淺析強化治淮檔案管理的主要舉措

王　艷

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淺析強化治淮檔案管理的主要舉措

王艷

一、治淮檔案的主要特點

治淮檔案主要指淮河水利委員會及治淮建設(shè)項目各參建單位在淮河治理開發(fā)與流域管理活動中形成的有價值的各種形式的歷史記錄和憑證，其管理是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強的工作。當前，治淮檔案管理不斷面臨新形勢、新要求，應(yīng)根據(jù)其特點和現(xiàn)狀，不斷強化舉措，提升工作水平，為進一步治淮和水利改革發(fā)展提供更加堅實保障。

1.內(nèi)容綜合性強，具有多元性和綜合性

治淮工作往往牽涉到科技管理、農(nóng)業(yè)、工業(yè)、化工、經(jīng)濟發(fā)展、生態(tài)環(huán)境等多方面，因此，形成的檔案也具有多元性和綜合性，可以說是以水利工作為中心的多學科、多專業(yè)的信息綜合體。

2.文書與科技檔案相互滲透

治淮建設(shè)涉及設(shè)計、規(guī)劃、水質(zhì)監(jiān)測、管理、科研、機關(guān)事務(wù)等多個領(lǐng)域，形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉，明顯具有文書檔案與科技檔案一體化趨勢。

3.檔案形成周期差異大，管理要求不同

在工作過程中，由于管理方式或工作性質(zhì)、內(nèi)容不同，日常管理資料、工程科技資料、相關(guān)領(lǐng)域資料等形成的周期往往不一致，長短懸殊較大，立卷歸檔的時限要求差異也較大，也給檔案管理工作帶來特殊要求。

4.治淮檔案管理與流域管理具有不可分割性

治淮檔案滲透到治淮建設(shè)各領(lǐng)域、全過程，管理過程充分反映淮委履行流域管理職能的重要成果、重要進展等，是工作成效的有力體現(xiàn)，治淮檔案管理可以說是淮委履行流域管理工作的重要組成部分。

二、治淮檔案管理目前存在的主要問題

1.認識不足、重視程度不夠

長期以來，人們對檔案管理形成的認識仍存在著一定的誤區(qū)，認為檔案管理只是諸多工作中的一部分事務(wù)性工作，不占主導地位，在人力、物力、財力、工作手段的投入上均不能有效保證，重視程度不夠或許仍將是檔案管理工作中長期存在的問題。

2.工程檔案仍是治淮檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)

相對于較為成熟的淮委機關(guān)檔案而言，治淮工程檔案在完整、準確、系統(tǒng)性等方面仍需進一步加強。部分資料的片面性、零散性、缺失性問題仍存在，不能完全系統(tǒng)、全面反映工作真實狀況。少量資料在形成過程不夠規(guī)范，造成歸檔資料的真實性不夠，以致歸檔后的資料利用價值或真實憑證作用可靠度有所降低。軟硬件設(shè)施配套不健全，工作過程中的資料保管裝具、保管條件等達不到相關(guān)要求，資料安全性得不到有效保障，檔案管理經(jīng)費投入、人員配備、管理手段、人員水平等方面遠不能適應(yīng)檔案管理需要。

3.管理人員素質(zhì)參差不齊，隊伍建設(shè)亟待加強

目前，除治淮檔案館、沂沭泗水利管理局等少數(shù)單位外，具有高層次專業(yè)水平人員的單位較少，部分管理單位尤其是基層和工程建設(shè)單位專職專用檔案管理人員很少，人員年齡、專業(yè)結(jié)構(gòu)也不合理。在工程建設(shè)過程中，各參建單位雖然基本配備資料管理人員和檔案管理員，但很難保證專職專用，有的缺少基礎(chǔ)檔案專業(yè)知識，且人員變動頻繁，導致檔案整理、管理混亂或不規(guī)范問題長期得不到根本解決。

4.檔案作用發(fā)揮不夠充分

多年來，淮委積極開展檔案收集、整理、編研、利用、統(tǒng)計各工作，但仍未充分展現(xiàn)治淮檔案在治淮進程中的憑證參考、有效工具等作用。目前，編研成果仍較為單調(diào)，除傳統(tǒng)的《淮河志》《治淮》雜志、紙質(zhì)匯編和少量出版物、傳統(tǒng)畫冊等形式外，編研工作挖掘不夠深入，不能較深層次地反映治淮工作規(guī)律性、深入性問題及重大成果、重要進程，社會影響力沒有更好地擴大。

5.網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理仍然滯后

目前，淮委系統(tǒng)仍有較大比例的檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等傳統(tǒng)載體為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯匯編檔案史料等。近年來，隨著電子政務(wù)建設(shè)的不斷推進和完善，大部分資料已進入檔案管理系統(tǒng)，但仍有很多未進行信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，需要進一步推進管理現(xiàn)代化進程，統(tǒng)籌加快信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展。

