信息時(shí)代檔案管理的全面深化改革

黃濤

摘要：檔案是_種珍貴的社會(huì)資源，檔案不僅記錄了社會(huì)的發(fā)展變革，也是人們對(duì)歷史進(jìn)行研究分析的關(guān)鍵依據(jù)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，各類(lèi)檔案的重要性日漸突出。為了適應(yīng)信息時(shí)代做好檔案管理的新目標(biāo)，提高檔案利用效率的新要求，必須開(kāi)展檔案管理事業(yè)的全面深化改革。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；全面深化改革

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)融合到我們生活的各行各業(yè)當(dāng)中，信息技術(shù)對(duì)檔案管理事業(yè)帶來(lái)了新的機(jī)遇。同時(shí)以習(xí)近平同志為核心的黨中央要求開(kāi)展全面深化改革，對(duì)檔案管理事業(yè)提出了新的挑戰(zhàn)。作為檔案管理工作者，要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，努力開(kāi)展檔案管理事業(yè)的全面深化改革。

1 信息時(shí)代檔案管理全面深化改革的必要性

1.1 信息時(shí)代檔案管理的概念

根據(jù)國(guó)家檔案管理部門(mén)工作指導(dǎo)內(nèi)容，檔案信息化是在相關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，把現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的全過(guò)程之中，開(kāi)展對(duì)檔案信息資源的“采集”保存和提供檔案信息資源的利用服務(wù)。檔案資源信息化的本質(zhì)是將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管和管理利用的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)字化”、“網(wǎng)絡(luò)化”的檔案管理模式。

1.2 信息時(shí)代檔案管理的機(jī)遇

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案實(shí)體都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行管理和保存的，檔案管理的方法也不夠科學(xué)合理，對(duì)檔案信息的利用率低，查找程序繁瑣。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理的內(nèi)容也不斷發(fā)生著改變。檔案管理的信息化已經(jīng)成為了檔案管理工作的主要趨勢(shì)，信息化也為檔案管理工作全面深化改革提供了機(jī)遇。

檔案是重要的記錄和資料，是需要長(zhǎng)期管理和保存的。以往傳統(tǒng)的紙張檔案資料，需要嚴(yán)格的管理模式，避免檔案資料受到蟲(chóng)害、潮、光、火災(zāi)等的破壞，不僅投入了較大的人力物力，而且保存效果并不完美，依然存在氧化、老化的現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行查閱時(shí)，查閱難度大，查閱和檢索的效率較低，而且傳統(tǒng)檔案管理模式為了保證檔案資料的安全性，查閱程序嚴(yán)格，手續(xù)繁瑣，不能有效發(fā)揮檔案資料的作用。利用信息化的檔案管理方式，即可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，解決了檔案的保存問(wèn)題，提高了檔案的安全性；還可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，能夠不受時(shí)間和空間的限制進(jìn)行檔案資料的查詢(xún)借閱，提高了檔案的利用率。

1.3 信息時(shí)代檔案管理的挑戰(zhàn)

對(duì)傳統(tǒng)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式有著明顯的“重視保存，忽視利用”的觀念，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的到來(lái)，資源“共享”的理念越來(lái)越深入人心。檔案管理部門(mén)要積極主動(dòng)地迎接信息時(shí)代的到來(lái)，改變自身觀念，不斷開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

對(duì)檔案管理人員自身素質(zhì)的挑戰(zhàn)。在檔案管理過(guò)程中不斷應(yīng)用新的信息技術(shù)，就要求檔案管理人員熟練掌握信息化的各項(xiàng)技術(shù)，熟知相關(guān)的操作知識(shí)，可以正確地處理一般的問(wèn)題和困難。而且信息時(shí)代的檔案共享、編研等活動(dòng)，都需要檔案管理人員擁有相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)檔案全面深化改革帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

對(duì)檔案服務(wù)理念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)理念是坐等上門(mén)，提供檔案資料的查閱服務(wù)。在全面深化改革的要求下，對(duì)這一服務(wù)理念也提出了挑戰(zhàn)。信息化時(shí)代，很多行業(yè)都開(kāi)展了服務(wù)對(duì)象的分析，進(jìn)行定向投放。檔案管理也要根據(jù)需要開(kāi)展自身的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，利用信息技術(shù)，建立快捷的查詢(xún)系統(tǒng)，對(duì)查詢(xún)者建立瀏覽記錄，系統(tǒng)依據(jù)記錄向?yàn)g覽者推送相關(guān)的檔案資料，更好地為利用者服務(wù)。

對(duì)檔案安全和保密的挑戰(zhàn)。將檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)，雖然極大地方便了數(shù)據(jù)的保存、查閱和共享。但是也為檔案資料的安全和保密帶來(lái)了挑戰(zhàn)。電子檔案存在容易被復(fù)制，修改后無(wú)痕跡，存儲(chǔ)系統(tǒng)易被黑客和病毒攻擊等特點(diǎn)。

2 信息時(shí)代檔案管理全面深化改革的途徑

2.1 轉(zhuǎn)變管理觀念，做好基礎(chǔ)建設(shè)

要讓各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。把檔案管理的信息化建設(shè)和全面深化改革放到本單位的年度工作計(jì)劃中，為檔案管理設(shè)定目標(biāo)，完善制度，制定考核目標(biāo)。同時(shí)要加大的檔案管理的資金投入，將檔案管理費(fèi)用列入單位的年度資金支出預(yù)算中，要保證專(zhuān)款專(zhuān)用。良好的軟硬件設(shè)施和專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提條件。

在硬件設(shè)施中，要配備檔案數(shù)字化所需的專(zhuān)業(yè)采集儀器和存儲(chǔ)設(shè)備，并且提供相配套的網(wǎng)絡(luò)共享設(shè)備和專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)。軟件設(shè)施中，要有檔案管理系統(tǒng)、用戶(hù)查閱和檢索系統(tǒng)、共享和保密系統(tǒng)等。

