NGO的信息管理
——以H組織為例

◎張小莉 宋爽

NGO的信息管理
——以H組織為例

◎張小莉1宋爽2

信息管理是NGO管理的重要內(nèi)容，也是推動(dòng)NGO持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前，我國(guó)的NGO信息研究主要集中在信息公開(kāi)和信息監(jiān)督等方面，忽視了NGO自身信息管理的發(fā)展。本文試圖打破這一研究壁壘，以H組織的信息管理實(shí)踐為依托，探討我國(guó)NGO信息管理的發(fā)展。

文獻(xiàn)綜述

信息管理對(duì)于任何一個(gè)組織的管理和發(fā)展具有重要意義，NGO也不例外。信息是組織對(duì)內(nèi)管理的工具、對(duì)外交流的平臺(tái)。

在我國(guó)，許多企業(yè)、政府組織將信息管理作為推動(dòng)本組織可持續(xù)發(fā)展的重要手段進(jìn)行研究。許多學(xué)者和專家也將企業(yè)和政府部門的信息管理作為重要的研究對(duì)象。李輝通過(guò)對(duì)瑞典、挪威和丹麥北歐三國(guó)的電子政府國(guó)家進(jìn)行研究，分析國(guó)外政府信息化進(jìn)程的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為政府信息化建設(shè)已成為城市爭(zhēng)得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展先機(jī)的關(guān)鍵。賀運(yùn)政和馬昊以信息化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)空間的興起為背景，對(duì)信息化時(shí)代政府與社會(huì)關(guān)系重新定位進(jìn)行了可行性分析,倡導(dǎo)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)治理理論，實(shí)現(xiàn)“強(qiáng)政府—強(qiáng)社會(huì)”模式。邱嘉和吳永林認(rèn)為，傳統(tǒng)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)模式己成為企業(yè)發(fā)展的重要障礙,企業(yè)的信息化有利于組織結(jié)構(gòu)的整合精簡(jiǎn)，方便組織內(nèi)信息交流，快速有效組織決策。

除了企業(yè)和政府部門，國(guó)內(nèi)對(duì)于NGO信息管理的關(guān)注點(diǎn)主要集中在信息公開(kāi)和信息監(jiān)督方面。劉明飛認(rèn)為，應(yīng)建立非營(yíng)利組織透明度的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、明確非營(yíng)利組織透明度相關(guān)法律責(zé)任，以實(shí)現(xiàn)非營(yíng)利組織的良性發(fā)展。田小露認(rèn)為，應(yīng)從立法、政府監(jiān)管和第三方評(píng)估機(jī)制等方面建立有效可行的信息披露機(jī)制，提高非營(yíng)利組織的信息透明度和公信力。孫發(fā)鋒提出，應(yīng)從明確信息公開(kāi)的重點(diǎn)、構(gòu)建信息公開(kāi)的網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)、建立第三方監(jiān)督機(jī)制等方面入手，推進(jìn)慈善組織信息公開(kāi)。

此外，關(guān)于NGO的信息化研究，羅繼程通過(guò)研究“格?；ā边@一草根網(wǎng)絡(luò)組織信息化的過(guò)程，發(fā)現(xiàn)信息化幫助“格?；ā睂?shí)現(xiàn)科學(xué)決策、改善管理流程，使組織運(yùn)作更有效率；并且，在實(shí)現(xiàn)信息化的過(guò)程中，“格?；ā北憩F(xiàn)出官僚層級(jí)弱化、組織結(jié)構(gòu)扁平化、組織內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)化等方面的特征，為傳統(tǒng)組織信息化提供了良好的借鑒。

通過(guò)以上述文獻(xiàn)整理，我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前各個(gè)研究領(lǐng)域?qū)τ贜GO自身的信息管理關(guān)注較少。而實(shí)際上，NGO自身的信息管理對(duì)于NGO的發(fā)展具有重要意義和作用。本文將以H組織的信息管理實(shí)踐為依托，探討NGO的信息管理問(wèn)題。

