專門檔案、專業(yè)檔案的區(qū)別和聯(lián)系分析

■鄢　敏

專門檔案、專業(yè)檔案的區(qū)別和聯(lián)系分析

■鄢敏

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類的社會(huì)活動(dòng)分工越來越細(xì)，檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域、載體、形式等不斷增多。其中，專門檔案、專業(yè)檔案管理，是目前檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但在實(shí)際工作中，兩者的概念、范疇常?；煊谩Ｄ敲?，這兩者究竟是否為同一種檔案門類呢？究竟有何區(qū)別和聯(lián)系呢？下面，筆者在綜合有關(guān)研究論述的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己的理解，就兩者的區(qū)別和聯(lián)系作一粗淺分析。

一、有關(guān)研究情況

專門檔案的概念，筆者查閱到的文獻(xiàn)，最早出現(xiàn)在1965年發(fā)表的柏鎮(zhèn)維撰寫的《關(guān)鍵在于從實(shí)際出發(fā)》一文中，其中說道“從專門檔案的實(shí)際情況出發(fā),積極、俱重地對(duì)其進(jìn)行鑒定。人民監(jiān)察機(jī)關(guān)的監(jiān)察檔案也是一種專門檔案?！?/p>

關(guān)于專業(yè)檔案，筆者查閱到的文獻(xiàn)最早為1964年發(fā)表的葉力群撰寫的《技術(shù)檔案室工作基本知識(shí)講話(初稿)》第七講中指出，“又如地質(zhì)、氣象、測(cè)繪、水文等部門,根據(jù)它們的專業(yè)特點(diǎn),它們形成的專業(yè)檔案, 永久保管的部分,可能會(huì)多一些?！?/p>

有關(guān)專著，筆者經(jīng)查閱國(guó)家圖書館文津數(shù)據(jù)庫(kù)，最早的一部為1980年農(nóng)業(yè)出版社出版的《林業(yè)專業(yè)檔案》一書。1988年河南人民出版社出版的《32種專門檔案整理方法》一書,則是首本綜合性著作，簡(jiǎn)要介紹了訴訟檔案、審計(jì)事項(xiàng)檔案、地名檔案等32種檔案的歸檔范圍、整理方法等。最新的一部為2010年中國(guó)人民大學(xué)出版社出版的《專門檔案管理》一書，則介紹了會(huì)計(jì)、人事、商標(biāo)、訴訟、審計(jì)等檔案的管理方法。

以上可見，自專門檔案和專業(yè)檔案的名稱誕生以來，普遍將其作為一個(gè)概念在使用?！稒n案學(xué)詞典》更是直接將專門檔案釋義為“亦稱‘專業(yè)檔案’。某些部門在從事一定專業(yè)活動(dòng)中形成的檔案。...是專業(yè)活動(dòng)的記錄，也是檔案的重要組成部分。如會(huì)計(jì)檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、訴訟檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、專利檔案、外交檔案、軍事檔案等。”《中國(guó)大百科全書·圖書檔案情報(bào)》卷中，專門檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱“單位”），在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價(jià)值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。

關(guān)于專門檔案與專業(yè)檔案的區(qū)別和聯(lián)系，從90年代起，已有專家學(xué)者就兩者的區(qū)別和聯(lián)系開展研究工作，但研究成果并不算多。筆者經(jīng)查閱中國(guó)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)，檢索到的專業(yè)文獻(xiàn)僅有4篇，分別是趙敢的《專業(yè)檔案”和“專門檔案”的區(qū)分》、張英、林紅合寫的《也談專業(yè)檔案和專門檔案的關(guān)系——兼與趙敢同志商榷》、王恩漢《專業(yè)檔案與專門檔案》。

