五蓮縣以集中管理推動(dòng)職工檔案工作升級(jí)

文·厲擁政

職工檔案是用人單位、社會(huì)保障部門、組織人事部門在招聘、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、技能提升培訓(xùn)、考核獎(jiǎng)懲、選拔任用中組建的有關(guān)職工本人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是公民在工作以后足跡的記錄簿。做好職工檔案管理工作，是保障職工合法權(quán)益和促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的必然要求。

五蓮縣位于山東半島西南部，人口51.5萬，企業(yè)職工檔案15余萬份，原來由各部門分散管理。在檔案管理過程中，有的單位思想上不重視，不注重個(gè)人材料的收集、整理和保管，導(dǎo)致歸檔信息不完整；有的單位不重視個(gè)人原始檔案，讓檔案成了“死檔”“棄檔”；有的還造成檔案丟失，導(dǎo)致職工工資調(diào)整、人事變動(dòng)、退休申請(qǐng)等不能及時(shí)辦理，損害了單位和個(gè)人利益。

針對(duì)這一問題，為保障企業(yè)職工檔案完整、真實(shí)、有效，為企業(yè)職工和社會(huì)提供快捷、便利、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，五蓮縣在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，以縣政府辦公室的名義出臺(tái)《關(guān)于對(duì)全縣企業(yè)職工檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的通知》，要求“對(duì)辦理人力資源社會(huì)保障部門立戶的縣內(nèi)所有企業(yè)職工檔案，全部由縣人力資源社會(huì)保障部門集中統(tǒng)一管理”。縣人社部門抽調(diào)13名精干人員成立檔案審核接收工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了檔案接收工作配檔表，有計(jì)劃、有步驟地做好移交接收工作。為確保檔案移交工作的嚴(yán)肅性，縣監(jiān)察局、檔案局各安排一名工作人員參與監(jiān)督、指導(dǎo)檔案移交工作。目前已完成8萬余份職工檔案的集中接收和整理，大大提高了檔案管理水平。

一、采取的主要做法

檔案集中管理不是簡(jiǎn)單的檔案實(shí)物集中存放，而是進(jìn)行規(guī)范有序的管理應(yīng)用。在具體工作中，五蓮縣不斷強(qiáng)化檔案工作人員的管理和培養(yǎng)，大力推進(jìn)信息化存檔管檔，確保檔案管理工作的安全性，檔案管理水平和查檔效率明顯提高。

（一）提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)和道德修養(yǎng)

建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化的檔案干部隊(duì)伍是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。為此五蓮縣設(shè)立了專職檔案管理崗位，配備專業(yè)檔案管理人員，并定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，讓檔案管理人員詳細(xì)了解檔案管理工作的有關(guān)政策法規(guī)，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)能力，使檔案管理工作逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使其既具有較高的政治素質(zhì)，還具有埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的道德情操和堅(jiān)持原則、從嚴(yán)把關(guān)的工作態(tài)度。并進(jìn)一步健全責(zé)任落實(shí)和監(jiān)督機(jī)制，實(shí)行雙人雙崗互相監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，杜絕里外串通搞破壞。

（二）以信息化促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

為加快信息化存檔管檔，五蓮縣自主開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，將職工年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷等信息全部錄入系統(tǒng)，實(shí)行信息化管理。檔案接收后，立即進(jìn)行數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換，組建信息完備的職工檔案信息庫(kù)，并在管理系統(tǒng)中加入數(shù)碼照片管理模塊，對(duì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和安全性。堅(jiān)持紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的雙軌制原則，對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、安全、保密等環(huán)節(jié)進(jìn)行同步記錄，確保各類檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管有序?？h人力資源社會(huì)保障部門積極應(yīng)對(duì)檔案管理工作需要，配備微機(jī)、打印機(jī)、去濕機(jī)、消磁柜等設(shè)備，不斷改善檔案保管條件，為檔案管理信息化建設(shè)提供良好保障。

（三）確保檔案管理工作的安全性

重點(diǎn)把好“三個(gè)關(guān)口”。一是入庫(kù)審核關(guān)。嚴(yán)格按照檔案管理有關(guān)要求，認(rèn)真細(xì)致地收集歸檔材料，對(duì)涂改、缺頁等不符合要求的檔案材料堅(jiān)決不予接收入庫(kù)。二是整理歸檔關(guān)。在全面整理檔案的基礎(chǔ)上，把職工的“三齡一歷”作為核定職工檔案的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核審查，并做好確認(rèn)記錄。三是出庫(kù)關(guān)。檔案的借閱、外借或調(diào)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，在出庫(kù)前認(rèn)真對(duì)照檔案目錄核對(duì)檔案材料，無誤后與接收人員做好交接記錄。歸還檔案時(shí)，與調(diào)出記錄逐一核對(duì)，與原始記錄不一致的退回補(bǔ)全，切實(shí)維護(hù)了檔案管理的嚴(yán)肅性。同時(shí)，建立健全職工檔案保管、保密、查閱、借閱、傳遞等各項(xiàng)工作制度，使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化。

二、取得的主要成效

一是實(shí)現(xiàn)了檔案規(guī)范化管理。原來單位檔案管理人員大多為兼職人員，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，致使本單位職工檔案散存放亂，甚至沒有專門的檔案庫(kù)房。各類檔案材料隨便亂放，加上人員變動(dòng)頻繁，有些老舊檔案都無從查起。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，配備專職檔案管理人員，改變了原來職工檔案由各單位自行保管、各自為政的現(xiàn)象，統(tǒng)一了檔案管理分類、組卷、編目和排列等，解決了分散保管時(shí)檔案分類不統(tǒng)一、案卷不符合規(guī)范要求的問題，使職工檔案實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理。

二是改善了檔案的保護(hù)條件。由于檔案管理對(duì)庫(kù)房等硬件要求較高，在過去分散管理檔案時(shí)，為了檔案庫(kù)房達(dá)標(biāo)，需要投入很大的財(cái)力和物力進(jìn)行庫(kù)房改造建設(shè)，而不少單位因財(cái)力和物力不足，采用普通辦公室櫥柜甚至紙箱存放檔案，檔案很容易受潮、霉?fàn)€或被蟲咬。實(shí)行檔案集中管理，建設(shè)大型綜合檔案室，使檔案管理更加規(guī)范有效。全縣對(duì)管理的職工檔案實(shí)行統(tǒng)一編排和統(tǒng)籌規(guī)劃，不僅解決了檔案經(jīng)費(fèi)、檔案庫(kù)房、檔案設(shè)備和人員配制以及一系列的安全保護(hù)等問題，大大延長(zhǎng)了檔案的使用壽命，而且為單位和社會(huì)保存了更完善的檔案資料。

三是極大節(jié)約了管理成本。職工檔案集中統(tǒng)一管理只需配備少量專職檔案管理人員，通過信息化手段就可實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理控制，解決了過去檔案管理人員隊(duì)伍龐大且業(yè)務(wù)水平參差不齊的問題。通過檔案管理軟件編制案卷目錄、全引目錄等檔案管理檢索工具，確保了檔案檢索準(zhǔn)確、及時(shí)。實(shí)行職工檔案集中統(tǒng)一管理，在本區(qū)域內(nèi)職工流動(dòng)時(shí)，減少了檔案調(diào)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，在檔案室內(nèi)就可以實(shí)現(xiàn)材料轉(zhuǎn)移和信息變更，避免了檔案多次外流、信息重復(fù)審核登記的過程。