基于檔案業(yè)務(wù)流程的軟件功能及特性需求分析

季秀云

[摘要]檔案管理軟件功能的設(shè)置，源于用戶(hù)需求，基于業(yè)務(wù)流程。當(dāng)用戶(hù)需求高于或多于軟件現(xiàn)有的功能，該檔案管理軟件就需要技術(shù)上的改進(jìn)。隨著檔案業(yè)務(wù)的不斷更新和增加，用戶(hù)不僅僅需要檔案管理軟件具有存儲(chǔ)、檢索、登記借閱等常規(guī)功能，還需要具備靈活性、智能化和開(kāi)放性。檔案管理軟件在檢索和統(tǒng)計(jì)方面，應(yīng)當(dāng)可以根據(jù)用戶(hù)需求，實(shí)現(xiàn)組合檢索和分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)的操作，以便為用戶(hù)提供精確的信息。

[關(guān)鍵詞]檔案管理軟件；業(yè)務(wù)流程；組合檢索；分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)；特性需求

[中圖分類(lèi)號(hào)]G640

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1671-5918（2015）24-0032-02

檔案管理軟件被廣泛應(yīng)用，大大便利了檔案業(yè)務(wù)工作。在數(shù)據(jù)錄入和檢索利用方面，系統(tǒng)起到了巨大的作用，方便了目錄的生成和信息的檢索，提高了工作效率。但是隨著業(yè)務(wù)工作的增加，系統(tǒng)在功能上漸漸跟不上需求，而用戶(hù)對(duì)這些功能的需求日益迫切。檔案管理軟件的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)和優(yōu)化升級(jí)，應(yīng)當(dāng)更加靈活、人性化、智能化。

一、檔案業(yè)務(wù)流程

檔案業(yè)務(wù)流程包括收集、整理歸檔、著錄、上傳數(shù)據(jù)、檢索利用、統(tǒng)計(jì)分析等環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)流程中需要使用到檔案管理系統(tǒng)的，是著錄、上傳數(shù)據(jù)、檢索利用和統(tǒng)計(jì)分析這些環(huán)節(jié)。

（一）著錄

著錄，就是將檔案實(shí)體整理編號(hào)以后，根據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)，將檔案目錄輸入到系統(tǒng)中，包括一級(jí)、二級(jí)甚至三級(jí)目錄；實(shí)體分類(lèi)號(hào)；保管期限；標(biāo)題、副標(biāo)題；責(zé)任者；文種；頁(yè)數(shù)；日期；文號(hào)；載體；型號(hào)；主題詞；存址；全文等多個(gè)著錄項(xiàng)。著錄得越詳細(xì)，在檢索利用時(shí)，越能夠查全、查準(zhǔn)。蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理系統(tǒng)，包括了以上所有著錄項(xiàng)，可以基本滿(mǎn)足常規(guī)業(yè)務(wù)工作需求。

（二）上傳數(shù)據(jù)

上傳數(shù)據(jù)，有三種類(lèi)型：①把word、excel等可以直接獲取內(nèi)容的電子文件復(fù)制粘貼到全文，相當(dāng)于一個(gè)著錄項(xiàng)；②將紙質(zhì)檔案掃描、實(shí)物檔案拍照，形成電子文件掛接到對(duì)應(yīng)的目錄下；③將各部門(mén)移交的圖片文件、音視頻文件掛接到對(duì)應(yīng)的目錄下。其中，全文可以被系統(tǒng)識(shí)別，和著錄項(xiàng)一樣，一旦與檢索字段相匹配，則被列入檢索結(jié)果，提高檔案信息的查全率。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)內(nèi)容包含了這三種，在檔案表中將這些數(shù)據(jù)具體劃分為全文、電子文件、音視頻文件。