其中，趙敢將專業(yè)檔案定義為各級(jí)各類專業(yè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人在各種專業(yè)活動(dòng)中形成的不同內(nèi)容和形式的檔案，專門檔案指形式或載體比較特殊的檔案。專業(yè)檔案根據(jù)形成主體的屬性，可分為農(nóng)業(yè)、商業(yè)等類檔案或人事、財(cái)務(wù)等類檔案。專門檔案根據(jù)形式或載體的不同，可分為非公文檔案或非紙質(zhì)檔案，如藝術(shù)檔案、書稿檔案、照片檔案、聲像檔案等。趙敢認(rèn)為，專業(yè)檔案包含普通檔案（公文檔案）和專門檔案，而專門檔案則在專業(yè)檔案和非專業(yè)檔案中都有涵蓋。

張英、林紅則提出與趙敢不同的看法，認(rèn)為專業(yè)檔案指人們?cè)诟黜?xiàng)專業(yè)活動(dòng)中形成的檔案，內(nèi)涵上與趙敢基本一致，但他們將其分為科技專業(yè)檔案和非科技專業(yè)檔案，科技專業(yè)檔案即通常意義上的科技檔案，如基建、測(cè)繪等類檔案，非科技專業(yè)檔案即為專門檔案，如會(huì)計(jì)、藝術(shù)等類檔案。其不贊同將照片、聲像等特殊載體的檔案劃為專門檔案。

王恩漢的觀點(diǎn)則更加鮮明，他認(rèn)為專業(yè)檔案是指在某一專業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)、科研活動(dòng)中，直接形成的記錄特定專業(yè)活動(dòng)，具有特定形成規(guī)律的部門檔案，在內(nèi)涵上與前兩者基本一致。但他認(rèn)為專門檔案則是指特殊載體材料或特殊記錄方式形成的檔案，與紙質(zhì)檔案相對(duì)，如實(shí)物檔案、碑石檔案、聲像檔案等。

從上可以看出，四位專家在專業(yè)檔案的內(nèi)涵上觀點(diǎn)基本一致，但外延有所不同；而專門檔案無論是內(nèi)涵還是外延，都存在差異。它們之間的區(qū)別和聯(lián)系，可謂剪不斷，理還亂。

二、專門檔案和專業(yè)檔案的定義分析

關(guān)于專門與專業(yè)的定義，上海辭書出版社出版的《當(dāng)代漢語詞典》中，對(duì)專門的釋義為：專從事某一項(xiàng)事的或只限于某個(gè)方面的，如專門人才、專門用語、專門學(xué)校等。對(duì)專業(yè)的釋義為：產(chǎn)業(yè)部門中根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)的不同過程而分成的各業(yè)務(wù)部分，如專業(yè)分工、專業(yè)生產(chǎn)；專門從事某種工作或職業(yè)的，如專業(yè)戶、專業(yè)文藝工作者。筆者查閱的其他漢語字典、詞典釋義基本相同。

關(guān)于兩者的英文翻譯，外語教學(xué)與研究出版社出版的漢英雙語版《現(xiàn)代漢語詞典》中，專門翻譯為“specialized”，如specialized personnel(專門人才)；專業(yè)同樣翻譯為“specialized”，如specialized lines（專業(yè)方向）。

可見，兩者都具有“專從事某一項(xiàng)事、工作或只限于某個(gè)方面”的含義，但專業(yè)的范疇比專門要廣，還指社會(huì)產(chǎn)業(yè)的各業(yè)務(wù)組成部分。

關(guān)于專門檔案和專業(yè)檔案的定義，筆者查閱了目前的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)專門檔案還沒有明確定義；在《檔案工作基本術(shù)語》(DA/T 1—2000)中，將專業(yè)檔案定義為反映專門領(lǐng)域活動(dòng)的檔案。這個(gè)“專門領(lǐng)域”，應(yīng)指的是社會(huì)產(chǎn)業(yè)分工領(lǐng)域。