相關(guān)概念

NGO。英文全稱為Non～government Organization，漢語(yǔ)直譯為“非政府組織”。NGO一詞最早在聯(lián)合國(guó)憲章中正式使用。上世紀(jì)80年代，NGO在全球范圍廣泛興起，成為新的社會(huì)支撐點(diǎn)。一直以來(lái)，NGO并沒(méi)有統(tǒng)一的定義。我們一般認(rèn)為，NGO是指不以營(yíng)利為目的的民間組織,即政府以外的基金會(huì)、協(xié)會(huì)、慈善信托、社團(tuán)、非營(yíng)利公司或其他法人。賽拉蒙教授總結(jié)了NGO的五個(gè)特征：非政府性質(zhì)，不以權(quán)力為運(yùn)作工具；組織性，是一種團(tuán)體活動(dòng)；非營(yíng)利性，不以營(yíng)利為目的；自治性，NGO的行為建立在法律和公共規(guī)范之上，具有高度自治性；志愿性，NGO秉持志愿精神，具有旺盛的生命力。王名認(rèn)為，之所以被稱為NGO，是強(qiáng)調(diào)這類組織和政府的區(qū)別，它們屬于不同于政府部門的民間公共部門。

信息管理?！靶畔⒐芾怼币辉~自本世紀(jì)70年代在國(guó)外提出以來(lái)，越來(lái)越受到關(guān)注。總結(jié)各類定義和概念，我們發(fā)現(xiàn)，信息管理就是為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)、滿足組織的要求、解決組織的環(huán)境問(wèn)題而對(duì)信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、規(guī)劃、控制、集成、利用的一種戰(zhàn)略管理。從狹義上講，信息管理就是對(duì)信息加以管理，信息是被管理的對(duì)象。從廣義上講，信息管理不僅管理信息本身，還包含了與信息有關(guān)的人、機(jī)構(gòu)、設(shè)備、環(huán)境等內(nèi)容。信息管理的目標(biāo)是有效滿足信息要求，信息管理的手段是通過(guò)資源的配置來(lái)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。

面對(duì)巨大的社會(huì)轉(zhuǎn)型，政府和市場(chǎng)在應(yīng)對(duì)社會(huì)問(wèn)題時(shí)均已失靈，NGO則在推動(dòng)社會(huì)穩(wěn)定、發(fā)展、進(jìn)步的進(jìn)程中發(fā)揮著不可替代的作用。對(duì)于NGO來(lái)說(shuō)，信息管理涉及到組織的各方各面，它將現(xiàn)實(shí)世界與虛擬世界相連，為組織創(chuàng)造了另一個(gè)發(fā)展空間。

H組織的信息管理實(shí)踐

H組織成立于2003年，是一家關(guān)注公民社會(huì)領(lǐng)域中的志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的支持性草根民間組織。H組織當(dāng)前的核心產(chǎn)品包括志愿者管理、志愿者培訓(xùn)師發(fā)展、志愿服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展以及專業(yè)志愿服務(wù)。在H組織的內(nèi)部管理框架中，除了行政管理、人力資源管理和項(xiàng)目管理，最近幾年，H組織正在策劃推行建立一套信息管理模式，以增強(qiáng)社會(huì)影響力。

目前，H組織的信息管理主要體現(xiàn)在三方面：內(nèi)部公共盤和公共郵箱、合作伙伴數(shù)據(jù)庫(kù)以及對(duì)外信息宣傳。

公共盤是H組織內(nèi)部的大型數(shù)據(jù)庫(kù)，用于儲(chǔ)存所有信息，包括人力資源信息、項(xiàng)目信息、各類文件、照片、視頻等。公共盤只有內(nèi)部員工、志愿者和實(shí)習(xí)生可以使。公共盤的內(nèi)容包羅萬(wàn)象，從組織成立之初到當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，從每個(gè)項(xiàng)目建立之初的細(xì)節(jié)到完成后的收尾工作，公共盤像一個(gè)巨大的記憶器，儲(chǔ)存了H組織的發(fā)展歷史。老員工在公共盤中尋找回憶、吸取教訓(xùn)；新成員在公共盤中了解歷史、汲取經(jīng)驗(yàn)?？梢哉f(shuō)，公共盤是H組織實(shí)施信息管理的基礎(chǔ)。

公共郵箱是H組織在職員工在工作期間使用的工作郵箱。其特點(diǎn)是郵箱密碼共享，郵箱資源共享。員工、志愿者和實(shí)習(xí)生均可交叉使用公共郵箱，不受任何限制。工作郵箱包含了最新的工作內(nèi)容，郵箱信息的共享可以使H組織工作人員及時(shí)了解最近的工作進(jìn)展，以及每個(gè)人的工作狀態(tài)。

