竣工技術(shù)文件中的相關(guān)內(nèi)容，由設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及檔案部門共同參與，對(duì)工程全部或部分內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)證的一種監(jiān)督手段。實(shí)施竣工測(cè)量既驗(yàn)證了項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性，又倒逼相關(guān)參建單位在編制竣工文件時(shí)做到圖物相符，打消蒙混過(guò)關(guān)的念頭。同時(shí)，形成的竣工測(cè)量檔案又豐富了項(xiàng)目檔案內(nèi)容，提高竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量，可謂一箭雙雕，有條件的建設(shè)單位不妨一試。[3]

3 保障措施

3.1 法律保障

3.1.1 標(biāo)書(shū)事先約定。招標(biāo)文件作為簽訂合同的重要依據(jù)，應(yīng)設(shè)立專門條款對(duì)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確等質(zhì)量指標(biāo)進(jìn)行約定，以避免雙方簽訂合同時(shí)因額外增加項(xiàng)目檔案質(zhì)量要求而推諉扯皮，為運(yùn)用法律手段把好項(xiàng)目檔案質(zhì)量關(guān)奠定基礎(chǔ)。

3.1.2 合同固化責(zé)任。項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性主要在項(xiàng)目檔案形成階段，取決于項(xiàng)目檔案形成者的檔案意識(shí)、責(zé)任和管控手段，因此，通過(guò)合同條款固化參建單位在檔案形成過(guò)程中的責(zé)任，并設(shè)置切實(shí)可行的管控手段，建立明確的責(zé)任追究機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確的重要手段。

3.1.3 違約責(zé)任追究。為配合落實(shí)工程質(zhì)量保證金制度，違約責(zé)任追究條款應(yīng)具有可操作性，不能含混不清、模棱兩可。筆者所在單位在合同條款中這樣界定：“各參建單位形成的項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和工程概貌，如經(jīng)甲方質(zhì)監(jiān)部門或第三方鑒定機(jī)構(gòu)認(rèn)定項(xiàng)目檔案標(biāo)注的內(nèi)容存在一處與實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、理化性質(zhì)等不符的情況，扣減其工程質(zhì)量保證金的3%，發(fā)現(xiàn)三處以上的不予通過(guò)竣工驗(yàn)收，并計(jì)入不良信用記錄?！?/p>

3.2 制度保障

3.2.1 “四同步”制度。為了趕工期和進(jìn)度，很多施工單位在施工結(jié)束后為應(yīng)付竣工驗(yàn)收集中編制竣工檔案，特別是隱蔽工程在施工結(jié)束后再進(jìn)行相關(guān)檔案資料的編制，這種亡羊補(bǔ)牢的做法難免造成項(xiàng)目檔案失真、失信，認(rèn)真落實(shí)“四同步”制度是保證項(xiàng)目檔案的完整和準(zhǔn)確的重要手段。

3.2.2 圖紙修改補(bǔ)充制度?？⒐D應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，如果按施工圖施工有變動(dòng)的，符合杠改或劃改要求的一般在原圖修改，對(duì)于設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)、工藝等重大變動(dòng)或修改面積超過(guò)35%的應(yīng)重新繪制竣工圖。在項(xiàng)目改建、擴(kuò)建、維修等活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)竣工圖紙進(jìn)行補(bǔ)充、更新，有底圖的也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)修改，確?？⒐D紙始終與工程概貌相一致。

3.2.3 竣工文件五級(jí)審核制度。在項(xiàng)目檔案管理中僅靠檔案人員的力量無(wú)法確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的質(zhì)量要求，實(shí)行五級(jí)審核制度管控效果明顯。即竣工文件先由施工單位進(jìn)行自審，然后提交監(jiān)理單位全面審核，再由質(zhì)監(jiān)部門把關(guān)，之后提交專業(yè)技術(shù)人員審核，最后由檔案人員從檔案收集、整理角度審核后辦理檔案交接手續(xù)。落實(shí)竣工文件五級(jí)審核制度可以劃清職責(zé)界面、明確各自責(zé)任、發(fā)揮各自特長(zhǎng)，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確。

3.3 組織保障?！豆こ探ㄔO(shè)監(jiān)理規(guī)定》第九條規(guī)定：“工程建設(shè)監(jiān)理的主要內(nèi)容是控制工程建設(shè)的投資、建設(shè)工期和工程質(zhì)量；進(jìn)行工程建設(shè)合同管理，協(xié)調(diào)有關(guān)單位間的工作關(guān)系。”由此可見(jiàn)，項(xiàng)目檔案質(zhì)量作為工程質(zhì)量的重要組成部分，監(jiān)理單位負(fù)有重要的監(jiān)管責(zé)任，充分發(fā)揮監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案形成過(guò)程中的把關(guān)、審核、監(jiān)督、指導(dǎo)作用，并協(xié)調(diào)各參建單位落實(shí)項(xiàng)目檔案管理制度，切實(shí)履行項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性方面的合同條款，有利于提高項(xiàng)目檔案的完整率、準(zhǔn)確率。強(qiáng)化監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案質(zhì)量方面的監(jiān)管責(zé)任，是確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確的重要組織保障。[4]

3.4 倒逼機(jī)制。以“黑名單”制為盾牌，通過(guò)提高檔案部門的話語(yǔ)權(quán)，把好建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收關(guān)和檔案交接查驗(yàn)關(guān)，并綜合運(yùn)用法律、經(jīng)濟(jì)、行政手段倒逼各參建單位在項(xiàng)目檔案形成階段，把其準(zhǔn)確性放在突出位置，是確保項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性的重要途徑。

4 結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性是評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的核心要素，通過(guò)源頭治理、過(guò)程管控、后評(píng)價(jià)反饋機(jī)制，不斷提升項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的質(zhì)量控制目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 詹愛(ài)民.城建檔案的成套性和準(zhǔn)確性[J].城建檔案，2011（7）：39～42.

[2] 楊暉.淺談科技檔案的準(zhǔn)確性[J].江蘇通信技術(shù)，1994（2）：55.

[3] 李省三，張建中.一項(xiàng)保證工程竣工檔案準(zhǔn)確性的補(bǔ)充措施——淺析實(shí)施工程竣工測(cè)量的作用[J].上海檔案，1996（1）：48～49.

[4] 宋黎香，淺談建設(shè)工程監(jiān)理與建設(shè)工程檔案完整性、準(zhǔn)確性的關(guān)系[J].云南檔案，2007（3）：25～26.

（作者單位：中國(guó)聯(lián)通河南省分公司檔案館 來(lái)稿日期：2015-10-20）