網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下國家綜合檔案館檔案利用服務(wù)探究

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展明顯改變了人們的行為方式，越來越多的人們習(xí)慣于通過網(wǎng)絡(luò)平臺和移動終端獲取所需信息資源。這種信息資源利用方式的變革不可避免地影響了國家綜合檔案館的檔案信息資源利用服務(wù)工作?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（為了行文方便，以下簡稱〈規(guī)劃綱要〉）認(rèn)為“檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)利用成為發(fā)展趨勢”，并明確提出國家綜合檔案館檔案利用服務(wù)工作的目標(biāo)，即“檔案利用便捷化。檔案利用服務(wù)模式創(chuàng)新和檔案信息開放取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展；檔案信息整合共享程度明顯提升，檔案利用服務(wù)更加便捷普惠，方便人民群眾的檔案利用體系更加完善”。因此，我們有必要認(rèn)真研究目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下各級各類國家綜合檔案館在檔案利用服務(wù)工作中存在的問題，創(chuàng)新改革措施，才能更好的滿足公眾對于檔案信息資源的需求，實(shí)現(xiàn)《規(guī)劃綱要》的目標(biāo)。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下國家綜合檔案館檔案利用服務(wù)中存在的問題

1.可利用的數(shù)字檔案資源嚴(yán)重不足

數(shù)字檔案資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是數(shù)字檔案提供利用服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。早在2005年，國家檔案局推出了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005），我國部分綜合檔案館就開始了大規(guī)模的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作，而且也取得了一定的成績。但是，總體來看，我國國家綜合檔案館的數(shù)字檔案資源建設(shè)還有待大力加強(qiáng)。首先，目前數(shù)字檔案資源建設(shè)成績顯著的檔案館主要分布在經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)的東部地區(qū)，而經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的中西部地區(qū)在“十二五”期間剛剛完成了1002個縣級綜合檔案館建設(shè)項(xiàng)目，還沒有能力大規(guī)模開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。即使我們在2020年以前完成《規(guī)劃綱要》的目標(biāo)，即“全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達(dá)到30—60%、40—75%和25—50%”，即使如此也還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。其次，只有個別地區(qū)建立了具有接收數(shù)字檔案功能的數(shù)字檔案館，大部分地區(qū)檔案館只能通過光盤形式，小規(guī)模接收數(shù)字檔案，普遍缺乏接收規(guī)范、接收標(biāo)準(zhǔn)。

2.新形勢下檔案開放工作有待規(guī)范

首先，檔案開放利用法律規(guī)范不合時宜。檔案開放是檔案利用的前提條件，如果沒有檔案開放，公眾就無法利用。然而，30年前出臺的《檔案法》對檔案的開放和利用的相關(guān)規(guī)定并不能完全適應(yīng)時代的發(fā)展，比如，檔案館決定哪些檔案可以開放，哪些檔案可以公布、什么時候公布，而利用者的檔案利用權(quán)與公布權(quán)的分離使其難以有效的行使自由獲取、利用、公布、傳播檔案信息的合法權(quán)利。同時，2008年實(shí)施的《中華人民共和國政府信息公開條例》，在檔案利用開放方面和《檔案法》是有沖突的，導(dǎo)致有關(guān)檔案開放利用的法規(guī)在解釋與適用中出現(xiàn)主觀隨意性，引發(fā)了綜合檔案館與利用者之間的分歧。

其次，對已開放檔案的網(wǎng)絡(luò)利用抵制較多。如前文所述，東部發(fā)達(dá)地區(qū)副省級及以上國家綜合檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)已經(jīng)取得了顯著成效，個別檔案館甚至已經(jīng)完成全部館藏的數(shù)字化工作，但是卻鮮有檔案館將已開放的數(shù)字檔案資源通過網(wǎng)絡(luò)為公眾提供利用，只有個別檔案館在門戶網(wǎng)站上公布少量已開放歷史檔案，導(dǎo)致公眾只能親身前往檔案館，在檔案館的局域網(wǎng)中利用數(shù)字檔案資源，遠(yuǎn)離現(xiàn)代信息社會所帶來的科技文明。

3.檔案利用服務(wù)人員的服務(wù)意識和專業(yè)技能有待提高

首先，部分檔案利用服務(wù)人員意識落后。檔案部門歷來帶有一定的封閉性和較濃厚的神秘色彩，很多檔案工作者也形成了“重藏輕用”的思想觀念，人們將主要精力用于更好地保管檔案，而不是以利用服務(wù)為重點(diǎn)。部分檔案服務(wù)利用人員甚至認(rèn)為，檔案信息資源是檔案館獨(dú)有的信息優(yōu)勢，一旦公開，就會喪失這種優(yōu)勢，從而抵制各種檔案信息公開形式。

