就業(yè)視角下的大學生檔案管理體系建設

肖囡（山東體育學院 山東 濟南 250102）

就業(yè)視角下的大學生檔案管理體系建設

肖囡
（山東體育學院 山東 濟南 250102）

大學生檔案是反映大學生在校期間學習、生活的重要材料，是用人單位選拔任用人才的重要依據(jù)。當前，高校大學生檔案管理形式落實，往往只是停留在被動服務層面，本文從就業(yè)角度分析了大學生檔案管理的現(xiàn)狀，提出了構(gòu)建大學生檔案管理體系，發(fā)揮大學生檔案的就業(yè)指導作用的具體設想。

就業(yè)視角；大學生；檔案管理；體系建設

1.引言

當前我國的大學畢業(yè)生多是自主擇業(yè)，用人單位對大學生的就業(yè)整體素質(zhì)、就業(yè)技能、就業(yè)能力提出了更高的要求，其考核大學生能力和素質(zhì)的主要依據(jù)即畢業(yè)生的人事檔案，但是，目前大學生檔案管理卻脫離了就業(yè)，對于就業(yè)的指導作用不能得到很好的發(fā)揮。

2.就業(yè)視角下的大學生檔案現(xiàn)狀

2.1 大學生檔案記載的內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)固化、呈公式化，無法全面反映學生的實踐經(jīng)歷、品德、學習潛力、心理健康等情況，更無法滿足就業(yè)市場的高要求，不能高效的為用人單位提供更好的信息服務。現(xiàn)在的大學生檔案內(nèi)容主要包括：大學生各個學年的成績單、健康體檢單、學生入團入黨材料、入學材料、畢業(yè)登記表、各個學年獎懲情況、畢業(yè)通知書等。這些材料千篇一律的表格化記載內(nèi)容，不能突出學生的個性化特點，大量的套話和批量化的評語，對于就業(yè)單位來說，沒有太大的參考價值，大大降低了就業(yè)指導的工作效率。

2.2 檔案的保存及轉(zhuǎn)遞方式滯后，大學生檔案的作用被弱化。大學生檔案的保存還停留在計劃經(jīng)濟時期的囤積檔案狀態(tài)，很少有高校派專人負責管理、維護。學生考入大學后檔案均是由當?shù)亟逃种苯余]寄至各所高校，甚至讓學生自帶檔案，降低了檔案的嚴肅性、準確性。高校在清點完高中檔案后就放置一旁，不做進一步的維護，一直到大四學年才突擊把成績單、入黨材料、體檢表、入學表、登記表裝入檔案，完全忽略了檔案的更新和裝檔，造成了保存、轉(zhuǎn)遞中出現(xiàn)的遺失、虛假編造檔案等現(xiàn)象。

2.3 大學生檔案的作用被弱化。結(jié)合大學生就業(yè)工作，就業(yè)分為兩種，一種是畢業(yè)前就業(yè)，畢業(yè)生準備自薦書到用人單位，用人單位憑借自薦書和面試進行用人篩選，用人單位確定聘用大學生后，和學生進行網(wǎng)簽或簽訂勞動合同，這時高校才會把學生的檔案轉(zhuǎn)遞到用人單位人力資源管理部門，通過這個過程我們不難發(fā)現(xiàn)，用人單位在聘用大學生前根本看不到學生的檔案，而僅僅是依據(jù)大學生自己提供的自薦材料進行選擇，大學生檔案的就業(yè)作用沒有得到任何發(fā)揮，客觀上不能有效的給用人單位以參考。第二種是大學生畢業(yè)離校后就業(yè)，在校期間未落實用人單位的，學校按照要求要將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到學生生源地所屬的人力資源部門的人才市場進行管理，大學生這時聯(lián)系工作，仍然是憑借自薦書，不能由個人或用人單位調(diào)取大學生檔案作為參考。這兩種就業(yè)形式中，大學生檔案的就業(yè)指導作用都沒有達到任何發(fā)揮。勢必需要高校進一步從學校層次來構(gòu)建和完善大學生檔案管理體系，推動大學生順利就業(yè)。

3.如何建立完善的大學生檔案管理體系

3.1 構(gòu)建全方面的大學生檔案內(nèi)容

當前，用人單位對大學生的選擇早由單純看學習成績、政治面貌轉(zhuǎn)變成綜合分析學生的心理品質(zhì)、組織協(xié)調(diào)能力、動手能力、人際交往能力等素質(zhì)。因此，檔案管理部門應以就業(yè)需求為導向，從以下四個方面去構(gòu)建大學生檔案體系：

3.1.1精準的檔案基本信息。包括大學生的基本信息、黨團材料、高考檔案、籍貫、學習成績、體檢檔案、家庭情況、學業(yè)獎懲情況、高考錄取材料等。這些基本信息可精準反映學生的學習、思想、生活狀況。精準的檔案基本信息是檔案管理體系建設之本，就高校而言，高考過后檔案歸檔非常重要，應避免把建立檔案放在畢業(yè)時才進行，應在學生入學時就準確收集學生高中檔案，組織學生認真填寫入學表格，把必要的入學體檢報告、高考錄取信息及時歸檔，并可結(jié)合檔案信息進行新生入學排查，大大提高學生管理工作效率。

