員工檔案管理之我見

□ 文/王一淇

員工檔案管理之我見

□ 文/王一淇

員工檔案管理是企業(yè)諸多工作中的基本內(nèi)容，從一定程度上體現(xiàn)了這個企業(yè)的管理水平。員工檔案是員工學習、工作、參加保險等情況的原始記錄，是員工接續(xù)社會保險、享受各項福利待遇的重要依據(jù)，涉及到每個員工的切身利益。同時，也是企業(yè)用工的依據(jù)之一。幾十年來，員工檔案管理在促進企業(yè)管理，提高企業(yè)競爭力，推動我國的經(jīng)濟建設和社會發(fā)展中起到了不可或缺的作用。但仍存在一些問題。

一是企業(yè)建檔意識淡薄。個別民營企業(yè)、外資企業(yè)等，由于多種原因，沒有建立員工檔案，員工技術職稱及技能無法確定，養(yǎng)老醫(yī)療等待遇無法享受，員工合法權益難以保障。

二是部分企業(yè)員工檔案不齊全、不準確。如，檔案記載的員工姓名與其身份證的姓名不一樣、招工表填寫的年齡與實際年齡不相符等。

三是部分企業(yè)員工檔案管理混亂。由于企業(yè)減人，沒有專職檔案管理人員，致使員工檔案遺漏遺失現(xiàn)象發(fā)生。

成因分析

首先，現(xiàn)行員工檔案管理體制不能適應形勢發(fā)展的需要。隨著新興經(jīng)濟成分組織出現(xiàn)，如民企、三資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、私營企業(yè)等，員工檔案的管理權限不夠明確。

其次，檔案意識淡薄。企業(yè)及個人忽視員工檔案的作用，員工檔案保管條件太差，達不到安全保管要求。此外，有的員工檔案管理人員業(yè)務不熟、責任意識不強。

解決方略

新時期，員工檔案向社會的各個角落覆蓋，諸如養(yǎng)老保險、失業(yè)保險等方面。對員工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工辦理出國護照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和社會保險；為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納員工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌；依據(jù)檔案進行工資調(diào)整等。

員工檔案在維護企業(yè)和員工合法權益方面，還將扮演重要角色和發(fā)揮重要作用。因此，要加強員工檔案管理工作的宣傳，使用人單位、員工檔案管理機構以及員工個人充分認識員工檔案的重要性，提高加強和規(guī)范員工檔案管理的自覺性和責任感。

要完善法規(guī)體系，理順管理體制。堅持與時俱進的原則，健全完善更加科學的企業(yè)員工檔案管理制度，特別要建立健全員工檔案的收集、歸檔、管理、轉遞、保密等一系列工作制度。進一步明確員工檔案管理相關部門、人員的分工及職責。對不具備管理員工檔案條件的企業(yè)和希望進行外包的企業(yè)，應委托人社系統(tǒng)中的相關部門代理。對員工檔案轉遞的規(guī)定，有關部門應作出統(tǒng)一的明確要求，以避免各行其是。

對企業(yè)員工檔案管理資質(zhì)的界定，可以從企業(yè)員工檔案管理工作本身尋找要件。筆者認為，基本的要件應有四個方面，專職人員、專門場所、管理制度、管理系統(tǒng)。每一個方面都應有最基本的要求。首先，要加強專職人員的培訓，提高他們的責任意識和業(yè)務能力。其次，要加強檔案管理硬件設施建設，專門場所，應達到庫房面積、三室分離等基本要求的底線。杜絕把員工檔案存放在木箱、紙箱或裝進袋子、鎖進柜子的現(xiàn)象發(fā)生，確保員工檔案保管防盜、防火、防潮、防蛀，達到國家安全要求。

作者單位： 中國石油吉林石化公司精細化學品廠