一則印刷ERP成功案例分享

朱字典

用戶基本情況

北京尚唐紙制品有限公司是一家從事紙張表面特殊效果加工、書刊高檔裝幀、高精包裝產(chǎn)品生產(chǎn)的大型企業(yè)。公司由深圳同類型專業(yè)公司投資興建，擁有各類技術(shù)人才100余人，員工共500余人。中層以上管理人員均由深圳各公司按當(dāng)前先進(jìn)的管理經(jīng)驗結(jié)合實際培訓(xùn)輸送，具有極高的專業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神。公司設(shè)備精良、配置齊全，能夠滿足廣告設(shè)計界、出版印刷界等不同領(lǐng)域的專業(yè)人士對產(chǎn)品的加工要求，提供全方位的印刷后工序解決方案。

用戶管理難點

1.印刷報價

精裝書本身工藝復(fù)雜，而配套的圖書系列和外包裝盒使得工藝更加復(fù)雜，報價計算工作量巨大。另外，用戶本身有老客戶，這些客戶有各自多年來形成的價格體系，而工廠的新客戶執(zhí)行的是公司標(biāo)準(zhǔn)的報價體系，同時價格標(biāo)準(zhǔn)還會隨著印數(shù)的不同而變化。在如此復(fù)雜的情況下，公司經(jīng)常會出現(xiàn)適用價格標(biāo)準(zhǔn)錯誤、漏報工藝費用、漏報部件費用的情況，給公司造成利潤損失，并導(dǎo)致客戶滿意度下降。

2.訂單審核

工廠有30多位銷售人員，分成幾個小組，每個小組負(fù)責(zé)的客戶不同，報價標(biāo)準(zhǔn)不同。基層業(yè)務(wù)員、小組經(jīng)理、銷售總監(jiān)、總經(jīng)理四級人員各有不同的審核利潤比例，審核訂單工作量很大。

3.生產(chǎn)開單

如何保證生產(chǎn)單對訂單要求的全面落實而不漏項錯項？開工后又發(fā)生工藝變更該如何處理？

4.生產(chǎn)排產(chǎn)

排產(chǎn)時怎么能夠?qū)崟r了解相關(guān)物料是否到貨？怎么能夠?qū)崟r了解相關(guān)設(shè)備的負(fù)載是否超額？怎么實現(xiàn)科學(xué)的排產(chǎn)？臨時插單怎么處理？臨時外發(fā)怎么處理？

5.交貨期的保證

精品系列套裝書工藝復(fù)雜，從排版、采購、印刷、裝訂到包裝儲運，任何一個環(huán)節(jié)有紕漏就會造成整套書推遲交貨，有時工藝單開好了卻買不到特種料，有時排產(chǎn)單下來了才發(fā)現(xiàn)采購的料還沒到，有時排完產(chǎn)的機(jī)臺突然出了故障干不了活兒，有時前面的工序延期了，后面的工序并沒采取緊急措施還在不緊不慢地干……由于沒有提前的提示和故障的預(yù)警，這讓按時交貨很難保證。

6.外協(xié)的管理

用戶每年外發(fā)業(yè)務(wù)量達(dá)數(shù)千萬元，外協(xié)負(fù)責(zé)人要考察外協(xié)單位的資質(zhì)、保證產(chǎn)品質(zhì)量、保證工期，還要保證外協(xié)價格合理并嚴(yán)格執(zhí)行該價格，不至于讓外協(xié)造成訂單的虧損，如何實現(xiàn)？

7.采購價格

采購是所有印刷廠的主要支付業(yè)務(wù)，在現(xiàn)在競爭這么激烈的形勢下，如何以最優(yōu)惠的價格降低采購支出顯得至關(guān)重要。同種材料價格變動也很正常，如何既保證質(zhì)量又拿到最低價格是每個管理者的操心重點。

8.材料庫

如何科學(xué)地申購？如何監(jiān)管每次的浪費現(xiàn)象？如何把按單領(lǐng)料落到實處？如何嚴(yán)格補(bǔ)料管理？如何保證正常生產(chǎn)需要的常備庫存？如何杜絕庫存材料占用資金？客戶寄存紙庫之間或客戶紙庫與本廠紙庫之間經(jīng)常發(fā)生借用業(yè)務(wù)，怎么保證客戶紙數(shù)量正確，且能夠與客戶自己的紙賬對得上？

9.成品庫

如何保證業(yè)務(wù)員在第一時間知道成品的入庫？如何在發(fā)貨的第一時間自動通知客戶驗收？如何保證在分批生產(chǎn)、分批入庫和分批送貨的情況下庫存數(shù)依然準(zhǔn)確？如何能對每一單的要貨時間、數(shù)量、產(chǎn)出數(shù)、送貨數(shù)、缺數(shù)和庫存數(shù)做到實時準(zhǔn)確地了解？