其次，檔案利用服務(wù)人員專業(yè)技能需要提高。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，除了積極主動的服務(wù)意識，檔案利用服務(wù)人員還需要兩個方面的專業(yè)技能，一個是熟練的信息技術(shù)，一個是對于檔案內(nèi)容的熟知。信息技術(shù)的掌握對于現(xiàn)代檔案工作者來說并不是太困難，絕大多數(shù)檔案利用服務(wù)人員都可以通過使用信息技術(shù)幫助利用者完成簡單的事實(shí)性咨詢，但是大部分檔案利用服務(wù)人員由于并不能全面、深入的了解檔案內(nèi)容，不能有效解答比較復(fù)雜的專題研究性咨詢或者情報性咨詢。

4.檔案信息資源提供利用形式簡單

隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和社會信息化程度的提高，人們對信息的需求發(fā)生了全方位變化，在利用檔案時，不僅需要提供原始信息，而且要求提供經(jīng)過深度整合的綜合信息，尤其需要具有濃厚地方特色的文化、經(jīng)濟(jì)相關(guān)編研成果。面對社會發(fā)展帶來的信息需求變化，檔案利用服務(wù)工作卻仍保持單一的服務(wù)形式，仍舊以提供文字形式的原文為主，為數(shù)不多的檔案信息資源的開發(fā)工作大都是流于形式，未能及時調(diào)整方向，致使編研成果不能滿足利用者多層次、多維度的利用需求；編研組織方式和編研成果傳播方式依舊落后與保守，不能滿足利用者多渠道、多形式利用檔案的需求等等。編研成品的深度、廣度都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足使用者的需求。

5.檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案網(wǎng)站作為我國檔案信息化重要組成部分之一，“是展示檔案部門自身形象和為用戶提供利用服務(wù)的主要平臺”[1]。近年來隨著我國檔案信息化建設(shè)的突飛猛進(jìn)，檔案網(wǎng)站建設(shè)亦呈現(xiàn)出快速發(fā)展，但從整體上看，檔案網(wǎng)站建設(shè)在利用服務(wù)方面還有需要改進(jìn)的地方，主要表現(xiàn)為：（1）檔案檢索基本都是目錄檢索，同時，無法依據(jù)檢索語義自動擴(kuò)檢、縮檢，導(dǎo)致檢全率、檢準(zhǔn)率都較低；（2）檔案網(wǎng)站的交互性不夠，“只有遼寧、上海、浙江、廣東等少數(shù)幾個地區(qū)的網(wǎng)站運(yùn)用社交媒介進(jìn)行互動咨詢，而絕大多數(shù)網(wǎng)站都只配備了電話、郵件、意見反饋、咨詢、留言等都只限于一對一的交流”[2]，導(dǎo)致咨詢的整體采用率較低、回復(fù)較慢。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)國家綜合檔案館檔案利用服務(wù)工作的建議

1.加快數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)可從兩個方面入手。首先，加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。2014年5月，中辦、國辦聯(lián)合引發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指出，“各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化”。各地區(qū)可以參照執(zhí)行以上指導(dǎo)意見，主要通過社會化服務(wù)外包完成此部分工作，并通過中央財政安排，專門扶持中西部地區(qū)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，在“十三五”期間早日完成并超越《規(guī)劃綱要》目標(biāo)。

其次，接收立檔單位電子檔案。全國各地區(qū)各級國家綜合檔案館要全部建設(shè)成能夠接收立檔單位電子檔案的功能完善的數(shù)字檔案館。同時，通過制訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確各類辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔范圍；加強(qiáng)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理，推進(jìn)電子政務(wù)和電子商務(wù)文件歸檔管理工作。

2.完善新形勢下的檔案開放工作

首先，健全檔案開放利用法律法規(guī)。我國《檔案法》的修訂已經(jīng)列入國務(wù)院立法計劃，在《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》修訂過程中，要重點(diǎn)考慮以下問題：與中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2016年印發(fā)的《關(guān)于全面推進(jìn)政務(wù)公開工作的意見》采取同樣的開放原則，“以公開為常態(tài)、不公開為例外”；減少對檔案利用目的、利用方式的限制，“尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案開放、利用、公布權(quán)要協(xié)調(diào)一致，公眾的利用權(quán)中應(yīng)當(dāng)包括其公布權(quán)”[3]；允許公眾依法合理編纂、出版、播放已開放檔案信息。

其次，網(wǎng)絡(luò)公開全部已開放的數(shù)字檔案資源。國家檔案局可以明文要求各國家綜合檔案館上報數(shù)字檔案資源建設(shè)情況，同時要求各地各級國家綜合檔案館制定檔案數(shù)據(jù)開放計劃，通過門戶網(wǎng)站公開全部已開放的數(shù)字檔案資源，并將此項(xiàng)工作作為考核內(nèi)容之一，推動檔案館的數(shù)據(jù)開放工作。