3.1.2檔案中適度增加學生信息的范疇。主要有社會實踐、公益活動、心理檔案、誠信檔案等擴展的學生基本情況。新加坡高校就在大學生的錄取中特別看重學生參加了什么社會實踐活動、參加了那些公益性的活動等等，這些內(nèi)容是國內(nèi)大學生檔案的盲區(qū)。

3.1.3轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案歸檔理念。結(jié)合目前用人單位用工特點，加入有利于大學生發(fā)展的特色檔案信息，例如體現(xiàn)組織協(xié)調(diào)能力、動手能力、學習能力、人際交往能力、創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)的材料要增加到檔案中，突出大學生個性化檔案內(nèi)容。例如，在大學生檔案中設立“心理素質(zhì)檔案”專欄，突出大學生的心理素質(zhì)包括認識能力、情緒和情感品質(zhì)、意志品質(zhì)、氣質(zhì)和性格等個性品質(zhì)，用人單位可以根據(jù)這些心理檔案準確的分析出該大學生的性格特點、心理傾向、認知的能力。

3.2 促進大學生檔案管理的信息化建設

做好大學生基本檔案內(nèi)容后，就是要把檔案合理的保存和更新。大學生檔案管理有其階段性特點，多是以學年為時間段更新成績單、獎懲、心理、健康情況的信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，就業(yè)信息化也逐漸普遍，用電子信息技術(shù)促進檔案更加縝密、準確。有條件的高?？砷_發(fā)個性檔案管理軟件，每一個學期在電子檔案之中添加本年度學生的各項信息，努力推進紙質(zhì)和電子檔案并存的“雙軌制”信息化管理模式。

3.3 提高大學生檔案管理人員的專業(yè)能力

高校檔案部門要重視檔案管理人員的業(yè)務培訓和專業(yè)技術(shù)技能學習，定期開展檔案業(yè)務競賽，促進檔案管理相關人員積極掌握檔案專業(yè)知識和相關法律法規(guī)。檔案管理工作主要包括檔案的搜集、整理、保管等，這就要求我國高校細化崗位考核要求，明確高校檔案管理人員的職責，促進管理人員改進自己的業(yè)務能力。同時在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)開展建檔研討會、講座、交流學習等活動，通過交流學習探索改進學生檔案管理的方法，不斷提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，提高大學生檔案管理的水平。

3.4 構(gòu)建大學生檔案信息服務一站式平臺，提高檔案的應用性

檔案體系的建立是為給用人單位提供可供參考的有價值的檔案信息。所以再給單位提供檔案的方式上要努力擺脫原有的檔案公開滯后問題。例如把大學生在校期間的電子檔案放到公開的電子平臺或系統(tǒng)，供單位在招聘前對畢業(yè)生依據(jù)選人要求進行篩選，提高用人單位選人用人的針對性和高效率。充分改變檔案查閱落后于招聘環(huán)節(jié)的弊端，實現(xiàn)高校培養(yǎng)人才和單位選人用人的有效對接，順利為大學生搭建就業(yè)平臺。同時，可設立檔案管理監(jiān)督反饋機制，為人才流動提供信息支持，全方位地滿足就業(yè)市場的各種需求。通過信息的公開，整合構(gòu)建“大學生檔案信息服務一站式平臺”，為社會用人單位提供可信的參考。

3.5 建立學生檔案管理責任體系

檔案管理部門要根據(jù)學校的統(tǒng)一要求積極配合工作，加強各部門的協(xié)同合作。學校建檔的整體規(guī)劃和專業(yè)指導是由學校綜合檔案室具體負責，學生處會同檔案部門相結(jié)合負責檔案工作的檢查和監(jiān)督，各個學院具體負責學生的檔案管理和更新。學生處、組織部、教務處、各學院等部門要各司其職，積極配合大學生檔案管理工作的整理和管理，對學生綜合素質(zhì)進行整合評價，對學生的個性材料進行收集，切實把大學生檔案工作服務于大學生就業(yè)。

總之，大學生檔案管理體系建設是新時期服務大學生就業(yè)工作的需要，是高校提高就業(yè)指導工作水平的需要，必將對大學生就業(yè)工作起到積極的促進作用。

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[3]李小芳.國家助學貸款的風險防范機制—大學生信用評價指標體系的建立田[J].改革與開放，2010.(6).

[4]徐益,周劍輝,申彥舒.基于就業(yè)需求導向的高校學生檔案管理體系構(gòu)建[N].湖南人文科技學院學報，2014(06).

此論文為山東體育學院2015年度校級課題，“就業(yè)視角下的大學生檔案管理體系建設”研究成果。

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1009-5624（2016）06-0095-02