10.質(zhì)量管理

對于經(jīng)常再版的印品檔案資料如何管理？客戶的投訴如何處理？各類獎懲的標(biāo)準(zhǔn)和記錄如何管理？出樣、補(bǔ)料、生產(chǎn)異常等質(zhì)量事故如何管理？對外協(xié)單位的考核和外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量管理如何進(jìn)行？如何通過總結(jié)各類事故的原因，避免下次再犯？

11.人事工資

計算500余名工人的績效工資，工作量非常大，經(jīng)常因此造成工資發(fā)放延后的情況，如何保證公平嚴(yán)格？

12.財務(wù)接口

ERP系統(tǒng)與現(xiàn)有的財務(wù)軟件如何對接？是否還需要重新做賬？

ERP實施效果

對該公司實施的ERP管理系統(tǒng)包括了銷售、印前、生產(chǎn)、排產(chǎn)、進(jìn)度、日報、外協(xié)、采購、材料庫、成品庫、質(zhì)量、人事工資和財務(wù)接口共13個模塊。經(jīng)過使用，該公司在各方面的管理上取得了明顯成效，具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.數(shù)據(jù)采集

替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)和Excel格式的數(shù)據(jù)存儲方式，把用戶各部門的數(shù)據(jù)全面采集到ERP系統(tǒng)中，方便了信息的保存核對與統(tǒng)計分析。利用部門間數(shù)據(jù)繼承、下拉菜單選擇、系統(tǒng)自動記憶、系統(tǒng)默認(rèn)和公式計算五種數(shù)據(jù)采集方式，最大程度地減少用戶的鍵盤輸入工作，提高采集數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確性。

2.數(shù)據(jù)共享

各相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)實現(xiàn)了科學(xué)的共享，提高了工作效率。例如，業(yè)務(wù)員填寫的訂單信息一旦完備，系統(tǒng)就能根據(jù)不同類型的客戶核算出價格，并自動計算出毛利和毛利率，然后自動提交給相關(guān)的經(jīng)理審核；訂單一旦審核通過，財務(wù)就能發(fā)現(xiàn)一筆應(yīng)收款；庫管員一旦填寫了材料入庫，業(yè)務(wù)員和生產(chǎn)部就能發(fā)現(xiàn)庫存量增加了；生產(chǎn)計劃部一旦做好了生產(chǎn)計劃，機(jī)臺就能發(fā)現(xiàn)自己的任務(wù)等。

3.自動控制

在自動控制方面，ERP管理系統(tǒng)預(yù)設(shè)了一些閾值，用以幫助用戶堵住管理漏洞，預(yù)防風(fēng)險。例如，訂單必須達(dá)到一定的利潤率才能審核通過；采購之前必須有申購單；系統(tǒng)會自動記錄每個客戶的欠款金額，一旦欠款金額超過了該客戶的授信額度，系統(tǒng)會自動限制再為該客戶下訂單；生產(chǎn)單上的投料數(shù)量會形成對實際領(lǐng)料的控制，一旦產(chǎn)生了超額領(lǐng)料，系統(tǒng)會強(qiáng)制用戶下補(bǔ)料單等。

4.自動提醒

ERP管理系統(tǒng)的自動提醒功能涵蓋了工作的各環(huán)節(jié)，提醒方式為類似qq郵件的自動彈出窗口提示，有靜態(tài)提醒也有動態(tài)的主動提醒，例如，提醒業(yè)務(wù)員老是拖欠款的客戶，提醒業(yè)務(wù)員到期應(yīng)該結(jié)賬的訂單，提醒業(yè)務(wù)員到期應(yīng)該送貨的產(chǎn)品，提醒待審核的訂單，提醒待生成生產(chǎn)單的訂單，提醒等待排產(chǎn)的生產(chǎn)單，提醒機(jī)臺上等待開工的任務(wù)，提醒需要采購的物料，提醒本次采購價格高于上一次采購價格的物料等。這些提醒功能省掉了內(nèi)部溝通的麻煩，避免相關(guān)工作人員的遺漏和差錯。

5.輔助決策

系統(tǒng)能夠自動對采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成明確的數(shù)據(jù)報表，或者直觀的圖形，讓管理層對規(guī)律性的東西一目了然，從而輔助其進(jìn)行決策。

以上是本公司為北京尚唐紙制品有限公司提供ERP管理系統(tǒng)服務(wù)的一則案例，限于當(dāng)時的需求范圍和預(yù)算，該系統(tǒng)尚有一些需要增加的功能。另外，隨著用戶企業(yè)的發(fā)展，既定的功能也不可避免會有需要重新變更或升級之處。希望本系統(tǒng)能為用戶的發(fā)展騰飛起到越來越大的作用，也希望本文能為那些正在計劃上ERP系統(tǒng)的企業(yè)產(chǎn)生積極的借鑒意義！