（三）檢索利用

為用戶(hù)提供便捷的檢索和全文查閱服務(wù)，是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。在檢索界面輸入關(guān)鍵字段，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)關(guān)鍵字段遍覽檔案表中的信息。檢索結(jié)果按照一定的順序排列，用戶(hù)可以在眾多條目中找到所需檔案。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理軟件具備檢索功能，但不能實(shí)現(xiàn)組合檢索。系統(tǒng)只能接受一個(gè)檢索詞，符合一個(gè)條件的檔案數(shù)量眾多，在檢索結(jié)果中找到所需檔案比較費(fèi)時(shí)。而且該系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)模糊檢索，檢索字段必須小于或等于著錄項(xiàng)所錄入的信息，否則就顯示0條檢索結(jié)果，不利于檢索工作的開(kāi)展。

（四）統(tǒng)計(jì)分析

檔案統(tǒng)計(jì)是對(duì)檔案管理所開(kāi)展的一項(xiàng)工作。一個(gè)單位可能接收到來(lái)自不同條線、不同要求的檔案統(tǒng)計(jì)任務(wù)。以學(xué)校為例，每年開(kāi)展一次年終檔案工作情況總結(jié)匯報(bào)；每一學(xué)期也需要開(kāi)展總結(jié)匯報(bào)；地方檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)每年開(kāi)展一次數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；教育主管部門(mén)不定期開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。每年總共開(kāi)展4至5次不同類(lèi)型的檔案統(tǒng)計(jì)分析，如果沒(méi)有檔案管理系統(tǒng)，管理員必須根據(jù)不同的要求，手工清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)出這些數(shù)據(jù)，需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。而手工操作所獲得的數(shù)據(jù)，不能保證其精確性。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)每個(gè)大類(lèi)檔案總數(shù)的統(tǒng)計(jì)，也可以顯示每個(gè)一級(jí)目錄下檔案條目的數(shù)量，但是不能進(jìn)行分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，每次都要結(jié)合手工操作來(lái)完成任務(wù)。

二、檔案管理軟件功能需求

在全面著錄信息和上傳相關(guān)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，檔案管理軟件還應(yīng)當(dāng)具備組合檢索和分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)功能。

（一）組合檢索

組合檢索是相對(duì)于單個(gè)檢索詞而言的，運(yùn)用單個(gè)檢索詞往往能夠檢索到所有包含該詞的檔案記錄，而同時(shí)運(yùn)用多個(gè)檢索詞，可以準(zhǔn)確地查詢(xún)到所需的檔案記錄，大大減少檢索結(jié)果，保證查準(zhǔn)率，提高檢索效率。檔案管理系統(tǒng)的組合檢索功能，是指同時(shí)運(yùn)用兩個(gè)及以上的檢索詞，檢索符合條件的檔案記錄。

組合檢索在搜索引擎上有著廣泛運(yùn)用，搜索結(jié)果按照與檢索字段的相關(guān)度排列，排除廣告代理因素，用戶(hù)可以選取排列靠前的搜索結(jié)果，從中提取所需信息。檔案管理系統(tǒng)也可以借鑒這一檢索方法，基于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)組合檢索功能，用戶(hù)可以使用多個(gè)檢索詞，快速查找到符合這些條件的檔案。隨著時(shí)間的推移，單一檢索所獲得的信息量，也會(huì)越來(lái)越龐大，要從大量的檢索結(jié)果中找到所需信息，將越來(lái)越困難，組合檢索正好可以解決這一問(wèn)題。

隨著時(shí)間的推移和人事變動(dòng)，搜索詞也將越來(lái)不精確，檔案管理系統(tǒng)可以進(jìn)一步開(kāi)發(fā)模糊檢索功能，系統(tǒng)自動(dòng)匹配相近詞匯，將檢索結(jié)果按照相關(guān)度進(jìn)行排列，極大減少甄別信息的時(shí)間，還可以解決0條檢索結(jié)果的問(wèn)題。

（二）分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)