三、強化治淮檔案管理工作的主要舉措

1.進一步強化重要性認識

治淮檔案是治淮建設(shè)過程中的真實記錄和重要憑證，具有十分重要的作用。各級領(lǐng)導和相關(guān)人員應(yīng)引起足夠的認識，將其管理納入整體工作的發(fā)展計劃，建立完善管理機構(gòu)、健全規(guī)章制度、確保規(guī)范化和標準化管理、完善人員結(jié)構(gòu)、加強軟硬件設(shè)施建設(shè)等，多方位、全角度地予以重視。

2.不斷完善規(guī)章制度體系

淮委已先后出臺了《淮河水利委員會檔案管理辦法》《淮河水利委員會科學技術(shù)檔案管理規(guī)定》等多項檔案管理規(guī)章制度，但制度體系仍需完善，應(yīng)結(jié)合實際進一步修訂、完善歸檔制度、借閱制度、安全保密、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等相關(guān)規(guī)定，各治淮工程參建單位也應(yīng)加強日常工作中關(guān)于資料收集、整理、借閱的相關(guān)規(guī)定，確保治淮檔案管理高標準、嚴要求、上水平。

3.嚴把質(zhì)量關(guān)，確保形成過程的規(guī)范性

一要確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)性。治淮檔案有紙質(zhì)、聲像、電子等多種載體形式，涵蓋工作各環(huán)節(jié)、各領(lǐng)域，確保完整性是先決要求，準確性是檔案存在的價值和基礎(chǔ)，系統(tǒng)性是體現(xiàn)檔案歸檔整理水平的關(guān)鍵因素，完整、準確、系統(tǒng)性是治淮檔案管理的關(guān)鍵要求。二要確保資料收集過程的及時性。工程檔案或其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域資料在形成過程中具有較強烈的時效性要求，除按時完成年度例行日常歸檔工作以及確保重要活動、重大事項形成資料的整理歸檔外，其他不同時段、不同周期產(chǎn)生的資料及時整理歸檔，確保每個階段的文件資料齊全完整。三要確保整理過程中的規(guī)范性。要做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確，資料形成過程中的保管條件要滿足要求，確保檔案資料的安全可靠。

4.積極開發(fā)利用，進一步發(fā)揮其存史資政作用

首先要豐富和充實館（室）藏內(nèi)容，積極做好治淮工作中各類和各種載體資料的收集整理工作，健全檔案資源體系。其次要持續(xù)強化編研，深度挖掘檔案資源價值。要采用多媒體技術(shù)對文字、音像、電子等載體檔案進行綜合處理，形成圖文并茂、形式多樣的編研成果；要探索利用網(wǎng)絡(luò)或其他信息化手段，更加主動地挖掘檔案資源，為領(lǐng)導決策和各項工作提供更多更好的參考借鑒。第三要不斷創(chuàng)新服務(wù)形式，積極推進資源共享。應(yīng)進一步突破傳統(tǒng)模式，創(chuàng)新檔案利用形式，改進查閱方式，簡化利用手續(xù)，提升服務(wù)質(zhì)量。要提升檔案信息管理系統(tǒng)與電子政務(wù)綜合辦公系統(tǒng)的互聯(lián)互通水平，積極推進信息資源共享。

5.加快推進現(xiàn)代化、信息化進程

淮委相關(guān)部門和單位應(yīng)統(tǒng)籌謀劃、加大投入，實現(xiàn)包括保管條件的現(xiàn)代化、載體材料的現(xiàn)代化、工作手段現(xiàn)代化、咨詢業(yè)務(wù)智能化等多方面的現(xiàn)代化。要實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化傳遞，最大限度實現(xiàn)資源共享，滿足多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求?；次窈髴?yīng)加快推進數(shù)字檔案館建設(shè)，加強現(xiàn)行電子文件和聲像圖片資料的收集、整理、歸檔，利用數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新利用平臺，以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，以提供更加便捷、高效的服務(wù)。

6.切實增強檔案工作支持保障力度

要進一步加強對治淮檔案管理工作的領(lǐng)導，及時研究并協(xié)調(diào)解決管理工作中的重要問題，提供人力、物力、財力等方面保障。繼續(xù)加強檔案干部隊伍建設(shè)，不斷提升檔案工作人員整體實力和提高工作水平。要加強宣傳，通過多種形式積極宣傳治淮建設(shè)的新舉措、服務(wù)中心的新成績，提升社會影響力，推動治淮檔案管理工作良性發(fā)展■

（作者單位：淮河水利委員會233001）