3.提高檔案利用服務(wù)人員的服務(wù)意識和專業(yè)技能

首先，加強(qiáng)宣傳教育，改變工作人員的傳統(tǒng)觀念。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要通過各種規(guī)章制度的宣傳，轉(zhuǎn)變檔案利用服務(wù)人員的傳統(tǒng)觀念，只有將檔案館、檔案網(wǎng)站定位于一個面向公眾的多元化信息資源利用服務(wù)中心，將自己定位為服務(wù)人員，處處為檔案利用者著想，才能做好利用服務(wù)工作。

其次，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案利用服務(wù)人員專業(yè)技能需要。檔案利用服務(wù)人員要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，支持與發(fā)展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用工作。同時，必須要熟悉檔案館藏，做到珍貴檔案如數(shù)家珍，一般檔案知其概況，不僅能解決關(guān)于某些檔案的事實(shí)性咨詢，還要能解答關(guān)于某一專題研究的研究性咨詢、情報性咨詢。

4.擴(kuò)展檔案利用服務(wù)形式

首先，加強(qiáng)檔案信息資源深度開發(fā)。檔案館可以公開征集編研選題，根據(jù)公眾需要，開辟檔案編研選題新領(lǐng)域。為了加強(qiáng)研究力量，提高編研的質(zhì)量和影響力，擴(kuò)展信息資源來源，檔案館可以和圖書館、博物館、史志辦、高校、信息技術(shù)提供商等主體合作，共同致力于某一主題的編研、展覽。

其次，豐富檔案信息資源形式。檔案網(wǎng)站需要根據(jù)公眾利用需求，在豐富檔案文字內(nèi)容的同時，增加多種形式的檔案信息資源數(shù)量，包括照片、錄音錄像、多媒體檔案等，使檔案信息資源變得“有聲有色”。

5.加強(qiáng)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)

各國家綜合檔案館要秉持“以用戶為中心”的理念，建設(shè)用戶友好型網(wǎng)站，完善網(wǎng)站設(shè)計，加強(qiáng)網(wǎng)上交互，提高服務(wù)能力。

首先，提供網(wǎng)站信息檢索的便利性。一個網(wǎng)站如果想要提高點(diǎn)擊率，擁有更多的用戶，必須選用最適合于表現(xiàn)本站信息內(nèi)容的信息組織和表達(dá)方式，同時要提供簡單、便捷、高效的檢索工具，引導(dǎo)用戶深入訪問網(wǎng)站[4]。檔案館可以通過項(xiàng)目外包、合作開發(fā)等形式，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)資源，利用先進(jìn)的信息組織技術(shù)和檔案搜索引擎技術(shù)，根據(jù)用戶需要，設(shè)計便捷的檢索工具，提高檢全率、檢準(zhǔn)率。

其次，加強(qiáng)社交媒介在網(wǎng)站中的應(yīng)用。檔案館網(wǎng)站要對現(xiàn)有的傳統(tǒng)互動方式加以改進(jìn)，簡化互動程序，對于一般性的咨詢、留言等要允許用戶匿名瀏覽和直接發(fā)言，并縮短網(wǎng)站管理人員的審核時間，盡快回復(fù)，提高檔案網(wǎng)站互動效率。檔案館網(wǎng)站還要利用多種互動形式加強(qiáng)用戶溝通，包括論壇、博客、微博、微信和QQ在內(nèi)的社交媒介都可運(yùn)用到檔案館網(wǎng)站互動欄目中，充分把握社交媒介的多邊聚合能力，發(fā)揮最大功效[5]。

[1]曾凡斌.我國檔案網(wǎng)站中信息公開服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查與分析[J].檔案與建設(shè)，2009(10):24-27.

[2][5]周林興，呂維.從“獨(dú)白”到“對話”:我國檔案網(wǎng)站互動功能調(diào)查研究[J].浙江檔案，2016 (1):18-20.

[3]楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析[J].檔案學(xué)研究，2010(5):50-54.

[4]朱桂玲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館用戶信息需求與服務(wù)策略研究[D].四川大學(xué)，2007.

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下國家綜合檔案館檔案利用服務(wù)探究

■ 隋曉云

本文分析了國家綜合檔案館檔案利用服務(wù)中存在的主要問題，并從加快數(shù)字檔案資源建設(shè)、完善檔案開放工作、提高檔案利用服務(wù)人員的服務(wù)意識和專業(yè)技能、擴(kuò)展檔案利用服務(wù)形式、加強(qiáng)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)五方面提出了對策。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 國家綜合檔案館 利用服務(wù)

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