據(jù)此推論，反映社會(huì)產(chǎn)業(yè)分工各領(lǐng)域活動(dòng)形成的檔案時(shí)，專業(yè)檔案的概念更準(zhǔn)確，如農(nóng)業(yè)檔案、訴訟檔案、交通運(yùn)輸檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。在指專反映某一項(xiàng)事或某個(gè)方面的檔案時(shí)，如聲像檔案、照片檔案、地名檔案等，按“專門”和“專業(yè)”的釋義，既可稱為專門檔案，也可稱為專業(yè)檔案，但行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)卻沒有賦予專業(yè)檔案這個(gè)定義。筆者認(rèn)為，專門領(lǐng)域活動(dòng)產(chǎn)生的檔案可以稱為狹義的專業(yè)檔案，《檔案工作基本術(shù)語》即是從此定義，通常我們所指的專業(yè)檔案是指狹義的專業(yè)檔案；而廣義的專業(yè)檔案則包括狹義的專業(yè)檔案和專門檔案。

三、專門檔案和專業(yè)檔案的區(qū)別分析

根據(jù)專門檔案與專業(yè)檔案的定義，可以看出兩者存在緊密的聯(lián)系，但在實(shí)際工作中，為避免兩者概念的混淆和混用，需要對(duì)其存在的區(qū)別進(jìn)行分析。

從屬性上看，兩者除具有檔案的共同屬性，如原始記錄性、知識(shí)性、信息性等外，還有他們的獨(dú)特屬性。專門檔案群體上具有多樣性，可以按照不同的載體、形式或內(nèi)容分為不同的專門檔案，如聲像檔案、地名檔案等等。但同時(shí)專門檔案的“?！保€具有“專一”的屬性，從個(gè)體（某一類別）上來說，它具有單一性，它的構(gòu)成內(nèi)容、載體和形式等某方面的特性是一致的，如照片檔案是以靜止攝影影像為主要反映方式的檔案；地名檔案是反映地名實(shí)體內(nèi)容的檔案。

專業(yè)檔案則無論從群體還是個(gè)體上都具有多樣性。從群體上來講，可以依據(jù)社會(huì)產(chǎn)業(yè)分工領(lǐng)域分為不同的專業(yè)檔案，如農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案、司法檔案、海關(guān)檔案等等；從個(gè)體上來講，每一種專業(yè)檔案還可以依據(jù)生產(chǎn)環(huán)節(jié)或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)再分解劃分為不同的專業(yè)檔案。如農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案可以再分為新農(nóng)村建設(shè)檔案、農(nóng)村土地承包檔案、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)管檔案等；司法檔案可以分為律師業(yè)務(wù)檔案、律師事務(wù)所執(zhí)業(yè)檔案、司法鑒定檔案等等。

從來源上看，專業(yè)檔案的產(chǎn)生部門必須是從事專業(yè)生產(chǎn)或活動(dòng)的部門，產(chǎn)生領(lǐng)域必須是在專業(yè)生產(chǎn)或活動(dòng)中，如農(nóng)村土地承包檔案是由農(nóng)村土地承包管理部門在組織開展土地承包工作中產(chǎn)生；而專門檔案則不限定產(chǎn)生部門和領(lǐng)域，它更多的是對(duì)內(nèi)容和載體、形式的限定，如照片檔案、口述檔案，各行各業(yè)從事各項(xiàng)活動(dòng)都有可能產(chǎn)生。

從整理方式來看，每一種專門檔案都具有其獨(dú)有的整理和管理辦法，如照片檔案有專門的分類、裝訂和排列方式；而專門檔案則更加多樣，某一門類的專業(yè)檔案既可以有其獨(dú)有的整理、管理規(guī)則，如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等；也可以借鑒文書檔案、科技檔案的整理方法，如《農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理辦法》中就明確承包地確權(quán)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照《文書檔案案卷格式》和《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行整理。

總之，專業(yè)檔案比專門檔案的范疇更廣，也更適應(yīng)當(dāng)今專業(yè)化社會(huì)分工的趨勢(shì)，是應(yīng)當(dāng)成為與文書檔案、科技檔案相并列的一大門類。關(guān)于專業(yè)檔案的研究，目前成果并不算豐碩，希望主管部門、學(xué)術(shù)界能加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案管理的規(guī)律性研究，總結(jié)摸索出更多的管理方法和手段，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：農(nóng)業(yè)部機(jī)關(guān)服務(wù)局）