淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

申淑華

（河北省承德市隆化縣郭家屯鎮(zhèn)政府 河北承德 068164）

淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

申淑華

（河北省承德市隆化縣郭家屯鎮(zhèn)政府 河北承德 068164）

檔案管理工作對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到重要的推動(dòng)作用。現(xiàn)如今隨著檔案管理工作起到的作用越來(lái)越大，怎樣提高檔案管理科學(xué)化水平成為社會(huì)各界關(guān)心的問(wèn)題。筆者簡(jiǎn)單闡述了檔案管理水平的提高對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，并針對(duì)我國(guó)檔案信息管理工作中存在的問(wèn)題，對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇提出了幾點(diǎn)建議。

檔案管理 科學(xué)化水平 路徑 選擇方略

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，檔案管理工作的社會(huì)地位越來(lái)越重要，檔案管理工作受到的關(guān)注越來(lái)越多。國(guó)民整體素質(zhì)的提高，產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，都使傳統(tǒng)檔案管理必須進(jìn)行革新，管理水平也要不斷提高，才能與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)發(fā)展的需要。

一、檔案管理工作的重要性

在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，每一個(gè)社會(huì)組織和個(gè)人都要從各方面努力增加自身優(yōu)勢(shì)，提高競(jìng)爭(zhēng)力。檔案是對(duì)歷史的記錄，記錄內(nèi)容具有很高的真實(shí)性，檔案管理涉及了社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、德育等多領(lǐng)域的信息，是具備可靠性的文獻(xiàn)參考和佐證，為企業(yè)和個(gè)人的工作生活提供了幫助［1］。隨著信息化技術(shù)的不斷創(chuàng)新，提高檔案管理水平，科學(xué)合理地管理檔案信息，使檔案管理工作做到規(guī)范化，制度化，實(shí)現(xiàn)并提升檔案管理工作在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的價(jià)值，是傳統(tǒng)檔案管理工作面臨的新要求。檔案管理對(duì)于企業(yè)和個(gè)人的遠(yuǎn)期發(fā)展有著重要作用，檔案管理水平作為一種重要的軟實(shí)力，對(duì)我國(guó)整體社會(huì)經(jīng)濟(jì)的意義是有目共睹的，所以如何提高檔案管理科學(xué)化水平是當(dāng)下亟待解決的問(wèn)題。

二、檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

在現(xiàn)有的檔案管理工作中存在著一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

1.對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)

目前，檔案作為一項(xiàng)重要的信息資源，其重要性已經(jīng)被逐漸認(rèn)識(shí)到，對(duì)檔案管理工作社會(huì)各界給予的關(guān)注也相對(duì)增加，但與檔案信息的重要性相比，很多單位的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其中很重要的一點(diǎn)原因在于檔案管理工作既不能直接為企業(yè)創(chuàng)造收入，又不能直接幫助企業(yè)降低成本［2］。檔案記錄的信息，具有真實(shí)性，可靠性，是企業(yè)重要的信息資源，可以為企業(yè)的管理和業(yè)務(wù)拓展等提供信息支持。事與愿違，由于在檔案管理上的疏于管理，傳統(tǒng)的檔案管理存在許多不足之處，使其真實(shí)作用沒(méi)有得到發(fā)揮。

2.不科學(xué)的檔案管理方法

盡管計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到各行各業(yè)，信息化影響和改變著社會(huì)，但是在檔案管理工作領(lǐng)域，有一部分單位還沒(méi)有做到科學(xué)化管理，沒(méi)能充分利用信息化技術(shù)，而是維持傳統(tǒng)的依靠人力的管理方式。這樣的檔案管理方法，在檔案數(shù)量達(dá)到一個(gè)龐大的數(shù)字時(shí)，光靠人力管理，工作效率和工作質(zhì)量很難得到保障，甚至可能存在檔案信息的遺失的情況。

3.檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力有待提高

目前我國(guó)檔案管理工作整體向網(wǎng)絡(luò)信息化方向發(fā)展，檔案信息的性質(zhì)決定著工作人員需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案信息做出及時(shí)快速更新。在這樣的前提下，每一位檔案管理工作人員就必須掌握信息化管理技術(shù)，擁有良好的工作能力，并且樹(shù)立正確的主觀(guān)思想。檔案部門(mén)人員對(duì)檔案工作質(zhì)量有著直接影響。

