如何抓好城市建設(shè)進(jìn)程中重點(diǎn)工程項(xiàng)目的檔案管理

張慧

摘 要：本文針對城市建設(shè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目日益增多的局面，闡述了城市建設(shè)重點(diǎn)工程的主要特征及其檔案的特點(diǎn)，指出了當(dāng)前城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案工作存在的主要問題，并提出了加強(qiáng)城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案管理工作的相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)； 重點(diǎn)工程； 檔案

城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案是城市建設(shè)的歷史記錄，是重點(diǎn)工程的真實(shí)寫照，是項(xiàng)目日后進(jìn)行維修、管理、改建、擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。近年來，隨著城市建設(shè)步伐的加快，重點(diǎn)工程項(xiàng)目逐年增多，為保證重點(diǎn)工程檔案收集的完整性與及時(shí)性，各地方相繼出臺(tái)了一些重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案管理的法律法規(guī)，并開展了一系列的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法檢查等工作，但由于諸多原因，重點(diǎn)工程檔案的現(xiàn)狀不容樂觀，存在著許多不規(guī)范、不完整的地方，將直接影響到項(xiàng)目日后的運(yùn)行、保養(yǎng)、維修與改擴(kuò)建。如何保證重點(diǎn)工程檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確與完整，是工程檔案工作者面臨的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。

一、城市建設(shè)重點(diǎn)工程的主要特征及其檔案的特點(diǎn)

（一）城市建設(shè)重點(diǎn)工程的主要特征

（1）投資大，且多以國家投資為主。如市政道路橋梁工程、公用事業(yè)工程等。（2）工期長，工期要求準(zhǔn)確，且工程意義重大。一項(xiàng)重點(diǎn)工程的建設(shè)周期，少則一年，多則幾年，且很多重點(diǎn)工程要求在某個(gè)具體的重大事件或重大節(jié)日前需完工。（3）參建單位多，涉及部門廣。以市政道路工程為例，僅地下管線就包含給水、排水、電力、通訊、燃?xì)?、熱力、電視光纜等，地面工程包括路基、路面、綠化、亮化等專業(yè)工程。

（二）城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)

城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案是一條重要信息鏈，貫穿工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估決策、勘測設(shè)計(jì)、施工、竣工、試運(yùn)行等各個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映，對工程建設(shè)具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用，是項(xiàng)目日后維護(hù)、管理等工作的重要依據(jù)。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：（1）檔案數(shù)量多、載體多樣、保存價(jià)值高。（2）涉及工作面廣，來源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位共同完成，而不是建設(shè)單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就影響檔案材料的完整性。（3）形成時(shí)間長。由于重點(diǎn)工程建設(shè)工期長，因此在建設(shè)過程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時(shí)間也相應(yīng)較長。（4）門類繁多，所涉及的學(xué)科和專業(yè)技術(shù)面廣。如涉及勘察、地質(zhì)、水文、測繪、環(huán)保、氣象、地震、設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、設(shè)備、管道安裝等不同專業(yè)。

二、當(dāng)前城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案工作存在的主要問題

（一）檔案意識(shí)薄弱，管理制度不健全

當(dāng)前，許多參加重點(diǎn)工程建設(shè)的單位檔案意識(shí)薄弱，對工程建設(shè)檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，在項(xiàng)目建設(shè)過程中存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，沒有認(rèn)識(shí)到重點(diǎn)工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)和管理的重要依據(jù)。特別是在施工階段，由于施工任務(wù)重，參建單位往往比較重視工程建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、資金等問題，而忽視了檔案工作，待到工程要竣工驗(yàn)收時(shí)，才投入大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗(yàn)收。致使工程檔案的成套性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保障，影響日后工程檔案的利用。

（二）檔案質(zhì)量存在較多缺陷

很多重點(diǎn)工程在建設(shè)期間都是臨時(shí)組成“工程建設(shè)指揮部”，缺乏經(jīng)過培訓(xùn)的專門的檔案資料員，普遍存在著材料歸檔不齊、內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)未到位、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范、復(fù)印件居多等現(xiàn)象，有的甚至把施工圖當(dāng)作竣工圖，竣工圖編制更改不規(guī)范、不真實(shí)、不完整。這些現(xiàn)象直接導(dǎo)致重點(diǎn)工程檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護(hù)和利用帶來困難等問題。

三、加強(qiáng)城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案管理工作的措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善工程檔案工作機(jī)制

組織參建單位領(lǐng)導(dǎo)和員工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的法律法規(guī)，不斷提高地方領(lǐng)導(dǎo)、參建單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對重點(diǎn)工程檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)工程檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)歸檔。同時(shí)建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中，要建立健全涉及建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等部門的檔案網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，明確一位項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)主抓項(xiàng)目檔案工作，使整套工程檔案在建設(shè)全過程都處于受控狀態(tài)中，確保項(xiàng)目檔案的完整與齊全。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，尋求工作質(zhì)的突破

在工程建設(shè)過程中，檔案管理部門要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定出操作性的規(guī)章制度，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗(yàn)收等工作要求，經(jīng)常下工地進(jìn)行檔案資料工作的檢查和指導(dǎo)，幫助一線檔案工作人員學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，掌握業(yè)務(wù)技能，提高業(yè)務(wù)水平，確保工程檔案規(guī)范、完整與及時(shí)歸檔。

（三）實(shí)施同步跟蹤管理，確保工程檔案完整準(zhǔn)確

城市建設(shè)重點(diǎn)工程的主要特征決定了其檔案工作必須實(shí)行同步跟蹤管理，一是工程指揮部和各參建單位要建立健全工程檔案管理制度，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確工作人員及工作職責(zé)；二是運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點(diǎn)工程檔案的編制質(zhì)量，將檔案的收集整理工作列入合同的有關(guān)條款，并將檔案工作質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)掛鉤，確?？⒐n案的形成質(zhì)量；三是檔案管理部門要深入施工現(xiàn)場進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，隨時(shí)了解工程進(jìn)度及現(xiàn)場施工文件材料的形成情況，要定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決；四是工程管理或質(zhì)量管理部門進(jìn)行項(xiàng)目階段審查驗(yàn)收時(shí)，要有檔案管理部門人員參加，同時(shí)檢查指導(dǎo)工程檔案工作，把工程檔案的質(zhì)量視同工程質(zhì)量的一部分；五是參建單位及時(shí)做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項(xiàng)、審理一項(xiàng)，不要等到整個(gè)工程全部竣工時(shí)“算總帳”。

總之，抓好城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案管理工作，不僅需要檔案管理部門認(rèn)真做好監(jiān)督指導(dǎo)工作，而且還需各相關(guān)建設(shè)單位密切配合，形成齊抓共管的良好環(huán)境。重視并做好城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案管理工作，一定能為城市建設(shè)發(fā)揮更好的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。