培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，也是檔案管理信息化的基礎(chǔ)條件，要強(qiáng)化檔案信息管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)力度，開(kāi)發(fā)檔案信息管理人員的培養(yǎng)途徑，逐步提高檔案信息管理人員管理理念、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。通過(guò)檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一批檔案基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)過(guò)硬、有創(chuàng)新能力的高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，使之成為不但通曉檔案信息管理、開(kāi)發(fā)和服務(wù)知識(shí)，了解掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，還通曉現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)，可以廣泛涉獵檔案各個(gè)學(xué)科、各門(mén)類(lèi)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合全能型高技能人才，并具有較強(qiáng)的檔案信息處理能力，這樣才能真正為檔案用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。

2.2 規(guī)范管理制度，樹(shù)立管理標(biāo)準(zhǔn)

因?yàn)闄n案信息化是檔案管理事業(yè)全面深化改革的探索和嘗試，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)成的案例進(jìn)行參考。所以檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度較低，為檔案信息化管理工作帶來(lái)了不便。不同單位、不同部門(mén)的檔案管理人員信息化管理方式不同、檔案存儲(chǔ)的格式、共享的方式不同，導(dǎo)致檔案信息缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，增加了檔案信息查閱和管理的難度，增加了成本。

要加強(qiáng)檔案信息化的制度建設(shè)，各檔案管理單位應(yīng)該依據(jù)電子檔案的管理規(guī)范，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定出一系列切實(shí)可行的檔案信息化管理制度。將檔案資料信息化過(guò)程中的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，制定詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。包括檔案的歸檔時(shí)間，歸檔范圍；檔案歸檔后電子文件的鑒定以及責(zé)任簽署方式；電子文件的動(dòng)態(tài)管理流程，例如文件的使用、修改權(quán)限等等。讓檔案信息化的過(guò)程做到有章可循，達(dá)到對(duì)全程開(kāi)展有效的跟蹤與監(jiān)控，并形成相關(guān)記錄，為以后的查證工作提供依據(jù)。

2.3 創(chuàng)新服務(wù)理念，提高服務(wù)能力

在前文提到過(guò)，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)理念已經(jīng)遇到檔案事業(yè)全面深化改革要求的挑戰(zhàn)。要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的服務(wù)理念，因?yàn)槔砟钍切袆?dòng)的指引，只有更加積極和主動(dòng)的服務(wù)理念，才是提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)的保障。首先，轉(zhuǎn)變舊的觀念，把檔案管理部門(mén)和檔案用戶(hù)之間的關(guān)系，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案用戶(hù)“被動(dòng)”接受服務(wù)，檔案服務(wù)部門(mén)“主動(dòng)”提供服務(wù)。要建立信息采集系統(tǒng)，收集檔案用戶(hù)的資料，并開(kāi)展調(diào)查研究，站在檔案用戶(hù)的立場(chǎng)上，感受檔案用戶(hù)的認(rèn)知和體驗(yàn)，挖掘出檔案用戶(hù)所需要的各種檔案信息，從而為檔案用戶(hù)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)。對(duì)檔案用戶(hù)的研究主要應(yīng)包括檔案用戶(hù)類(lèi)型、檔案用戶(hù)信息心理、社會(huì)因素對(duì)檔案用戶(hù)的影響、檔案用戶(hù)信息需求的調(diào)查分析、檔案用戶(hù)獲取信息、用戶(hù)吸收信息的機(jī)理、檔案用戶(hù)信息保證、用戶(hù)信息培訓(xùn)、用戶(hù)研究方法論等方面的研究。檔案信息管理單位和服務(wù)人員要轉(zhuǎn)變服務(wù)思想，提高服務(wù)能力，才能夠提供更好的服務(wù)，吸引更多的檔案用戶(hù)，最大限度地滿(mǎn)足檔案用戶(hù)的信息需求，創(chuàng)造更高的社會(huì)效益和積極效益發(fā)揮檔案資源的作用。

2.4 加強(qiáng)資源建設(shè)，開(kāi)展檔案編研

信息技術(shù)是推動(dòng)信息服務(wù)的主要?jiǎng)恿?，但是信息技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)都是工具，真正的核心依然是檔案資源。要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，尤其是檔案信息的數(shù)字化和數(shù)字檔案館的建設(shè)，開(kāi)展資源整合，提高檔案的價(jià)值密度。將檔案信息集成化、系統(tǒng)化，采用統(tǒng)一的管理模式，減少信息分散程度，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

還要開(kāi)展檔案資料的編研工作，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，為開(kāi)展全面深化改革提供信息和數(shù)據(jù)，為史志編寫(xiě)者提供詳實(shí)準(zhǔn)確的史料，滿(mǎn)足檔案用戶(hù)的需求，對(duì)社會(huì)開(kāi)展最實(shí)際而有效的檔案工作宣傳，使公眾了解檔案、檔案工作的重要意義，進(jìn)一步提高社會(huì)各界的檔案意識(shí)，在此，檔案編研工作發(fā)揮了巨大的作用。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案是人類(lèi)社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的歷史記錄，是社會(huì)信息資源，對(duì)社會(huì)和國(guó)家的發(fā)展有著不可替代的作用。在各級(jí)企事業(yè)單位的日常管理工作中，檔案管理是非常重要的一部分。在全面深化改革的時(shí)代背景下，如何利用信息技術(shù)適應(yīng)新時(shí)期工作的新特點(diǎn)新要求，探索新時(shí)期工作的新方法新經(jīng)驗(yàn)，提高工作科學(xué)化水平，是檔案管理工作者的長(zhǎng)期努力方向。