分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)常見(jiàn)于excel表格，是指根據(jù)若干項(xiàng)目中的某一項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)據(jù)整理與統(tǒng)計(jì)。而檔案管理系統(tǒng)的分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，是根據(jù)用戶(hù)需求，按照檔案記錄中的某些特征，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與統(tǒng)計(jì)，并輸出統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

這些“特征”，在檔案著錄環(huán)節(jié)已經(jīng)輸入到檔案管理系統(tǒng)中，包含所有著錄項(xiàng)的內(nèi)容。用戶(hù)可以根據(jù)需要，選取其中的一個(gè)或多個(gè)特征，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能化統(tǒng)計(jì)。

單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，往往只能統(tǒng)計(jì)出具備某一種特征的檔案的總數(shù)。比如按照年度統(tǒng)計(jì)，則顯示該年度各類(lèi)檔案的總數(shù)；按照大類(lèi)統(tǒng)計(jì)，則顯示某一大類(lèi)的檔案總數(shù)。業(yè)務(wù)工作中，用戶(hù)往往不只需要統(tǒng)計(jì)年度或者大類(lèi)，更多的是需要統(tǒng)計(jì)出某一年度、某一保管期限的檔案總數(shù)或者某一年度、某一大類(lèi)、某一保管期限的檔案總數(shù)。比如需要統(tǒng)計(jì)2012年保管期限為永久的檔案數(shù)量，需要檔案管理員將2012年各大類(lèi)中保管期限為永久的檔案數(shù)目一一相加，才能得出數(shù)據(jù)。

分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)功能可以根據(jù)用戶(hù)需求，選取相應(yīng)特征，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，輸出結(jié)果，可以避免遺漏和重復(fù)，獲得精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。

三、檔案管理軟件特性需求

檔案管理軟件還應(yīng)當(dāng)具備一些優(yōu)良的特性，使其更加容易適應(yīng)不斷應(yīng)變化的需求。

（一）靈活性需求

靈活性就是對(duì)功能模塊的可操作性，是指可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、優(yōu)化、改良，根據(jù)用戶(hù)需求，開(kāi)發(fā)、設(shè)置不同的功能模塊，將這些模塊進(jìn)行科學(xué)組合，或留有一定的余地，由用戶(hù)自行選擇并安裝運(yùn)用。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理軟件，在應(yīng)用之初，由于業(yè)務(wù)工作的有限性，軟件功能顯得比較充足。隨著業(yè)務(wù)工作的增加和校園信息化建設(shè)的普及，該檔案管理軟件的某些功能已經(jīng)不能滿(mǎn)足用戶(hù)需求，迫切需要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，而系統(tǒng)本身的某些設(shè)置，限制了一些功能的運(yùn)用，漸漸不能凸顯檔案管理軟件的優(yōu)越性。

（二）智能化需求

智能化依附于軟件功能模塊的預(yù)設(shè)，又高于靈活性的要求。智能化檔案管理軟件，應(yīng)當(dāng)可以根據(jù)用戶(hù)的操作習(xí)慣和經(jīng)常使用的功能，建立快捷方式和便捷通道，實(shí)現(xiàn)便捷化操作。還可以接收用戶(hù)功能訴求模塊，系統(tǒng)接收后，可進(jìn)行模塊的增加和運(yùn)行。

（三）開(kāi)放性需求

軟件開(kāi)發(fā)商通常不向用戶(hù)開(kāi)放數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶(hù)不能實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的操作。用戶(hù)根據(jù)使用需求，自行開(kāi)發(fā)的模塊不能增加到現(xiàn)有的軟件中，這就大大局限了用戶(hù)對(duì)檔案管理軟件的改良優(yōu)化，只能被動(dòng)適應(yīng)和使用現(xiàn)有的軟件。如果開(kāi)放數(shù)據(jù)庫(kù)，一旦現(xiàn)有軟件不能滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，用戶(hù)可以自行開(kāi)發(fā)相應(yīng)模塊，增加到現(xiàn)有軟件中，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與用戶(hù)單位的環(huán)境與條件很好地結(jié)合起來(lái)。endprint