關(guān)于無(wú)紙化辦公的思考

高菲

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，人們對(duì)工作效率的要求越來(lái)越高，再加上低碳環(huán)保理念的深入人心，無(wú)紙化辦公從理念的提出到逐步實(shí)施已經(jīng)得到充分的發(fā)展。越來(lái)越多的企事業(yè)單位都在不同程度上采用了無(wú)紙化辦公，電子化和信息化的處理日常事務(wù)極大提高了辦事效率并節(jié)約了資源，但是無(wú)紙化辦公也存在著一定的安全隱患。本文主要是針對(duì)當(dāng)前我國(guó)無(wú)紙化辦公的實(shí)際情況，分析了其發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，有針對(duì)性的提出一些改善建議。

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化辦公；存在的問(wèn)題；建議

無(wú)紙化辦公是與傳統(tǒng)的有紙辦公相對(duì)應(yīng)的，是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的傳輸功能，通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)減少或者不用紙張，從而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化和無(wú)紙化。無(wú)紙化辦公不僅僅提高了工作效率減少了紙張的使用，還使工作流程和程序更加規(guī)范，所以，獲得了社會(huì)的廣泛認(rèn)可和采用。

一、推行無(wú)紙化辦公的必要性

無(wú)紙化辦公與傳統(tǒng)的有紙化辦公顯著區(qū)別就是其傳播速度更快，效率更高、查閱和攜帶更加便捷，降低了辦公成本，其主要優(yōu)勢(shì)為：

（一）工作效率顯著提高

無(wú)紙化辦公利用計(jì)算機(jī)、辦公軟件以及通信網(wǎng)絡(luò)等媒介，傳播速度快，能夠同時(shí)到達(dá)多個(gè)終端。無(wú)紙化辦公將時(shí)間、地點(diǎn)和人物的限制降低到最低，例如，一份文件可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及辦公軟件直接傳送到相關(guān)人員進(jìn)行審閱或者批示，無(wú)需再當(dāng)面送達(dá)，尤其是對(duì)一些保密要求較高的文件減少了泄密的可能性。只要在有電腦和網(wǎng)絡(luò)的地方就能夠處理辦公事項(xiàng)，而且在找文件的時(shí)候只需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)程序的查找功能就能準(zhǔn)確找到相關(guān)文件，減少了不必要的麻煩。

（二）節(jié)約辦公成本，低碳環(huán)保

無(wú)紙化辦公最大限度地節(jié)省了紙張、設(shè)備和各種耗材的損耗，網(wǎng)絡(luò)的傳輸減少了紙張和印刷的使用頻率，減少了交通和郵寄成本，也在最大程度上節(jié)省了人資開(kāi)支。無(wú)紙化辦公與當(dāng)前國(guó)家提出的低碳環(huán)保理念不謀而合，減少了污染物的產(chǎn)生和排放。

二、無(wú)紙化辦公的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

無(wú)紙化辦公雖然已經(jīng)深入人心，成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，并且已經(jīng)在現(xiàn)實(shí)生活中得到了較為廣泛的應(yīng)用，但是，還是存在著一些非?，F(xiàn)實(shí)的問(wèn)題制約其作用的發(fā)揮，主要有：

（一）傳統(tǒng)思想觀(guān)念的存在影響了無(wú)紙化辦公的應(yīng)用

無(wú)紙化辦公顛覆了傳統(tǒng)的人們的行為習(xí)慣和觀(guān)念，在我國(guó)有著幾千年的歷史，人們習(xí)慣了紙張的運(yùn)用，認(rèn)為白紙黑字上簽字蓋章才是最可信和有效的。很多領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣了在紙質(zhì)文件上進(jìn)行圈閱和改正，有些人計(jì)算機(jī)水平非常有限抵觸現(xiàn)代化辦公方式，甚至有些人認(rèn)為這些通過(guò)電腦和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募狈?quán)威性。這些傳統(tǒng)的習(xí)慣都在不同程度上制約著無(wú)紙化辦公的發(fā)展速度。

