檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)分析

秦成坤

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。本文分析了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，為檔案管理單位制定相關(guān)政策以及提供一定的參考，以便于他們能更快適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；趨勢(shì)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不但容易發(fā)生如霉變、蟲咬等破壞，且在查閱時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。因此，提高檔案的查閱方便性是提高檔案利用率的必然趨勢(shì)。信息技術(shù)的發(fā)展為此提供了基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化已成為必然。但是，只有了解到未來(lái)檔案技術(shù)將如何發(fā)展，才能盡早做好準(zhǔn)備工作，適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)化功能，服務(wù)于社會(huì)。

一、檔案信息數(shù)字化

過(guò)去，檔案信息全部以紙質(zhì)形式儲(chǔ)存，不但會(huì)占用大量空間，而且容易發(fā)生霉變、蟲咬、字跡不清等損壞。另外，不便于復(fù)制，如果將復(fù)制件再次進(jìn)行復(fù)制，將會(huì)在較大程度上降低資料的清晰度，尤其是圖片格式的信息。但是，隨著計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的發(fā)展，人們可以將檔案信息全部轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋?、圖片、聲音、視頻形式，儲(chǔ)存于電腦硬盤或者光盤中。經(jīng)過(guò)數(shù)字化的信息技術(shù)，不但給人們的查閱提供了極大的方便，提高了檔案信息的利用效率，還能為人們提供多種信息的信息，便于人們更生動(dòng)形象地了解到自己所需要的信息。而且，數(shù)字化后的檔案信息，大大節(jié)省儲(chǔ)存空間，一張600MB容量的光盤，可以存儲(chǔ)十余萬(wàn)張A4紙上的文字信息，更不用說(shuō)一個(gè)幾G，甚至幾百上千G的硬盤了。數(shù)字化的檔案信息，經(jīng)過(guò)多次復(fù)制也不會(huì)降低其清晰度，增加了檔案的傳播性，可以為更多的有需要的人服務(wù)。數(shù)字化的檔案信息不會(huì)發(fā)生霉變、蟲咬等損壞情況，延長(zhǎng)了檔案的儲(chǔ)存時(shí)間。因此，檔案信息的數(shù)字化是未來(lái)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、檔案信息管理的自動(dòng)化

現(xiàn)代化的檔案管理主要包括辦公自動(dòng)化硬件和軟件系統(tǒng)，檔案館室應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件、照相機(jī)、攝像機(jī)、編輯機(jī)、刻錄機(jī)、服務(wù)器等；辦公自動(dòng)化軟件程序、檔案存儲(chǔ)軟件程序、檔案編排軟件程序、檔案檢索軟件程序等。

檔案工作有著其基本的規(guī)律，同時(shí)對(duì)硬件設(shè)施也有著一定的規(guī)范和要求，只有在符合這些基本規(guī)律和規(guī)范要求的基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。市場(chǎng)上的各種硬件設(shè)施多種多樣，因而不可能做到所有的檔案硬件設(shè)施完全一致，但是這種差異必須在檔案工作的基本規(guī)律和規(guī)范要求允許的范圍之內(nèi)。國(guó)家相關(guān)部門對(duì)于檔案館相關(guān)設(shè)備的選擇和配置制定有一系列的標(biāo)準(zhǔn)和制度，各檔案館在選擇設(shè)備時(shí)必須按照相關(guān)的制度執(zhí)行，才能保證所有的硬件設(shè)施符合統(tǒng)一規(guī)范，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化。

三、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化

數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字化系統(tǒng)，通過(guò)一系列技術(shù)，將庫(kù)藏紙質(zhì)文件數(shù)字化、將以系統(tǒng)形成的電子文件歸入檔案管理系統(tǒng)、將照片、錄音、錄像等集中統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上去，使用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地使用檔案信息，它是一個(gè)多媒體交互式平臺(tái)，可實(shí)時(shí)在線瀏覽查詢到文本、圖形、圖像、視頻動(dòng)畫等信息，其中系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重點(diǎn)是建立電子檔案信息的檢索發(fā)布體系。為保證電子檔案信息的電子檔案檢索系統(tǒng)的效率，還需引入全文檢索技術(shù)和OCR技術(shù)。

全文檢索系統(tǒng)建立在全文檢索理論的基礎(chǔ)上。它的原理是計(jì)算機(jī)程序通過(guò)掃描每一篇文章中的每一個(gè)詞，建立以詞為單位的倒排文件，檢索程序根據(jù)檢索詞在每一篇文章中出現(xiàn)的頻率和每一個(gè)檢索詞在一篇文章中出現(xiàn)的概率，對(duì)包含這些檢索詞的文章進(jìn)行排序，最后輸出排序的結(jié)果。一個(gè)完整的檢索系統(tǒng)還需要一個(gè)檢索結(jié)果的頁(yè)面生成系統(tǒng)，也就是要把檢索結(jié)果高效地組裝成WEB頁(yè)面。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，形成網(wǎng)絡(luò)化檔案系統(tǒng)。

四、檔案信息服務(wù)的遠(yuǎn)程化

儲(chǔ)存檔案的最終目的是利用，只有將檔案中的信息充分利用，才能發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。雖然我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度較快，但是整體發(fā)展水平還不高，另外還受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，我國(guó)當(dāng)前還不具備建立現(xiàn)代化遠(yuǎn)程檔案利用網(wǎng)絡(luò)的條件。因此，只能將全國(guó)的檔案網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一發(fā)展，逐步在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息共享，建立不同層次的網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)不同檔案館之間的數(shù)據(jù)互通。同時(shí)，各個(gè)檔案館還要配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立網(wǎng)絡(luò)輸送和網(wǎng)絡(luò)接收點(diǎn)。并根據(jù)保密級(jí)別，有選擇性的將檔案信息發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上，讓有需要的人可以隨時(shí)隨地查閱自己需要的資料和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的遠(yuǎn)程化。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)并非一日之功，需要各部門的長(zhǎng)期努力。而且，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)別、資金投入等多種因素有關(guān)。在檔案信息化的發(fā)展過(guò)程中，各檔案管理單位具有較為充裕的時(shí)間及時(shí)根據(jù)檔案信息化的發(fā)展來(lái)調(diào)整發(fā)展方向，從而能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，更好地服務(wù)于社會(huì)。

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