合作伙伴數(shù)據(jù)庫(kù)是H組織在信息管理上的又一特色。H組織十分重視對(duì)外聯(lián)絡(luò)和資源對(duì)接。H組織要求其工作人員參加每一次對(duì)外活動(dòng)都要與其他機(jī)構(gòu)或個(gè)人交換名片與信息。在拿回名片后，H組織統(tǒng)一將名片掃描進(jìn)電腦，生成一個(gè)文檔，也務(wù)項(xiàng)目的看法，從中受益匪淺。微信平臺(tái)是H組織啟用不久的信息傳播媒介，關(guān)注數(shù)目100左右，主要是合作伙伴、理事會(huì)成員和內(nèi)部員工。H組織的微信平臺(tái)主要用于向關(guān)注者推送機(jī)構(gòu)信息，介紹全球公益動(dòng)態(tài)。由于啟用時(shí)間不長(zhǎng)，信息推送數(shù)量不大，信息推廣效果不甚明顯。

H組織的信息管理依照由內(nèi)而外的層次遞進(jìn)。運(yùn)用公共盤、公共郵箱和合作伙伴數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息管理，運(yùn)用官方網(wǎng)站、微博和微信實(shí)現(xiàn)外部信息管理。H組織內(nèi)外信息結(jié)合實(shí)現(xiàn)了對(duì)資源、人力、設(shè)施的合理配置，擴(kuò)大了社會(huì)影響力，提高了工作效率和項(xiàng)目運(yùn)作質(zhì)量。就是合作伙伴數(shù)據(jù)庫(kù)。在這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，包含了社會(huì)各類群體。有正式合作對(duì)象、潛在合作對(duì)象、普通志愿者、專業(yè)志愿者，還包含企業(yè)、政府部門、教育機(jī)構(gòu)、NGO、基金會(huì)等各類組織。H組織認(rèn)為，每一個(gè)納入數(shù)據(jù)庫(kù)的對(duì)象都是現(xiàn)在或未來(lái)可以利用的潛在資源。H組織自身可利用的資源有限，想要做大做強(qiáng)，必須與社會(huì)上其他資源合作?！昂献骰锇閿?shù)據(jù)庫(kù)”就是H組織長(zhǎng)期儲(chǔ)存的強(qiáng)大后備力量。在必要的時(shí)間，它會(huì)發(fā)揮難以想象的巨大作用。

對(duì)外信息宣傳是H組織利用大眾傳媒宣傳自身的方式。其主要傳播途徑有官方網(wǎng)站、新浪微博和微信平臺(tái)，這三類傳播途徑均是當(dāng)下最流行的傳播媒介。H組織的官方網(wǎng)站主要用于介紹機(jī)構(gòu)基本情況、總結(jié)匯報(bào)工作以及宣傳最新開(kāi)展的項(xiàng)目。新浪微博是H組織對(duì)外宣傳的主力軍。關(guān)于新浪微博，H組織特別制定了《微博管理方案》，從三個(gè)方面知道微博管理工作。H組織內(nèi)至少有兩人專門負(fù)責(zé)微博信息管理。一人負(fù)責(zé)挖掘最新公益新聞，特別是合作伙伴的公益新聞；另一人負(fù)責(zé)審核新聞內(nèi)容。H組織要求微博負(fù)責(zé)人定時(shí)定量轉(zhuǎn)發(fā)合作伙伴的新聞和消息，平均每周轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)信息30條，原創(chuàng)新聞至少10條。H組織認(rèn)識(shí)到，微博作為當(dāng)下最盛行的網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)，具有極高的利用價(jià)值。例如，前不久H組織在微博上發(fā)布招聘信息，幾分鐘之內(nèi)轉(zhuǎn)發(fā)量上百，而應(yīng)聘者的數(shù)量也急速攀升，可見(jiàn)微博影響力之巨大。對(duì)于H組織，微博是一個(gè)絕佳的對(duì)外宣傳工具，也是極好的搜集信息的途徑。此外，H組織,還在微博上關(guān)注了600多位合作伙伴和同道中人，粉絲數(shù)量達(dá)至1000。H組織經(jīng)常與粉絲互動(dòng)，了解大眾對(duì)H組織、對(duì)其服

問(wèn)題與建議

H組織信息管理工作在一定程度上取得了成功。但是，在面對(duì)技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境等因素時(shí)，H組織的信息管理工作仍受到一些限制。