（二）無(wú)紙化辦公的安全性受到質(zhì)疑、

對(duì)于通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)傳輸文件，有些單位對(duì)于其安全性存在著很大質(zhì)疑，并且在現(xiàn)實(shí)生活中也確實(shí)存在著安全隱患。比如無(wú)紙化辦公在網(wǎng)絡(luò)連接、服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫(kù)等方面都在一定程度上有安全隱患，一旦發(fā)生泄密事件影響巨大。

（三）辦公人員素質(zhì)有待提高，無(wú)紙化辦公系統(tǒng)尚未統(tǒng)一

無(wú)紙化辦公的操作和運(yùn)行需要較高的技能和文化水平，技術(shù)隊(duì)伍的強(qiáng)大是其有效運(yùn)行的重要保障。在一些比較落后的地區(qū)，辦公人員根本不懂計(jì)算機(jī)的操作，甚至在一些地方根本沒(méi)有計(jì)算機(jī)就無(wú)法完成無(wú)紙化辦公。在一些單位也存在著電子文件和紙質(zhì)文件共存的情況，另外，無(wú)紙化系統(tǒng)尚無(wú)法統(tǒng)一，使得各單位之間無(wú)法通過(guò)一套系統(tǒng)進(jìn)行溝通，這也成為無(wú)紙化辦公運(yùn)行的重要屏障。

三、推行無(wú)紙化辦公的對(duì)策分析

（一）轉(zhuǎn)變思想，提高對(duì)無(wú)紙化辦公的認(rèn)識(shí)

要大力推行無(wú)紙化辦公必須在思想上提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公思想，樹(shù)立無(wú)紙化辦公意識(shí)。一些領(lǐng)導(dǎo)干部自身一定加大重視力度，尤其是作為公文流轉(zhuǎn)中的主要領(lǐng)導(dǎo)不僅要帶頭轉(zhuǎn)變觀(guān)念，還要放棄傳統(tǒng)的“方便、省事”的公文閱批方式，在實(shí)際工作中落實(shí)和重視無(wú)紙化辦公，帶動(dòng)整個(gè)單位大力推行無(wú)紙化辦公。

（二）重視無(wú)紙化辦公安全性能，切實(shí)防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生

各個(gè)采用無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的單位都對(duì)其安全性能非常重視，為了防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，必須采用以下幾種方式進(jìn)行預(yù)防：首先，要配置防病毒軟件。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下病毒的傳播將會(huì)對(duì)無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的利用造成很大的安全隱患，必須安裝適合局域網(wǎng)殺毒的防病毒軟件。其次，要充分利用防火墻。利用防火墻可以將不允許的用戶(hù)與數(shù)據(jù)拒之門(mén)外，最大限度地阻止網(wǎng)絡(luò)中的黑客來(lái)訪(fǎng)問(wèn)自己的網(wǎng)絡(luò)，防止他們隨意更改、移動(dòng)甚至刪除網(wǎng)絡(luò)上的重要信息。最后，Web、Email的安全監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、漏洞掃描系統(tǒng)也要完善。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)和考核

無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的采用和推行與高素質(zhì)的工作人員是分不開(kāi)的，所以，一定要重視基礎(chǔ)工作，培養(yǎng)員工使用計(jì)算機(jī)辦公的良好習(xí)慣。無(wú)論是政府事業(yè)單位還是企業(yè)都要重視工作人員的培訓(xùn)和考核工作，定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，制定一些切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲辦法，做到培訓(xùn)和考核相結(jié)合才能保證網(wǎng)上流水作業(yè)運(yùn)行通暢，無(wú)紙化辦公的好處才能得到真正的體現(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為我們的辦公方式帶來(lái)了前所未有的變革動(dòng)力，無(wú)紙化辦公將會(huì)實(shí)現(xiàn)更加便捷和便利的辦公方式。在推行無(wú)紙化辦公方式的同時(shí)，我們也要切實(shí)注意其存在的問(wèn)題，做到未雨綢繆，也不能完全搞一刀切，在一定程度和范圍內(nèi)也是可以允許紙質(zhì)和電子文件共存的。最為重要的是要從實(shí)際辦公的情況出發(fā)來(lái)最大限度地實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

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