如何加強(qiáng)合同管理

文/李濤 大連市宏遠(yuǎn)建設(shè)監(jiān)理咨詢有限公司 遼寧 大連 116300

工程管理 Engineering Management

如何加強(qiáng)合同管理

文/李濤 大連市宏遠(yuǎn)建設(shè)監(jiān)理咨詢有限公司 遼寧 大連 116300

合同管理的好壞直接反映一個(gè)企業(yè)的管理水平的好壞，給企業(yè)今后的生存與發(fā)展帶來重要影響。合同的簽訂，使所有的交易和活動(dòng)都完美化，合法化，對(duì)社會(huì)的和諧起到了不可估量的作用，也促進(jìn)了法制的社會(huì)發(fā)展。開發(fā)、施工、監(jiān)理等企業(yè)面對(duì)現(xiàn)在的社會(huì)真實(shí)情況，合同管理和風(fēng)險(xiǎn)控制顯得愈來愈重要。同時(shí)做好合同管理和風(fēng)險(xiǎn)控制也是提升企業(yè)的管理水平及經(jīng)濟(jì)效益，減少項(xiàng)目成本，獲取最大效益的最佳途徑。

合同管理風(fēng)險(xiǎn)

引言：

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善和發(fā)展中，企業(yè)只有重視合同管理，才可以最大限度的降低工程風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)利潤，進(jìn)行科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防，保護(hù)自身的合法權(quán)益。合同管理的好壞直接體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的管理水平層次，對(duì)企業(yè)今后的生存與發(fā)展有著重要影響。

1.合同管理概述

合同管理全過程從洽談、草擬、簽訂、生效開始，直到合同失效結(jié)束。企業(yè)只有重視合同管理，才可以最大限度的降低工程風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)利潤，進(jìn)行科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防，保護(hù)自身合法權(quán)益。不僅要在合同簽訂前重視管理，也要在簽訂后重視管理，在項(xiàng)目管理過程中，合同管理是一個(gè)新型的管理職能。將合同涉及的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行規(guī)范管理，充分利用法律制度在運(yùn)營中的重要作用，利用法律制度的特點(diǎn)與功能，從法律、經(jīng)濟(jì)及科技的視角出發(fā)，將合同管理進(jìn)行有計(jì)劃的組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制。要增強(qiáng)合同管理水平，一定要做到讓合同管理工作專門化及專業(yè)化，要設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)及人員進(jìn)行合同管理的工作。合同管理的任務(wù)一定要通過組織機(jī)構(gòu)及人員來完成。最近幾年，合同管理已經(jīng)是項(xiàng)目管理的一個(gè)分支方向，更作為了研究的重點(diǎn)。

2. 加強(qiáng)合同管理工作的意義

提升合同管理意識(shí)。企業(yè)一定要從思想上徹底地認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性，企業(yè)主要是以合同形式進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來，所以，一定要特別重視合同及合同管理。企業(yè)能否經(jīng)營成功與合同及合同管理有密切關(guān)系，要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。合同的份數(shù)在逐年上漲，合同管理的要求是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。必須在施工過程中，增加合同管理力度，提高全員的合同管理概念，才會(huì)很好地完成預(yù)期的要求。要想將合同作為保護(hù)企業(yè)利益的有利工具，就一定要簽訂一份成功的合同。首先，加強(qiáng)合同管理組織建設(shè)，要明確合同履行過程就是一個(gè)實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程，而不是單一的生產(chǎn)過程，是將各類工作真正歸結(jié)到合同管理范圍，切實(shí)按合同要求辦事，合同管理是自始至終的全過程的、全方位的管理。現(xiàn)代合同管理不只包含邀約、承諾、簽約幾項(xiàng)，更成為一種全方位、全過程、科學(xué)的管理。現(xiàn)代企業(yè)若是能進(jìn)行科學(xué)的合同管理，一定能極大的促進(jìn)企業(yè)管理水平提高，借此來增加經(jīng)濟(jì)效益。也就是說，合同管理將直接關(guān)系到企業(yè)的成敗，合同管理工作是一種防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)性工作，在國際工程承包中有著極為重大的影響。

3. 合同管理工作中需要注意的問題

3.1 提高合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防意識(shí)

1.仔細(xì)研究合同條款，查找合同條款中是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)以及對(duì)自己不利的要求和約束性條件，其中變更、索賠條款公平與否等；2.重視項(xiàng)目實(shí)施過程中合同的交底；3.加強(qiáng)合同管理，設(shè)立以合同管理為中心的管理體制，總結(jié)各個(gè)方面的相互關(guān)聯(lián)，組建有機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)；4. 設(shè)立合同實(shí)施的保證體系，首先要建立合同管理的工作層次，其次還要建立文檔系統(tǒng)，最后還要建立報(bào)告和行文制度。

3.2 增強(qiáng)合同履約過程控制意識(shí)

3.2.1 抓好合同臺(tái)賬管理工作；提高履約檢查環(huán)節(jié)監(jiān)管。做好甲供合同的管理，做好材料設(shè)備甲供合同管理的資質(zhì)審核，唯有供貨商（生產(chǎn)）單位有關(guān)資質(zhì)合格滿足要求，才可以開展各個(gè)供應(yīng)合同的簽訂。