信息管理資金短缺。H組織將官方網(wǎng)站的運(yùn)作外包給一家互聯(lián)網(wǎng)公司，每年需支付其約萬(wàn)元管理費(fèi)。由于H組織的非營(yíng)利性，其資金并非十分寬裕。因此，有一段時(shí)期，H組織的官方網(wǎng)站因資金短缺而停滯。

信息管理人才短缺。H組織中并未設(shè)置正式的信息部門，也沒(méi)有招聘信息管理專業(yè)人才。H組織內(nèi)部電子設(shè)備的安裝、維修、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)均由志愿者輔助完成。但是，許多信息專業(yè)志愿者并不能保證時(shí)時(shí)出現(xiàn)。因此，H組織常常處于網(wǎng)絡(luò)困難、信息障礙之中。

信息安全難題。由本文上述可知，H組織內(nèi)部信息是共享的。雖然H組織是非營(yíng)利機(jī)構(gòu)，信息機(jī)密性沒(méi)有企業(yè)強(qiáng)。但是，內(nèi)部信息泄露，尤其是重點(diǎn)項(xiàng)目信息泄露對(duì)于組織來(lái)講是致命的打擊。我們從H組織公共郵箱的落款簽名可以看出其對(duì)信息保護(hù)的重視：本郵件及其附件內(nèi)容僅限于收件人的非營(yíng)利工作之用，使用時(shí)請(qǐng)注意保密和尊重H組織版權(quán)，不得用于商業(yè)營(yíng)利之用。

基于上述H組織在信息管理工作中呈現(xiàn)出的困境，筆者提出如下建議：

政策化扶持NGO信息管理。國(guó)家可將NGO信息管理列入推動(dòng)社會(huì)組織發(fā)展的宏觀框架中，在資源上、資金上給予需要進(jìn)行信息管理建設(shè)的NGO以優(yōu)惠政策。鼓勵(lì)相關(guān)企業(yè)在人力、資金、硬件、軟件等方面給予NGO信息技術(shù)支持。對(duì)于初期申請(qǐng)信息管理建設(shè)的NGO，國(guó)家在財(cái)政方面可給予一定的稅收優(yōu)惠，鼓勵(lì)NGO發(fā)展信息管理。

立法保障NGO信息安全?；贜GO信息泄露引發(fā)的危害，國(guó)家需逐步建立NGO信息保護(hù)相關(guān)法律法規(guī)。對(duì)于一個(gè)NGO而言，其核心項(xiàng)目?jī)?nèi)容是一個(gè)組織的靈魂，因?yàn)槊恳粋€(gè)項(xiàng)目背后是一筆基金支持。一旦某一項(xiàng)目策劃泄露，被有心之人利用，不僅會(huì)損害NGO和資助方的利益，更加會(huì)傷害受益方的利益。為保障NGO項(xiàng)目運(yùn)作的正常有序，國(guó)家應(yīng)制定并實(shí)施計(jì)算機(jī)安全及數(shù)據(jù)保護(hù)相關(guān)法律,保護(hù)信息使用者的權(quán)益,從宏觀上加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的控制，保證NGO信息管理工作的良性發(fā)展。

增強(qiáng)NGO自身信息技術(shù)水平。除了政策支持，NGO需提高自身的信息技術(shù)能力。NGO可努力吸納大量信息技術(shù)人才，如大學(xué)生志愿者、信息專業(yè)人士，使NGO在信息管理方面得到專業(yè)人才的充分支持。同時(shí)，NGO需主動(dòng)提高內(nèi)部員工的信息技術(shù)素質(zhì)，可以招募專業(yè)志愿者為員工提供信息技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，提高員工在信息技術(shù)方面的應(yīng)對(duì)能力，實(shí)現(xiàn)信息管理上的“助人自助”。

對(duì)于NGO而言，有效的信息管理可以提高工作效率、聯(lián)結(jié)內(nèi)外資源，實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，推動(dòng)NGO與全球信息接軌，實(shí)現(xiàn)組織可持續(xù)發(fā)展。然而，信息管理的重要性并未引起多數(shù)NGO的重視，并且NGO的信息管理也存在很多漏洞。不過(guò)，在這樣一個(gè)信息時(shí)代，社會(huì)信息化的進(jìn)程不可逆轉(zhuǎn)，NGO終歸要走上信息管理的道路。NGO需在政府的規(guī)劃協(xié)調(diào)下，積極探索適合自身發(fā)展需要的信息管理路徑，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展。

（作者單位：1.中共遼寧省委黨校報(bào)刊部；2. 中共遼寧省委黨校文史教研部）