4.檔案信息沒(méi)有被充分利用

在我國(guó)檔案管理中，檔案作為過(guò)去的記錄長(zhǎng)時(shí)期處于密封保存的狀態(tài)，即便是檔案的擁有者也不能隨便拆看檔案信息。這樣一來(lái)，雖然檔案信息很可靠，但是公眾很難看到檔案中記錄的信息內(nèi)容，對(duì)檔案信息資料的主要作用起到嚴(yán)重的限制性，也造成了檔案只能在資料庫(kù)中沉睡，不能很好的為社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供幫助。

三、關(guān)于提高我國(guó)檔案管理科學(xué)化管理水平的幾點(diǎn)建議

工作人員的工作一旦做到了合理化、信息化、制度化，檔案管理科學(xué)化水平的提高就有了可行性［3］。由于現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要，檔案管理工作質(zhì)量也會(huì)被提出新的高要求。

1.轉(zhuǎn)變、加強(qiáng)檔案管理觀(guān)念

首先，轉(zhuǎn)變企業(yè)和個(gè)人的檔案管理無(wú)用的思想觀(guān)念，檔案管理人員要對(duì)檔案管理在遠(yuǎn)期的重要作用有明確的了解和清晰的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)已有檔案資料的重視程度和管理力度，做到檔案信息的及時(shí)有效更新，使信息的使用者能全面、精準(zhǔn)、快速地查找到所需要的信息資料。其次，檔案是為法人和個(gè)人的現(xiàn)代工作生活提供服務(wù)型幫助的資料信息，所以，檔案管理應(yīng)改變長(zhǎng)期存在的封閉式管理模式，應(yīng)該根據(jù)客觀(guān)發(fā)展的需要，針對(duì)具體現(xiàn)實(shí)情況實(shí)行應(yīng)用式開(kāi)放，開(kāi)放對(duì)象也應(yīng)擴(kuò)大到適用范圍的大眾群體。最后，檔案管理工作質(zhì)量要實(shí)現(xiàn)新高度，管理工作者必須科學(xué)、合理地整理檔案資料，保證檔案信息在現(xiàn)有基礎(chǔ)上及時(shí)更新，盡可能地深入發(fā)掘檔案的價(jià)值。

2.完善檔案管理制度

檔案管理工作的順利進(jìn)行離不開(kāi)健全的檔案管理制度，那么怎樣建立科學(xué)完善的檔案管理制度呢？首先，在操作執(zhí)行過(guò)程中，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，以科學(xué)發(fā)展觀(guān)為指導(dǎo)思想，建立完善的檔案管理體制，在實(shí)際工作當(dāng)中，把提高檔案管理科學(xué)化水平作為重心，并根據(jù)具體實(shí)際情況，科學(xué)創(chuàng)新，積極尋找出適應(yīng)具體情況的管理辦法。其次，建立檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，作為第三方，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審核，以促進(jìn)工作人員的工作積極性，使檔案管理工作人員保持正確的工作態(tài)度。

3.提高檔案管理工作者的工作能力

在信息時(shí)代的大環(huán)境里，檔案管理工作者面臨著新的挑戰(zhàn)和壓力。工作人員業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的結(jié)果。信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平提高的基礎(chǔ)之一，對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力都有著新的要求。因此，對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作應(yīng)列入企業(yè)人力資源培訓(xùn)計(jì)劃，使檔案管理工作者掌握最新信息技術(shù)，將科學(xué)化管理理念帶入到工作當(dāng)中，以提高檔案管理科學(xué)化水平為己任，以發(fā)展的眼光看待檔案管理工作。

4.使檔案管理工作效用最大化

檔案是一種服務(wù)性資源。檔案管理工作的價(jià)值在于充分利用檔案信息，為近期效益和遠(yuǎn)期效益服務(wù)。想要使檔案管理工作的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，就一定要改變過(guò)去對(duì)檔案管理的只留存不利用的觀(guān)念和做法，檔案才能成為有利用價(jià)值的資源信息，否則就是一潭沒(méi)有波動(dòng)的死水。

結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平的提高，就必須打破傳統(tǒng)觀(guān)念，緊隨時(shí)代發(fā)展，關(guān)注最新科技創(chuàng)新成果，不斷學(xué)習(xí)提升綜合能力，更好地完成檔案管理工作，體現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步?？傊?，我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作還存在各種各樣不合理、不規(guī)范之處，所以要在現(xiàn)實(shí)工作中具體問(wèn)題具體分析，切合實(shí)際地找出缺點(diǎn)，解決問(wèn)題。

［1］于淼.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平路徑的分析［J］.決策與信息（下旬刊），2015（9）：231.

［2］葉紅麗.提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015（5）：59-59.

［3］王東艷.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇研究［J］.才智，2014（10）：307-307.