3.2.2 合同的事前與事后管理，包括事前的調(diào)查考察、談判、制定合同書，合同的執(zhí)行等幾個(gè)層次。

首先重視分析合同文本，事前的調(diào)研、考察，要求確定明白要談判的目的，之后我們就對(duì)談判的對(duì)方展開調(diào)查研究，會(huì)談的主要內(nèi)容即是合同的主要內(nèi)容，會(huì)談是雙方達(dá)成合意的前提，包含合同的標(biāo)的、質(zhì)量、數(shù)量、報(bào)酬或價(jià)款、實(shí)行的期限、地點(diǎn)與方式、違約責(zé)任，解決爭(zhēng)議的方法。談判是經(jīng)濟(jì)合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這里不僅包括技術(shù)性的問題，還有法律的問題，即使說合同自由，但是從許諾開始，就要信守約定、按要求行動(dòng)。合同的風(fēng)險(xiǎn)率在這個(gè)階段通過會(huì)談得以控制，如果會(huì)談不充分可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)提高。通過前面的工作，按照會(huì)談的內(nèi)容，組織語言文字性的東西，穩(wěn)定在特定的載體上，作為會(huì)談的大體結(jié)果，據(jù)以制定合同書。

合同簽訂后要注意的問題。這一階段出現(xiàn)的主要問題是針對(duì)合同相關(guān)的單證保存不夠完整，合同書不代表全部的合同。合同書資料的認(rèn)定及保存，對(duì)于合同的實(shí)施、出現(xiàn)問題的處理、風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防有著非常重大的意義，所以必須要加強(qiáng)對(duì)合同資料的管理。此外還需要通過公司合同管理人員對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目合同管理人進(jìn)行合同交底，重視項(xiàng)目實(shí)施過程中合同的交底。合同作為當(dāng)事人保護(hù)自身合法利益、正確履行義務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，公司、項(xiàng)目部所有成員一定要首先了解合同的全部要求，全面闡述了合同背景、工作范圍、目標(biāo)、合同執(zhí)行要點(diǎn)及突發(fā)情況如何處理，才能在合同執(zhí)行過程中做到嚴(yán)格管理與控制。

3.3 增強(qiáng)合同變更管理

在執(zhí)行合同的過程中，項(xiàng)目的各個(gè)方面都有可能發(fā)生變化，相應(yīng)的監(jiān)理計(jì)劃也會(huì)有變化。合同管理工程師的工作為記錄、收集、整理有關(guān)系的所有文件。合同更改在工程施工中是極其常出現(xiàn)的，變更代表著索賠的機(jī)會(huì)，為此要求要有較高的綜合素質(zhì)和操作經(jīng)驗(yàn)，要重視、了解、掌握合同款項(xiàng)及實(shí)施細(xì)節(jié)步驟，要學(xué)習(xí)掌握索賠時(shí)機(jī)。所以在工程實(shí)施中必須加強(qiáng)管理?？偙O(jiān)理工程師組織對(duì)變更的審查，協(xié)調(diào)各方的關(guān)系，收集與變更有關(guān)資料?？赏ㄟ^檢查、評(píng)審或協(xié)調(diào)會(huì)的形式對(duì)變更進(jìn)行審查。

3.4 重視合同管理人才的培養(yǎng)

企業(yè)中人才是最寶貴的財(cái)富，是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，要提高工程項(xiàng)目管理效果、重視合同管理人才的培養(yǎng)、提高合同管理人員的培訓(xùn)教育，就一定要培養(yǎng)一批相關(guān)的掌握合同管理技能的人。培養(yǎng)合同管理人員的良好品質(zhì)，使管理工作的施行做到人本原則。合同管理工作是高智力型的、融合到全局的，同時(shí)還是要求高專業(yè)性技術(shù)性極其復(fù)雜的管理工作。假如工程合同管理沒有合同管理人員以及全員的參與、主動(dòng)配合就不能實(shí)現(xiàn)，難以避免因?qū)贤涣私饣蚶斫獠灰恢聨淼墓ぷ魃鲜д`。因此企業(yè)要強(qiáng)化合同管理，建立管理機(jī)制。將合同管理作為核心，調(diào)節(jié)各方聯(lián)系，建立有序運(yùn)行體系。

挑選有著相關(guān)合同管理素質(zhì)的管理人員進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)層，在企業(yè)范圍內(nèi)創(chuàng)造重視與尊重合同管理人才的氣氛，為企業(yè)多培養(yǎng)合同管理人才以滿足企業(yè)對(duì)于合同履行跟蹤及合同管理的需要，給合同管理人才充分的發(fā)展空間，為培養(yǎng)合同管理人才創(chuàng)造良好的環(huán)境。

結(jié)語：

一個(gè)企業(yè)的管理水平的高低直接體現(xiàn)為合同管理的好壞，影響著企業(yè)以后的生存與發(fā)展。合同管理的核心要求是為避免產(chǎn)生損失，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最大化，重在管理，人們從實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到，管理學(xué)是一門科學(xué)，是共性的概括和抽象，具有廣泛適用于各類組織的工具性特點(diǎn)?？傊?，將知識(shí)應(yīng)用于實(shí)踐需要管理者的智慧、經(jīng)驗(yàn)和技能，合同管理就是保證合同簽訂質(zhì)量，共同維護(hù)當(dāng)事人雙方的合法權(quán)益。

[1］盧有杰，盧家儀.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理[M］.北京清華大學(xué)出版社

[2］《加強(qiáng)企業(yè)合同管理工作規(guī)避國際項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)》2010年

[3］《中華人民共和國合同法》